O uso da tecnologia no RH tem crescido bastante nos últimos anos, ao passo em que mais softwares de RH surgem, maior é a familiaridade do setor com SaaS (software como serviço) que otimizam a sua rotina. Dentre as inúmeras vantagens trazidas por esses sistemas, a informação em tempo real é uma das que mais promovem mudanças no dia a dia das empresas.
Algum tempo atrás, se dissessem que seria possível acompanhar a jornada de trabalho dos colaboradores em tempo real muitos duvidariam, e hoje essa é uma realidade de diversas organizações que utilizam o controle de ponto alternativo como braço direito em suas rotinas.
Mas não é somente no controle de jornada que é possível captar as informações em tempo real, na gestão de RH isso também é possível.
Então, se você quer saber mais sobre essa tecnologia, continue sua leitura, nesse texto vamos falar sobre:
- O que significa informação em tempo real?
- Como essa tecnologia pode ser utilizada no RH
- Qual a importância da informação em tempo real para o RH?
- Informação em tempo real – Quais os benefícios
- Como a PontoTel pode ajudar o seu RH com a informação em tempo real
Boa leitura!
O que significa informação em tempo real?
A informação em tempo real nada mais é do que receber as informações no momento em que elas acontecem. No nosso dia a dia, somos bombardeados de informações o tempo inteiro, por meio de redes sociais e aplicativos de celular.
Hoje em dia é possível receber alertas no celular no momento exato de uma compra, o que torna a nossa gestão financeira mais ágil e facilitada. Então, se as informações em tempo real nos ajudam em nossa rotina pessoal, por que não agregá-las à nossa rotina profissional?
Há muito tempo, o setor de RH tem se transformado e se descentralizado, dos modelos antigos e engessados, sem acesso fácil às informações, dependente de pastas, planilhas e softwares instalados na máquina e a cada dia eles se tornam mais obsoletos, dando lugar à ferramentas que promovem gestão e informação em tempo real.
Como essa tecnologia pode ser utilizada no RH
Como dissemos anteriormente, o RH tem se transformado e se acelerado a cada dia.
Em uma breve contextualização, podemos dizer que o uso de ferramentas nesse setor começou com a fase do RH chamada de 3.0, nessa etapa as organizações começaram a prestar mais atenção nos colaboradores e viram que o departamento poderia ser muito mais estratégico com a ajuda da tecnologia.
Logo mais adiante, em sua fase 4.0, o RH percebeu que apenas apostar em tecnologias não era o suficiente e que se tornou necessário ir além. Nesse momento, surgem a sincronia, dados mais assertivos, mais eficiência e a busca por otimização e melhor performance do setor por meio de tecnologias, dentre elas a possibilidade de informações em tempo real.
Vejamos a seguir, onde é possível encontrar informações em tempo real para sua gestão.
Controle de jornada
Não poderíamos começar a falar sobre informações em tempo real e deixar de lado o controle de jornada, essa foi uma das áreas do departamento pessoal e RH que mais evoluiu em tecnologias.
Não faz muito tempo em que ter acesso aos dados das jornadas dos colaboradores era uma tarefa difícil que exigia locomoção, troca de informações entre sistemas e diversas etapas para chegar aos dados finais.
Contudo, essa situação já faz parte do passado de muitas empresas que decidiram romper com o modelo tradicional e apostar no controle de ponto online, que traz as informações no momento em que o ponto é registrado pelo colaborador.
Com essas ferramentas, o gestor consegue acompanhar o dia a dia da sua operação por meio de uma tela de celular, sem precisar exportar nenhum dado de outro lugar.
Gestão de RH
A gestão de RH é outra atividade que pode ser facilitada com a informação em tempo real.
Softwares de RH completos disponibilizam dashboards em tempo real que mostram os processos que estão sendo desenvolvidos no momento, ou que precisam de atenção.
Além disso, por meio desses sistemas é possível enviar comunicações em tempo real para toda a empresa e até mesmo enviar holerites de forma facilitada para os colaboradores.
Da parte do RH, essas ferramentas facilitam também a gestão pois é possível inserir lembretes de tarefas relacionadas ao dia a dia como, compra de benefícios, por exemplo.
Canais de comunicação corporativo
Os canais de comunicação interna também receberam um plus com a possibilidade de informação em tempo real.
No momento em que muitas empresas precisaram apostar no home office, uma das ferramentas que se tornaram indispensáveis são as ferramentas de comunicação.
As empresas viram que o uso de e-mail para uma comunicação rápida não é mais eficiente, e o WhatsApp não é a melhor forma de se comunicar pois acaba misturando comunicações pessoais com profissionais.
No final, a melhor solução foi apostar em plataformas de comunicação corporativa, que oferecem chats instantâneos para troca de informações.
Armazenamento em nuvem
Outra rotina que precisou ser mudada com o home office foi o armazenamento de documentos e planilhas, muitas empresas ainda utilizam o armazenamento dedicado em máquina, e isso traz vários obstáculos para a visualização de informações em tempo real.
Por isso, o armazenamento em nuvem é a melhor opção para o RH ter à disposição qualquer documento ou informação que precisar.
People Analytics
Por fim, o people analytics também pode contar com a informação em tempo real para otimizar o tempo do RH.
Nesse método de análise, são utilizados dados e informações para tomar decisões em gestão de pessoas. Por meio do PA,é possível fazer análise de pessoas, diagnóstico de problemas, busca de oportunidades de melhoria, baseando-se na coleta de informações por meio de dados do dia a dia dos colaboradores.
No momento em que o gestor precisa desses dados, eles estão disponíveis em tempo real, isso torna a gestão mais confiável e eficiente e permite uma tomada de decisão sem viés.
E por outro lado, ainda melhora o engajamento dos colaboradores, reduz turnover, melhora a qualidade de vida no trabalho, reduz problemas internos e promove a melhoria da satisfação dos colaboradores com a organização.
Depois de entender melhor como essa tecnologia pode ser aproveitada no seu RH, você deve estar se perguntando, por que deveria utilizar a informação em tempo real no seu dia a dia. Descubra a seguir!
Qual a importância da informação em tempo real para o RH?
Uma empresa que consegue ter dados sobre sua operação em tempo real com certeza consegue se destacar das demais no mercado. Mas além disso, a gestão em tempo real, traz melhorias internas facilitando a rotina do RH, com agilidade nas operações e maior rapidez e eficiência.
Agilidade nas operações
Poder tirar um relatório com dados a qualquer momento é uma das possibilidades trazidas com a informação em tempo real, isso resulta em maior agilidade à gestão de RH, que não precisa esperar até o final do mês para coletar informações, é possível visualizá-las no momento em que elas ocorrem.
Maior rapidez e eficiência
Ferramentas com acesso online e em tempo real facilitam o acesso a informações até mesmo do lado do colaborador.
Sistemas com acesso para funcionários trazem transparência e rapidez às rotinas de RH, o funcionário pode visualizar os seus dias de férias, sua folha de ponto online, seus recibos de pagamento, sem precisar solicitar as informações ao RH. Tornando muito mais fácil e transparente, o próprio funcionário consegue acompanhar toda a sua vida na organização.
A transmissão de informações também é facilitada pela gestão em tempo real, por exemplo, em um sistema de ponto eletrônico online é possível transmitir informações da folha de ponto, para a folha de pagamento em poucos cliques e instantaneamente.
E alguns sistemas de RH, ligados à folha de pagamento, admissões e demissões, também são capazes de transmitir informações ao Esocial, o que facilita muito o trabalho e evita perda de prazos de envio ao sistema do governo.
A rapidez da informação e eficiência são características presentes na informação em tempo real, mas não para por aí, confira outros benefícios trazidos com essa tecnologia.
Informação em tempo real: quais os benefícios?
Menos burocracia
A informação em tempo real descentraliza o RH, e promove a quebra de burocracias. Com sistemas inteligentes o RH tem processos melhor estruturados e menos complicados.
Sem a necessidade do vai e vem de informações entre sistemas, ou pastas. É possível encontrar tudo online no momento de necessidade.
Diminuição de custos
Diminuição de erros, tomada de decisão mais rápida e dados consolidados, são características de sistemas com informação em tempo real.
Tudo isso, reflete em diminuição de custos, pois o RH ganha tempo para se dedicar no que mais importa ao invés de perder tempo com tarefas apenas operacionais.
Além disso, com dados a disposição, a empresa pode tomar decisões e mudar rotas com mais facilidade, sem ter que esperar muito tempo para tomar uma decisão.
Ganho de produtividade
O RH que opera com base em dados é um RH muito mais estratégico, e para isso, como dissemos acima, as informações têm que estar disponíveis o mais rápido possível.
Imagine que em uma reunião da diretoria, surge uma questão e o RH precisa apresentar um dado para que dali seja tomada uma decisão, mas esse RH não tem esse dado de fácil acesso, e por isso, terá que criar uma nova reunião apenas para discutir esse assunto.
Quando se tem um sistema com informações em tempo real a coisa muda de cenário, o RH pode acessar o sistema no mesmo momento e todos ganham tempo sem precisar prolongar uma decisão ou marcar uma outra reunião para o assunto.
O ganho de produtividade faz parte da informação em tempo real, em um mundo cada vez mais acelerado, a sua empresa precisa de dados sobre a gestão em poucos cliques.
Como a PontoTel pode ajudar o seu RH com a informação em tempo real
Um pouco mais acima falamos que o controle de jornada foi um dos que mais avançaram no quesito de informação em tempo real para o RH, e agora você vai entender melhor o motivo.
A PontoTel, desenvolve uma das ferramentas mais robustas de gestão de ponto e controle de jornada, e a informação em tempo real é uma das características desse sistema.
Por funcionar de forma online e em nuvem, o sistema garante:
- Marcação de ponto online;
- Visibilidade de toda a empresa em tempo real;
- Gestão em tempo real;
- Relatórios inteligentes e customizados à disposição.
Veja mais detalhes.
Sistema de marcação de ponto online
A marcação de ponto online é a principal característica do sistema, que oferece registro de ponto por computador, aplicativo de celular entre e diversas outras possibilidades.
Isso permite maior mobilidade para os colaboradores, que podem realizar sua marcação de qualquer lugar.
Com o seu funcionamento online, no momento em que o colaborador registra o ponto, o gestor consegue visualizar a informação em tempo real, pois ela já aparece na folha de ponto online do funcionário.
Uma grande vantagem em relação ao relógio de ponto é que para visualizar as informações, é necessário esperar o final do dia para exportar do relógio todos os pontos batidos.
No ponto online, a coisa muda de figura e sem nenhuma necessidade de exportar informações o gestor consegue visualizar toda a operação em tempo real, o que já nos leva ao próximo tópico.
Visibilidade de toda a empresa em tempo real
Pensando no quanto ter uma visibilidade da empresa é importante para o RH e gestores, a PontoTel desenvolveu um módulo de gestão que funciona por meio do aplicativo ou computador.
Nele, é possível acompanhar a jornada de trabalho em tempo real, mostrando ao gestor status da jornada dos colaboradores, divididas em: A iniciar, trabalhando e ausente (colaboradores em férias, afastados, dispensados).
Além disso, nesse mesmo aplicativo é possível visualizar eventos relacionados à jornada dos colaboradores.
Gestão em tempo real
O PontoTel dá às empresas além da visualização em tempo real, a possibilidade de fazer também a gestão em tempo real. No mesmo aplicativo de gestão é possível inserir atestados, dispensas, trocar jornada, entre outras possibilidades.
Isso dá às empresas maior agilidade na alocação de funcionários e rapidez na gestão de jornadas.
Relatórios inteligentes e customizados a disposição
A obtenção de dados também é uma característica desse sistema, que permite à empresa coletar informações sobre as jornadas de trabalho a qualquer momento e de forma customizada.
É possível coletar dados por local de trabalho, por funcionários, por setor e dividi-los por período. Tudo isso organizado em um relatório inteligente ou até mesmo em um dashboard online.
Veja como funciona a gestão em tempo real com a PontoTel, agende uma demonstração gratuita e exclusiva.
Conclusão
Nesse texto vimos o quanto a informação em tempo real pode ajudar o RH da sua empresa, com ferramentas que trazem agilidade e eficiência.
Aqui entendemos em quais áreas pode-se obter a informação em tempo real, como ela transforma a empresa e entendemos como o PontoTel pode ser a ferramenta ideal para a sua gestão de jornadas em tempo real.
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