O controle de jornada e o registro de ponto dos funcionários são algumas das atividades presentes na maioria das empresas e costumam exigir muito tempo e dedicação do setor de RH. Porém, com a chegada de novas tecnologias, como o ponto online, essas atividades ficaram mais simples e otimizadas.
O ponto online é uma inovação tecnológica que surgiu para trazer mais agilidade e flexibilidade na gestão do ponto, possibilitando maior controle e transparência para o funcionário e para a gestão da empresa.
Contudo, assim como a maioria das inovações que chegam no mercado, há muitas dúvidas sobre o seu funcionamento, segurança e recursos disponíveis.
Por isso, para explicar porque o ponto online é a melhor opção para o controle de jornada da sua empresa, os seguintes tópicos serão apresentados neste texto:
- O que é ponto online?
- O que diz a lei sobre o ponto online?
- Como funciona o ponto online?
- Vantagens do ponto online
- Quais são os tipos de ponto online?
- Como escolher o ponto online ideal?
Então, acompanhe o artigo e tenha uma boa leitura!
O que é ponto online?
Ponto online é o sistema digital mais moderno que existe atualmente para acompanhar e gerir a frequência e a jornada de trabalho dos funcionários de uma empresa.
Ele funciona por meio de um sistema online, em que o colaborador pode registrar o seu horário de entrada e saída, pausas, intervalos, férias, licenças médicas e até afastamentos.
Essa tecnologia é uma alternativa aos sistemas mais antigos de controle de ponto, como a folha de ponto, o relógio de ponto cartográfico e o relógio de ponto convencional. Ela tem se tornado cada vez mais utilizada pelas empresas por ser mais segura, econômica e eficiente.
Por meio de um aplicativo instalado em um aparelho móvel ou de um navegador de internet, o funcionário consegue fazer seus registros de entrada e saída, inclusive com a marcação de sua localização atual e outras autenticações de segurança.
Enquanto isso, o setor de RH acompanha em tempo real, por meio de uma plataforma integrada, todas as informações referentes à jornada de trabalho dos funcionários, com diversos recursos disponíveis de forma simples e prática.
Um bom sistema de ponto online conta com medidas de segurança, como a utilização de sistemas criptográficos, autenticação de acesso por meio de senhas ou biometria, além de backups regulares dos dados.
O que diz a lei sobre o ponto online?
A legislação trabalhista brasileira permite a utilização do ponto online. As primeiras regulamentações sobre os pontos alternativos surgiram em 2011, quando o Ministério do Trabalho publicou a Portaria 373.
Esse documento viabilizou o uso de formas mais práticas e modernas para controlar a jornada do trabalhador, assim como possibilitou o uso de softwares de gestão de ponto.
Contudo, com a publicação da Portaria 671 em novembro de 2021, a Portaria 373 foi revogada. Essa nova portaria foi criada para atualizar assuntos relacionados à Carteira de Trabalho e Previdência Social e ao controle de ponto eletrônico.
A partir dessa nova norma, os sistemas alternativos (REP-A) foram liberados para uso quando autorizados em acordo coletivo ou convenção de trabalho e o REP-P tornou-se disponível caso passe por registro no Instituto Nacional de Propriedade Intelectual (INPI).
Além disso, as portarias definem que o ponto esteja disponível no local de trabalho, tenha a identificação do empregado e do empregador e possibilite a extração dos dados com fidelidade.
Como funciona o ponto online?
O ponto online funciona a partir de um aplicativo e pode ser acessado por meio de smartphone, computador ou tablet. O funcionário acessa esse sistema — utilizando login e senha — e realiza os seus registros de entrada e saída, podendo contar com autenticação biométrica e reconhecimento facial, dependendo do sistema.
Para quem é gestor, o ponto online fornece um sistema integrado que possibilita o acompanhamento em tempo real das jornadas de trabalho, além de gerenciar outras questões como envio de atestados médicos, banco de horas e produção de relatórios.
Esse sistema também possibilita mais flexibilidade e praticidade para a rotina da empresa, pois possui integração com outras ferramentas de gestão, como sistemas de folha de pagamento.
Vantagens do ponto online
Não há dúvidas de que o ponto online é a forma mais eficaz e moderna de fazer o controle de jornada dos funcionários de uma empresa atualmente. O sistema se destaca, pois possui vantagens e funcionalidades que as outras formas de marcação de ponto não oferecem. Confira a seguir quais são os benefícios do ponto online.
Controle de jornada em trabalho remoto ou híbrido
O trabalho remoto e o trabalho híbrido já são realidade em muitas empresas, principalmente no setor de tecnologia. O controle de jornada com os métodos tradicionais, utilizando aparelhos ou ferramentas instaladas na empresa, impossibilita a marcação de ponto no formato remoto.
Porém, com o ponto online, os funcionários ganham liberdade para realizar a marcação de ponto de onde estiverem, utilizando celular ou computador. Isso soluciona o problema de empresas que trabalham no formato remoto ou híbrido, pois acaba com a dependência da ida ao escritório.
Segurança jurídica
O ponto online possui leis regulamentadoras que garantem a sua segurança jurídica, como às normas da portaria Portaria 671, que trazem as regulamentações sobre o ponto alternativo e preveem o uso de sistemas homologados pelo MTE (Ministério do Trabalho e Previdência) para a garantia da integridade dos dados registrados.
Além disso, as plataformas de ponto online oferecem comprovantes e relatórios de registro de ponto, o que serve como prova para o funcionário e para a empresa em caso de problemas ou até de processos trabalhistas.
Ainda é válido lembrar que esses sistemas podem contar com o recolhimento de assinatura ou biometria quando o funcionário realiza o registro do ponto, assegurando, assim, que foi ele mesmo que realizou a marcação.
Cálculo correto de horas extras
Com o ponto online, é possível fazer o cálculo das horas extras de forma automática, considerando as regras previstas na legislação trabalhista, como o adicional de 50% sobre o valor da hora normal trabalhada, previsto no artigo 59 da CLT.
Além desse recurso, o sistema permite a geração de relatórios e comprovantes de horas trabalhadas, tornando o processo de conferência e validação das horas extras mais simplificado.
O sistema ainda ajuda a evitar possíveis erros causados por cálculos manuais ou em planilhas, uma vez que a realização excessiva de tarefas repetitivas pode facilitar o surgimento de falhas no processo.
Armazenamento em nuvem
O armazenamento em nuvem é uma vantagem significativa para o registro de jornada, pois oferece diversos benefícios quando comparado ao armazenamento local de dados.
Com o ponto online, os registros ficam armazenados em um servidor na web com altas medidas de segurança, o que os torna mais protegidos de possíveis ataques cibernéticos ou falhas em máquinas que poderiam comprometer as informações guardadas.
Além disso, o sistema de ponto em nuvem permite que as informações sejam acessadas de qualquer aparelho que possua conexão com a internet e as autorizações necessárias para consultar e gerenciar a plataforma, possibilitando mais flexibilidade, principalmente para empresas que trabalham no formato remoto.
Mobilidade do funcionário
O ponto online contribui de diversas formas para a mobilidade do funcionário.
Um dos principais fatores é o acesso remoto, pois mesmo em casa ou em uma viagem a trabalho, o colaborador consegue realizar o registro de ponto desde que tenha acesso ao software do sistema em um celular ou laptop.
Mesmo que o funcionário trabalhe de forma presencial, o ponto online também vai facilitar a mobilidade e otimizar a rotina, pois nenhum colaborador precisa se deslocar do seu setor ou aguardar em filas para conseguir fazer o registro do ponto em uma máquina localizada em um único lugar da empresa.
Redução de custos
Utilizando o ponto online, a empresa deixa de gastar com a compra de equipamentos fixos, como relógio de ponto ou cartões para registro, que, além de caros, exigem manutenção constante.
Outro fator de economia se dá com o fim do pagamento incorreto do salário. Afinal, com o ponto online, é possível saber com exatidão as faltas e as horas extras de cada colaborador e ainda integrar as informações com a folha de pagamento, garantindo mais segurança e assertividade para o processo.
Agilidade dos setores de RH/DP
Existem diversos recursos presentes no ponto online que trazem mais agilidade para os setores de RH e DP. O principal deles é o fator de que todas as informações de jornada de trabalho dos funcionários são coletadas, processadas e armazenadas automaticamente, poupando os setores de realizarem trabalhos manuais e repetitivos.
Além disso, é possível ter acesso fácil às informações, pois estas ficam integradas em um sistema único, além de proporcionar análises mais rápidas por meio do acompanhamento em tempo real e da produção de relatórios automáticos, o que ainda contribui para uma tomada de decisões mais assertiva.
Com todas essas e mais outras ferramentas disponíveis, tanto o setor de Departamento Pessoal como o de Recursos Humanos conseguem concentrar seus esforços na realização de tarefas mais criativas e estratégicas, que podem causar impactos positivos na empresa.
Quais são os tipos de ponto online?
Atualmente, existem dois tipos de ponto online, o Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo (REP-A), e a versão mais moderna e robusta, que é o Registrador Eletrônico de Ponto via Programa (REP-P). Entenda a seguir a diferença de cada um deles.
REP-A
O REP-A, também conhecido como Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo, foi consolidado pela Portaria 671. Ele funciona como aplicativo ou sistema instalado em dispositivos móveis, possibilitando que os funcionários registrem a própria entrada e saída do trabalho por meio desses aparelhos.
Com esse sistema, é possível apenas fazer o acompanhamento da jornada de trabalho, das horas extras e da frequência dos funcionários da empresa.
REP-P
O REP-P ou Registrador Eletrônico de Ponto via Programa é um sistema mais completo e robusto que permite que os funcionários façam os registros e o acompanhamento da sua jornada de trabalho por meio de um sistema online de forma instantânea. É um tipo de software que precisa ser registrado no Instituto Nacional de Propriedade Intelectual (INPI).
Esse formato de ponto online permite a geração de relatório e dados de forma simples, conta com a integração com outras ferramentas de RH e proporciona mais flexibilidade em relação a outros métodos de registro, permitindo que os funcionários usem diferentes dispositivos.
Como escolher o ponto online ideal?
Existem muitas opções de sistemas de ponto online disponíveis no mercado, com diferentes faixas de preço e funcionalidades.
Portanto, no momento da escolha, é preciso entender o que não pode faltar e o que é mais relevante para sua empresa. Confira a seguir algumas dicas de como escolher o ponto online ideal.
Segurança de dados
Ao escolher um sistema de ponto online, é preciso estudar se a empresa tem um compromisso com a segurança de dados. No Brasil, existe a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que regulamenta como as empresas podem tratar os dados dos cidadãos; por isso, é importante consultar se a ferramenta está de acordo com as normas.
Além disso, com o armazenamento em nuvem proporcionado pelo ponto online, os dados da empresa ficam mais seguros em um ambiente controlado e imune a danos de hardware.
Adequação com a lei
É preciso saber se a plataforma escolhida está em conformidade com a Portaria 671, que exige que a plataforma:
- Esteja sempre disponível para os colaboradores;
- Consiga identificar a empresa e o colaborador no registro de ponto;
- Possibilite as extrações digital e impressa do registro das marcações de ponto.
Além disso, como já mencionado, é importante que a empresa também esteja comprometida em seguir a LGPD — Lei Geral de Proteção de Dados.
Interface intuitiva
A interface intuitiva de um sistema é fundamental para melhorar a eficiência e a produtividade de uma empresa. Afinal, de que adianta um sistema completo com usabilidade complicada?
É preciso que a plataforma tenha boa usabilidade para otimizar ainda mais a rotina dos funcionários.
Também é válido ressaltar que um sistema com interface intuitiva pode aumentar a satisfação dos funcionários, já que não serão necessários treinamentos longos e excessivos para que estes possam aprender a manusear a ferramenta.
Integração com outros sistemas
Sabia que os sistemas de REP-P possuem a possibilidade de integração com outros sistemas? Por isso, é importante verificar se o sistema escolhido realiza a integração com outros sistemas.
Um bom sistema de ponto online permite a integração com softwares de folha de pagamento, alocação de recursos e escalas de trabalho, por exemplo.
Qual a melhor plataforma de ponto online para empresas?
A Pontotel é a melhor plataforma de ponto online. Somos uma solução de gestão e controle de
ponto, impulsionada pela tecnologia e focada em reunir RH, gestores e colaboradores em um ambiente de
transparência e eficiência.
Com uma plataforma moderna e intuitiva oferece recursos para simplificar e aprimorar a gestão de jornada em tempo real.
Alguns dos recursos disponíveis na Pontotel são:
- Registro do ponto offline;
- Correção de erros no registro do ponto;
- Acompanhamento do banco de horas;
- Apresentação de pendências e inconsistência de jornada;
- Acompanhamento de jornadas em tempo real e muito mais.
A plataforma Pontotel oferece uma variedade de funcionalidades além das mencionadas anteriormente. Além disso, ainda há a possibilidade de acesso a mais de 30 modelos de relatórios que auxiliam o acompanhamento da frequência e a administração estratégica dos colaboradores.
Quer implantar um sistema de ponto online completo para otimizar a rotina de todos os seus funcionários e ainda reduzir os gastos da sua empresa? Então, conheça a Pontotel, agende agora mesmo uma conversa.
Conclusão
Por fim, ficou evidente como o ponto online é uma ferramenta fundamental para empresas de todos os tamanhos e segmentos. Ele proporciona um controle eficiente da jornada de trabalho dos colaboradores, garantindo o cumprimento das leis trabalhistas e evitando possíveis penalidades.
Além disso, o ponto online automatiza processos que antes eram feitos manualmente, reduzindo o tempo gasto com o gerenciamento de ponto e aumentando a produtividade da equipe responsável.
Contudo, é sempre importante ressaltar que a escolha de um bom sistema de controle de ponto é fundamental para garantir a eficiência e a segurança do processo. É preciso escolher um software confiável e em conformidade com as leis trabalhistas vigentes, que ofereça uma interface intuitiva e recursos adequados às necessidades da empresa.
Com um ponto online bem implementado, é possível gerenciar a jornada de trabalho de forma eficiente, garantindo o cumprimento das leis trabalhistas e melhorando a gestão de recursos humanos.
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