O controle de jornada e o registro de ponto são processos fundamentais para a gestão de recursos humanos, garantindo a conformidade com a legislação trabalhista e a otimização da produtividade. No entanto, a administração manual dessas tarefas pode ser onerosa e sujeita a erros.
Com o avanço da tecnologia para gestão de pessoas, soluções como os sistemas de ponto eletrônico online tornaram essa operação mais ágil, segura e escalável.
Esse modelo de registro digital permite automação no acompanhamento da jornada, garantindo compliance com a legislação vigente, como a Portaria 671/2021 do Ministério do Trabalho e Previdência.
Além de oferecer transparência e rastreabilidade, o ponto online melhora a eficiência operacional, reduzindo custos administrativos e minimizando riscos de passivos trabalhistas. Sua implementação possibilita integração com sistemas de folha de pagamento e softwares de gestão de RH (HRIS), facilitando o acesso a relatórios detalhados e análises em tempo real.
Mesmo com esses benefícios, muitas empresas ainda têm dúvidas sobre aspectos como segurança da informação, autenticação biométrica e armazenamento em nuvem.
Neste texto, explicaremos por que o ponto online é a melhor opção para a gestão de jornada da sua empresa, abordando os seguintes tópicos:
- O que é um sistema de ponto online?
- O que diz a lei sobre o controle de ponto online?
- Como funciona o ponto eletrônico online?
- Vantagens do ponto online
- Quais são os tipos de ponto online?
- Como escolher o ponto online ideal?
Então, acompanhe o artigo e tenha uma boa leitura!
O que é um sistema de ponto online?
Um sistema de ponto online é um sistema de registro eletrônico de ponto (REP digital) que automatiza o controle da frequência e da jornada de trabalho dos funcionários de forma segura e eficiente.
Além de oferecer flexibilidade, essa tecnologia garante conformidade com a Portaria 671 do MTE, assegurando o acordo com as leis trabalhistas.
O sistema opera em nuvem, permitindo que os colaboradores registrem seus horários de entrada, saída, pausas, intervalos, férias, licenças médicas e afastamentos de maneira prática e acessível. As marcações podem ser feitas tanto pelo aplicativo mobile quanto pelo navegador web, facilitando o uso por trabalhadores presenciais, remotos ou híbridos.
Essa solução representa um avanço significativo em relação aos métodos tradicionais, como folha de ponto manual, relógio cartográfico e REP físico.
Empresas de todos os tamanhos vêm adotando o ponto online por vantagens como maior segurança da informação, redução de custos operacionais e integração com sistemas de folha de pagamento e gestão de RH (Sistemas HRIS – Human Resource Information System).
Além da praticidade, o sistema pode incluir funcionalidades avançadas, como geolocalização em tempo real, reconhecimento facial e autenticação biométrica, que garantem ainda mais segurança e precisão nos registros.
Para o departamento de Recursos Humanos (RH), a plataforma oferece uma visão centralizada e integrada da jornada de trabalho, permitindo a gestão de jornada em tempo real, auditoria detalhada e geração de relatórios inteligentes. Com alertas automáticos e análise de dados, a gestão da força de trabalho se torna mais estratégica e eficiente.
Por fim, um sistema de ponto eletrônico confiável deve contar com medidas robustas de segurança, como criptografia de dados, autenticação multifator (MFA) e backups automáticos, protegendo as informações contra fraudes, perdas de dados e acessos não autorizados.
O que diz a lei sobre o controle de ponto online?
A legislação trabalhista brasileira permite a utilização dos sistemas de controle de ponto online através do Registro Eletrônico de Ponto (REP), em conformidade com o Ministério do Trabalho e Previdência (MTP).
As primeiras regulamentações sobre pontos alternativos surgiram em 2011, quando o Ministério do Trabalho publicou a Portaria 373, permitindo métodos mais modernos de registro de jornada.
Esse documento possibilitou a adoção de sistemas mais práticos para controlar a jornada de trabalho, como softwares de gestão de ponto com validação biométrica e armazenamento em nuvem.
No entanto, com a publicação da Portaria 671 em novembro de 2021, a Portaria 373 foi revogada para atualizar questões relativas à Carteira de Trabalho e Previdência Social, bem como ao controle de ponto eletrônico.
A partir dessa nova norma, os sistemas de ponto foram divididos em:
- Sistemas Alternativos de Ponto (REP-A): que podem ser utilizados quando autorizados em acordo coletivo ou convenção de trabalho.
- Registro Eletrônico de Ponto via Aplicativo (REP-P): que passou a exigir registro junto ao Instituto Nacional de Propriedade Intelectual (INPI).
Por fim, as portarias determinam que o sistema de ponto esteja disponível no local de trabalho, identifique corretamente o empregado e o empregador e permita a extração confiável dos dados, reforçando a integridade das informações coletadas.
Como funciona o ponto eletrônico online?
O ponto eletrônico online opera por meio de um software em nuvem, acessível via smartphones, tablets e computadores.
Para registrar a entrada e saída, o colaborador faz login com suas credenciais e realiza a marcação de ponto. Dependendo da solução adotada, o sistema pode incluir autenticação biométrica e reconhecimento facial, garantindo mais segurança e precisão nos registros.
Para os gestores, a plataforma oferece um painel integrado que permite acompanhar a jornada de trabalho em tempo real. Além disso, facilita a gestão do banco de horas, o envio de atestados médicos e a geração de relatórios personalizados, tornando o controle da jornada mais eficiente.
Outra grande vantagem do ponto online é sua integração com sistemas de folha de pagamento e ferramentas de gestão, o que automatiza processos, reduz erros manuais e traz mais praticidade para a empresa. Com isso, a rotina de controle de ponto se torna mais simples e estratégica.
Vantagens do ponto online
O ponto online representa uma solução moderna e eficaz para o controle de jornada dos colaboradores, oferecendo funcionalidades que superam os métodos tradicionais de marcação de ponto.
A seguir, destacam-se os principais benefícios dessa tecnologia.
Controle de jornada em trabalho remoto ou híbrido
Com a crescente adoção dos modelos de trabalho remoto e híbrido, especialmente no setor de tecnologia, os sistemas tradicionais de ponto, baseados em dispositivos físicos instalados na empresa, tornam-se inadequados.
O ponto online permite que os funcionários registrem suas jornadas de qualquer local, utilizando dispositivos como smartphones ou computadores, eliminando a necessidade de presença física no escritório.
Segurança jurídica
O ponto online possui leis regulamentadoras que garantem a sua segurança jurídica, como às normas da portaria Portaria 671, que trazem as regulamentações sobre o ponto alternativo e preveem o uso de sistemas homologados pelo MTE (Ministério do Trabalho e Previdência) para a garantia da integridade dos dados registrados.
Além disso, as plataformas de ponto online oferecem comprovantes e relatórios de registro de ponto, o que serve como prova para o funcionário e para a empresa em caso de problemas ou até de processos trabalhistas.
Ainda é válido lembrar que esses sistemas podem contar com o recolhimento de assinatura ou biometria quando o funcionário realiza o registro do ponto, assegurando, assim, que foi ele mesmo que realizou a marcação.
Cálculo correto de horas extras
Com o ponto online, é possível fazer o cálculo das horas extras de forma automática, considerando as regras previstas na legislação trabalhista, como o adicional de 50% sobre o valor da hora normal trabalhada, previsto no artigo 59 da CLT.
Além desse recurso, o sistema permite a geração de relatórios e comprovantes de horas trabalhadas, tornando o processo de conferência e validação das horas extras mais simplificado.
O sistema ainda ajuda a evitar possíveis erros causados por cálculos manuais ou em planilhas, uma vez que a realização excessiva de tarefas repetitivas pode facilitar o surgimento de falhas no processo.
Armazenamento em nuvem
O armazenamento em nuvem é uma vantagem significativa para o registro de jornada, pois oferece diversos benefícios quando comparado ao armazenamento local de dados.
Com o ponto online, os registros ficam armazenados em um servidor na web com altas medidas de segurança, o que os torna mais protegidos de possíveis ataques cibernéticos ou falhas em máquinas que poderiam comprometer as informações guardadas.
Além disso, o sistema de ponto em nuvem permite que as informações sejam acessadas de qualquer aparelho que possua conexão com a internet e as autorizações necessárias para consultar e gerenciar a plataforma, possibilitando mais flexibilidade, principalmente para empresas que trabalham no formato remoto.
Mobilidade do funcionário
O ponto online contribui de diversas formas para a mobilidade do funcionário.
Um dos principais fatores é o acesso remoto, pois mesmo em casa ou em uma viagem a trabalho, o colaborador consegue realizar o registro de ponto desde que tenha acesso ao software do sistema em um celular ou laptop.
Mesmo que o funcionário trabalhe de forma presencial, o ponto online também vai facilitar a mobilidade e otimizar a rotina, pois nenhum colaborador precisa se deslocar do seu setor ou aguardar em filas para conseguir fazer o registro do ponto em uma máquina localizada em um único lugar da empresa.
Redução de custos
Utilizando o ponto online, a empresa deixa de gastar com a compra de equipamentos fixos, como relógio de ponto ou cartões para registro, que, além de caros, exigem manutenção constante.
Outro fator de economia se dá com o fim do pagamento incorreto do salário. Afinal, com o ponto online, é possível saber com exatidão as faltas e as horas extras de cada colaborador e ainda integrar as informações com a folha de pagamento, garantindo mais segurança e assertividade para o processo.
Agilidade dos setores de RH/DP
Existem diversos recursos presentes no ponto online que trazem mais agilidade para os setores de RH e DP. O principal deles é o fator de que todas as informações de jornada de trabalho dos funcionários são coletadas, processadas e armazenadas automaticamente, poupando os setores de realizarem trabalhos manuais e repetitivos.
Além disso, é possível ter acesso fácil às informações, pois estas ficam integradas em um sistema único, além de proporcionar análises mais rápidas por meio do acompanhamento em tempo real e da produção de relatórios automáticos, o que ainda contribui para uma tomada de decisões mais assertiva.
Com todas essas e mais outras ferramentas disponíveis, tanto o setor de Departamento Pessoal como o de Recursos Humanos conseguem concentrar seus esforços na realização de tarefas mais criativas e estratégicas, que podem causar impactos positivos na empresa.
Quais são os tipos de ponto online?
Atualmente, existem dois principais tipos de Registradores Eletrônicos de Ponto (REP) que funcionam de forma online: o Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo (REP-A) e o Registrador Eletrônico de Ponto via Programa (REP-P). A seguir, detalhamos as características e diferenças de cada um.
REP-A
O REP-A, também conhecido como Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo, foi regulamentado pela Portaria 671/2021 e funciona como um aplicativo ou sistema instalado em dispositivos móveis, permitindo que os funcionários registrem suas entradas e saídas de forma prática.
Este sistema possibilita o acompanhamento da jornada de trabalho, horas extras e frequência dos colaboradores. Entretanto, sua implementação requer autorização prévia por acordo ou convenção coletiva de trabalho, conforme estabelecido na legislação vigente.
REP-P
O REP-P ou Registrador Eletrônico de Ponto via Programa é uma solução mais robusta que permite o registro e acompanhamento da jornada de trabalho por meio de um sistema online em tempo real.
Este tipo de software deve ser registrado no Instituto Nacional da Propriedade Industrial (INPI), garantindo sua conformidade legal.
Além de facilitar a geração de relatórios e dados de forma simplificada, o REP-P oferece integração com outras ferramentas de Recursos Humanos (RH), proporcionando maior flexibilidade e eficiência na gestão de pessoal.
E quais as diferenças entre o REP-A e o REP-P?
No universo dos sistemas de registro eletrônico de ponto no Brasil, o REP-A e o REP-P se destacam como duas opções distintas. Ambos têm a função de registrar as horas de trabalho dos funcionários de forma eletrônica, mas possuem características e requisitos diferentes que atendem a necessidades específicas.
A tabela a seguir resume as principais diferenças entre esses dois modelos:
| Categoria | REP-A | REP-P |
|---|---|---|
| Definição | Registrador eletrônico de ponto alternativo, pode ser equipamento, aplicativos ou programas | Registrador eletrônico de ponto baseado em programa, especificamente um software |
| Autorização | Requer autorização por meio de acordo ou convenção coletiva | Não requer autorização específica |
| Registro | Não exige registro específico | Deve ser registrado no INPI (Instituto Nacional da Propriedade Industrial) |
| Comprovante de Ponto | Não há exigência específica de emissão de comprovantes | Deve emitir comprovantes de ponto com assinatura digital |
| Recursos de Segurança | Deve atender a requisitos básicos de segurança | Possui requisitos de segurança mais rígidos, incluindo assinatura digital |
| Funcionalidades Adicionais | Focado principalmente no registro de horas de trabalho | Inclui emissão de documentos relacionados ao vínculo empregatício e controles fiscais trabalhistas |
Nota: Tanto o REP-A quanto o REP-P devem estar em conformidade com as regulamentações da Portaria 671, incluindo a geração de arquivos e relatórios específicos, como o Arquivo Fonte de Dados (AFD).
Essa comparação destaca que o REP-A oferece maior flexibilidade, podendo ser implementado em diferentes formatos, mas exige autorização formal para seu uso.
Já o REP-P, por ser um sistema mais padronizado e com requisitos mais rigorosos, é voltado para empresas que buscam maior segurança e funcionalidades adicionais, como a gestão de documentos trabalhistas. A escolha entre os dois dependerá das necessidades específicas de cada organização.
Como escolher o ponto online ideal?
Existem muitas opções de sistemas de ponto online disponíveis no mercado, com diferentes faixas de preço e funcionalidades.
Portanto, no momento da escolha, é preciso entender o que não pode faltar e o que é mais relevante para sua empresa. Confira a seguir algumas dicas de como escolher o ponto online ideal.
Segurança de dados
Ao escolher um sistema de ponto online, é preciso estudar se a empresa tem um compromisso com a segurança de dados. No Brasil, existe a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que regulamenta como as empresas podem tratar os dados dos cidadãos; por isso, é importante consultar se a ferramenta está de acordo com as normas.
Além disso, com o armazenamento em nuvem proporcionado pelo ponto online, os dados da empresa ficam mais seguros em um ambiente controlado e imune a danos de hardware.
Adequação com a lei
É preciso saber se a plataforma escolhida está em conformidade com a Portaria 671, que exige que a plataforma:
- Esteja sempre disponível para os colaboradores;
- Consiga identificar a empresa e o colaborador no registro de ponto;
- Possibilite as extrações digital e impressa do registro das marcações de ponto.
Além disso, como já mencionado, é importante que a empresa também esteja comprometida em seguir a LGPD — Lei Geral de Proteção de Dados.
Interface intuitiva
A interface intuitiva de um sistema é fundamental para melhorar a eficiência e a produtividade de uma empresa. Afinal, de que adianta um sistema completo com usabilidade complicada?
É preciso que a plataforma tenha boa usabilidade para otimizar ainda mais a rotina dos funcionários.
Também é válido ressaltar que um sistema com interface intuitiva pode aumentar a satisfação dos funcionários, já que não serão necessários treinamentos longos e excessivos para que estes possam aprender a manusear a ferramenta.
Integração com outros sistemas
Sabia que os sistemas de REP-P possuem a possibilidade de integração com outros sistemas? Por isso, é importante verificar se o sistema escolhido realiza a integração com outros sistemas.
Um bom sistema de ponto online permite a integração com softwares de folha de pagamento, alocação de recursos e escalas de trabalho, por exemplo.
Qual o melhor sistema de ponto online para empresas?
A Pontotel é a melhor plataforma de ponto online. Somos uma solução de gestão e controle de
ponto, impulsionada pela tecnologia e focada em reunir RH, gestores e colaboradores em um ambiente de
transparência e eficiência.
Com uma plataforma moderna e intuitiva oferece recursos para simplificar e aprimorar a gestão de jornada em tempo real.
Alguns dos recursos disponíveis na Pontotel são:
- Registro do ponto offline;
- Correção de erros no registro do ponto;
- Acompanhamento do banco de horas;
- Apresentação de pendências e inconsistência de jornada;
- Acompanhamento de jornadas em tempo real e muito mais.
A plataforma Pontotel oferece uma variedade de funcionalidades além das mencionadas anteriormente. Além disso, ainda há a possibilidade de acesso a mais de 30 modelos de relatórios que auxiliam o acompanhamento da frequência e a administração estratégica dos colaboradores.
Quer implantar um sistema de ponto online completo para otimizar a rotina de todos os seus funcionários e ainda reduzir os gastos da sua empresa? Então, conheça a Pontotel, agende agora mesmo uma conversa.
Conclusão
Por fim, ficou evidente como o ponto online é uma ferramenta fundamental para empresas de todos os tamanhos e segmentos. Ele proporciona um controle eficiente da jornada de trabalho dos colaboradores, garantindo o cumprimento das leis trabalhistas e evitando possíveis penalidades.
Além disso, o ponto online automatiza processos que antes eram feitos manualmente, reduzindo o tempo gasto com o gerenciamento de ponto e aumentando a produtividade da equipe responsável.
Contudo, é sempre importante ressaltar que a escolha de um bom sistema de controle de ponto é fundamental para garantir a eficiência e a segurança do processo. É preciso escolher um software confiável e em conformidade com as leis trabalhistas vigentes, que ofereça uma interface intuitiva e recursos adequados às necessidades da empresa.
Com um ponto online bem implementado, é possível gerenciar a jornada de trabalho de forma eficiente, garantindo o cumprimento das leis trabalhistas e melhorando a gestão de recursos humanos.
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