A tecnologia revolucionou o setor de RH, tornando a gestão de ponto mais prática e simplificada. Um exemplo disso é o software de ponto eletrônico que possibilita o compartilhamento de informações da jornada dos colaboradores de maneira simples.
Dessa forma, os profissionais poupam tempo nas tarefas burocráticas, e com isso, ganham mais tempo para focar em outros aspectos importantes como a gestão de pessoas, se tornando uma aliada para os profissionais da área:
“Eu acho que já passou da época em que falávamos sobre a tecnologia como uma ameaça, não é mesmo? Infelizmente, ainda vejo muitos amigos do RH receosos em relação à tecnologia tirar nossas oportunidades. Na verdade, eu vejo ela como uma grande aliada, pois ela me ajuda muito a otimizar meus processos, seja através de testes de recrutamento, seleção e outros.” Lara Avelino – Analista de RH, Psicóloga organizacional e Recrutadora da Pontotel
Por isso, neste artigo você encontrará as principais dúvidas sobre software de ponto eletrônico e ao final da leitura saberá como e porque escolher o melhor sistema para a sua empresa, otimizando a sua gestão.
Confira os principais assuntos:
- O que é um software de ponto eletrônico?
- Quais suas funcionalidades?
- Software ponto eletrônico: é permitido por lei?
- Qual o melhor software de ponto eletrônico?
- Como escolher um bom software de ponto eletrônico?
Boa leitura!
O que é um software de ponto eletrônico?
O software de ponto eletrônico é um programa que tem como finalidade registrar a presença e permanência dos colaboradores no local de trabalho.
Softwares são sistemas inteligentes criados para suprir demandas ou resolver problemas. Com base em um conjunto de regras, na usabilidade e no local de utilização, os desenvolvedores criam novos programas ou aplicativos para tornar a execução de tarefas mais prática.
Um dos primeiros softwares de ponto eletrônico a chegarem no mercado foram as máquinas que registram ponto via crachá e, ao longo dos anos, foram surgindo modelos mais modernos como o relógio de ponto biométrico e o cartão de ponto digital.
Contudo, atualmente já existem softwares de ponto com funcionalidade em nuvem e totalmente digitais para o controle de jornada.
Quais suas funcionalidades de um software de ponto eletrônico?
O principal objetivo do software de ponto eletrônico é captar o registro de ponto do colaborador e passar essa informação para o RH de maneira digitalizada, facilitando assim a gestão do ponto.
Para o colaborador, somente o registro de ponto seria suficiente. No entanto, para o setor de pessoal, é necessário realizar as seguintes tarefas:
- Transportar os registros de marcação para o software e realizar o tratamento dos dados;
- Checar todas as informações e fazer o tratamento do ponto;
- Tirar os apontamentos e encaminhar as informações para a folha de pagamento.
Todo software de ponto eletrônico deve coletar informações confiáveis, permitir que a empresa trate os dados com transparência e impedir a manipulação pelos colaboradores.
Registro de ponto
Para que as informações cheguem até o software de ponto, primeiro é necessário que o colaborador faça o registro.
Todos os dias os colaboradores devem fazer seu registro de ponto para informar a presença e permanência na empresa, e o cumprimento da sua jornada de trabalho estabelecida. A marcação de ponto diária é o que garante o cumprimento da sua jornada, e em contrapartida oferece informações para a empresa efetuar a sua folha de pagamento.
A marcação pode ocorrer de forma tradicional, com um relógio de ponto, ou por meio de um aplicativo moderno.
Tratamento de ponto
Após o registro do funcionário, os dados precisam ser devidamente tratados. A etapa do tratamento do ponto eletrônico pode ser um desafio para muitas empresas, afinal, são inúmeras as situações para gerenciar, como faltas, atrasos, feriados, esquecimento do registro, e horas extras.
Por isso, o software de ponto eletrônico é um aliado para auxiliar no controle de jornada do seu colaborador.
Ao integrar o sistema de ponto a um software de tratamento de dados, o processo se torna mais eficiente. Assim que o colaborador registra seu horário, o sistema identifica automaticamente horas extras, atrasos ou faltas.
Juridicamente, a gestão do ponto eletrônico requer muito cuidado e atenção. Além de garantir a segurança da empresa quanto às leis trabalhistas, ele também garante ao colaborador o cumprimento das suas obrigações, direitos e até mesmo segurança pessoal.
Gestão de ponto
A gestão de ponto precisa ser excelente em qualquer empresa para garantir uma folha de pagamento correta. Tanto para o setor de RH/DP, como para os gestores, o ideal é que o sistema possibilite um painel de controle com características de Business Intelligence.
Ou seja, com inteligência de gestão de negócios para apontar dados como a produtividade dos colaboradores, a frequência, férias, identificação de problemas e soluções, intuitivamente.
Para o RH, verificar o cumprimento da jornada de trabalho, bem como seu contrato específico de cada colaborador e comparar as informações com o registro de pontos é um desafio que demanda bastante tempo.
Por isso, é importante escolher um sistema que garanta o cumprimento das obrigações dos colaboradores e que possa gerenciar as escalas e as equipes.
Outro fator que facilita muito a vida dos gestores é a possibilidade de visualizar relatórios totalmente configuráveis. Isso porque existem relatórios com indicadores de desempenho, essenciais para as práticas da gestão de pessoas.
Por fim, utilizar um software de ponto eletrônico que acompanha em tempo real o horário dos seus colaboradores pode antever problemas e gerar soluções.
Software ponto eletrônico: é permitido por lei?
Sim, o software de ponto eletrônico é permitido por lei. Entretanto, possui regulamentações de sistemas, operação, armazenamento e tratamento dos dados.
Além da obrigatoriedade do registro de ponto prevista na CLT, duas portarias foram consolidadas para orientar o uso desses sistemas e aumentar sua segurança para empresas e colaboradores.
Artigo 74 da CLT – § 2º
O Artigo 74 da CLT determina que empresas com mais de 20 colaboradores devem registrar o ponto diariamente por meio manual, mecânico ou eletrônico. Veja:
Art. 74. O horário de trabalho será anotado em registro de empregados. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)
A CLT, no entanto, não previa quais eram as regras que o registro de ponto eletrônico deveria seguir, por se tratar de um documento redigido em 1943 e de lá para cá bastante coisa mudou.
Por isso, as Portarias 1510 e 373 estabeleceram regras sobre o que era permitido ou proibido nos softwares de registro de ponto, prevenindo manipulações indevidas.
Portaria 1510: a antiga “lei do ponto eletrônico”
Publicada em agosto de 2009, a Portaria 1510 ficou conhecida como a “lei do ponto eletrônico”, pois estabeleceu regras para a adoção de sistemas de registro eletrônico de jornada.
Ela determinava que a marcação de ponto deveria ser feita exclusivamente por meio do Registrador Eletrônico de Ponto (REP), um equipamento que:
- Registrava a jornada de trabalho de forma inviolável;
- Emitia comprovantes físicos para o colaborador e documentos fiscais para a empresa;
- Garantia controle fiscal da jornada, prevenindo fraudes e manipulações.
Essa regulamentação trouxe mais segurança para a marcação de ponto, evitando exclusões indevidas e adulterações, além de garantir transparência para empregadores e funcionários.
Com a publicação da Portaria 671, as diretrizes da Portaria 1510 foram revogadas, e novos modelos de controle de ponto eletrônico foram estabelecidos.
Portaria 373: flexibilização e novas tecnologias
A Portaria 373, por sua vez, trouxe maior flexibilidade ao permitir o uso de sistemas alternativos de controle de ponto, incluindo aplicativos e armazenamento em nuvem.
Essa regulamentação não substituía a Portaria 1510, mas complementava suas regras, possibilitando a adoção de novas tecnologias, como:
- Registro de ponto eletrônico sem necessidade de impressoras fiscais;
- Armazenamento de dados em servidores e nuvem;
- Registro remoto do ponto, beneficiando trabalhadores em home office.
A Portaria 671 também substituiu integralmente a Portaria 373, estabelecendo critérios mais detalhados para o uso dessas tecnologias digitais no controle de jornada.
Portaria 671: a nova regulamentação do ponto eletrônico
A Portaria 671/2021 substituiu as Portarias 1510 e 373, trazendo uma regulamentação mais ampla e moderna para o registro de ponto eletrônico.
Seu principal objetivo foi padronizar e detalhar melhor as regras, garantindo mais clareza e segurança jurídica para empresas e trabalhadores.
Com essa atualização, algumas exigências foram aprimoradas, incluindo:
- Obrigação da emissão de comprovante de registro de ponto, seja eletrônico ou impresso;
- Eliminação da necessidade de acordos coletivos para a adoção de sistemas alternativos;
- Extinção de arquivos antigos, como AFDT (Arquivo Fonte de Dados Tratados) e ACJEF (Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais), substituídos por um novo padrão fiscal;
- Espelho de ponto mais detalhado, garantindo maior transparência no controle da jornada;
- Oficialização dos três modelos de registradores eletrônicos de ponto:
A Portaria 671 modernizou a gestão da jornada de trabalho, permitindo que as empresas adotem soluções mais tecnológicas, sem abrir mão da segurança e conformidade com a legislação.
Qual o melhor software de ponto eletrônico?
O melhor software de ponto eletrônico é aquele que resolve o problema da sua empresa e segue as regras da CLT, oferece agilidade, segurança e gestão.
Para que você escolha o melhor software para a sua empresa, confira algumas funcionalidades essenciais de um controle de ponto:
- Sistema completo com sistema de registro de ponto e painel de controle intuitivo;
- Segurança tanto no registro como no manuseio e exportação desses dados;
- Acompanhamento em tempo real e visualização por colaborador e equipe;
- Gestão operacional que controla equipes;
- Gestão de escalas.
Sobretudo, o software e a empresa contratada precisam oferecer treinamento e suporte, bem como acompanhamento da utilização da plataforma.
Como escolher um bom software de ponto eletrônico?
O ponto eletrônico feito através do relógio é conhecido por ter duas possibilidades: o controle de ponto biométrico e o controle de ponto com cartão.
O sistema biométrico permite segurança pois escaneia características únicas do colaborador sua impressão digital. Contudo, esse sistema requer um lugar adequado na empresa para a instalação do aparelho, bem como a manutenção constante: a verificação do relógio em tempo real, a troca das bobinas para comprovação, etc.
Já os sistemas que utilizam cartão para registro de ponto utilizam código ou chip para rastrear o registro do colaborador. Através da aproximação de um cartão ao aparelho leitor, o registro é realizado. Porém, esse sistema apresenta fragilidade, já que pode ser perdido ou esquecido pelo colaborador, além de ser facilmente forjado e utilizado por terceiros.
Facilidade de uso
Tudo o que o setor de RH não quer é chegar ao final do mês com uma lista enorme de inconsistências no ponto. Ou então, ter colaboradores reclamando de ausências de pontos porque o software não funcionou, não ofereceu um comprovante do registro de ponto, entre diversas reclamações comuns quando a empresa possui um sistema ultrapassado.
Por isso, você deve optar por um software que garanta o registro do ponto eletrônico de maneira prática, com cores para identificar cada marcação, e disposição das informações em plataforma online de maneira intuitiva.
Cálculos automáticos
O problema de muitos softwares é que eles não são integrados a um sistema que trate os pontos de maneira automática, o que dificulta o processo. Outros, porém, possuem integração com outro sistema, mas ainda sim necessitam de bastante intervenção no tratamento.
O sistema de ponto digital facilita todo esse processo, já que oferece cálculos automáticos e muitas vezes um sistema único que apresenta não somente o cálculo das horas extras e banco de horas, como também, apresenta parâmetros para tratar a folha de pagamento do colaborador.
Os cálculos automáticos facilitam o trabalho do setor de RH e reduzem significativamente o tempo para a gestão do ponto. Uma vez que os horários cumpridos, excedidos, ou faltantes aparecem automaticamente e o setor pode intervir de maneira assertiva e pontual para tratar diretamente com o colaborador.
Múltiplas formas de registrar o ponto
Como abordamos anteriormente, as formas de registro de ponto mais comuns são as manuais, porém, com a chegada das empresas que trabalham com registro de ponto online as empresas ganharam diversas maneiras de registro de ponto, como:
- Aplicativo;
- Computador;
- Telefone;
- Importação do REP;
- Código de Barras;
- Ponto por exceção.
A plataforma da Pontotel, por exemplo, oferece todas essas opções, além de oferecer segurança em todo o processo.
Tecnologia avançada
Por falar em segurança, a tecnologia é o ponto de atenção. Algumas empresas pensam que o relógio de ponto é a alternativa ideal, porém, além de ser uma tecnologia ultrapassada, geralmente o REP não oferece um serviço que otimize o processamento dos dados registrados no aparelho.
Por isso, a tecnologia avançada e o design intuitivo é um dos principais motivos para aderir a um sistema de ponto online, mas isso requer atenção. Os profissionais precisam compreender a plataforma e não ter dúvidas na hora de utilizar. Tal ferramenta garantirá ao colaborador a segurança de que os seus gestores têm ciência do seu comparecimento ao trabalho.
A autenticação é de extrema importância legal. Empresas sérias oferecem várias maneiras de autenticar o registro do ponto e a usabilidade por parte dos colaboradores, a começar pelo cadastro.
Medidas de segurança como senhas, reconhecimento facial ou por voz e geolocalização são garantias da efetividade do produto e da empresa que oferece esse serviço.
Outras empresas vendem sistemas digitais, porém, com foco em pequenas equipes com centralização em um local físico. O problema dessas empresas é que não há possibilidade de aderir a uma implementação remota, por exemplo, e inviabiliza o gerenciamento inteligente.
Já as empresas que são focadas em processamento em nuvem compreendem que tempo é dinheiro e que os dashboards inteligentes e informações em tempo real oferece aos gestores uma visão completa sobre os resultados de colaboradores e das equipes, bem como sua produtividade e comprometimento.
Na hora de escolher, pergunte sobre a segurança, usabilidade, e especialmente, quais são os serviços de gestão que é disponibilizado.
Integração com folha de pagamento
A Pontotel, por exemplo, tem integração com as principais empresas e produtos para o setor de RH e tratamento da folha de pagamento, como a Totvs Protheus, Senior, ADP, Gosoft, Contmatic Phoenix.
O nosso sistema foi pensado para permitir integrações simples, práticas e rápidas para exportação e leitura de arquivos por outros programas.
Lembre-se de sempre prestar atenção na possibilidade de integrações que o software de ponto que você pretende contratar pode fazer, isso faz diferença e pode impactar o seu setor de RH.
Além do mais, muitas das empresas que não vendem sistemas completos ou com possibilidade de integração, acabam por perder tempo e ter que executar uma parte do trabalho manualmente.
O interessante do sistema de ponto eletrônico online é que ele permite que o sistema atue constantemente e que quase não precise de intervenção humana.
O tratamento deve ser digital, por nuvem, com garantia de segurança e alta acessibilidade, e claro, ser prático, ágil e oferecer redução de custos e tempo dos seus profissionais de RH.
Qual o software de ponto eletrônico mais recomendado para empresas?
A Pontotel é um software de registro, gestão e tratamento de ponto inteligente, seguro e completo. Possui banco de horas com regras de cálculo personalizáveis, cálculo de horas automático, diversas medidas de segurança e integração com os principais sistemas de folha de pagamento.
É a plataforma de controle de jornada completa que a sua empresa precisava.
Agende agora mesmo um bate-papo com um de nossos consultores e conheça a nossa plataforma!
Conclusão
O sistema de ponto eletrônico digital é uma solução que possibilita formas melhores de lidar com um dos principais assuntos quanto se fala em preservação e cumprimento da CLT: o registro de ponto.
Através de sistemas inteligentes, a empresa e os colaboradores podem ter acesso a uma plataforma prática e transparente, e lidar com esses dados com segurança e de maneira estratégica.
É importante que as empresas possam aderir à novas tecnologias para otimizar recursos financeiros e tempo para aplicá-los de maneira estratégica e competitiva.
Os gestores, por sua vez, precisam cada vez mais de maneiras eficientes de ter acesso a dados em tempo real sobre o que está acontecendo em sua empresa. A informação interna clara e precisa pode ser a chave para resolver muitos problemas corporativos.
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