Você sabe o que é Sistema de Registro Eletrônico de Ponto – SREP?
Trata-se de um sistema bastante eficiente, que auxilia as empresas a acompanharem a jornada de trabalho de seus colaboradores.
O registro de ponto é um dever da companhia, previsto no artigo 74 da Consolidação das Leis do Trabalho, e, seguir essa norma pode ser bem difícil para o RH, caso ele realize todo o processo manualmente.
Para facilitar esse processo, necessário e obrigatório na rotina dos negócios, foram surgindo estratégias e ferramentas que facilitariam o acompanhamento do registro de ponto, e, com a transformação digital dos últimos anos, muitos sistemas de ponto online surgiram.
E é justamente sobre essas novas ferramentas de controle de ponto que falaremos neste artigo, mais precisamente sobre o REP, o cartão de ponto digital e os sistemas de ponto digitais.
Neste texto você verá:
- O que é Sistema de Registro Eletrônico de Ponto – SREP?
- Como e quando surgiu o sistema de registro eletrônico de ponto?
- Quais os principais requisitos do SREP?
- O que diz a legislação sobre o SREP?
- Tipos de Sistemas de Registro Eletrônico de Ponto – SREP
- Quais as desvantagens desses sistemas?
- Surgimento do ponto alternativo como solução
Boa leitura!
O que é Sistema de Registro Eletrônico de Ponto — SREP?
O Sistema de Registro Eletrônico de Ponto — SREP, é um sistema eletrônico que capta os dados da jornada de trabalho dos funcionários de uma empresa, substituindo o popularmente conhecido como relógio de ponto.
Esse sistema é regulamentado pela Portaria 1.510/2009 do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), chamada também de “lei do ponto eletrônico”, criada a fim de disciplinar as anotações de ponto das empresas.
Para que serve o SREP?
O principal objetivo do SREP é evitar fraudes. Com o sistema de registro de ponto eletrônico, as empresas evitam problemas com alterações feitas manualmente em livro de ponto, e também conseguem identificar com mais facilidade se os colaboradores têm cumprido sua carga horária.
Além disso, esse sistema também é benéfico tanto para os empregadores quanto para seus empregados. Para as empresas, pois elas evitam processos trabalhistas motivados pelo não pagamento de horas trabalhadas, e para os colaboradores, porque eles tem um sistema que armazena todas as informações de suas horas trabalhadas, extras e muito mais.
Como e quando surgiu o sistema de registro eletrônico de ponto?
A Portaria MTE 1510, entrou em vigor em 21 de agosto de 2009, quando a disciplina do uso de Sistema de Registro Eletrônico de Ponto – SREP, previsto no artigo 74, parágrafo 2º da Consolidação das Leis do Trabalho, foi discutida e implementada pelo extinto Ministério de Estado do Trabalho e Emprego.
Esse sistema de ponto digital surgiu como substituto do relógio de ponto mecânico, e, nos três primeiros meses de implantação, foi utilizado como teste, para que as empresas se adaptassem à novidade, e atualizassem seus controles eletrônicos, de acordo com as novas regras estabelecidas pelo MTE.
Quais os principais requisitos do SREP?
A partir da portaria MTE 1510, ficou-se entendido que o registro eletrônico de ponto precisaria ser feito por meio de um equipamento que facilitasse a integração do SREP.
Ao equipamento utilizado para o registro de ponto dos negócios, que geralmente fica fixo em algum local de entrada nas empresas, foi dado o nome de REP – Registro de Ponto Eletrônico.
Trata-se de um equipamento utilizado para registrar a jornada de trabalho dos colaboradores, capaz de coletar essas informações por meio de cartão magnético, digitação de senha pessoal, leitura de impressão digital, dentre outras maneiras.
E as regras?
As principais regras para a adoção de um SREP são:
- É proibido impor qualquer restrição à marcação de ponto, marcadores automáticos e alteração de dados registrados;
- A empresa deve seguir os requisitos mínimos legais para o funcionamento do REP;
- A empresa precisa ter um equipamento eletrônico utilizado exclusivamente para o registro de ponto;
- É obrigatória a emissão do comprovante de marcação de registro;
- Ter bem definido qual será o formato dos arquivos digitais, registros e relatórios que o empregador deverá armazenar, para futura apresentação aos órgãos fiscalizadores;
Quais funcionalidades deve prover?
O Sistema de Registro Eletrônico de Ponto – SREP deve conter os seguintes requisitos para o funcionamento do REP:
- um relógio interno com tempo real e hora certa, conforme o horário de Brasília, ou fuso local;
- bobina de papel para imprimir os comprovantes de ponto, sendo essa durável por pelo menos cinco anos;
- autonomia para funcionamento de no mínimo 1.440 horas ininterruptas, para casos de falta de energia elétrica;
- mostrador de relógio com hora, minutos e segundos;
- meio de armazenamento permanente;
- meio de armazenamento dos dados para fiscalização;
- porta USB externa, chamada de Porta Fiscal, para facilitar a exportação dos dados de MRP para Auditor-Fiscal do Trabalho;
- cadastramento do equipamento junto ao Ministério do Trabalho.
O que diz a legislação sobre o SREP?
O registro de horas trabalhadas já era regulamentado pelo Art. 74 da CLT, onde ficou estabelecido que as empresas com mais de 20 trabalhadores são obrigadas a anotar o horário de entrada e saída desses colaboradores, de maneira manual, mecânica ou eletrônica.
Veja:
“§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)”
Como complemento do Art. 74 da CLT, e no intuito de criar regras específicas para o REP e o SREP, a Portaria 1510, publicada em 21 de agosto de 2009, pelo extinto MTE, foi criada, a fim de evitar manipulações fraudulentas no registro de ponto.
SREP Portaria 1510 MTE
Segundo a Portaria 1510, SREP é definido como:
“Parágrafo único. Sistema de Registro Eletrônico de Ponto – SREP – é o conjunto de equipamentos e programas informatizados destinado à anotação por meio eletrônico da entrada e saída dos trabalhadores das empresas, previsto no art. 74 da Consolidação das Leis do Trabalho – CLT, aprovada pelo Decreto-Lei nº 5.452, de 1º de maio de 1943.”
Porém, a Portaria 1500 MTE foi revogada em novembro de 2021, pela Portaria 671 do Ministério do Trabalho, e, segundo o Art. 96 da Portaria 671, “os modelos de registradores eletrônicos de ponto já certificados na vigência da Portaria MTE nº 1.510, de 21 de agosto de 2009, poderão continuar a ser fabricados, bem como utilizados pelos empregadores.”
Portaria 671
Segundo o Art. 74 da Portaria 671, as regras da nova portaria que regulamenta o sistema de registro de ponto eletrônico, são as seguintes:
“… deve registrar fielmente as marcações efetuadas, não sendo permitida qualquer ação que desvirtue os fins legais a que se destina, tais como:
I – restrições de horário à marcação do ponto;
II – marcação automática do ponto, utilizando-se horários predeterminados ou o horário contratual, não se confundindo com o registro por exceção previsto no art. 74, § 4º, do Decreto-Lei nº 5.452, de 1943 – CLT;
III – exigência, por parte do sistema, de autorização prévia para marcação de sobrejornada; e
IV – existência de qualquer dispositivo que permita a alteração dos dados registrados pelo empregado.
A Portaria 671 também enfatiza que em caso de anotação do horário de trabalho em registro eletrônico, é obrigatório o uso de sistema de registro convencional, REP-C, sistema alternativo, REP-A, ou sistema de registro de ponto via programa, REP-P.
Outro detalhe é citado no Art. 80 da Portaria 671, e fala sobre o comprovante de registro:
Art. 80. O comprovante de registro de ponto do trabalhador pode ter o formato impresso ou de arquivo eletrônico.
Parágrafo único. Caso o comprovante de registro de ponto do trabalhador tenha o formato eletrônico:
I – o arquivo deve ter o formato Portable Document Format – PDF e ser assinado eletronicamente conforme art. 87 e art. 88;
II – ao trabalhador deve ser disponibilizado, por meio de sistema eletrônico, acesso ao comprovante após cada marcação, independentemente de prévia solicitação e autorização; e
III – o empregador deve possibilitar a extração, pelo empregado, dos comprovantes de registro de ponto das marcações realizadas, no mínimo, nas últimas quarenta e oito horas.
Outros pormenores dessa nova portaria do Ministério do Trabalho e Previdência, podem ser conferidos no Diário Oficial da União, publicado em 11 de novembro de 2021, edição: 212; seção 1, página 217.
Tipos de Sistemas de Registro Eletrônico de Ponto – SREP
Após entender as regras que permeiam a utilização de um Sistema de Registro Eletrônico de Ponto, apresentaremos a seguir alguns detalhes sobre REP e cartão de ponto digital, duas opções muito utilizadas de SREP.
REP
O REP é um aparelho, geralmente instalado na entrada das empresas, bastante eficaz no registro de ponto dos colaboradores, e mais seguro que o registro manual.
Para que o registro da jornada de trabalho do colaborador seja marcado com precisão, o mesmo deve ser instruído a anotar seu ponto, por meio de digital, cartão magnético ou senha, no aparelho REP, toda vez que entrar, sair, ou fizer um intervalo durante o trabalho.
Todas as informações dos colaboradores ficam arquivadas no sistema do REP, e, ao final de cada mês, um profissional do departamento de Recursos Humanos da empresa precisa revisar os cartões eletrônicos.
Somente o setor de Recursos Humanos é quem tem acesso aos dados de cada funcionário de um Sistema de Registro Eletrônico de Ponto, e a exportação desses dados pode ser realizada de maneira automática, otimizando os processos do RH. Porém, os cálculos ligados a esses dados precisam ser feitos manualmente.
Cartão de ponto digital
O cartão de ponto digital é um complemento do REP, pois permite a captação das informações registradas no aparelho de ponto, por meio do uso de um software. Esse formato melhora o controle de frequência dos colaboradores.
A grande vantagem do sistema de ponto digital, é o fato das marcações de ponto serem integradas ao sistema de gestão da empresa, facilitando o acesso aos dados da jornada de cada colaborador.
Com um software de cartão de ponto digital, as informações acopladas ao REP podem ser calculadas automaticamente, auxiliando que o RH diminua o tempo gasto para realizar a folha de pagamento, e faça esse processo de maneira segura e com menos burocracias.
Quais as desvantagens desses sistemas?
Quando comparamos Sistemas de Registro Eletrônico de Ponto, com registros manuais vemos muitas vantagens em REP e cartão de ponto digital, porém, todos os avanços da tecnologia nos permitem notar que hoje em dia já existem alternativas menos burocráticas, e mais eficientes para o registro de jornada.
Veja a seguir algumas desvantagens dos sistemas REP e cartão de ponto digital, quando comparados aos sistemas alternativos.
Interface antiga
Sistemas de ponto eletrônico, mesmo os que permitem algum tipo de registro digital, geralmente são equipamentos grandes, onde o colaborador deve digitar uma senha, passar um cartão, ou fazer a leitura da sua biometria.
Essas estruturas não costumam ter uma interface muito amigável, e, alguns equipamentos são até rudimentares e dificultam muito o registro de ponto de colaboradores que trabalham em constante deslocamento.
Pouco intuitivo
Um sistema REP geralmente funciona offline, e pode ser bastante burocrático, o que exige treinamento específico da equipe de RH, para conseguir lidar com essa ferramenta, nada intuitiva.
Além disso, como a maioria desses sistemas não operam com base na nuvem, as empresas precisam investir ainda mais em hardwares que se conectem a essa ferramenta e facilitem o seu gerenciamento.
Sistema on premise
Normalmente, um sistema REP exige que o equipamento para registro de ponto seja instalado em um local fixo na empresa, o que requer planejamento, espaço físico adequado, e segurança para manter o servidor, por esse motivo, esse tipo de sistema é chamado de on premise.
Nesse formato de sistema, as empresas não precisam que o REP esteja conectado à internet, porém, a ferramenta requer licenças e políticas internas de manutenção, exige monitoramento constante, e muito mais tempo de configuração dos seus módulos.
Bem diferente de um ponto alternativo, que pode ser implantado de maneira on cloud, dispensando espaço físico de instalação.
Custos com licenças
Ter um sistema REP exige muitos custos, não só com a implementação do sistema, mas também com o cumprimento de todas as normas da Portaria 671, que regulamenta todas as normas de segurança que um sistema de ponto eletrônico precisa ter.
Isso inclui a utilização de equipamentos certificados pelo MTE, e a compra da licença do software utilizado para que a captação dos dados do REP sejam realizadas de maneira automática, para facilitar o gerenciamento da jornada dos colaboradores.
Surgimento do ponto alternativo como solução
Com tantos avanços e novas tecnologias, surgiram novos formatos de registro de ponto, que permitem muito mais controle e conectividade aos Sistemas de Registro Eletrônico de Ponto. Com isso, o Ministério do Trabalho precisou adequar novas regras ao uso dessas novas tecnologias, e então desenvolveu a Portaria 373.
Essa portaria foi instaurada em 2011, e criou regras para a utilização de novas tecnologias, como o sistema de ponto alternativo, no registro da jornada de trabalho dos empregados. Dentre algumas normas estabelecidas pela Portaria 373, estão:
- Os sistemas alternativos de ponto eletrônico não podem restringir nenhuma forma de marcação de ponto;
- Esses sistemas não podem realizar a marcação automática de horários;
- Os registros feitos não podem ser alterados ou apagados;
- O sistema alternativo deve estar disponível no local de trabalho;
- No ponto alternativo devem estar registradas as informações legais do empregador e dos empregados;
- Todas as informações registradas no controle de ponto alternativo devem se manter inalteradas e fiéis ao registro feito.
Como funciona o ponto alternativo?
O sistema de ponto alternativo é um método de registro de jornada, que permite ao colaborador registrar seus horários de trabalho, por meio de equipamentos acessíveis e tecnológicos, como celulares, tablets e computadores.
A lógica desse sistema é bem semelhante ao cartão de ponto digital, porém, o ponto alternativo dá mais autonomia e agilidade para o processo de controle de frequência dos empreendimentos, não tendo tantas limitações como sistemas de ponto tradicionais.
O controle de ponto alternativo pode ser realizado por meio de sistemas modernos, que permitem o registro de jornada em aplicativos (para celular ou tablet), computador, telefone, importação e integração do REP, e maneiras tradicionais como a biometria.
E, geralmente as empresas contratam sistemas modernos, com todas essas possibilidades para registro de ponto, e passa a evitar problemas no cálculo das jornadas de trabalho e erros humanos no registro das informações.
Essa é uma solução muito útil para empresas que contam com trabalhadores em constante deslocamento, como transportadoras, empresas de telecomunicações e outras, pois permite que os trabalhadores, mesmo quando em movimento, registrem informações de ponto.
Além disso, esse tipo de Sistema de Registro Eletrônico de Ponto oferece também as seguintes funcionalidades:
- criação de jornada e escalas de trabalho flexíveis;
- lançamento de atestados via aplicativo;
- organização do banco de horas, conforme as convenções estabelecidas por lei.
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Por que adotar um sistema de ponto online?
A fim de evitar erros e burocracias, a melhor opção que as empresas têm hoje em dia para controlar o ponto dos seus colaboradores, é por meio de um sistema digital.
Essa ferramenta moderna, além de permitir um acompanhamento de jornada mais eficiente, ajuda as empresas a solucionar problemas com cálculos de horas extras, banco de horas, atrasos e muitos outros números importantes.
Além disso, a limitação de usar um REP fixo deixa de existir, e o registro de entradas e saídas dos colaboradores se torna possível por meio de aplicativos, computadores e outras maneiras. Todas elas possíveis graças a um sistema online, interativo e fácil de usar.
Qual a melhor plataforma de ponto digital?
É a Pontotel. Como vimos, o uso de sistemas de controle de ponto digitais se mostra uma forma eficiente, interativa e bem menos complexa de realizar o registro da jornada dos colaboradores.
A Pontotel segue todas as exigências da LGPD e recomendações da Portaria 671 do MTE, e permite o acompanhamento de toda a rotina de trabalho dos seus empregados.
Além disso, usando a plataforma da Pontotel as empresas conseguem realizar o fechamento da folha de pagamento de maneira mais ágil, com visualização em tempo real da jornada dos colaboradores, e acesso a relatórios exclusivos com indicadores de desempenho e possíveis inconsistências de registros.
Tudo isso com segurança jurídica, respeitando a legislação, e também com segurança das informações, garantindo privacidade dos dados dos colaboradores, por meio de tecnologia de criptografia, e cumprimento da Lei geral de proteção de dados.
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Conclusão
Neste conteúdo falamos a respeito do uso de Sistema de Registro Eletrônico de Ponto – SREP, e como os avanços da tecnologia permitiram a facilitação no acompanhamento da jornada de trabalho de empregados, e também tornaram a gestão dos dados relacionados a folha de pagamento mais fácil.
Também pudemos conhecer as diferenças entre sistemas muito utilizados, como o REP e o cartão de ponto eletrônico, e percebemos como o uso de ponto alternativo pode ser muito mais vantajoso no tratamento inteligente do ponto.
Outro fator importante apresentado, foi com relação à revogação da Portaria 1510 e 373 do MTE, substituída pela Portaria 671, que agora classifica os sistemas de registro de pontos eletrônicos de uma nova maneira, mas isso é assunto para um próximo artigo.
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