Quando falamos em ponto eletrônico, qual é a primeira coisa que você pensa? Provavelmente, você deve lembrar dos aparelhos que costumam ficar na entrada de uma empresa, certo?
Popularmente, esse aparelho é conhecido como Relógio de Ponto, um dispositivo eletrônico no qual os funcionários registram os seus horários de entrada, saída e até mesmo, as pausas para o almoço.
Ele é uma das formas mais comuns de registrar o ponto. Contudo, essa não é a opção de marcação de ponto mais tecnológica ou atual.
Hoje já podemos contar com sistemas de controle de ponto online. Esses sistemas permitem a marcação de ponto por aparelhos móveis, o que torna a tarefa de controlar a jornada muito mais fácil e eficiente.
É justamente sobre esses modelos que vamos falar neste texto: o ponto eletrônico tradicional e o ponto eletrônico digital.
Nesse texto você verá:
- O que é ponto eletrônico e como ele funciona numa empresa;
- O que diz a lei sobre ponto eletrônico nas empresas?
- Tipos de REP – Portaria 671
- Qual a vantagem da marcação eletrônica de ponto?
- Qual a obrigatoriedade do ponto eletrônico?
- Por que migrar do cartão de ponto para o ponto eletrônico online?
- Como escolher o melhor software de ponto eletrônico online para sua empresa;
- Como treinar o time a usar o novo sistema de bater ponto?
Vamos começar?
O que é ponto eletrônico e como ele funciona nas empresas?
O ponto eletrônico é um sistema informatizado que registra os horários de trabalho dos colaboradores por meio de um equipamento eletrônico. Dependendo do aparelho utilizado, esses registros podem ser marcados por biometria, cartão de ponto, senha ou, até mesmo, por reconhecimento facial.
Logo, o aparelho utilizado para registrar o ponto possibilita que todos os dados sejam marcados e armazenados. Entretanto, bater ponto vai muito além de simplesmente registrar os horários de trabalho.
Isso envolve toda a gestão de ponto, que consiste em estabelecer jornadas aos funcionários, investir em uma boa forma de controle e, principalmente, estar em dia com a legislação. Para isso, as empresas têm buscado opções modernas e cada vez mais eficientes.
Todavia, antes de escolher um modelo para sua empresa, você precisa estar atento ao que diz a legislação trabalhista a respeito do ponto eletrônico.
Você sabe como está o nível da sua gestão de ponto? Faça o teste abaixo e descubra!
O que diz a lei sobre ponto eletrônico nas empresas?
De acordo com as regras da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), controlar o ponto dos funcionários é algo obrigatório para estabelecimentos com mais de 20 funcionários. Esses registros podem ser feitos através de sistemas de ponto eletrônicos, manuais ou mecânicos.
De acordo com as exigências do Artigo 74 da CLT, podemos destacar três características importantes:
- Há uma determinação da quantidade mínima de funcionários para que seja obrigatória a marcação de ponto;
- De acordo com a lei, é possível bater o ponto de 3 formas diferentes, sendo elas mecânica, manual e eletrônica;
- Para o uso de equipamentos eletrônicos, as empresas devem seguir as recomendações expedidas pelos órgãos responsáveis.
Para regulamentar o uso do ponto eletrônico, foi sancionada a portaria 671, do Ministério do Trabalho e Previdência (MTP).
Mas, antes dela, existiam duas outras portarias responsáveis por determinar as regras do controle de jornada nas empresas: as portarias 1510 e 373.
Vamos relembrar o que elas diziam.
Como eram as portarias 1510/2009 e 373/2011?
Em 21 de agosto de 2009, foi sancionada pelo antigo Ministério do Trabalho e Emprego a portaria 1510, para instituir regras de uso do registro de ponto eletrônico com base no Artigo 74 da CLT.
O objetivo desta portaria era colocar regras para o uso dos Registradores Eletrônicos de Ponto (REP) e para os Sistemas de Registro de Ponto (SREP), e padronizar o registro de ponto eletrônico para todas as empresas.
Dessa forma, os relógios de ponto (REP) contribuíram muito para a modernização do controle da jornada, auxiliando na gestão dos horários com mais segurança.
Assim, as empresas puderam migrar dos sistemas de ponto manual e mecânico para o ponto eletrônico, já que essa opção oferecia mais eficiência e veracidade nas informações.
De acordo com a portaria 1510, o REP deveria seguir um certo padrão para o seu funcionamento. Veja essas normas a seguir, na tabela que preparamos:
| O relógio de ponto adotado pela empresa deveria: |
|---|
| Possuir relógio interno de tempo real com precisão mínima de 1 minuto por ano, com capacidade de funcionamento ininterrupto por um período mínimo de 1040 horas na ausência de energia elétrica. |
| Ser capaz de emitir o comprovante de ponto a cada marcação feita pelo colaborador, com durabilidade da impressão mínima de cinco anos. |
| Possuir um mostrador do relógio de tempo real contendo hora, minutos e segundos. |
| Ter como finalidade exclusiva a marcação do ponto. |
| Possuir forma de armazenamento permanente, em que os dados não possam ser alterados ou apagados. |
| Possuir meio de armazenamento, onde ficarão armazenados os dados necessários à operação do REP. |
| Não depender de qualquer conexão com outro equipamento externo para a função de marcação de ponto. |
| Possuir porta padrão USB externa, captura dos dados armazenados pelo Auditor- Fiscal do Trabalho. |
Todas essas particularidades mencionadas na tabela dizem respeito às características que um REP deveria ter para poder funcionar em um estabelecimento.
Além disso, existiam outras regras relacionadas à marcação do ponto. De acordo com a portaria, o Sistemas de Registro de Ponto (SREP), que é integrado ao relógio de ponto, não poderia:
- Ter algum tipo de restrição de horário à marcação do ponto;
- Realizar a marcação automática do ponto, utilizando-se horários predeterminados ou o horário contratual;
- Exigir autorização prévia para marcação de hora extra;
- Possuir qualquer dispositivo que permita a alteração dos dados registrados pelo empregado.
Além disso, a portaria ainda possuía 31 artigos que definiam todas as funcionalidades e regras do relógio, e do sistema de registro e tratamento de ponto.
Dentre elas, o fabricante do equipamento era obrigado a fornecer um Atestado Técnico e um Termo de Responsabilidade, afirmando que aquele equipamento e o sistema atendia todas as determinações da portaria.
Já a portaria 373 surgiu depois da portaria 1510, em fevereiro de 2011, para acompanhar as novas tecnologias de registro de ponto. Com essa portaria, foi possível que as empresas adotassem sistemas de ponto eletrônico online.
Na prática, isso significa que os empregadores poderiam adotar outros sistemas de controle da jornada de trabalho além do REP, que deveriam observar os requisitos alinhados na Portaria 373/2011.
Um de seus pontos mais importantes era que a empresa só poderia adotar esses sistemas mediante autorização em Convenção Coletiva ou Acordo Coletivo de Trabalho.
E, assim como falamos na portaria 1510, os sistemas mencionados na portaria 373, também não poderiam:
- Impor restrições à marcação do ponto;
- Realizar a marcação automática do ponto;
- Exigir autorização prévia para marcação de sobrejornada;
- Alterar ou eliminar os dados registrados pelo empregado.
Dentre as suas obrigações, os sistemas de ponto online deveriam cumprir os seguintes requisitos:
- Estar disponível no local de trabalho;
- Ter a identificação do empregador e empregado;
- Possibilitar a extração de arquivos eletrônicos e impressos do registro fiel das marcações realizadas pelos colaboradores.
Quais as diferenças entre a portaria 671 e as antigas portarias de ponto?
A portaria 671 veio para unificar e trazer maior clareza e objetividade sobre as normas a serem seguidas pelas empresas ao adotarem sistemas de controle de ponto eletrônico.
Grande parte das regras sobre as obrigatoriedades e proibições com o uso desses sistemas foi mantido com a portaria.
Mas, dentre as principais diferenças, está o surgimento de três modelos oficiais de controle de ponto. São elas:
- REP-C: Registro de ponto convencional;
- REP-A: Conjunto de equipamentos e programas de computador que tem sua utilização destinada ao registro da jornada de trabalho;
- REP-P: Sistema de registro eletrônico de ponto via programa, que inclui os coletores de marcações, o armazenamento de registro de ponto e o programa de tratamento de ponto.
Vamos entender melhor cada uma delas a seguir.
Tipos de REP – Portaria 671
Como dissemos acima, existem três modelos de REP estabelecidos pela portaria 671: o REP-C; REP-A e o REP-P.
O REP-C abrange os famosos relógios de ponto eletrônico, que costumam ficar localizados nas paredes das empresas. Neles, os funcionários podem registrar seus horários de entrada, pausa e saída, com todas as informações sendo armazenadas automaticamente no aparelho.
A cada marcação, a portaria define que o relógio de ponto deva emitir um comprovante de ponto ao funcionário. A medida torna o uso deste aparelho muito mais seguro, impedindo fraudes nos registros, marcações automáticas, duplicadas, ou quaisquer outros erros que possam ocorrer.
O REP-A, por sua vez, engloba os sistemas de controle de ponto alternativos. Ou seja, aqueles que permitem o registro dos horários em sistemas que operam de forma online.
Eles foram considerados como importantes revoluções para o controle de jornada, possibilitando inúmeras formas de marcação de ponto mais ágeis, modernas e seguras.
Dentre as opções, os funcionários podem registrar seus pontos por reconhecimento facial, comando por voz, e até mesmo senhas. Mas, segundo a portaria 671, pode apenas ser adotado nas empresas mediante acordo ou convenção coletiva.
Ainda, a portaria define que esses sistemas devem permitir o armazenamento dos dados em nuvem e impedir alterações no registro.
Por fim, o REP-P abrange os sistemas de controle de ponto mais modernos e completos do mercado. Ele permite o registro dos horários por meio de tablets, celulares ou computadores. Ainda, acompanham a emissão de um comprovante de forma impressa ou eletrônica.
Todas as jornadas dos funcionários podem ser acompanhadas em tempo real por esses sistemas, possibilitando uma gestão muito mais assertiva e eficiente.
Com ele, os gestores podem saber a quantidade exata de horas trabalhadas, horas extras, banco de horas, e muitas outras informações importantes para um gerenciamento eficaz na empresa.
Qual a vantagem da marcação eletrônica de ponto?
A maior vantagem da marcação eletrônica de ponto é a sua segurança e veracidade. Como ela é feita de forma eletrônica, os dados ficam guardados em uma memória que não pode ser alterada.
E, mesmo que a empresa precise fazer uma correção de ponto, a marcação original fica gravada em sistema, assim como o motivo dessa alteração.
Outro ponto positivo para os sistemas eletrônicos é que eles facilitam o dia a dia, já que não é preciso preencher os dados da marcação manualmente em planilhas.
Com os sistemas eletrônicos, os dados já são exportados de forma digital, reduzindo o tempo da equipe no fechamento do ponto.
Dessa maneira, basta que a equipe responsável pela gestão do ponto saiba operar o sistema e que o modelo escolhido seja de fácil manuseio, para otimizar ainda mais o tempo da empresa.
E por fim, justamente por ser um sistema eletrônico, sua empresa não corre o risco de perder informações ou armazenar de forma incorreta as folhas de ponto, o que é uma grande vantagem.
Com a marcação de ponto eletrônico, não precisa mais se preocupar com rasuras, perda de informações, fraudes e todos os problemas que o ponto manual e mecânico apresentam.
Qual a obrigatoriedade do ponto eletrônico?
A adoção do ponto eletrônico não é algo obrigatório. Mas, caso a sua empresa decida utilizá-lo, deve se atentar para seguir todas as regras da portaria 671 que falamos mais acima, para não sofrer problemas com a fiscalização de órgãos trabalhistas.
Agora, existem duas outras questões referentes à obrigatoriedade do controle de ponto que não podemos deixar de comentar: o registro de ponto por exceção e o aumento do número de colaboradores para o ponto se tornar obrigatório. Ambos instituídos pela Lei da Liberdade Econômica aprovada em 2019.
Acompanhe!
Registro de ponto por exceção
Quando o registro de ponto por exceção foi anunciado pela Lei da Liberdade Econômica, muitas empresas pensaram que o ponto deixou de ser obrigatório, mas isso não é verdade.
O ponto por exceção é uma forma de controle excepcional. Nessa modalidade, o ponto só é registrado quando houver alguma ocasião fora da jornada de trabalho habitual do colaborador. Ou seja, uma exceção, como em casos de atrasos e horas extras, por exemplo.
De acordo com a lei, para adotar essa modalidade é necessário um acordo individual por escrito, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho.
Ainda, a portaria 671 permite que o ponto por exceção seja adotado nos sistemas manuais e eletrônicos, também mediante as mesmas regras de acordo individual escrito, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho.
Todavia, isso não significa que a sua empresa precise adotar.
A adoção do ponto por exceção é opcional e, na prática, não apresenta muita diferença, visto que a sua empresa ainda precisará realizar o tratamento dos pontos marcados de forma excepcional.
Além disso, quando a sua empresa faz a marcação de ponto diária, ela está muito mais respaldada juridicamente.
No caso de um processo trabalhista, a sua companhia conseguirá apresentar provas das jornadas, podendo sair vitoriosa no caso de uma acusação injusta.
Número de colaboradores para o ponto se tornar obrigatório
Antes da Lei da Liberdade Econômica, o registro de ponto era obrigatório para todos os estabelecimentos com mais de dez colaboradores.
Após ser sancionada, essa lei alterou o 2° parágrafo do artigo 74 da CLT e o ponto passou a ser obrigatório para os estabelecimentos com mais de 20 colaboradores.
Por que migrar do cartão de ponto para o ponto eletrônico online?
O registro correto da jornada de trabalho dos funcionários facilita bastante o trabalho de gestão de pessoas de uma empresa.
Consequentemente, isso evita problemas comuns, como discussões sobre horas extras, controle de banco de horas e problemas com processos trabalhistas envolvendo a jornada dos colaboradores.
Para que isso não aconteça, a solução pode estar justamente em mudar o sistema de marcação de ponto utilizado atualmente pela sua empresa.
Você deve estar pensando que migrar tudo que você já tem para um outro tipo de controle de ponto deve ser um grande trabalho.
Mas, fique tranquilo! Para quem já tem um relógio de ponto, migrar para o ponto eletrônico online não é uma tarefa difícil, visto que as equipes de RH já estão acostumadas a operar sistemas de controle de jornada e os funcionários já estão acostumados a bater ponto.
Todavia, antes de migrar para um sistema de controle de ponto online, você precisa entender quais serão as vantagens e porque essa é a melhor escolha para sua empresa.
Por isso, separamos 4 quesitos que mostram os principais benefícios desse modelo de controle de ponto.
1. Redução de custos
Quando falamos em controle de ponto online, uma das primeiras vantagens que podemos citar é a redução de custos.
O ponto eletrônico online é um sistema que funciona em nuvem. Logo, para começar a usá-lo, a sua empresa não precisa arcar com insumos ou um aparelho específico.
Um simples tablet ou celular pode realizar a marcação do ponto, sem nenhum problema.
Além disso, com o sistema online, não é preciso comprar a licença de um software a mais. Isso porque o próprio sistema que é utilizado para marcação, também é utilizado para o tratamento do ponto.
E, na maioria das vezes, eles possuem uma forma de assinatura mensal com planos, de acordo com a quantidade de funcionários da sua empresa.
Por não ser um “aparelho físico”, ele não demanda nenhum tipo de manutenção local de um técnico. Diferente do REP que, quando apresenta alguma falha, é necessário realizar uma manutenção e demanda um alto custo.
Isso sem contar no tempo em que sua empresa ficará sem o aparelho para os funcionários registrarem os horários, causando uma grande dor de cabeça.
Então, nesse quesito, o ponto online apresenta mais vantagens, já que não tem custos de infraestrutura, compra de aparelho específico, insumos e gastos com manutenção.
2. Fácil e intuitivo
O controle de ponto eletrônico online é uma ferramenta completa. Com ele, é possível organizar jornadas e escalas de trabalho em poucos cliques.
Isso quer dizer que a sua equipe não precisará mais lidar com os sistemas antigos, lentos e arcaicos, que acabavam tornando o fechamento da folha de ponto uma rotina desgastante.
No ponto online, isso muda completamente, já que a própria interface do sistema é feita para ser mais agradável com o intuito que a sua equipe consiga tirar todas as informações necessárias de forma eficiente e otimizada.
Sua proposta é oferecer um sistema inovador e seguro, que facilite a gestão do horário dos empregados.
3. Facilita a gestão do horário dos empregados
Quando uma empresa utiliza o REP, obrigatoriamente ela necessita do SREP, que é o sistema de tratamento dessas informações.
Como o REP é apenas o equipamento que registra os horários do colaborador, ele necessita de sistemas complementares para tratar os pontos batidos. Ou seja, não identifica o que é atraso, hora extra ou faltas.
Com o registro de ponto online, nada disso é necessário. A sua empresa consegue acompanhar em tempo real todas as marcações de ponto realizadas, sem que seja preciso extrair as informações do aparelho.
Ele também calcula de forma automática e diária os registros dos colaboradores. Isso quer dizer que, ao passo em que o colaborador vai registrando o ponto, o sistema já vai somando suas horas e faz os apontamentos, de acordo com a jornada de trabalho cadastrada.
No ponto online, você fica sabendo de tudo o que acontece na jornada dos funcionários.
Você pode anexar atestados ou lançar dispensas a qualquer hora, sem precisar deixar todas as informações acumuladas ao longo do mês.
Além disso, o próprio colaborador pode inserir observações em sua folha de ponto, e dividir a tarefa de tratamento com o RH ou gestor da sua área. Por exemplo, caso haja algo que ele queira ressaltar, como justificar o motivo de ter trabalhado a mais em determinado dia, ele poderá inserir no sistema.
Para isso, basta que ele faça o acesso com permissões de funcionário e adicione a sua pendência.
4. Cálculo automático
O cálculo de horas trabalhadas é algo bastante cansativo para todas as empresas. Por isso, ter um sistema que facilite esse trabalho pode otimizar bastante a rotina.
No ponto online, as horas registradas são somadas automaticamente.
Mas não é só isso. O sistema também é capaz de identificar horas extras, horas noturnas, sobreaviso, e possui diferentes regras de cálculo e fatores de transformação.
Esses são apenas alguns dos benefícios do ponto eletrônico online. A plataforma Pontotel é um desses sistemas, e ele possui inúmeras ferramentas que podem facilitar o dia a dia da sua empresa e reduzir custos.
Agende uma demonstração e aguarde o contato dos nossos consultores. Eles irão te mostrar porque as empresas confiam na nossa solução!
Como escolher o melhor software de ponto eletrônico online para sua empresa?
O primeiro passo para a escolha do seu novo sistema é ter em mente quais são as maiores dores da sua empresa em relação ao controle de jornada.
Se a sua empresa está em busca de otimizar processos, o melhor é agregar à sua rotina um sistema eficiente que tenha funcionalidades correspondentes às necessidades da sua companhia.
Então, você deve conhecer:
- As ferramentas do sistema;
- Os benefícios que ele entrega;
- O funcionamento do tratamento do ponto;
- As formas de marcação de ponto;
- As integrações que ele faz;
- Os benefícios que trará para a sua equipe de RH/DP.
Comece fazendo uma pesquisa de mercado e conhecendo alguns sistemas. Depois de separar as opções, veja quais são as empresas que já utilizaram a solução, suas funcionalidades e, claro, conheça o sistema.
Por fim, peça uma demonstração e tire todas as dúvidas baseando-se nas suas necessidades. É importante que, no primeiro contato, você se certifique que o sistema irá atender às demandas da sua empresa.
Como treinar o time a usar o novo sistema de bater ponto?
Depois de escolher o seu novo sistema de ponto eletrônico, é importante saber como será a implantação dele na sua empresa.
Muitos colaboradores são resistentes a mudanças e, quando falamos de controle de ponto, certamente você enfrentará problemas de adaptação.
Por isso, sistemas como o Pontotel possuem uma implantação guiada, em que os colaboradores são treinados a utilizar o sistema até que estejam aptos a operá-lo sem problema algum.
Após a implantação, ainda é possível contar com o suporte online, com tutoriais e manuais sobre todas as ferramentas do sistema. Então, se um dia você esquecer de algo, pode achar a resposta em poucos minutos de forma online.
Já para o dia a dia, não se preocupe, pois, cada vez mais, mais pessoas utilizam smartphones em suas rotinas.
Assim, realizar a marcação de ponto por celular ou tablet não será um problema, podendo até mesmo ajudar na adaptação dos funcionários, que deixarão de usar os antigos relógios de ponto para passar a utilizar uma ferramenta mais tecnológica.
Qual a solução para ter um bom ponto eletrônico na empresa?
Tenho uma solução para você: a plataforma Pontotel é um sistema robusto de registro, tratamento e gestão de ponto, que uniu todas as etapas da gestão de pessoal em um só lugar.
Ficou curioso para saber porque plataforma Pontotel é a melhor solução do mercado em controle de frequência e gestão de ponto?
Venha saber mais através do formulário abaixo e entenda como podemos tornar a gestão de ponto na sua empresa muito mais simples e eficiente!
Conclusão
Chegamos ao final desse texto e agora com certeza você adquiriu muito mais informações sobre o ponto eletrônico.
Aqui, vimos quais são os tipos de sistema de controle de ponto eletrônico, o que sua empresa precisa saber sobre a legislação trabalhista e qual é a melhor forma de controlar o ponto dos colaboradores da sua empresa.
Aqui no blog da Pontotel temos diversos outros artigos que podem te ajudar a conhecer mais como funciona o ponto eletrônico online. Aproveite sua visita e conheça nossos outros artigos!
