Empresas com mais de 20 funcionários são obrigadas por lei a registrar a jornada de trabalho dos seus colaboradores, por isso, muitas delas utilizam a máquina de ponto eletrônico, uma ferramenta que por muito tempo foi a melhor opção para uma marcação de ponto eficiente.
Acontece que, com o passar do tempo, opções mais modernas de registro de ponto foram surgindo, e hoje já é possível afirmar que a máquina de ponto eletrônico não é a maneira mais eficiente para acompanhar a jornada de trabalho dos funcionários.
Claro que se compararmos o controle de ponto manual com a máquina de ponto eletrônico, a segunda opção se mostrará muito mais ágil e segura. Porém, se a comparação for entre ponto eletrônico e relógio de ponto digital, a opção de ponto eletrônico somará muito mais benefícios para as empresas.
Tem dúvidas quanto a essa afirmação? Então, continue esta leitura, pois neste artigo será explicado:
- O que é máquina de ponto eletrônico?
- O que diz a lei?
- Como funciona uma máquina de ponto eletrônico?
- Quais os tipos de máquina de ponto eletrônico
- Desvantagens do uso da máquina de ponto eletrônico
- Evolução da máquina de ponto eletrônico
Boa leitura!
O que é máquina de ponto eletrônico?
A máquina de ponto eletrônico, também chamada de relógio de ponto biométrico ou digital, conhecida oficialmente como Registrador Eletrônico de Ponto (REP), é um equipamento utilizado para automatizar e monitorar a jornada de trabalho dos funcionários nas empresas.
Esse equipamento surgiu como uma alternativa mais eficiente para que os negócios conseguissem substituir os antigos pontos eletrônicos, que só captavam marcações por cartão ou senha.
A máquina de ponto eletrônico facilitou o acompanhamento dos horários de entrada e saída dos colaboradores, e também permitiu que os próprios trabalhadores acompanhassem seus horários de trabalho, graças à impressão do comprovante das marcações de ponto.
O que diz a lei?
Está previsto no Artigo 74 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) que:
“§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.”
Sendo assim, as empresas podem utilizar a máquina de ponto eletrônico como uma ferramenta facilitadora das anotações de horas trabalhadas de seus colaboradores.
Além disso, com o passar do tempo, as tecnologias de registro de jornada foram se aperfeiçoando, e isso estabeleceu novas regras para o uso de equipamentos que proporcionam a gestão de horários dos trabalhadores. Conheça essas regras a seguir.
Antigas portarias 1570 e 373
Além da CLT, existiam duas portarias que também tratavam especificamente das regras ligadas ao registro de jornada dos trabalhadores. Eram as antigas Portarias 1570 e 373 do MTE.
No entanto, com a evolução dos sistemas de registro de ponto eletrônico, as regras também precisaram ser atualizadas. Com isso, as Portarias 1570 e 373 foram substituídas pela nova Portaria 671.
Porém, entre as principais determinações das portarias extintas, pode-se dizer que algumas normas, como a proibição na alteração do registro original de ponto, e o impedimento que o colaborador faça a marcação de ponto em horários alternativos, como em horas extras, continuam valendo na nova portaria.
Portaria 671
A Portaria 671 foi expedida pelo Ministério do Trabalho e Previdência (MTP), em 8 de novembro de 2021. Tal portaria tem relação direta com o Decreto n.º 10.854, chamado de Marco Regulatório Trabalhista Infralegal, e também revogou e alterou algumas regras que já estavam descritas nas Portarias 1510 e 373.
No que diz respeito ao controle de ponto, a nova portaria cita em seu Artigo 93 que o registro manual de ponto deve representar fielmente a jornada do colaborador, não sendo permitida apenas a assinatura do horário contratual.
Além disso, a Portaria 671 consolidou todas as formas de registro eletrônico de ponto além do REP-C, sendo elas o REP-A e o REP-P.
Outro ponto reforçado na Portaria 671 diz respeito à emissão do comprovante de marcação, que, mesmo em ponto online, deve ser emitido, seja via arquivo PDF, disponibilizado por meio de sistema eletrônico ou por meio do próprio empregador.
Como funciona uma máquina de ponto eletrônico?
Como já mencionado, todo negócio com 20 funcionários ou mais precisa realizar o registro de ponto destes colaboradores, e, para isso, contar com uma máquina de ponto eletrônico pode ser uma saída eficiente para que a marcação de ponto seja realizada.
Normalmente, esse tipo de equipamento fica instalado em um local fixo na empresa para que os empregados consigam registrar seus horários, como de entrada, saída e horas extras.
Quais os tipos de máquina de ponto eletrônico?
Graças à evolução tecnológica, o registro de ponto manual deu lugar ao uso da máquina de ponto eletrônico, muito mais ágil que registrar horas em um livro de ponto ou batendo cartão. Mas de que forma esse registro acontece? A seguir, conheça os tipos de máquina de ponto eletrônico disponíveis no mercado:
Relógio de ponto biométrico
O relógio de ponto biométrico é uma máquina de ponto eletrônico que realiza o registro de ponto por meio da leitura da biometria dos profissionais, previamente cadastrada no banco de dados do aparelho, normalmente por meio de leitura de digital.
Relógio de ponto magnético
Esse tipo de máquina de ponto eletrônico requer o uso de um cartão magnético para a identificação do colaborador. Normalmente, esse tipo de cartão faz parte do crachá do funcionário, que além de identificá-lo, possui uma tarja magnética ou um código que, quando aproximado do relógio de ponto, detecta e registra a presença do trabalhador.
Relógio de ponto por senha
Existe também o relógio de ponto por senha, que permite que cada colaborador da empresa cadastre uma senha numérica, que será a maneira dele realizar a marcação de ponto na máquina. Esse cadastro é fundamental para que o registro de jornada funcione adequadamente nesse tipo de relógio de ponto.
Desvantagens do uso da máquina de ponto eletrônico
Apesar da grande utilidade da máquina de ponto eletrônico, com o passar dos anos, esse tipo de ferramenta para o acompanhamento da jornada dos trabalhadores foi se mostrando ineficiente. Isso porque diversas desvantagens foram surgindo, principalmente com o surgimento de novas ferramentas digitais e modelos de trabalho, como as rotinas home office e híbridas.
Confira a seguir quais são as principais desvantagens que muitas empresas têm notado ao utilizar a máquina de ponto eletrônico.
Manutenção constante
Todas as máquinas de ponto eletrônico precisam de manutenção constante. Isso porque esse tipo de ferramenta precisa ser fixado em uma parede ou catraca e pode sofrer com diversas adversidades do dia a dia, como quedas de energia, falta de bobina e outras questões, podendo impedir o registro de ponto.
Desperdício de recursos
Ao pensarmos que atualmente existem diversos softwares que possibilitam o registro de ponto online e por meio de celular ou tablet, registrar a jornada dos trabalhadores por meio de uma máquina que, além de utilizar energia elétrica, imprime as informações de ponto em papel, soa como um grande desperdício de recursos.
E esse desperdício não está ligado apenas aos recursos palpáveis, mas também à necessidade de manutenção frequente dos equipamentos, que quando mal programados, podem deixar de registrar a jornada dos profissionais ou realizar a ação de maneira equivocada.
Ineficiência no registro e armazenamento de dados
A ineficiência no registro e no armazenamento de dados está totalmente ligada ao desperdício de recursos que uma máquina de ponto eletrônico pode causar. Isso porque, no caso de queda de energia, por exemplo, um aparelho de ponto ligado à energia se torna inútil.
Além disso, esse tipo de equipamento não costuma ter um armazenamento de dados eficiente, e pior ainda, as informações são normalmente guardadas de forma offline ou sem conexão direta com a nuvem, o que pode representar uma falha grave para os dias atuais.
Aumento do absenteísmo
A ineficiência no registro de ponto pode impactar diretamente no aumento do absenteísmo da empresa. Os motivos? Funcionários não recebendo devidamente pelas horas extras, ponto com hora de registro desatualizada, impactando no registro exato das horas de trabalho dos funcionários, e muitas outras questões.
Falta de segurança nos dados
Como já citado, é muito comum que uma máquina de ponto eletrônico não tenha um sistema de registro online. Isso pode impactar na qualidade e na segurança dos dados registrados na ferramenta.
Esse impacto pode causar desde o aumento da desconfiança entre empresa e trabalhadores até processos trabalhistas, todos motivados pelos erros e pela falta de segurança dos dados de jornada de trabalho.
Passível de fraudes no registro
A máquina de ponto eletrônico requer que o aparelho seja instalado em um local fixo na empresa, sendo assim, o registro de ponto de funcionários fora do escritório se torna algo impossível. Porém, apesar de ser totalmente contra as leis trabalhistas, nem sempre esse registro acontece.
Se a marcação de ponto não é registrada presencialmente, como o ponto desses profissionais é computado? Provavelmente não é, e isso é uma fraude de registro, algo que pode ser facilmente evitado com o uso de um ponto digital.
Descentralização das informações
Outra desvantagem da máquina de registro de ponto eletrônico é que dificilmente essa ferramenta realiza todas as ações necessárias para a administração eficiente da jornada dos colaboradores, e, quase sempre, são necessários outros sistemas para tratar os dados de ponto dos trabalhadores.
Esse tipo de situação pode gerar retrabalho para o RH, tornando esses profissionais sobrecarregados com atividades que poderiam ser realizadas de forma automatizada.
Evolução da máquina de ponto eletrônico
O registro de ponto de funcionários já passou por muitas fases, desde os primórdios, com os registros manuais até os dias de hoje, em que o colaborador não precisa mais estar na empresa para que a esta consiga acompanhar a jornada dele.
Ainda assim, muitos negócios utilizam a máquina de ponto eletrônico como principal método para registrar a entrada e saída dos seus funcionários.
Esse estilo de marcação de ponto começou a ser usado de maneira mecânica, com o uso de máquinas que registravam o ponto dos profissionais em um cartão de papel.
Com o tempo, as máquinas evoluíram, acompanhando a evolução digital. Máquinas de ponto eletrônico por biometria, reconhecimento facial, reconhecimento por foto ou leitura de tags e senhas, tudo cada vez mais moderno, mas não mais tão eficiente.
Hoje, as máquinas de ponto eletrônico estão perdendo espaço para sistemas de ponto digital, mais práticos, modernos e econômicos e, como será visto a seguir, repletos de recursos para aliar os setores de Recursos Humanos e Departamento Pessoal.
Conheça a PontoTel: a melhor plataforma de ponto digital
Muito foi dito sobre a máquina de ponto eletrônico, não só positivamente, como também mostrando suas desvantagens. Para reforçar como a evolução digital tem sido positiva para as empresas, um ótimo exemplo é o sistema da PontoTel, uma opção de ponto digital que pode revolucionar o jeito que a sua empresa realiza o acompanhamento de jornada.
O PontoTel surgiu como uma ideia de ponto que possibilitasse o controle da jornada de trabalhadores domésticos, mas, em pouco tempo, tornou-se uma ferramenta eficiente, focada em soluções corporativas para gestão de ponto de pequenas, médias e grandes empresas.
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Conclusão
Neste conteúdo, foi possível entender a importância que a máquina de ponto eletrônico teve para tornar o acompanhamento de jornada de funcionários possível ao longo dos anos.
Tornou-se claro que esse equipamento em alguns momentos pode ser ineficiente, desperdiçando recursos e até possibilitando fraudes de registro de jornada dos colaboradores.
Como opção à máquina de ponto eletrônico, foi apresentado aqui um pouco sobre o sistema de ponto digital, capaz de otimizar o trabalho de acompanhamento de jornada dos trabalhadores, além de possuir outros diversos benefícios.
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