Realizar o controle da jornada de trabalho dos colaboradores é uma tarefa importante para garantir que a empresa está cumprindo com os os direitos de cada funcionário. Se feita de forma correta, essa prática garante que a empresa não tenha gastos excessivos com horas extras ou problemas trabalhistas, por exemplo.
O controle de ponto já passou por diversas fases desde o seu surgimento. Afinal, quem nunca ouviu falar ou conhece o livro de ponto?
Ao longo dos anos, soluções viáveis que simplificassem essa tarefa surgiram, e cada vez mais os meios de marcação de ponto, manual ou mecânico, tem sido deixados de lado pelo setor de Recursos Humanos. No entanto, algumas empresas ainda possuem receio em adotar controles de ponto modernos, principalmente por estarem habituadas ao bom e velho livro de ponto.
Mas, será que o livro de ponto ainda é uma boa ideia para controlar a jornada de seus colaboradores?
Neste texto, vamos responder todas as suas perguntas e muitas outras relacionadas ao livro de ponto. Será mesmo que o livro de ponto é seguro?
Confira os tópicos que iremos abordar ao longo da sua leitura:
- O que é um livro de ponto?
- Como funciona o livro de ponto?
- O livro ponto é seguro?
- Como deve ser preenchido o livro de ponto?
- Qual o melhor modelo de livro de ponto?
- Quais os principais riscos do livro de ponto?
- Qual é a melhor forma de controlar o ponto dos funcionários?
- Como migrar do livro de ponto para o ponto eletrônico?
Boa leitura!
O que é um livro de ponto?
O tradicional livro de ponto é um caderno no qual ficam registradas as marcações de ponto de entrada, pausas para refeição ou descanso. Ele pode ser comprado em papelarias e, normalmente, apresenta uma tabela dividida entre funcionários, horários e observações que podem ser adicionadas pelo funcionário ou por seu RH.
A partir dele, é possível ter um controle de quais funcionários compareceram ao trabalho, quais faltaram ou chegaram atrasados, entre outras informações.
Portanto, o livro de ponto é um documento que deve ser armazenado pela empresa em um local seguro. Ele é confidencial e não pode ficar a disposição dos funcionários para que usem como provas contra a empresa em algum processo judicial que a organização possa enfrentar no futuro.
Como funciona o livro de ponto?
O livro de ponto funciona de forma simples. Basta que, ao chegar à sede da empresa, o colaborador faça a sua anotação, manualmente, registrando a sua entrada. O colaborador também deve anotar sua saída e retorno do almoço, além de inserir seu horário de saída, ao terminar suas atividades.
No final de cada mês, cabe a equipe de RH fazer o tratamento dessas informações para captar informações de horas extras ou, até mesmo, absenteísmo. Em seguida, o colaborador deve conferir as suas marcações na sua folha de ponto, para garantir que nenhum equívoco tenha sido cometido.
Nesse momento, algumas empresas solicitar que este colaborador assine um documento, no qual ficará registrado que o funcionário conferiu e concorda com as informações ali inseridas.
Todos os dados presentes no livro de ponto são utilizados para calcular a folha de pagamento do funcionário que, dependendo dos apontamentos, sofrerá descontos.
Qual a previsão da lei?
Antes, empresas com mais de dez funcionários já eram legalmente obrigadas a manter esse controle de jornada. No entanto, com a lei da liberdade econômica, isso mudou e existe uma maior flexibilização nesse quesito.
Atualmente, a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) aborda no artigo 72, mais especificamente em seu parágrafo 2º, que empresas com mais de 20 colaboradores devem possuir alguma forma de controle de jornada de seus funcionários.
A lei diz que, neste registro, é necessário conter anotações de entrada e saída, independente do tipo de controle de ponto, manual, mecânico ou eletrônico. Veja:
“Art. 74. O horário de trabalho será anotado em registro de empregados. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)
§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)”
Dessa forma, entendemos que o livro de ponto é permitido pela lei. Mas, será que essa forma de marcação é segura?
O livro de ponto é seguro?
Podemos afirmar que o livro de ponto não é totalmente seguro para uma empresa, e também que existem soluções mais eficazes e modernas para a sua empresa, que ainda vamos citar nesse texto.
Quem não conhece o livro de ponto, provavelmente nem imagina os riscos que esse modelo de controle de ponto pode apresentar; fraude, inconsistência de dados e até mesmo erros de armazenamento fazem parte dessa lista.
Outra questão importante de ser abordada envolve o preenchimento deste documento. Caso ele não seja preenchido da forma correta, o RH está sujeito a enfrentar erros de cálculo ou ausência de informações de determinado colaborador.
Como deve ser preenchido o livro de ponto?
Existem informações que devem fazer parte do livro de ponto e, nesse momento, é importante que o RH esteja atento para garantir a consistência dos dados deste documento.
Algumas regras devem ser cumpridas quando o assunto é como preencher o livro de ponto. Ainda existem muitas dúvidas acerca deste tema, por isso, vamos explicar todas elas a seguir!
Atrasos devem ser marcados?
Sim, os atrasos devem ser registrados no livro de ponto. Porém, para isso, é importante que você entenda o que é considerado atraso.
Segundo a Súmula nº 366 do Tribunal Superior do Trabalho (TST), só é considerado atraso se o colaborador se atrasar mais do que 5 minutos para registrar sua marcação de ponto.
Isso, seguindo o horário de entrada do funcionário para cumprir seu expediente.
Com isso, só é permitido descontar na folha de pagamento do funcionário, caso ele ultrapasse esse limite.
Pode ter rasuras no livro?
Não, é imprescindível que o RH ou o funcionário não rasurem o livro de ponto. Se a rasura for cometida, pode ser considerada como fraude.
Afinal, como podemos comprovar que a rasura aconteceu devido a um erro de registro e não por uma alteração que visava beneficiar o funcionário ou a empresa?
Por isso, ao cometer um erro ao registrar a sua jornada, o colaborador ou RH precisa descrever no campo de observações que houve um erro, e anotar, nesta lacuna, a marcação correta.
Por que é importante preenchê-lo corretamente?
Como você deve ter percebido ao longo de sua leitura, informações essenciais fazem parte do livro de ponto.
Dessa forma, caso não seja preenchido corretamente, o colaborador pode sofrer um déficit em sua folha de pagamento, estando sujeito a descontos em sua remuneração mensal.
Além de preencher o livro corretamente, é de suma importância que o RH saiba como armazenar essas informações corretamente.
Você sabia que não existe um tempo determinado em relação a guarda do livro de ponto? Pois é!
Para evitar problemas jurídicos ou fiscais, o RH deve armazenar esse documento em um local seguro e arejado, para que não acabe deteriorado. Outra dica é transferir todas as informações do livro de ponto para uma planilha, como uma espécie de backup.
Agora que você já sabe os principais tópicos acerca do livro de ponto, veja qual é o melhor modelo desta forma de marcação a seguir.
Qual o melhor modelo de livro de ponto?
Para que você encontre um modelo de livro de ponto sugerimos que você considere alguns quesitos. A seguir, separamos alguns tópicos que devem constar neste documento, veja:
- Indicação de data e mês da marcação;
- Local para anotação da hora;
- Campo para assinatura do colaborador;
- Divisão de páginas entre entrada e saída.
Alguns livros de ponto disponíveis no mercado não apresentam esses campos, por isso, é importante garantir que eles estejam presentes e registrados no livro para que a lei seja cumprida.
Agora, vale ressaltar que além de conter essas informações, o melhor modelo de livro de ponto é aquele que permite que o seu RH adapte esse documento de acordo com as necessidades da sua empresa.
Quais os principais riscos do livro de ponto?
Como citamos algumas vezes ao longo do texto, o livro de ponto pode apresentar riscos ao controle da jornada de seus colaboradores.
Fraude, ponto britânico e informações violadas fazem parte destes riscos. Para que você entenda sobre eles e como evitá-los.
Todo mundo já deve ter ouvido uma história de que o colega não compareceu ao trabalho, e pediu para que outro colaborador preenchesse o livro de ponto em seu nome, para que a falta não fosse percebida ou descontada.
Infelizmente, atitudes desonestas como essa são muito comuns e podem levar a uma demissão por justa causa.
De acordo com o artigo 482 da CLT, que configura a demissão por justa causa, essa atitude pode levar a rescisão do contrato do colaborador, pois se encaixa como:
- Ato de improbidade;
- Ato de indisciplina ou de insubordinação.
Com isso, se a empresa tiver como provar que esses atos aconteceram, ela tem o direito de demitir esse colaborador.
Outra situação de grande risco é o famoso ponto britânico, erro muito cometido por parte do RH da empresa. O ponto britânico acontece quando os horários de entrada, saída e pausas do colaborador não variam.
A empresa geralmente faz isso para facilitar na hora de fazer o tratamento da folha de ponto. No entanto, além de existirem soluções mais eficientes, essa forma de controle de ponto é proibida e não é considerada legítima.
Por fim, vale ressaltar as informações violadas da empresa. Como falamos, o livro de ponto é um documento confidencial, portanto, não é permitido tirar fotos ou encaminhar as informações para colegas.
Entretanto, isso é muito comum que aconteça por parte dos colaboradores, e também consta no artigo que define a demissão por justa causa, como violação de segredo da empresa.
Agora, se você quiser evitar todos esses riscos e ainda proteger a sua empresa de eventuais problemas jurídicos, podemos apresentar soluções seguras e eficientes. Acompanhe!
Qual é a melhor forma de controlar o ponto dos funcionários?
Nada adianta falar sobre a melhor forma de controlar a jornada de seus colaboradores sem citar as necessidades da empresa. Esse é um dos motivos que fazem com que muitas empresas ainda utilizem o livro de ponto como forma de registro.
Além do medo de enfrentar mudanças e adaptar-se à nova realidade, empresas de pequeno ou médio porte acreditam que os modelos de controle de ponto atuais não irão atender as necessidades de seu negócio.
Afirmar isso é um grande equívoco, já que as empresas pequenas tendem a possuir menos mão-de-obra. Por isso, as tarefas de controle de ponto acabam sendo realizadas por apenas um profissional do RH.
Com isso, esse profissional acaba não tendo tempo para se dedicar a outras tarefas que podem ajudar no crescimento da empresa, como uma boa gestão de pessoas ou gestão de benefícios.
Se um controle de ponto digital fosse utilizado, por exemplo, o RH teria apenas que garantir a gestão do ponto. Isso acontece, pois todas as outras atividades, como os cálculos ou a computação de horas extras, são feitas automaticamente pelo sistema.
Por fim, é importante que a empresa entenda quais são as suas necessidades e se realmente vale a pena investir em processos arcaicos para a empresa.
Afinal, o RH é um dos setores mais importantes de uma organização, e deve sempre se atualizar em relação às mudanças do mercado.
Mas, fique calmo! Vamos falar sobre os outros modelos de controle de jornada no próximo tópico.
Quais formas que existem além do livro de ponto?
Além do livro do ponto, podemos citar o REP e o controle de ponto online.
O Relógio de Ponto Eletrônico, mais conhecido como REP, é um aparelho muito utilizado para a marcação da jornada de trabalho. Assista o vídeo abaixo e entenda o que diz a lei sobre esse tipo de controle de ponto.
Ele é fixo e o funcionário precisa estar na sede da empresa para registrar seus horários, não sendo muito eficiente para trabalhadores externos.
Diferente do livro de ponto, o REP, por ser um aparelho eletrônico, é um pouco mais moderno. No entanto, o RH precisa exportar os dados registrados pelos funcionários para fazer o tratamento e realizar o fechamento da folha de ponto.
Já o ponto online é uma solução moderna e móvel. Mas, como assim?
Bom, o ponto online, como nome mesmo diz, é totalmente digital.
Dessa forma, o colaborador pode bater o ponto de onde estiver trabalhando, apenas com um computador ou dispositivo móvel como tablet ou celular.
Além de centralizar as informações em uma única plataforma, sem que o RH necessite exportá-las para fazer o tratamento das informações, com o ponto online é possível que o gestor visualize em tempo real a marcação de seus colaboradores.
Com isso, pode verificar atrasos, horas extras excessivas ou faltas justificadas.
Como migrar do livro de ponto para o ponto eletrônico?
O primeiro passo para, finalmente, migrar do livro de ponto para o ponto eletrônico é encontrar um sistema que atenda as necessidades da sua empresa.
Mas, como assim?
Bom, é importante que o controle de ponto online seja flexível, e adapte-se a todas as regras de cálculo e escalas da sua empresa.
Só com a Pontotel você tem acesso a tudo isso e muito mais. A plataforma Pontotel possui diversos recursos para os gestores de RH, como:
- Acompanhamento dos registros de ponto em tempo real;
- Centralização das informações em uma única plataforma;
- Possibilidade de marcar o ponto por celular, computador ou QR Code;
- Verificação da folha de ponto dos colaboradores.
Agora que você sabe que a Pontotel é a melhor solução para a sua empresa, basta agendar uma conversa, para que os nossos consultores possam te guiar durante esse processo.
É caro fazer essa transição?
Sem dúvidas, sair de um sistema manual para um sistema eletrônico, acarretaria em custos.
Todavia, o custo a longo prazo seria devolvido em ganho de tempo, otimização de recursos, segurança e agilidade nas rotinas do RH.
Tudo isso, pois não será mais necessário comprar frequentemente um novo livro de ponto, preencher as informações e ao final do mês perder horas a fio fazendo o tratamento e apontamentos do ponto de seus colaboradores.
Além disso, ele minimiza os erros da folha de pagamento, uma vez que as informações são registradas de forma fiel e comprovada, então a sua empresa só terá custos de horas extras se elas realmente acontecerem, assim como os colaboradores só serão descontados por atraso se realmente se atrasarem.
Com um controle de ponto online, é possível otimizar o tempo do RH, que poderá se dedicar a outras tarefas também importantes, mas deixadas de lado devido ao trabalho que é realizar o tratamento de ponto manualmente todos os meses.
Conclusão
O livro de ponto tradicional, apesar de sua simplicidade e fácil acesso, apresenta diversas limitações e riscos para as empresas. Fraudes, inconsistências e erros de preenchimento são problemas comuns que podem levar a sérios transtornos, tanto operacionais quanto legais.
Além disso, o livro de ponto não é uma solução prática para o RH moderno, que necessita de eficiência e precisão no controle da jornada de trabalho.
Sistemas eletrônicos e online, como o Relógio de Ponto Eletrônico (REP) e o ponto online, oferecem vantagens significativas em termos de segurança, precisão e facilidade de uso. Esses sistemas não só reduzem a possibilidade de fraudes e erros, como também permitem ao RH focar em atividades mais estratégicas.
Migrar do livro de ponto para um sistema eletrônico pode ter custos iniciais, mas os benefícios a longo prazo — como a otimização do tempo, a redução de erros e a melhora na gestão dos recursos humanos — justificam o investimento. Soluções como a Pontotel, que oferecem funcionalidades avançadas e flexíveis, são capazes de atender às necessidades específicas de cada empresa, garantindo um controle de ponto mais eficaz e seguro.
Avaliar as necessidades da empresa e adotar soluções adequadas é um passo crucial para melhorar a administração do tempo e das atividades dos colaboradores, promovendo um ambiente de trabalho mais produtivo e organizado.
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