Com o constante avanço da tecnologia, hoje em dia diversos processos de uma empresa são feitos através de sistemas. Eles possuem as mais variadas funções e o mesmo objetivo em comum: otimizar tarefas operacionais e reduzir processos manuais.
Usar bons sistemas faz com que a empresa reduza o tempo gasto com tarefas e tenha mais assertividade em seus processos. Ainda mais no RH, onde a gestão dos colaboradores se torna mais eficiente com o uso de dados.
Entretanto, com tantos sistemas diferentes, é preciso encontrar uma forma de integrar essas informações, é sobre isso que falaremos nesse conteúdo. Você irá entender a importância da integração de sistemas no RH e como isso beneficia a rotina de uma organização.
Veja os principais tópicos:
- O que é a integração de sistemas?
- Como a integração de sistemas ajuda nos processos do RH?
- Quais softwares de RH podem ser integrados?
- Quais os benefícios da integração de sistemas?
Boa leitura!
O que é a integração de sistemas?
A integração de sistemas é o processo de conectar diferentes softwares e aplicativos dentro de uma organização para que operem de maneira unificada e coordenada. Esse processo permite que dados e processos sejam compartilhados automaticamente, eliminando a necessidade de extração e importação manual de informações.
Nas empresas, diversos sistemas geram um grande volume de dados. Quando essas plataformas estão integradas, elas se comunicam de forma automatizada, facilitando a troca de informações e tornando os fluxos internos mais eficientes.
Além de simplificar a comunicação entre sistemas, a integração evita retrabalho, melhora a produtividade e reduz custos operacionais. Ao eliminar processos manuais, a empresa ganha mais agilidade e precisão no gerenciamento de dados, permitindo uma tomada de decisão mais rápida e estratégica.
Como a integração de sistemas ajuda nos processos do RH?
No setor de Recursos Humanos (RH), a integração de sistemas desempenha um papel essencial por dois motivos: reduzir o tempo gasto em tarefas operacionais e tornar o departamento mais autônomo.
Um exemplo comum ocorre quando as empresas utilizam um sistema de registro de ponto separado do sistema de tratamento de ponto.
Nesses casos, o processo de gestão de jornada pode se tornar mais demorado, pois exige a exportação manual das informações registradas e sua posterior importação para o sistema de pagamento. Essa etapa, que poderia ser concluída em um ou dois dias, pode acabar levando até uma semana.
Além do tempo adicional, essa falta de integração pode gerar dependência constante do setor de TI. Sempre que um dos sistemas apresenta falhas, o RH precisa recorrer ao suporte técnico para resolver problemas que impedem a exportação dos dados.
Outro exemplo claro dos benefícios da integração é a conexão entre o sistema de ponto e a folha de pagamento. Como os dados de frequência dos colaboradores impactam diretamente os cálculos salariais, a troca eficiente de informações entre esses sistemas garante que o processo seja realizado com mais rapidez e precisão.
Nos dois cenários, quando os sistemas são integrados, o tempo necessário para concluir esses processos é reduzido pela metade ou até mais.
Mas afinal, quais sistemas do RH podem ser integrados? Descubra no próximo tópico.
Quais softwares de RH podem ser integrados?
A possibilidade de integração de sistemas vai depender de como esse software foi desenvolvido, contudo, a maioria dos softwares mais atuais já permitem uma maior integração. Separamos alguns dos principais para você conferir.
Sistema de ponto
Como falamos anteriormente, a integração do sistema de ponto com a folha de pagamento é uma das que mais ajudam o setor de RH, pois permite a passagem de informações como saldo de banco de horas, apontamentos da folha de ponto entre outras informações necessárias para o pagamento dos colaboradores.
Além desta integração ainda existe a possibilidade de integração do REP com o sistema de tratamento de ponto. Para as empresas que ainda utilizam o relógio de ponto, fazer a extração e importação dos dados é um processo demorado.
Com o avanço da tecnologia, alguns softwares conseguem fazer a integração com o relógio e sincronizar as informações sem que seja necessário a coleta física dos dados.
Mas claro, se a sua empresa quiser otimizar o processo de gestão de ponto ainda mais, o melhor é aderir a um software de ponto online. Esse tipo de software, possui três faces em um só, são elas:
- Registro
- Tratamento
- Gestão de ponto
Tudo é feito no mesmo sistema sem precisar integrar com um segundo software, o mesmo sistema é capaz de captar as batidas de ponto, realizar o tratamento das informações além de fazer toda a gestão de frequência como tirar relatórios com indicadores, administrar banco de horas, fazer a gestão de escalas e muito mais!
A Pontotel é um desses softwares, além de integrar com os principais sistemas de folha de pagamento ele centraliza toda a gestão de ponto em uma plataforma intuitiva e eficiente.
Se você quiser saber mais sobre ele, agende uma demonstração gratuita, basta preencher o cadastro e ligaremos para você!
Gestão de Benefícios
Algumas plataformas de RH realizam todo esse processo de gestão de benefícios, e possuem integração com a empresa de benefícios.
Isso permite que você faça toda a distribuição dos benefícios e valores na plataforma e envie automaticamente para a empresa de benefícios.
Gestão de desempenho
Algumas plataformas de gestão de desempenho também possuem integrações com outros sistemas da empresa como agendas, ou plataformas de comunicação.
Isso ajuda completamente na na avaliação de desempenho dos colaboradores, concentrando em uma única plataforma aspectos importantes como: planos de desenvolvimento, relacionamento com o colaborador, feedback e avaliações.
E junto a agenda, é possível marcar one-on-one, feedbacks ou reuniões de alinhamentos de forma rápida e integrada.
Quais os benefícios da integração de sistemas?
Depois de tudo que falamos acima, você já deve ter uma ideia de quais são os benefícios da integração de sistemas. Mas antes de terminarmos vamos falar um pouco mais sobre eles.
1. Ganho de produtividade
A integração de sistemas permite a automação de processos, eliminando etapas manuais e redundantes na transferência de dados. Consequentemente, os colaboradores podem direcionar seu tempo para atividades estratégicas, aumentando a eficiência operacional e a produtividade.
2. Gestão mais eficiente
Com integração, as informações são atualizadas em tempo real, proporcionando uma visão holística e precisa dos processos empresariais. Essa visibilidade aprimorada facilita a tomada de decisões informadas e ágeis.
3. Economia de tempo e redução de custos
A automação decorrente da integração de sistemas reduz a necessidade de inserção manual de dados, minimizando erros humanos e retrabalhos. Isso resulta em eficiências operacionais e redução de custos, além de liberar recursos para serem aplicados em outras áreas críticas do negócio.
4. Melhoria na experiência do cliente
A integração de sistemas possibilita uma gestão mais eficaz da cadeia de suprimentos, garantindo que os produtos ou serviços cheguem ao cliente de forma mais rápida e eficiente.
Além disso, a centralização das informações permite um atendimento mais personalizado e ágil, aumentando a satisfação do cliente.
5. Vantagem competitiva
Empresas que adotam a sistemas integrados conseguem se adaptar mais rapidamente às mudanças do mercado e às demandas dos clientes. Essa agilidade e flexibilidade proporcionam uma vantagem competitiva significativa, permitindo que a organização se destaque no mercado.
Conclusão
Chegamos ao fim desse texto, agora você sabe o quanto a integração de sistemas facilita a vida das empresas e de seus colaboradores.
Aqui você viu o que é a integração de sistemas, quais os principais softwares de RH que podem ser integrados e quais os benefício.
Com a integração de sistemas, sua empresa garante mais eficiência e produtividade na gestão!
