Gestão de processos: o que é, quais problemas ela resolve, impactos positivos e etapas essenciais!

Para manter a competitividade e otimizar a produção, uma empresa deve aproveitar ao máximo sua eficiência operacional, evitando falhas, retrabalhos e erros que afetam o desempenho. Nesse sentido, a gestão de processos surge como uma estratégia fundamental para organizar o fluxo de trabalho empresarial.

A gestão de processos é um método de gerenciamento em que a empresa estrutura suas atividades por completo, assegurando uma operação padronizada e de alto nível operacional. É considerada uma ferramenta essencial para identificar oportunidades de melhoria, diminuir problemas e aumentar a eficiência geral. 

Dominar a gestão de processos é necessário se sua empresa passa por problemas como ineficiência operacional ou se deseja aumentar a agilidade na adaptação às demandas do mercado. Para oportunizar o aprendizado sobre o assunto, este artigo irá apresentar os seguintes tópicos sobre gestão de processos: 

• O que é gestão de processos?
• Qual a importância da gestão de processos nas empresas?
• Como funciona uma gestão bem estruturada?
• Quais são as etapas essenciais da gestão de processos?
• Quais os impactos positivos da gestão de processos nas empresas?

Quer entender como funciona esse método de gestão? Então, aproveite o artigo e tenha uma ótima leitura!

O que é gestão de processos?

A gestão de processos é a união de estratégias adotadas para organizar, controlar e buscar o aperfeiçoamento constante na execução dos processos de uma empresa. As atividades de gerenciamento realizadas envolvem análise, mapeamento e revisão constante dos processos que compõem as operações de uma empresa.

As ações realizadas na gestão de processos buscam entender cada etapa de um processo, bem como suas interações, entradas, saídas, recursos envolvidos e impactos no resultado. Esse gerenciamento pode aumentar a eficiência operacional, e reduzir desperdícios e atividades desnecessárias, simplificando o fluxo de trabalho.

Os profissionais responsáveis por fazer a gestão de processo costumam usar ferramentas e atividades diversas para realizar as atividades estratégicas, tais como:

• Representação visual dos passos e das interações com diagramas e fluxogramas;
• Análise de desempenho;
• Avaliação de métricas;
• Indicadores para identificar oportunidades de melhoria;
• Padronização de procedimentos;
• Feedback de processos;
• Uso de Sistemas de Gestão Integrada (ERP) para integração de áreas;
• Automatização de processos para tarefas repetitivas e sistematização.

Em resumo, pode-se considerar a gestão de processos uma série de práticas e estratégias destinadas a otimizar e aperfeiçoar os métodos de trabalho de uma empresa, integrando suas atividades operacionais aos objetivos estratégicos.

Para que serve?

A gestão de processos permite organizar, padronizar, otimizar e aperfeiçoar as atividades operacionais de uma empresa, com o intuito de alavancar a eficiência, a qualidade e o desempenho geral das operações. De acordo uma pesquisa realizada pela Euax, 97% das empresas que usam gestão de processos fazem isso para melhorar o desempenho.

Além disso, um bom gerenciamento de processos contribui para a diminuição de falhas e  retrabalho, que atrapalham e comprometem a eficácia operacional e a qualidade dos resultados. Essa identificação e correção de falhas nos processos ajuda a diminuir erros, economizar recursos e tempo e melhorar a eficiência operacional. 

Ainda, é importante ressaltar que a atividade é uma ótima forma de padronizar os processos, sendo especialmente útil no treinamento e desenvolvimento de novos colaboradores. Isso reduz a chance de divergências nos comportamentos dos funcionários em relação à execução dos processos e democratiza o conhecimento das etapas.

Quais problemas a gestão de processos pode resolver?

Uma boa gestão de processos consegue identificar diversos problemas que podem passar despercebidos na rotina da empresa, que quando resolvidos podem melhorar significativamente a produtividade e os resultados.

Veja alguns exemplos de problemas que podem ser solucionados: 

• Problemas de comunicação entre departamentos ou equipes;
• Ineficiência operacional e redundância de tarefas;
• Processos manuais que podem ser automatizados para aumentar a eficiência;
• Inconsistência das atividades com os objetivos estratégicos e metas da empresa;
• Gargalos que atrasam o fluxo de trabalho e a produção;
• Desperdício de recursos como tempo, materiais ou finanças;
• Erros repetidos que afetam a qualidade dos produtos ou serviços.

A partir do gerenciamento de processos, um profissional consegue identificar esses problemas e buscar soluções estratégicas para solucioná-los. 

Qual a importância da gestão de processos nas empresas?

A gestão de processos tem um papel fundamental no conjunto de estratégias criadas para a longevidade e o sucesso do negócio, com destaque especial para a melhoria da eficiência operacional e da qualidade dos produtos ou serviços ofertados. Entenda a seguir, com mais detalhes, a importância do gerenciamento de processos na empresa. 

Maior eficiência operacional

A eficiência operacional é citada por 58% dos profissionais quando se pergunta qual o motivo de realizar a gestão de processos, segundo o estudo da ABPMP (Association Business Process Management Professionals). De fato, ao fazer um bom gerenciamento de processos, é possível ter um aumento da eficiência operacional da empresa. 

Ao organizar melhor cada etapa processual do negócio, é possível garantir um fluxo de trabalho mais rápido, fácil e eficiente, ocasionando a redução de gastos de tempo e de recursos, além de diminuir erros e retrabalhos. Consequentemente, esses benefícios fazem com que a empresa tenha maior eficiência operacional.  

Maior qualidade de produtos e serviços

A mesma pesquisa da ABPM também revela que a melhoria da qualidade dos produtos é uma das principais razões para a realização da gestão de processos, mencionada por 41% dos entrevistados.  

Sem dúvidas, a gestão de processos garante maior qualidade de produto e serviços porque 

ajuda a padronizar procedimentos, estabelecer padrões rígidos e implementar práticas consistentes. Ao estabelecer políticas claras e metodologias de controle, é possível monitorar cada etapa do processo de produção ou prestação de serviços.

Esse processo de avaliação e monitoramento detalhado permite à empresa reforçar a solidez de suas políticas de produção, o que, por sua vez, aumenta significativamente a qualidade de seus produtos ou serviços.

Como funciona uma gestão bem estruturada?

Uma gestão de processos eficiente se apoia em uma sólida cadeia de métodos e políticas que possibilitam a avaliação minuciosa e o acompanhamento das estratégias empresariais. Essa estrutura abrange desde a seleção adequada de profissionais responsáveis pela gestão até a implementação dos softwares mais adequados para oferecer suporte.

Garantir uma gestão bem estruturada não se limita apenas à implementação de políticas e softwares. Envolve também uma constante análise de desempenho, revisão e adaptação dos processos conforme necessário.

Na prática, para ter uma gestão eficiente dos processos da empresa, é importante a realização das seguintes atividades:

• Mapeamento e registro: identificação e documentação dos processos existentes;
• Análise de eficiência: estudos para identificar áreas de melhoria nos processos;
• Implementação de mudanças: adição de ajustes para otimizar os procedimentos;
• Padronização e controle: definição de políticas claras e métodos de monitoramento;
• Aperfeiçoamento constante: busca contínua por melhorias e adaptações para otimização dos processos.

Essas ações representam os pilares fundamentais da gestão de processos, embora possam ser ajustadas conforme a complexidade das atividades de cada empresa, seja adicionando ou reduzindo ações para se adequar às suas necessidades específicas.

Quais são as etapas essenciais da gestão de processos?

Como mencionado anteriormente, a gestão de processos abarca uma série de etapas que podem ser adaptadas à realidade de cada empresa. No entanto, o mapeamento, a análise, a otimização, a implementação e o monitoramento se destacam como primordiais. A seguir, será detalhado como realizar cada uma dessas etapas.

Mapeamento de processos

O mapeamento de processos pode ser realizado por meio de entrevistas e feedbacks dos colaboradores, estudo dos documentos e fluxogramas do negócio, o que possibilitará identificar etapas, responsabilidades e interações entre áreas. A partir desses dados, é possível registrar e compreender a sequência operacional das atividades da empresa.

Análise e otimização

A análise na gestão de processos é a avaliação das etapas documentadas no mapeamento de processos, e nela identificam-se problemas, ineficiências e oportunidades de inovação. Para uma boa análise, deve ser feito um estudo das métricas de desempenho, do feedback dos colaboradores e dos dados operacionais.

Já a otimização requer a revisão cuidadosa desses pontos identificados, propondo e implementando mudanças estratégicas, como a simplificação de procedimentos, a automatização de tarefas repetitivas e a mudança de papéis e responsabilidades.

Implementação e monitoramento

Na implementação, são aplicadas todas as sugestões estudadas e levantadas no processo de análise e otimização. Esse é o momento de, primeiro, realizar comunicados sobre as mudanças e treinar a equipe para se adaptar aos ajustes de processos, e, por fim, aplicá-los na rotina da empresa.

Após a efetiva implementação, a gestão deve prosseguir com o monitoramento contínuo, acompanhando de perto os novos processos, analisando a eficácia e identificando possíveis problemas ou oportunidades de melhoria. Esse acompanhamento garante a aderência às mudanças e possibilita ajustes necessários para manter a eficiência operacional.

Quais os impactos positivos da gestão de processos nas empresas?

A gestão de processos bem elaborada e aplicada garante impactos positivos para a empresa, para seus colaboradores e para os clientes. Além do aumento da eficiência operacional e da qualidade do produto, mencionados com frequência, ela também reduz o estresse e melhora o bem-estar dos colaboradores por simplificar processos e evitar o retrabalho. 

Otimizar e melhorar os processos não apenas aumenta a produtividade, mas também promove um ambiente corporativo mais harmonioso e focado na realização de tarefas. Essas transformações deixam as equipes mais engajadas e motivadas, estimulando um ciclo de melhoria contínua na empresa.

Já os consumidores finais se beneficiam da gestão de processos porque há uma tendência crescente de entrega de produtos e serviços mais consistentes, com qualidade e alinhados às suas expectativas. Essa experiência mais satisfatória incentiva a fidelidade do cliente e, consequentemente, alavanca os lucros da empresa.

E quando não há uma gestão de processos definida?

Ao mesmo tempo que uma empresa aproveita diversos benefícios por ter uma gestão de processos, a falta dela pode trazer problemas que afetam escalonadamente diversos setores da empresa, tanto internamente como externamente.

Alguns dos problemas que podem ser mencionados pela falta de gestão e problemas são: 

• Desorganização operacional afetando diversos setores da empresa, resultando em atrasos, estresse, retrabalho e falta de clareza nas responsabilidades;
• Ineficiência na entrega de produtos ou serviços, aumentando os prazos de entrega e a insatisfação do cliente;
• Problemas na comunicação interna e externa, resultando em mal-entendidos, informações inconsistentes e enfraquecimento nas relações comerciais;
• Dificuldade na identificação e solução de problemas, dificultando a resolução de questões emergentes ou recorrentes;
• Diminuição da satisfação do cliente e da reputação da empresa, reduzindo a confiança e lealdade dos consumidores e afetando a credibilidade da marca no mercado;
• Prejuízos financeiros decorrentes de desperdícios, retrabalho e custos extras por falta de eficiência nos processos.

Logo, é evidente que o gerenciamento de processos é um dos elementos-chave para a organização interna e para a satisfação dos clientes e colaboradores. Sem ela, a empresa sofre com desorganização e despadronização, resultados nesses diversos problemas mencionados.  

Conclusão

Por fim, o conteúdo deste artigo possibilitou perceber como a organização interna em uma empresa é necessária para manter um alto padrão de produtividade e qualidade. A gestão de processos inclui-se na lista de atividades que exigem atenção da gerência para garantir o bom funcionamento e a eficiência operacional do negócio. 

As pesquisas sobre gestão de processos possibilitaram perceber que quase todas as empresas enxergam na gestão de processos uma oportunidade de melhorar o desempenho do negócio.

Por isso, é importante entender o assunto e dividir essa estratégia com os colegas de trabalho para que eles também contribuam ativamente com essa ideia. Compartilhar o conhecimento previamente proporcionará uma colaboração mais ampla e eficaz e melhor aceitação da ideia.  

As informações, dicas e etapas processuais apresentadas neste artigo vão garantir um melhor preparo profissional para a implementação da gestão de processos, e, se for preciso, buscar profissionais especializados da área para executar oficinas de capacitação também pode ser uma boa opção para complementar o aprendizado. 

Foi possível entender como funciona o gerenciamento de processos em uma empresa? Se sim, então, envie este conteúdo para os seus colegas de trabalho também aprenderem sobre o assunto e continue acessando o blog Pontotel diariamente para se atualizar com novidades do setor corporativo.