Dentro da rotina corporativa, existem algumas práticas que são consideradas inimigas da produtividade e da eficiência. A principal delas, e talvez a mais temida pelos trabalhadores, é o retrabalho.
A razão disso é bastante compreensível: imagine todo o esforço, tempo e recursos empregados em um projeto. Agora, imagine tudo isso dobrado. É o que acontece quando surge a necessidade de refazer uma tarefa que já havia sido finalizada e entregue.
A necessidade de encontrar tempo extra para refazer uma tarefa pode refletir em danos emocionais para os colaboradores. O retrabalho também pode acarretar em prejuízos financeiros para a empresa, pois o cliente pode decidir abandonar o projeto. De qualquer forma, todos perdem.
Neste artigo, você vai entender quais são as principais causas do retrabalho e como evitar essa prática nociva para o seu negócio. Além disso, vai entender também qual o papel do RH nesse processo. Continue lendo para melhorar a produtividade em sua empresa!
- Retrabalho: o que é?
- Quais as principais causas do retrabalho?
- Como evitar o retrabalho na empresa?
- Impactos negativos do retrabalho na empresa
- Qual o papel do RH a fim de evitar o retrabalho?
Boa leitura!
Retrabalho: o que é?
Retrabalho é a necessidade de refazer um projeto ou uma entrega que não atendeu o padrão de qualidade que o solicitante esperava. Em termos gerais, trata-se de uma quebra de expectativas entre o cliente e a empresa prestadora de serviços ou entre o líder ou gestor e seus colaboradores.
Existem alguns tipos mais leves de retrabalho, como a revisão e a edição. Nesses casos, apenas alguns elementos precisarão ser alterados para se adequarem à visão do proponente. Em outras situações mais graves, no entanto, será preciso recomeçar do zero.
Além dos danos materiais causados pelo retrabalho, como custos adicionais, existe também o dano emocional aos colaboradores e o risco de perder clientes. Para evitar que esses males afetem sua empresa, é preciso entender quais são as causas e como prevenir.
Quais as principais causas do retrabalho?
Para fins de entendimento prático, as principais causas do retrabalho podem ser geradas por três frentes: pelo executor do trabalho, pelo cliente ou por força maior. Em termos gerais, pode-se dizer que o retrabalho é promovido por:
- Fatores humanos: quando o erro é decorrente de decisões ou falhas provocadas por pessoas e suas relações;
- Fatores técnicos: quando a falha é mecânica, por conta de mal funcionamento de maquinário ou panes inesperadas.
Retrabalho causado pelo executor
Nesse caso, a principal razão que conduz ao retrabalho é a imperícia, ou falta de habilidade por parte do profissional. Pode ser que lhe falte treinamento, ou que seja necessário mudá-lo de função para evitar que se repita. Trata-se, portanto, de um fator humano.
Em outros casos, a insatisfação com a entrega pode ser causada por um planejamento falho, uma estratégia equivocada ou falta de alinhamento com o cliente. Nesse sentido, é importante ter uma boa gestão de projetos de modo que esses erros sejam evitados.
Retrabalho causado pelo solicitante
Muitas vezes, o retrabalho pode acontecer por indecisão do solicitante – seja este cliente ou outro colaborador da empresa -, expectativas próprias não claras ou dificuldades ao comunicar sua visão para o profissional.
Quando o solicitante é o cliente, somente quem trabalha com o público sabe que a máxima “o cliente sempre tem razão” nem sempre está correta.
Esse ato falho de comunicação pode se manifestar em um briefing incompleto ou incoerente entregue ao funcionário que vai executar a tarefa. Ao ser necessário preencher algumas lacunas não fornecidas, pode haver divergência na execução do serviço.
Retrabalho causado por força maior
Nem sempre a falha que causa o retrabalho é humana. Existem situações em que programas apresentam bugs, o sistema utilizado pela empresa trava ou ocorre uma queda de luz bem no meio do desenvolvimento da entrega. Ou seja, um fator técnico.
Nesses casos de falha mecânica, é preciso estabelecer a compreensão mútua entre contratante e prestador para que se possa preservar o relacionamento com os clientes.
Como evitar o retrabalho na empresa?
Até o momento, é possível compreender que a origem do retrabalho é multifacetada. Ela pode ser técnica ou subjetiva, pode ter a ver com inexperiência ou com imprevistos. Assim, a melhor forma de lidar com essa perda de tempo é aprendendo a preveni-la.
Preparamos um guia com seis dicas importantes para ajudar sua empresa a evitar o retrabalho. Confira!
1. Ouça os colaboradores e entenda onde está o gargalo
Se você faz parte da gestão ou da liderança da sua empresa, sabe que ninguém melhor que os colaboradores para identificar problemas operacionais. Logo, praticar a escuta ativa e deixar que eles lhe conduzam na solução do problema pode ser uma boa saída.
Ao consultar o time, será possível identificar onde está o gargalo de produção e eliminá-lo. Isso significa encontrar o estágio em que o fluxo de trabalho trava ou desacelera dentro do processo, e oferecer soluções para que se viabilize uma reparação.
2. Planeje e defina uma metodologia para gestão de tarefas
Estabelecer uma gestão de tarefas bem estruturada é uma das principais formas de se combater o retrabalho. Com isso, é possível priorizar as atividades de um projeto, otimizar os resultados e gerar maior produtividade, cumprir prazos e facilitar a comunicação.
Um exemplo de metodologia que pode ser adotada para gestão de tarefas é a GTD (Getting Things Done, ou “finalizando as coisas”, em português), que consiste em registrar todos os passos do projeto através de cinco ações: coletar, processar, organizar, revisar e executar.
Além disso, há também a metodologia Justin (ou Just In Time), “bem na hora” em português. Esse processo, desenvolvido pela Toyota, trabalha apenas com números de produção reais, sem especulações. Isso otimiza os custos e diminui gastos excessivos.
3. Utilize uma ferramenta para gestão de atividades
E já que falamos de gestão de tarefas, o caminho natural a seguir é estabelecer uma ferramenta de fácil uso para gestão de atividades. Assim, sua equipe poderá visualizar melhor os prazos e ranquear as tarefas por ordem de prioridade.
Existem muitas opções no mercado, tais como Trello, Asana, Google Tarefas, RunRun.it, entre outros. Basta escolher uma, treinar seus funcionários para que a utilizem de forma hábil e introduzi-la na cultura organizacional da sua empresa.
Uma outra alternativa de gestão de atividades que promove economia de tempo é estabelecer um procedimento operacional padrão (POP) dentro da empresa. Com ele, a equipe pode padronizar os processos e ter uma noção exata da produção e da logística.
4. Mantenha uma comunicação interna clara e efetiva com a equipe
Uma das principais causas do retrabalho vem de falhas na comunicação. Isso pode acontecer por influência de uma cadeia de comando muito fragmentada ou multisetorial, o que pode fazer com que as informações se percam ou sejam alteradas no caminho.
Por isso, é importante otimizar a comunicação interna, utilizando ferramentas que facilitem o acesso às bases de dados e o contato com os integrantes dos projetos. Também é preciso centralizar a comunicação com o cliente a fim de evitar ruídos e mal-entendidos.
5. Entenda quais processos podem ser automatizados
A automação de processos é uma prática que trouxe grandes transformações para o setor corporativo. Por isso, é importante que a sua empresa saiba que processos podem ser automatizados e quais softwares representam o melhor custo-benefício para esse fim.
Ao automatizar processos, a sua equipe ficará menos sobrecarregada e a distribuição das tarefas que necessitam de operação humana será mais efetiva.
Além disso, os softwares de automação geram relatórios e análises de dados que contribuem com a redução do retrabalho. Ao mesmo tempo em que soluciona o problema, sua empresa estará também aderindo ao mercado da inovação.
6. Realize uma boa gestão de equipes
Por fim, quando sua equipe é bem treinada e direcionada, é natural que os índices de retrabalho caiam drasticamente. Por isso, aposte em capacitação profissional para todos os colaboradores e treinamentos para novas tecnologias e ferramentas.
Outro ponto importante é dar feedbacks constantes aos membros do time, tanto oferecidos pela gestão quanto pelos clientes. Dessa forma, o clima organizacional será de aprendizado, crescimento e cooperatividade.
Uma forma lúdica e bastante recompensadora de promover esse aprendizado coletivo é por meio de hackathons. Esses eventos de inovação podem trazer soluções baratas e eficientes para a empresa, oferecendo ferramentas que possam mitigar o retrabalho.
Impactos negativos do retrabalho na empresa
Os malefícios trazidos pelo retrabalho vão além do tempo perdido que é destinado à refação das tarefas. Existem outros fatores que entram nessa equação, como o aumento de custos, a redução da produtividade e a desmotivação da equipe.
Aumento de custos
Refazer uma entrega demanda uma nova alocação de horas e redistribuição de tarefas para cada integrante da equipe. Na prática, isso significa que as atividades mais recentes ficarão em modo de espera até que o retrabalho seja concluído.
Logo, ocorre um efeito bola de neve em que atrasos são inevitáveis e talvez algumas horas extras sejam necessárias para finalizar o projeto.
Tudo isso gera custos adicionais, seja indiretamente, na hora-atividade do colaborador, ou diretamente, por meio do pagamento do adicional trabalhado.
Redução de produtividade
A realocação da equipe promove, também, um impacto negativo na produtividade. Afinal, se os colaboradores estão ocupados com tarefas que já deveriam estar concluídas, o fluxo de trabalho é interrompido e as demandas entram em paralisação.
Além da perda de produtividade, pode ocorrer também uma redução na qualidade do produto final por conta do desfalque na equipe.
É importante lembrar, que a produtividade está aliada à qualidade de vida. O funcionário que não se sente produtivo pode demonstrar sinais de insatisfação e desmotivação, como veremos a seguir.
Desmotivação e insatisfação da equipe
Em um curto prazo de tempo, os colaboradores passarão a demonstrar sinais de insatisfação, o que cobra um preço alto do bem-estar no trabalho.
Isso porque o retrabalho causa uma sensação de impotência e ineficácia profissional. Assim, o trabalhador se culpa, subestimando suas próprias habilidades. Essa autopercepção negativa pode aumentar os índices de estresse e turnover.
Não se pode, também, invalidar a opinião do cliente em todo esse processo. A devolução do produto para reformulação, quando constante, mancha a imagem da empresa. Assim, sua credibilidade passa a ser questionada e o cliente talvez repense futuros contratos.
Qual o papel do RH a fim de evitar o retrabalho?
O papel do RH para evitar o retrabalho é atuar na prevenção por meio da gestão do capital humano da empresa.
Em outras palavras, cabe ao departamento identificar quais são os colaboradores cujas competências estão abaixo do esperado. Sabendo que isso pode, eventualmente, levar ao retrabalho, o RH deve sinalizar esses profissionais para capacitação.
Caso a capacitação não seja possível, existem outras alternativas. Uma delas é a realocação de setor ou a implementação de um projeto de mentoria. Assim, o funcionário tem a oportunidade de identificar o gargalo em seu trabalho e corrigi-lo por mediação.
Além disso, o RH também precisa estar atento aos colaboradores desmotivados e insatisfeitos por conta do retrabalho. É preciso realizar uma triagem para saber o que pode ser feito em função de melhorar sua qualidade de vida e aumentar os níveis de felicidade.
Conclusão
O retrabalho tem um impacto negativo em vários segmentos da empresa. Os funcionários, a liderança, o RH e os clientes saem prejudicados em maior ou menor escala.
Por isso, é essencial investir em prevenção. Por exemplo, treinar os funcionários, promovendo capacitação de suas habilidades; estabelecer melhor comunicação com os clientes e realizar manutenções preventivas no maquinário e investir em automação.
Ao cuidar dessas três áreas, os efeitos positivos na redução do retrabalho já começarão a aparecer. Além disso, ao lidar com clientes difíceis, inserir cláusulas no contrato de trabalho prevendo um número limitado de refrações pode ajudar a preservar sua equipe.
Gostou do conteúdo? Então, compartilhe em suas redes sociais e continue acompanhando o blog da Pontotel!
