Uma das rotinas mais desafiadoras no universo empresarial está ligada ao controle de jornada dos colaboradores. O gerenciamento de ponto aparece como um fator decisivo para que a empresa consiga fechar sua folha de ponto corretamente.
Quem faz o gerenciamento de ponto correto elimina qualquer problema relacionado a fraudes ou inconsistências de dados. Além disso, gerir os dados de jornada pode fazer com que a empresa se torne mais estratégica.
Afinal, ter em mãos, em tempo real, os dados de jornada do colaborador pode fazer com que a organização identifique problemas relacionados a faltas e atrasos, e atue rapidamente para corrigi-los.
Porém, na prática, como funciona o gerenciamento de ponto, quais as vantagens de utilizá-lo e quais erros a empresa pode cometer se não incluí-lo no seu dia a dia? Para sanar todas as dúvidas sobre o gerenciamento de ponto, este artigo falará sobre:
- O que é gerenciamento de ponto?
- Para que serve o gerenciamento de ponto?
- Por que fazer o gerenciamento de ponto?
- Quais as etapas do gerenciamento de ponto?
- Vantagens do gerenciamento de ponto
- Erros comuns na falta de gerenciamento de ponto
- Como fazer gerenciamento de ponto?
Tenha uma boa leitura!
O que é gerenciamento de ponto?
O gerenciamento de ponto é uma rotina empresarial em que o RH organiza e administra a jornada de trabalho dos colaboradores. É por meio dele que a empresa terá acesso a dados e horários de entrada, saída, atrasos e horas extras dos colaboradores.
É esse processo de gerenciamento de ponto, inclusive, que serve de base para que a empresa feche sua folha de pagamento da forma correta.
Além disso, por meio dessa gestão, a companhia conseguirá tomar decisões mais estratégicas, por meio de dados e indicadores concretos sobre a jornada, levantando informações sobre taxa de absenteísmo, banco de horas, horas extras e muito mais.
O que diz a lei sobre gerenciamento de ponto?
Antes de falar da lei sobre o gerenciamento de ponto, é importante saber que a jornada máxima de trabalho para quem atua com carteira assinada é de oito horas, desde que não tenha sido estipulado outro horário na assinatura do contrato. Essa obrigatoriedade está prevista no artigo 58 da CLT.
Saber dessa regra é fundamental para que a empresa realize um gerenciamento de ponto correto, tendo como base principal o número de horas permitido de trabalho perante a lei.
Em relação à legislação ligada ao gerenciamento de ponto, é possível destacar o artigo 74 da CLT, que prevê a obrigatoriedade do registro para empresas com mais de 20 funcionários.
No entanto, é importante ressaltar que, mesmo não sendo obrigatório para empresas que tenham um número menor de empregados, a gestão do ponto pode dar uma visão mais ampla da jornada dos colaboradores, inclusive servindo de base para que haja uma relação trabalhista mais transparente.
Ademais, os dados concretos da jornada servem de resguardo para que a empresa se defenda em processos trabalhistas.
Para que serve o gerenciamento de ponto?
O gerenciamento de ponto serve principalmente para que a empresa tenha uma visão completa da jornada de trabalho dos colaboradores, por meio de dados concretos.
Por meio dele, a empresa consegue ter em mãos informações de atrasos, faltas e horas extras, podendo, assim, tomar decisões mais estratégicas relacionadas ao dia a dia da empresa.
O gerenciamento de ponto serve também para que a organização levante todas as informações necessárias para que posteriormente consiga fechar a folha de pagamento sem erros.
Além disso, os documentos originados pela gestão de ponto servem de referência jurídica, em caso de auditorias ou até mesmo como base na defesa contra ações trabalhistas.
Por que fazer o gerenciamento de ponto?
O gerenciamento de ponto é uma importante rotina para a empresa não cometer erros no fechamento da sua folha de pagamento, uma vez que ele oferece informações concretas e corretas da jornada dos colaboradores.
Além disso, é uma importante ferramenta estratégica para que a empresa faça uma análise minuciosa referente ao seu dia a dia, com informações importantes sobre o horário de trabalho dos funcionários.
Essas informações, aliás, podem mostrar índices de produtividade, absenteísmo, atrasos, faltas, etc., permitindo que a empresa tome decisões mais assertivas sobre o controle de jornada.
Quais as etapas do gerenciamento de ponto?
Sabendo da importância que o gerenciamento de ponto tem na rotina empresarial, é fundamental conhecer todas as etapas deste processo para que de fato ele traga benefícios à organização.
A seguir, conheça as principais etapas para que a empresa faça um gerenciamento de ponto eficaz na sua própria rotina.
Controle de jornada do colaborador
A primeira etapa do processo de gerenciamento de ponto está relacionada ao controle de jornada. E o primeiro questionamento de quem está à frente dessa rotina é sobre como a empresa pode registrar e gerir a jornada dos seus colaboradores.
Atualmente, por meio da Portaria 671, as empresas podem adotar três modelos de controle de jornada eletrônico para registrar os horários de trabalho dos seus empregados —- REP-P, REP-A e REP-C.
Seja no modelo manual, convencional, alternativo ou via programa, esse controle de dados é fundamental para que haja transparência na relação trabalhista.
É importante destacar, no entanto, que muitos modelos já são vistos como ultrapassados, posto que facilitam fraudes e erros de dados.
Isso ocorre principalmente para quem utiliza controles de jornada manuais, em que o colaborador anota seus dados à caneta em uma folha de ponto.
Atualmente, o preferido do mercado é o modelo digital, em que o registro pode ser feito online ou via aplicativo, com um sistema automatizado, e que possui medidas antifraude.
Tratamento do ponto
O tratamento do ponto é a análise dos dados de jornada. É nesse momento que o RH irá verificar se os registros de jornada dos colaboradores estão corretos, analisando faltas, atrasos e dados importantes para o fechamento correto da folha.
É no tratamento de ponto também que a empresa conseguirá ter uma noção concreta a respeito das jornadas dos colaboradores, podendo tomar decisões mais estratégicas para aumentar a produtividade e reduzir taxas como absenteísmo.
Apontamentos e correções
A última etapa do gerenciamento de ponto está relacionada a apontamentos e correções. Ela é a sequência do tratamento de ponto, que como foi mencionado, faz o levantamento dos dados da jornada.
Nesse caso, a empresa não só analisa esses dados como também faz os devidos apontamentos de possíveis erros de registro da jornada e realiza as correções necessárias para evitar qualquer tipo de equívoco no fechamento da folha de pagamento.
Vantagens do gerenciamento de ponto
Realizar o gerenciamento de ponto pode proporcionar à empresa uma série de vantagens, que vão desde a impossibilidade das chances de fraude até a minimização das chances de erros nos cálculos da folha de pagamento.
Saiba mais sobre essas e outras vantagens do gerenciamento de ponto a seguir:
Dificuldade em fraudes na jornada
Se a empresa utiliza um modelo de registro de ponto digital para o gerenciamento de ponto, ela dificulta as fraudes de jornada, dado que esse tipo de sistema possui uma série de medidas antifraude.
Além disso, conta com diversas possibilidades de registro — por exemplo, reconhecimento facial, por voz, geolocalização —, que se utilizam de tecnologias que impedem que determinado colaborador consiga fraudar seu ponto.
Redução de erros e cálculos
O sistema digital, aliás, é um grande apoio para que a empresa reduza os erros de registro e de cálculos durante o gerenciamento. Afinal, a maior parte do processo é automatizada, e o próprio sistema aponta automaticamente caso haja algum erro nesse controle de jornada.
Essa precisão, que não ocorre quando o processo é feito manualmente, evita que a empresa precise arcar com pagamentos muitas vezes indevidos.
Conformidade com a legislação trabalhista
A vantagem de fazer o gerenciamento de ponto é que a empresa consegue se manter em conformidade com a legislação trabalhista, seguindo com as regras previstas em torno do registro e do controle de jornada dos colaboradores.
Esses registradores de pontos digitais seguem exatamente o que diz a CLT e a Portaria 671, para que, assim, a empresa não cometa erros e se resguarde caso algum colaborador entre com um processo trabalhista contra ela posteriormente.
Erros comuns na falta de gerenciamento de ponto
A falta de gerenciamento de ponto pode ser um grande problema para a empresa, já que não controlar os dados dos colaboradores pode fazer com que não haja transparência na relação trabalhista.
Com isso, a empresa terá dificuldade para montar sua folha de pagamento, sem contar que algum colaborador pode agir de má-fé e recorrer do pagamento de horas extras que sequer fez.
Como não existe um controle, a empresa não tem como provar nada a respeito da jornada e tem dificuldade no controle dessa rotina. Conheça alguns dos principais erros da falta do gerenciamento de ponto a seguir.
Prejuízos financeiros com horas extras
Não gerenciar o ponto significa abrir margem para fraudes, tanto no registro do ponto como no cumprimento de horas extras. Isso porque se a empresa não possui um controle oficial de jornada, o colaborador pode anotar horas extras que não cumpriu.
Como a empresa não tem como comprovar que as horas extras não foram cumpridas, afinal não possui um gerenciamento de ponto, ela poderá ter prejuízos financeiros no fechamento da folha de pagamento, já que terá que arcar com os custos de horas extras indicadas pelo empregado.
Descontrole no tratamento e gerenciamento
Quando não existe um gerenciamento de ponto, há um descontrole e uma desorganização nos dados de jornada dos colaboradores, já que não existe transparência nas informações de ponto. Com isso, existem diversos erros na folha de pagamento e inconsistência nos dados.
Isso ocorre principalmente com empresas que optam por um sistema manual, em que o próprio colaborador anota seu ponto em papel, abrindo, assim, precedentes para que haja anotações erradas dos horários de trabalho e fraudes nas informações do ponto.
Falhas de segurança e fraudes
De acordo com uma pesquisa da American Payroll Association (APA), muitos profissionais destinam anualmente mais de 5 mil reais a algum colega para que, em momentos específicos, esta pessoa registre o ponto por eles, cometendo o chamado buddy punching.
Essa fraude ocorre principalmente em empresas que não realizam o gerenciamento de ponto e que estão abertas a falhas de segurança no controle de jornada.
Quando existe o gerenciamento de ponto, principalmente o eletrônico ou o digital, existem medidas antifraude que evitam esse problema.
Além disso, podem ocorrer fraudes na marcação de horas extras, possibilidade de alteração de dados no tratamento do ponto, entre outros problemas, que impactarão todo o processo de construção da folha de pagamento, que será montada sem transparência.
Como fazer gerenciamento de ponto?
Um gerenciamento de ponto efetivo depende de uma série de fatores determinantes para que o controle de jornada e o próprio fechamento da folha de pagamento não contenham erros.
Portanto, para fazer um processo do gerenciamento de ponto assertivo, é importante:
- Investir em um modelo de ponto seguro: atualmente, diversas opções são automatizadas e proporcionam um gerenciamento em tempo real, com medidas antifraude e conforme as leis trabalhistas, o que facilita o trabalho do RH na construção de uma folha de pagamento correta e sem erros.
- Seguir as leis trabalhistas: outro ponto importante é verificar se o processo de controle jornada segue as regras da CLT e da Portaria 671. Estar de acordo com as leis trabalhistas pode evitar pagamentos de benefícios indevidos e até mesmo processos relacionados à jornada de trabalho incorreta.
- Definir objetivos do controle de jornada: o gerenciamento de jornada é importante, mas tão fundamental quanto é traçar os objetivos dele no dia a dia da empresa. Questionar o porquê de utilizá-lo — análise de dados de jornada em tempo real, verificação de faltas, atrasos ou horas extras e muitos mais — pode, inclusive, dar maior relevância a ele.
- Oferecer suporte aos colaboradores: é importante que a empresa invista sempre na comunicação interna, informando rotineiramente os colaboradores sobre quais regras eles devem seguir para evitar qualquer tipo de problema ou dúvida na hora de marcar o seu ponto, inclusive incluindo no documento de comunicação interna informações sobre descontos em atrasos, faltas e pagamento de horas extras.
Conheça o PontoTel e faça o gerenciamento de ponto completo
Para fazer um gerenciamento de ponto completo e correto, é fundamental escolher uma ferramenta segura e que dê ao departamento pessoal todas as facilidades para realizar o controle de jornada, do registro à gestão de frequência.
Neste quesito, a plataforma da Pontotel se destaca, oferecendo um sistema prático, seguro e que segue todas as leis trabalhistas previstas na CLT e na Portaria 671.
Por meio da plataforma da Pontotel, a empresa conseguirá minimizar as chances de fraudes e erros no gerenciamento de ponto. Afinal, a plataforma Pontotel oferece:
- Gestão de dados em tempo real;
- Autenticidade nas marcações, com medidas antifraude;
- Planilhas de apontamento de erros, relatórios de presença, banco de horas e mais;
- Organização de escalas de forma rápida e prática;
- Sistema em nuvem que pode ser acessado a qualquer hora e lugar;
- Diversas opções para os funcionários baterem o ponto: reconhecimento facial, comando de voz, senha, geolocalização e outros;
- Cálculos automatizados de horas extras para o fechamento da folha em poucos cliques.
Quer saber mais? Entre em contato com um dos especialistas da Pontotel.
Conclusão
O gerenciamento de ponto é a melhor forma de trazer transparência para a jornada de trabalho dos colaboradores. Afinal, com essa estratégia, a empresa consegue saber exatamente o horário em que o colaborador trabalhou, saiu, atrasou-se ou fez horas extras.
Ter esses dados em mãos é essencial para que não haja erros na folha de pagamento posteriormente, evitando custos desnecessários com o pagamento de benefícios incorretos e até mesmo eliminando a possibilidade de processos trabalhistas.
Ao adotar o gerenciamento de ponto, a empresa consegue eliminar fraudes e se resguarda com dados concretos caso seja acionada em alguma auditoria ou por algum colaborador que entrou com um processo contra ela.
Neste conteúdo, foi possível conhecer todas as vantagens de quem utiliza o gerenciamento de ponto e os erros mais comuns para quem não utiliza esse controle de jornada na sua rotina.
Ao final deste artigo, foi visto como fazer o gerenciamento de ponto corretamente e o porquê a plataforma PontoTel é a melhor opção do mercado quando o assunto é o controle de jornada completo dos funcionários.
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