A folha de ponto dos funcionários é um documento feito mensalmente por diversas empresas, e seus dados interferem diretamente na folha de pagamento mensal de uma organização.
Seus apontamentos servem para a empresa identificar dados da frequência dos funcionários, como faltas, horas extras, atrasos, entre outras coisas que veremos ao longo deste texto.
Podemos dizer que fechar a folha de ponto é o processo mais crítico da rotina de RH. Se a empresa usa folha manual então, nem se fala.
A folha de ponto manual exige muito tempo e atenção, qualquer erro pode causar prejuízos tanto para o empregador quanto para o funcionário. Isso quando não terminam em um processo trabalhista.
Você deve estar pensando que é exagero, mas na verdade não é. Existe um ranking com os temas mais recorrentes de processos trabalhistas registrados nos Tribunal Superior do Trabalho. E adivinha?
A maioria dos processos tem muita relação com o controle da jornada dos funcionários.
Por isso, nesse artigo vamos falar sobre a importância da folha de ponto, o que diz a legislação atualmente e os principais tipos de folha.
Confira os principais assuntos:
- O que é folha de ponto?
- O que diz a Lei? (art 74 da CLT);
- Quando usar uma folha de ponto para funcionários?
- Vantagens e desvantagens da folha e ponto de funcionários;
- Tipos de folha de Ponto;
- Sistemas de controle de ponto eletrônico.
Vamos começar!
O que é folha de ponto?A folha de ponto é um documento feito para registrar a frequência e os horários dos funcionários durante o seu dia de trabalho. Nela, os colaboradores marcam o ponto cerca de quatro vezes ao dia. São registrados os pontos de entrada, almoço, volta do almoço e saída.
No final do mês, temos uma folha cheia de registros e, é a partir dessa folha que são retiradas as informações da frequência para a folha de pagamento. Dela são retirados dados para descontos por faltas injustificadas ou atrasos, e os adicionais como horas extras e horas noturnas.
O que diz a Lei sobre a folha de ponto? (art 74 da CLT)
O artigo 74 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), determina que os estabelecimentos com mais de 20 colaboradores, devem realizar a anotação dos horários de entrada e saída dos funcionários. Esses registros podem ser feitos em meios manuais, mecânicos ou eletrônicos.
Isso quer dizer que, independente do número de filiais que a empresa tenha, se em um estabelecimento for atingido o número de 20 funcionários é obrigatório existir um controle de frequência.
Agora, caso o seu estabelecimento não chegue ao número de 20 colaboradores, se torna opcional fazer esse controle.
Entretanto, é preciso lembrar que não ter um registro fiel dos horários dos colaboradores pode abrir margem para muitos problemas no futuro, como, a falta de controle sobre a jornada dos funcionários, a demora na identificação de questões como absenteísmo ou excesso de trabalho e até mesmo processos trabalhistas.
Nesses casos, uma folha de ponto simples pode te ajudar.
Quando usar uma folha de ponto para funcionários?
O uso de folha de ponto é obrigatório apenas para estabelecimentos com mais de 20 funcionários. Entretanto, o controle de jornada, seja ele por folha ou eletrônico, é algo essencial.
Muitas organizações cometem o erro de não controlar a jornada de nenhuma forma, e por isso acabam enfrentando diversos problemas trabalhistas.
Os motivos que as empresas alegam para não controlar o ponto são variados, vão desde pensar que sistemas de ponto são muito caros e dão muito trabalho, até dizer que os funcionários não vão preencher as folhas corretamente.
Mas parando para pensar, o que será que é mais trabalhoso, fechar a folha de pagamento e contar com a memória para lembrar qual dia o colaborador faltou ou simplesmente anotar todos os dias da frequência para ter um controle melhor?
Como vimos no começo deste texto, os processos trabalhistas envolvendo controle de jornada não são poucos. Por isso, usar um controle de frequência é uma ótima maneira de evitar esse tipo de situação.
Mas afinal, a folha de ponto basta? Vamos entender algumas de suas vantagens e desvantagens.
Vantagens e desvantagens da folha de ponto de funcionários
Você sabe quais são as vantagens e desvantagens de utilizar uma folha de ponto? Trouxemos aqui as principais.
Vantagens da folha de ponto de funcionários
Por ser uma opção de menor custo, mais simples e acessível. A folha de ponto é uma das opções mais utilizadas por pequenas e médias empresas para marcação de ponto.
Uma companhia pode implementar esse sistema de forma fácil e rápida. E para algumas empresas a otimização de custos é um quesito muito importante que deve ser levado em conta.
O problema é que inicialmente a folha de ponto é algo que realmente pode reduzir alguns custos, mas a longo prazo ela não é sempre o meio mais barato, veja o motivo.
Desvantagens da folha de ponto
Não podemos dizer que uma folha de ponto não cumpre o que ela promete. Sim, é um meio de registro de frequência.
Entretanto, ela possui desvantagens que devem ser levadas em consideração na hora de decidir se esse é o melhor meio para controlar a jornada de trabalho na sua empresa.
Para utilizá-la, você deve primeiramente analisar quantos funcionários possui, e se o seu setor de recursos humanos terá tempo de conferir e fechar todas as folhas.
Aliás, essa é uma das maiores desvantagens da folha de ponto, todo final de mês a pessoa responsável por conferir os registros leva em média duas a três semanas somente dedicada a isso.
Também vale ressaltar que ela ainda pode trazer muita dor de cabeça na hora conferir as informações. Isso porque, às vezes, a escrita dos colaboradores pode não ser fácil de decifrar.
Imagine a seguinte situação, o seu colaborador errou na hora de colocar o horário, tentou consertar e rasurou ainda mais. É muito estressante ficar tentando identificar o que está escrito ali.
Outra desvantagem, é que a folha de ponto não é segura. Ela é totalmente passível de fraude e até mesmo erros manuais na hora de passar às informações de ponto para armazenar os dados.
Por isso, meios eletrônicos ou digitais de controle de ponto possuem mais vantagens. Mas, falaremos sobre esses tipos de sistemas mais para a frente.
Agora vamos te explicar quais são os tipos de folha de ponto existentes e disponibilizar um modelo de folha personalizado da Pontotel.
Tipos de folha de Ponto
Folha de ponto simples
Uma folha de ponto simples, é uma forma de controle individual em que cada colaborador possui a sua folha com os dias do mês em questão.
Seu preenchimento também é bem simples, o funcionário anota todos os horários de sua jornada na folha de ponto e no final do mês entrega as anotações para a equipe de RH ou pessoa responsável.
Como funciona o livro de ponto
O livro ponto é uma espécie de diário, onde o funcionário anota na linha do seu nome os seus horários diariamente. Neste modelo todos os registros dos colaboradores ficam concentrados em um único lugar, o que acaba evitando a perda do documento.
Ele pode ser comprado em papelarias e possui a mesma dinâmica que as folhas de ponto.
Planilha de controle de ponto
A planilha de controle de ponto é um complemento da folha de ponto. É uma forma de organizar as informações registradas nas folhas dos funcionários. Ela possui a mesma dinâmica das que já mencionamos acima. Porém, ao invés de cada colaborador fazer o seu controle diário, o encarregado dessa tarefa é o gestor da área.
Algumas planilhas, como a que a Pontotel disponibiliza, possuem fórmulas prontas que calculam automaticamente as horas, mostrando assim os apontamentos gerais do mês daquele colaborador.
Folha de ponto mecânica
A folha de ponto mecânica, também conhecida como relógio de ponto cartográfico, é um pouco mais segura do que as anteriores.
Nesse modelo, o funcionário utiliza um relógio de ponto mecânico para registrar os horários de sua jornada em seu cartão de ponto.
O processo é bem simples, o funcionário insere o seu cartão de ponto no relógio que faz a anotação de entrada, pausa para almoço e saída.
Esse tipo de sistema solucionou o problema de rasuras e fraudes das anotações dos horários de trabalho, uma vez que ele faz as anotações exatas do horário por meio do relógio.
Entretanto, ele é tão burocrático quanto o ponto manual, uma vez que todas as informações precisam ser transcritas manualmente pelas equipes de RH.
Pode parecer uma coisa simples, mas calcular as horas trabalhadas, atrasos, horas extras e outras informações de uma folha de ponto é um processo muito trabalhoso, e requer tempo e dedicação das equipes de RH.
Folha de ponto digital
Já a folha de ponto digital ou folha de ponto online é uma das formas mais seguras para se fazer o controle das horas dos funcionários.
Nesse modelo é utilizado um sistema de controle de jornada, onde os funcionários realizam as marcações dos horários por meio de relógios de ponto, computadores, celulares ou tablets.
Dessa forma, toda vez que um colaborador realizar a marcação por meio de um desses dispositivos, o sistema preencherá a informação na sua folha de ponto automaticamente.
Os sistemas de ponto online são muito mais completos do que a folha de ponto manual. Por serem totalmente informatizados, esses sistemas possuem relatórios e mecanismos que avisam quando existem inconsistências na folha de ponto, o que faz toda diferença no gerenciamento das jornadas.
Isso, sem falar na facilidade de enviar as informações do ponto para a folha de pagamento. Com um sistema de ponto online, fechar a folha de pagamento é um processo muito mais simples e rápido.
Modelo de folha de ponto mensal para imprimir
Como falamos, muitas empresas ainda utilizam este método. E, para facilitar, preparamos um modelo gratuito desenvolvido e personalizado pela Pontotel.
Como preencher a folha de ponto manual?
Após baixar e imprimir a folha de ponto, você precisará preencher os dados da empresa e do funcionário.
Feito esse procedimento você precisará entregar a folha para os funcionários irem preenchendo, durante o mês correspondente, os dados de entrada, pausa para almoço e saída.
Quando chegar ao final do mês, será necessário recolher as folhas de ponto para então realizar o tratamento das informações, calcular o total de horas, horas extras, atrasos, faltas entre outras informações pertinentes a jornada de trabalho.
Em seguida, basta enviar as informações do ponto para a folha de pagamento.
Principais dúvidas sobre folha de ponto
Folha de ponto é obrigatória?
A CLT especifica que empresas com mais de 20 colaboradores são obrigadas a adotar um modelo de sistema de controle de jornada, podendo ser: manual, mecânico ou eletrônico. Para esses casos a folha de ponto será obrigatória.
Já para empresas com menos de 20 funcionários, a folha de ponto não será obrigatória. Porém, como falamos mais acima, controlar a jornada de trabalho dos funcionários é essencial por vários motivos.
A folha de ponto é coletiva ou individual?
A folha de ponto é um documento individual, portanto, cada colaborador deverá ter a sua, até mesmo nos casos do livro ponto.
Vamos supor que você adotou na sua empresa o livro de ponto. Dessa forma, todos os dias seus colaboradores registram os horários de trabalho nesse livro. Nesse caso, o livro é coletivo, certo?
Porém, cada colaborador tem o seu espaço neste livro, ou seja, apenas o registro de ponto é coletivo, mas as folhas de ponto devem ser individuais.
Quem deve preencher a folha de ponto?
A folha de ponto deve ser preenchida por cada funcionário individualmente durante a sua jornada de trabalho. A empresa ou gestor de área não pode preencher os horários por um colaborador nem mesmo um colaborador pode preencher a folha de outro.
O que é anotação britânica de ponto?
A expressão anotação britânica de ponto, refere-se à marcação da jornada de trabalho com horários fixos. Ou seja, todos os dias a jornada se inicia na mesma hora, minuto e segundo.
Você deve estar pensando que essa é uma situação bastante improvável de acontecer, não é? E realmente é mesmo.
A anotação britânica não transmite a realidade da jornada de trabalho, logo, existe a presunção de que isso é uma fraude.
Na tentativa de facilitar o controle de horas, muitas empresas realizavam esse tipo de anotação antigamente. Contudo, hoje em dia esse tipo de sistema de marcação de ponto é proibido. Sua proibição consta, inclusive, na nova lei de ponto, a portaria 671 em seu artigo N° 93:
Art. 93. O registro manual deve espelhar a real jornada praticada pelo trabalhador, vedada a mera assinalação do horário contratual, salvo a possibilidade de pré-assinalação do período de repouso, autorizada pelo art. 74, § 2º, do Decreto-Lei nº 5.452, de 1943 – CLT.
Pode ter rasuras na folha de ponto?
Não, a folha de ponto é um documento que comprova a frequência dos funcionários. Qualquer rasura pode indicar que a informação foi alterada e fazer com que a folha perca seu valor.
Dessa forma, caso algum colaborador erre a anotação é importante ter uma nota de observação explicando a rasura na folha.
Agora que sanamos as principais dúvidas, que tal mostrarmos como preencher a folha de ponto dos seus colaboradores por meio da planilha ou da folha de ponto?
Modelo de folha de ponto para Excel 2024 [Planilha]
Se você ainda não possui um método eficiente de controle de horas, está na hora de organizar essas informações em uma planilha que realiza a contagem das horas.
Baixe agora a planilha e continue lendo o artigo pois vamos te mostrar como ela pode te ajudar.
Como bater ponto na planilha?
A planilha de controle de horas criada pela Pontotel, pode ser utilizada tanto no programa do Excel, quanto no Google Planilhas.
No caso do Google Planilhas, a vantagem é que a planilha será armazenada na nuvem. Assim, você e seus gestores poderão acessá-la de qualquer lugar, como por exemplo no home office.
A planilha já traz em suas células as fórmulas para o cálculo automático das horas que serão inseridas.
Dessa forma, é só baixar o arquivo e preencher com as informações da sua empresa, equipe e dados de cada colaborador.
Feito isso, é só alimentar a planilha com as informações diárias de entrada, saída e pausa para almoço. Quando chegar o fim do mês, você poderá consultar a quantidade de horas trabalhadas, horas extras realizadas além de possíveis atrasos e faltas.
Um dos benefícios é a centralização das informações do ponto em um único lugar. Afinal, quando falamos de controle de horas, é fundamental que os dados estejam organizados.
Mas se a sua empresa quiser facilitar ainda mais esse processo e modernizar a sua empresa, enquanto economiza tempo e recursos, a melhor saída é um sistema de ponto eletrônico.
Sistemas de controle de ponto eletrônico
Lembra que mais acima dissemos que existem sistemas que fazem todo esse trabalho de coleta, organização e cálculo das horas trabalhadas automaticamente?
Seria muito mais prático e simples ter um sistema assim na sua empresa, não é mesmo?
Por esse motivo, muitas companhias têm optado pela folha de ponto online, disponibilizada por meio do controle de ponto eletrônico online.
Os sistemas de registro de ponto online são equipamentos que permitem a marcação dos horários de trabalho, de uma forma simples e muito mais eficaz do que os sistemas manuais.
Hoje em dia o celular também é uma forma de registro de ponto. Quer coisa mais simples que isso? Afinal, quase todo mundo tem celular hoje em dia.
Então, porque não utilizá-lo para gerenciar as jornadas de trabalho? Confira as principais vantagens desse tipo de controle.
Vantagens de bater o ponto no celular
Aplicativos de controle de jornada, como o desenvolvido pela Pontotel, são muito inteligentes, práticos e possuem diversas medidas de segurança como a geolocalização e oreconhecimento facial.
Tornando impossível um colaborador rasurar ou fraudar suas marcações.
Com a utilização da internet, as marcações de ponto são enviadas em tempo real para o sistema de tratamento de ponto.
Dessa forma, as equipes de RH conseguem acompanhar tudo que está acontecendo dentro da empresa, ou seja, quem está atrasado, fazendo horas extras, e muito mais.
Mas, não se preocupe, se o dispositivo não estiver conectado à internet, assim que for acontecendo os registros, ele armazenará e fará a transmissão dos dados para o sistema integrado.
Qual a melhor forma de gerenciar a jornada de funcionários?
A Pontotel é um sistema de registro, gestão e tratamento de ponto completo, sendo a melhor forma de gerenciar a jornada de seus funcionários.
Nossa plataforma possui múltiplas formas de marcação de ponto, um banco de horas robusto, cálculo de horas automático e acompanhamento em tempo real.
Sua empresa pode ter acesso a jornada dos colaboradores através de um computador ou dispositivo móvel, a hora que precisar. Nosso aplicativo de ponto é compatível com os sistemas operacionais iOS e Android, além de funcionar de forma offline e possuir diversas medidas de segurança!
Conheça mais sobre a Pontotel e nossas soluções. Agende uma conversa gratuita com um de nossos especialistas em ponto!
Conclusão
Gerenciar a jornada de trabalho dos funcionários é essencial para garantir a conformidade com a legislação trabalhista e evitar problemas como processos trabalhistas. Apesar das vantagens e desvantagens de cada tipo de folha de ponto, o importante é escolher um método que se adapte às necessidades da sua empresa e facilite o trabalho do setor de RH.
Se você ainda utiliza o método manual e está procurando uma solução eficiente, baixe agora nosso modelo gratuito de folha de ponto mensal. Ele foi desenvolvido para simplificar o controle de frequência dos seus colaboradores, economizando tempo e recursos.
No entanto, se você busca otimizar ainda mais esse processo, considere adotar um sistema de controle de ponto eletrônico, como o oferecido pela Pontotel. Com ele, você terá acesso a uma plataforma completa, segura e prática, que facilita a gestão das jornadas de trabalho e garante a precisão dos dados.
Não perca mais tempo e comece a melhorar o controle de ponto na sua empresa hoje mesmo!
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