Um dos processos mais importantes do setor de Departamento Pessoal ou de Recursos Humanos é o fechamento da folha de ponto dos colaboradores. É por meio desta atividade que são calculadas as horas trabalhadas pelo profissional durante um determinado período de tempo.
Esse cálculo é o que determina a remuneração do trabalhador ou ainda o saldo do banco de horas. Cada erro realizado na folha de ponto dos funcionários pode gerar um problema para a empresa, desde perdas financeiras até processos trabalhistas na justiça.
Por isso, saber como fazer a folha de ponto corretamente é primordial para quem cuida da burocracia da área de Recursos Humanos. Atualmente, a tecnologia permite a otimização do processo e diminui as chances de erros, entretanto, também é possível fazer a folha de ponto manualmente.
Neste artigo, vamos abordar todos os detalhes sobre o tema, como a maneira correta de preencher folha de ponto, a importância do documento e modelos, entre outros assuntos.
Aqui você vai aprender:
- O que é a folha ponto?
- Quais os tipos de folha de ponto?
- Como se faz uma folha de ponto?
- O que diz a CLT sobre folha de ponto?
- A folha de ponto deve ser assinada?
- Como calcular a folha de ponto?
- A que o RH precisa estar atento na folha de ponto?
- Qual aplicativo calcula a folha de ponto automaticamente?
Está interessado? Continue a leitura para saber mais!
O que é a folha ponto?
A folha de ponto é o documento, no qual é feito o registro dos horários dos colaboradores. Nela, devem ser registrados a entrada, saída e as pausas para descanso realizadas pelos profissionais.
É a partir da folha de ponto que é feito o cálculo do salário do colaborador em um período determinado, normalmente, um mês de trabalho. Mesmo que a empresa não faça o pagamento de horas extras ou descontos de atraso, ainda é por meio deste registro que serão calculadas as horas a serem depositadas no banco de horas.
Cada trabalhador tem uma folha de ponto individual e, mesmo que a companhia tenha muitos funcionários, é obrigatório que o controle seja feito pela equipe de Departamento Pessoal.
Pela folha de ponto, as empresas conseguem controlar o índice de faltas, atrasos ou até exageros nas horas extras, podendo tomar atitudes para resolver eventuais problemas.
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Quais os tipos de folha de ponto?
Ao longo dos anos, os modelos de folha de ponto foram se modernizando, mas, muitas empresas ainda optam pelo formato manual ou o famoso cartão de ponto. Abaixo, explicamos mais detalhes sobre cada um dos modelos:
Manual
A folha de ponto manual é aquela na qual o trabalhador faz o registro da sua jornada de trabalho em um caderno ou folha. Neste formato, cada colaborador possui uma folha para o controle dos horários e escreve no papel todas as movimentações.
Geralmente, quando este é o modelo escolhido, o profissional assina as informações registradas diariamente.
A principal desvantagem da folha manual é que dificulta o cálculo, pois o profissional do departamento pessoal precisará calcular individualmente as informações de cada colaborador da empresa. Sendo assim, as chances de erro no cálculo da folha de ponto aumentam.
Cartão de ponto cartográfico
Outro formato tradicional é o cartão de ponto cartográfico que, provavelmente, você já deve ter visto em alguma cena de filme antigo.
Neste tipo de folha de ponto mecânica, o trabalhador possui um cartão individual e o insere a cada entrada e saída no relógio de ponto cartográfico. O registro do horário é impresso automaticamente, garantindo a fidelidade da hora marcada.
Assim como a folha de ponto manual, o cartão de ponto cartográfico é mais suscetível a erros já que irá depender exclusivamente dos cálculos feitos pelo RH.
Planilha no excel
Um modelo um pouco mais moderno é a folha de ponto no excel. Ela também se encaixa na categoria manual, pois é necessário que o colaborador insira os horários da sua carga horária de trabalho. A principal diferença para o de papel é que as fórmulas da ferramenta facilitam o cálculo das horas trabalhadas ao final do mês, diminuindo as falhas na contagem de horas extras ou negativas.
Digital
A tecnologia trouxe benefícios também para o controle da folha de ponto. Atualmente, existem aplicativos que fazem o registro automático da entrada e saída dos colaboradores, inclusive quando não há acesso à internet.
Esses softwares podem ser acessados por dispositivos móveis, facilitando o controle da jornada de profissionais que atuam em campos externos, por exemplo.
Além disso, outro benefício das folhas de ponto digitais é que, normalmente, os cálculos do fechamento são realizados automaticamente pelo sistema, diminuindo exponencialmente as chances de erros humanos.
Como se faz uma folha de ponto?
Agora que você já entendeu o que é e qual sua importância para o departamento pessoal e a área de recursos humanos, deve estar se perguntando como fazer e como preencher a folha de ponto. Abaixo, elencamos as principais informações que devem constar no documento. Confira!
Informações da empresa
É obrigatório que a folha de ponto contenha as informações da empresa empregadora. Além da razão social da companhia, é importante colocar dados como CNPJ e, em caso de possuir mais de uma sede, informar em qual local atua aquele trabalhador em específico.
Informações do colaborador
Por ser um documento individual, para fazer a distinção, é indispensável conter as informações sobre o colaborador. Entre os dados, podemos elencar: nome, cargo, área de atuação, data da contratação e carga horária conforme contrato de trabalho.
Informações sobre registro de ponto
Por fim, a folha de ponto deve ter espaços para incluir as informações do registro da jornada de trabalho. O documento deve ser organizado com os espaços para preenchimento de data, dia da semana, horários de entrada e saída, pausas para descanso, entre outras. Importante ainda verificar as particularidades de cada colaborador, como modelo de escala.
O que diz a CLT sobre folha de ponto?
É importante destacar que a folha de ponto é uma obrigatoriedade prevista na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) para a maioria das empresas brasileiras. O controle da jornada de trabalho do colaborador deve ser feito por toda companhia que possua mais de 20 colaboradores em seu estabelecimento, conforme o artigo 74 da legislação:
“O horário de trabalho será anotado em registro de empregados.
§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.“
Isso significa que essas companhias devem realizar o registro de horas, entretanto, orienta-se que mesmo as empresas com menos funcionários também façam o controle de folha de ponto uma vez que registrar as horas traz mais transparência para a relação de trabalho, além de facilitar os cálculos para remuneração.
Portaria 671: quais mudanças na folha de ponto para estar atento
Em 11 de novembro de 2021, o Ministério do Trabalho e Previdência (MTP) publicou a portaria 671 que, entre outros assuntos, trouxe alterações para as regras de folha de ponto.
A nova regulamentação apresenta mudanças para os registros manuais e mecânicos e regulamenta o funcionamento dos registros de pontos eletrônicos, que até então eram considerados modelos alternativos.
O artigo 93, por exemplo, afirma que os pontos manuais devem refletir a real carga horária de trabalho do funcionário, não podendo ser preenchida apenas com o horário contratual, ação chamada de ponto britânico. Essa mudança tem o intuito de diminuir o preenchimento automático dos dados que, muitas vezes, podem ser prejudiciais para o colaborador, omitindo horas extras, por exemplo.
Já os pontos mecânicos também precisam espelhar a real jornada do trabalho e o registro deve ser feito por processo mecânico, com as marcações realizadas de forma impressa e indelével, em cartão individual.
As principais mudanças estão na regulamentação do controle de ponto eletrônico. A portaria 671 deixou mais claras as modalidades do registro eletrônico e criou subcategorias. Agora existem três formatos:
- REP-C – Registro de ponto convencional;
- REP-A – Conjunto de equipamentos e programas de computador que tem sua utilização destinada ao registro da jornada de trabalho;
- REP-P – Sistema de registro eletrônico de ponto via programa, que inclui os coletores de marcações, o armazenamento de registro de ponto e o programa de tratamento de ponto.
Além disso, ao optar pela folha de ponto eletrônica, a empresa deve fornecer ao trabalhador a confirmação de cada registro de entrada e saída em formato impresso ou digital.
A folha de ponto deve ser assinada?
Uma dúvida bastante comum é se a folha de ponto deve ser assinada. Apesar de não estar clara na lei essa necessidade, a orientação é que, ao final de cada mês, o colaborador assine sua folha de ponto.
A atitude traz benefícios para ambas as partes, pois o colaborador pode conferir as informações e o empregador fica resguardado judicialmente caso o trabalhador venha a requisitar direitos na justiça trabalhista.
Como calcular a folha de ponto?
Depois de fazer o preenchimento da folha de ponto, a atividade principal é fazer o fechamento do mês.
É neste momento que os profissionais do DP/RH irão verificar se o colaborador cumpriu com a jornada de trabalho prevista no contrato, se realizou horas extras e se trabalhou mais que deveria no período.
Lembre-se de que esse documento é individual, portanto, cada colaborador terá um cálculo diferente.
Quais cálculos devem ter na folha de ponto?
A folha de ponto deve trazer as informações de horários de entrada e saída, assim como pausa para os intervalos intrajornada, ou seja, descanso para alimentação. Logo, o time de DP precisa extrair da folha de ponto informações como atrasos, horas extras, adicional noturno, adicional por trabalho aos domingos e feriados, entre outros.
Todos esses dados impactarão diretamente a remuneração do colaborador naquele período e qualquer falha no cálculo da folha de ponto pode gerar problemas para a empresa no futuro, como custos com processos trabalhistas e pagamento de indenizações.
A que o RH precisa estar atento na folha de ponto?
O preenchimento da folha de ponto é algo que deve ser feito diariamente por cada profissional e, por isso, alguns erros e esquecimentos podem ocorrer. Por isso, é importante que a equipe de recursos humanos esteja atenta e verifique eventuais falhas nas informações da folha de ponto.
No caso de ponto manual, por exemplo, deve-se verificar se há rasuras no documento. Também é essencial verificar se, por algum motivo, o colaborador esqueceu de fazer o registro de ponto. Por conta da rotina, muitas vezes, o profissional registra a entrada e saída, mas não lembra de anotar a saída para o almoço.
Sendo assim, é primordial verificar esses detalhes antes de fazer o fechamento da folha de ponto. É indicado ainda que o RH faça ações de conscientização sobre a importância do preenchimento correto do documento.
Qual aplicativo calcula a folha de ponto automaticamente?
O ponto eletrônico pode apenas fazer o registro da jornada de trabalho ou ainda auxiliar no tratamento dos dados dos trabalhadores.
Este é o caso do sistema de controle de ponto da Pontotel. O software digital do tipo REP-P gerencia a jornada dos colaboradores desde o registro do ponto até os cálculos, tratamento e fechamento da folha.
Com a ferramenta, é possível evitar erros de apontamentos, banco de horas descontrolados e até fraudes, minimizando as falhas nos cálculos da folha de ponto e melhorando a gestão de pessoas.
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Conclusão
Em resumo, a folha de ponto é um documento para controle da jornada de trabalho dos colaboradores. A equipe de departamento pessoal tem a função de fazer o fechamento e cálculo da folha de pagamento a partir dos dados registrados.
O registro de ponto é obrigatório para todas as empresas com mais de 20 funcionários e tem a função de resguardar o empregador judicialmente e facilitar o cálculo da remuneração dos trabalhadores.
Existem diversos modelos de folha de ponto: manual, mecânico e digital, sendo que o último diminui as possibilidades de erros nos cálculos, já que fornecem até a opção de realizar o tratamento dos dados automaticamente.
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