O fechamento de folha de ponto é uma das rotinas mais importantes dentro das empresas. Ele é a referência para que a empresa saiba exatamente se o colaborador está cumprindo sua jornada, e é a base para os descontos e pagamentos extras da folha de pagamento.
No dia a dia das empresas, esse processo é visto como um dos mais burocráticos e complexos, uma vez que é necessário seguir a legislação trabalhista e se atentar a todos os detalhes da jornada do colaborador – entrada, saída, períodos de descanso, atrasos e faltas.
Estima-se que as empresas brasileiras gastam mais de 135 dias no ano dedicadas a trabalhos burocráticos, como o fechamento de folha de ponto, segundo pesquisa do Sage Brasil e América Latina.
É importante ressaltar que qualquer erro no fechamento de folha de ponto pode acarretar em ações trabalhistas, em que o funcionário pode requerer o pagamento de horas extras e até mesmo sinalizar que a empresa não permitia que ele cumprisse seu tempo de intervalo.
Sendo assim, a folha de ponto serve como base documental e concreta para que tanto a empresa como o colaborador tenham uma prova de que a jornada de trabalho está sendo cumprida.
Mas como fazer fechamento de folha de ponto ela funciona e como escolher o melhor modelo? Neste artigo você vai saber:
- O que é o fechamento de folha de ponto?
- O que diz a legislação sobre a folha de ponto?
- Principais modelos de fechamento de folha de ponto
- O que é necessário para realizar o fechamento de folha de ponto?
- Como tornar esse processo automatizado?
- Vantagens da Pontotel no fechamento de folha de ponto
- Principais dúvidas sobre fechamento de folha de ponto
Boa leitura!
O que é o fechamento de folha de ponto?
Antes de explicar sobre o fechamento de folha de ponto, é importante saber o que é esse documento. A folha de ponto é um registro completo da jornada do colaborador, que contém dados de entradas, saídas, atrasos, faltas, horas extras e outros do seu dia a dia.
É um documento que serve de base para a empresa calcular corretamente a folha de pagamento. Ele serve também de resguardo tanto para o empregado como para o empregador comprovar, se necessário, informações da jornada em um processo trabalhista.
Já o fechamento de folha de ponto é o processo pelo qual a empresa verifica todas as marcações e registros efetuados pelo colaborador ao longo da jornada acordada em contrato.
O resultado da folha de ponto é que servirá de referência para a empresa efetuar o pagamento do salário do colaborador, com seus devidos acréscimos ou descontos, baseados justamente na sua jornada e no período analisado.
Como funciona esse processo?
O processo de fechamento de folha de ponto é a reunião de todos os detalhes da jornada do colaborador, da sua entrada até o término do expediente. Lembrando que para que o registro seja correto é importante que ele reúna informações sobre intervalos, atrasos e faltas.
Dentro desta rotina, existe a parte do levantamento das informações do colaborador, análise dos registros, conferência dos dados e por fim o fechamento da folha de pagamento.
O que diz a legislação sobre a folha de ponto?
A legislação prevê, no Art. 47 da CLT, que todas as empresas com mais de 20 colaboradores precisam, obrigatoriamente, registrar as entradas e saídas dos seus funcionários. Diz a lei:
§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019).
Porém, a lei que serve de referência para a organização da folha de ponto também segue outros artigos, principalmente o artigo 459, que é a base para o prazo de pagamento. Saiba mais sobre ele a seguir.
Artigo 459 CLT
O artigo 459 da CLT é aquele que prevê que a empresa deve efetuar o pagamento do salário do colaborador até no máximo o quinto dia útil. Isso significa que o fechamento de folha de ponto deve ter um prazo específico, seguindo as regras do eSocial.
Sabendo disso, recomenda-se que a folha de pagamento seja fechada até o último dia útil do mês, para que dê tempo de organizar os pagamentos.
Art. 459 – O pagamento do salário, qualquer que seja a modalidade do trabalho, não deve ser estipulado por período superior a 1 (um) mês, salvo no que concerne a comissões, percentagens e gratificações.
§ 1º Quando o pagamento houver sido estipulado por mês, deverá ser efetuado, o mais tardar, até o quinto dia útil do mês subsequente ao vencido
Principais modelos de fechamento de folha de ponto
No mercado existem diversos modelos de folha de ponto, alguns que seguem um processo mais manual e outros automatizados, que inclusive facilitam o processo de fechamento da folha de pagamento.
Confira abaixo os principais.
Manual
O modelo de fechamento de folha de ponto manual é aquele tradicional, em que o colaborador registra manualmente sua jornada.
Esse tipo pode até parecer menos custoso para a empresa, contudo é o modelo que está mais exposto a possíveis erros nas anotações e até mesmo fadado a possíveis fraudes nas anotações de horários, assinaturas, etc.
Mecânico
No sistema mecânico quem faz a marcação é um relógio mecânico cartográfico. Nele, o colaborador insere um cartão de papel e o relógio faz a marcação com um carimbo ou um furo.
O principal problema desse ponto é que no fim do mês a jornada precisa ser transcrita pelo setor de RH para uma planilha, abrindo margem para erros.
Planilha
A planilha também é parte integrante de um processo manual de registro de ponto. Na planilha, o colaborador insere suas informações manualmente, direto em um arquivo de Excel ou via Planilha do Google.
Esse documento servirá de base para o RH fechar a folha de pagamento e montar sua própria planilha com as informações do colaborador. Esse tipo de processo além de levar tempo também está passível de erros e fraudes.
Sistema de ponto digital
O sistema de ponto digital é o modelo considerado pelo mercado como o mais moderno, eficiente e seguro para registrar a jornada do colaborador.
Além de oferecer várias formas de registro – controle de voz, biometria e reconhecimento facial – tudo pode ser feito via web, tablet ou celular.
Sem contar que os cálculos são automáticos e a empresa tem à disposição informações em tempo real da jornada do colaborador, facilitando inclusive as tomadas de decisão sobre necessidade de horas extras, cortes de pessoal e montagem de escalas de trabalho.
O que é necessário para realizar o fechamento de folha de ponto?
O fechamento de folha de ponto é dependente de uma série de processos que exigem da empresa muita atenção para seguir a lei e fazer um controle de jornada dentro do que lhe é exigido.
Para não errar, a empresa deve então seguir os seguintes passos no fechamento de folha de ponto.
Contabilizar a jornada do colaborador
O primeiro passo é definir um modelo de registro de toda a jornada do colaborador – entradas, saídas, pausas, faltas, atrasos ou horas extras. Já que é por meio dessa contabilização que será possível construir a folha de pagamento.
Portanto, o primeiro passo para realizar o fechamento de folha de ponto é definir o modelo utilizado para registrar a jornada.
Analisar horário de entrada e saída
Outro passo importante no fechamento de folha de ponto é analisar se o colaborador está cumprindo o horário de entrada e saída previamente definido na assinatura do contrato.
É importante que o colaborador siga o horário combinado e que a empresa faça uma análise criteriosa referente a esse processo para não dar diferença no fechamento de folha e nas informações repassadas ao eSocial.
Analisar horário de pausa
Analisar os horários de pausa também faz parte do processo de fechamento da folha.
A partir dessa análise a empresa conseguirá saber se o colaborador está cumprindo sua jornada na totalidade e se realmente está fazendo pausas obrigatórias, como a do intervalo para o almoço.
Ter uma visão desse horário contribui para que a organização evite que posteriormente o colaborador acuse-a de não ter permitido ele fazer os intervalos, previstos no art. 71 da CLT:
“Art. 71 – Em qualquer trabalho contínuo, cuja duração exceda de 6 (seis) horas, é obrigatória a concessão de um intervalo para repouso ou alimentação, o qual será, no mínimo, de 1 (uma) hora e, salvo acordo escrito ou contrato coletivo em contrário, não poderá exceder de 2 (duas) horas.
4º – Quando o intervalo para repouso e alimentação, previsto neste artigo, não for concedido pelo empregador, este ficará obrigado a remunerar o período correspondente com um acréscimo de no mínimo 50% (cinqüenta por cento) sobre o valor da remuneração da hora normal de trabalho. (Incluído pela Lei nº 8.923, de 27.7.1994)”.
Faça os apontamentos completos da folha
Os apontamentos nada mais são do que detalhes que a empresa precisa se atentar e que impactarão posteriormente na folha de pagamento.
Esses apontamentos precisam e devem ser feitos na folha de ponto. Entre os principais apontamentos que a empresa deve sinalizar estão as faltas, abonos e horas extras.
Calcule a folha de ponto do colaborador
Após levantar todas as informações da jornada do colaborador, realizar os apontamentos, o último passo é calcular folha de ponto.
Isso significa usar o salário base, considerando o cumprimento da jornada, e realizar os devidos descontos ou acréscimos baseados nos dados expostos pela folha de ponto.
Como tornar esse processo automatizado?
A cada dez empresas na América Latina, sete afirmam que investiram nos últimos anos na automação de seus processos, segundo um estudo realizado pela everis e a MIT Technology Review.
80% das empresas inclusive apontam a automação como fator decisivo para o seu futuro. Neste cenário, um dos processos que se encaixam perfeitamente nessa possibilidade de automação é a folha de ponto.
Para tornar esse processo de fechamento de folha de ponto automatizado é imprescindível que a empresa invista em um sistema que lhe ofereça uma boa proteção de dados, segurança jurídica e fácil acesso às informações dos colaboradores.
A automatização de processos pode se tornar realidade a partir do momento que a empresa consegue abraçar a tecnologia na sua rotina e entende que eliminar burocracias pode deixá-la mais estratégica.
Utilize um sistema de ponto automatizado e digital
Para fazer com que o processo automatizado da folha de ponto se torne realidade, a principal alternativa é utilizar um sistema de ponto automatizado e digital, que facilita a gestão e o controle das informações da jornada de forma rápida e prática.
Com esse tipo de automatização a empresa poderá:
- Fechar a folha de pagamento mais rapidamente;
- Facilitar a rotina dos colaboradores com novas alternativas para bater ponto;
- Eliminar possíveis erros de cálculo com um sistema que efetua contagem de horas automaticamente;
- Armazenar os dados em nuvem, eliminando fraudes ou perda de documentos;
- Oferecer maior transparência na jornada dos colaboradores.
Vantagens da Pontotel no fechamento de folha de ponto
Quando o assunto é o fechamento de folha de ponto, é essencial que a empresa utilize um sistema prático, seguro e automatizado, evitando possíveis erros nesse processo.
Neste sentido, o sistema da Pontotel se destaca no mercado, reduzindo em até 80% o tempo do fechamento da folha de pagamento.
Benefícios da folha de ponto online
Adotar uma gestão de jornada, via folha de ponto online, pode facilitar e muito a rotina empresarial. Além de otimizar alguns pontos neste processo e minimizar as chances de erro. Conheça a seguir algumas das principais vantagens em adotar o sistema da Pontotel.
Cálculos da jornada e relatórios automáticos
Com o sistema da Pontotel sua empresa poderá baixar até 30 relatórios com as informações da jornada do colaborador – banco de horas extras, planilha de apontamentos, dispensas, atestados e muito mais.
Além disso, os cálculos de jornada são completamente automatizados, com um sistema que segue as regras da legislação trabalhista, sindical e de jornada.
Facilidade para cálculo de folha de pagamento
Com o sistema da Pontotel, assim que os dados de ponto são inseridos no sistema, automaticamente ele realiza o cálculo das horas trabalhadas. Além disso, o próprio sistema cria relatórios de apontamentos, como faltas e atrasos, para facilitar o fechamento da folha.
Com isso, o gestor não precisa se preocupar em reunir essas variações para fazer o cálculo de forma manual posteriormente, o que aumenta as chances de erro.
Integração com outros sistemas
Outra vantagem de adotar o sistema da Pontotel é que ele se integra facilmente com os sistemas de folha de pagamento das empresas.
Essa integração do sistema permite, então, que a empresa utilize apenas um local para administrar o registro da batida de ponto, o tratamento de dados, a gestão de frequência e de jornada e a emissão de relatórios.
Dados em nuvem
Todos os dados do sistema da Pontotel estão em nuvem, o que significa que o gestor pode acessá-los a qualquer hora e lugar, de forma rápida e prática.
Essa facilidade permite que a empresa tenha um controle real da jornada dos colaboradores. Evitando possíveis perdas de documentos ou inconsistência de informações que podem ocorrer dentro de um processo manual.
Principais dúvidas sobre fechamento de folha de ponto
O fechamento de folha de ponto também é alvo de diversas dúvidas, uma vez que é um dos processos empresariais mais burocráticos da empresa. Devido a sua importância, os questionamentos são comuns para que não sejam cometidos erros no fechamento.
Entre as questões mais comuns que envolvem o fechamento de folha de ponto é possível destacar:
Quando fechar?
O fechamento da folha deve ser feito até o último dia do mês vigente, uma vez que assim a empresa consegue organizar o pagamento do salário do colaborador, que deve ser realizado até o 5° dia útil do mês.
O envio dos dados da folha de pagamento para o eSocial deve ser realizado até o dia 15 do mês subsequente ao mês de fechamento da folha.
O colaborador precisa assinar manualmente?
Não. A lei não prevê obrigatoriedade de assinatura manual ou digital na folha de ponto. A empresa pode, no entanto, exigir que o colaborador assine o documento para se resguardar quanto a possíveis problemas trabalhistas.
O que mudou com o eSocial?
O eSocial surgiu com o intuito de simplificar o envio de documentos trabalhistas das empresas para os órgãos do governo.
Com esse sistema os repasses de informações foram unificados, retirando a necessidade da empresa mandar dados separadamente para a Receita Federal, Previdência Social e outros.
Com a implementação do eSocial, no entanto, as empresas precisaram aumentar o cuidado quanto ao envio das informações da jornada dos colaboradores. Posto que, todos os dados a serem repassados à plataforma precisam estar em consonância.
Pois, caso o governo precise cruzar as informações repassadas pela empresa, com o que de fato ela tem, é necessário que tudo esteja de acordo, sem inconsistências.
Assim, o eSocial mudou a rotina das empresas, pois facilitou o envio de documentos ao governo, aumentou a fiscalização na folha de pagamento e definiu novos prazos para envio das informações.
Como escolher o melhor modelo de folha de ponto?
Antes mesmo de escolher um modelo de folha de ponto a empresa precisa ter ciência sobre suas necessidades e realidade quanto a esse processo. Essa análise é importante para a empresa se adequar ao serviço que melhor lhe atende.
Mesmo assim, o ideal, nesse momento, é optar por um sistema de registro e gestão de ponto que traga mais praticidade a essa rotina e elimine de alguma forma parte dessa burocracia.
Outro ponto a se avaliar nessa escolha é se o modelo oferece segurança jurídica à empresa, quanto ao armazenamento e gestão das informações dos colaboradores, e praticidade para efetuar os cálculos.
Uma vez que, se o gestor tiver avaliado esses pontos, pode elencar os prós e contras de cada modelo e sinalizar qual poderia trazer maior vantagem no sentido de eliminar possíveis chances de erros e agilizar o fechamento de folha de ponto.
Por que optar pelo sistema da Pontotel?
O sistema da Pontotel tem tudo o que sua empresa precisa para facilitar o registro e a gestão de ponto, de forma prática e segura. Com a Pontotel os processos operacionais se tornam menos burocráticos e mais automatizados.
Permitindo que os setores foquem em questões mais estratégicas de gestão de pessoas. Com o sistema da Pontotel sua empresa vai:
- Reduzir o tempo com o fechamento da folha de pagamento;
- Economizar até 30% com o corte do pagamento de horas extras;
- Diminuir as chances de passivos trabalhistas;
- Trazer maior segurança na gestão e armazenamento de dados, baseado na lei;
- Visualizar em tempo real as informações das jornadas;
- Emitir relatórios de inconsistências ou indicadores de desempenho;
- Ter autenticidade nas marcações com um sistema antifraude com 5 medidas de segurança;
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Conclusão
Neste artigo foi possível perceber a importância do fechamento de folha de ponto na rotina empresarial e como fazer folha de ponto.
Tendo não só uma visão de função de resguardo para a empresa e do colaborador em relação às obrigações trabalhistas, mas também identificando sua função na folha de pagamento.
Afinal, como citado ao longo do artigo, a folha de pagamento é completamente dependente da folha de ponto, que é o guia necessário para que a empresa realize acréscimos ou descontos no salário do colaborador no fechamento da folha mensal.
Pela complexidade dessa rotina, muito desse processo exige uma atenção redobrada da empresa e neste sentido a automatização aparece como um grande apoio para diminuir as chances de erros e agilizar essa rotina de uma forma geral.
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