A primeira tarefa no dia a dia de qualquer colaborador é registrar sua presença no sistema de acompanhamento de jornada da empresa. Porém, existem algumas situações que podem causar erros no registro de ponto, e saber como lidar com esses problemas é muito importante para que esses equívocos não prejudiquem empregados ou empregadores.
É por meio do controle de ponto que as empresas conseguem acompanhar a rotina de trabalho dos seus empregados, desde o horário da entrada até o momento da saída. Por isso, falhas nesse registro precisam ser evitadas ao máximo, para que o RH não sofra com cálculos equivocados de salário.
E como identificar os principais erros no registro de ponto e, assim, conseguir lidar com eles? É sobre isso que este conteúdo irá tratar. Aqui, você verá:
- Como funciona o registro de ponto?
- O que são os erros no registro de ponto?
- Quais os erros mais comuns no controle de ponto?
- Como os erros no registro de ponto podem prejudicar as empresas?
- Como acabar com os erros no registro de ponto?
Aproveite o aprendizado!
Como funciona o registro de ponto?
O registro de ponto é uma atividade simples e que precisa ser realizada todos os dias por quem trabalha em regime CLT. Esse registro é a marcação de ponto da jornada de trabalho, tanto no momento da entrada como nas pausas e na saída da empresa.
Todos os dados colhidos no registro de ponto são essenciais para o fechamento da folha de pagamento dos funcionários, ou seja, se um profissional realiza trabalho extra, atrasa ou falta, esses dados são computados no registro de ponto, tanto para o pagamento extra como para o desconto de horas não trabalhadas, por exemplo.
O que são os erros no registro de ponto?
Se o registro de ponto está relacionado à presença do trabalho e ao horário da jornada de trabalho, os erros no registro de ponto se relacionam aos empecilhos que podem impedir que um profissional registre seu expediente.
Esses erros podem estar ligados a questões pessoais, como o esquecimento por parte do profissional, questões materiais, como a falta de internet, ou até mesmo algum erro no sistema de ponto.
No entanto, é importante que o RH saiba lidar com essas situações de maneira inteligente, afinal, erros no registro de ponto não podem influenciar negativamente o acompanhamento da jornada e, principalmente, o fechamento da folha de pagamento dos profissionais.
Quais os erros mais comuns no controle de ponto?
Apesar de os sistemas de registro de ponto serem cada dia mais modernos, ainda é comum que alguns erros aconteçam no dia a dia das empresas. Pensando nisso, a seguir estão elencados alguns dos principais erros no controle de ponto. Confira.
Esquecer de bater o ponto
O esquecimento é um dos principais fatores de erros no registro de ponto dos funcionários. Isso porque muitos profissionais simplesmente se esquecem de bater o ponto no retorno do almoço ou por conta da pressa na hora da saída do trabalho.
Trata-se de um erro humano que está relacionado à responsabilidade de cada colaborador em registrar a própria rotina de trabalho. Por isso, é fundamental que existam mecanismos que auxiliem os profissionais a não esquecer de registrar o ponto.
Atualmente, existem sistemas de ponto que alertam os trabalhadores sobre o momento certo de marcar o ponto, e esse tipo de aviso é essencial para que as empresas não precisem ajustar ou anular uma marcação incorreta.
Fazer a marcação incorreta
Outro erro comum que também está relacionado a falhas humanas é a marcação incorreta do ponto.
Esse tipo de erro é muito frequente na hora de registrar a pausa do almoço, pois muitos profissionais só se lembram desse registro depois que já saíram ou retornaram da pausa, e então, marcam o ponto em horários totalmente inadequados.
Alguns profissionais podem achar que esse tipo de marcação incorreta não afeta em nada no registro, porém, imagine a seguinte situação:
- Um profissional deveria encerrar seu expediente antes das 22 h, mas, por algum motivo, ele se esquece de marcar seu ponto de saída e só se recorda da marcação após as 22 h. Então, o trabalhador resolve registrar esse ponto. A princípio, o erro não influenciaria em nada, porém, todo trabalhador que atua após as 22 h deve receber adicional noturno, ou seja, esse erro de registro pode obrigar a empresa a pagar o funcionário por um adicional não trabalhado, tudo por conta de um erro de registro que pode afetar a folha de pagamento.
Fraude no registro
A fraude no registro de ponto não é exatamente um erro, mas sim uma ação deliberada, que pode partir do contratante ou do contratado.
Normalmente, essas situações são mais comuns quando a empresa utiliza um sistema de registro de ponto manual ou mecânico, em que as alterações são mais fáceis de serem feitas, mesmo sendo proibidas pela CLT.
Do lado do colaborador, pode acontecer de um profissional mal-intencionado solicitar que terceiros registrem seu ponto, seja para evitar atrasos ou para ganhar horas extras.
Já do lado das empresas, também pode ocorrer do responsável por gerenciar o ponto fazer alterações para pagar horas extras a menos ou até forçar os funcionários a receberem um espelho de ponto com horários alterados, ou fictícios.
Ambos os casos são considerados fraude no registro, e esses tipos de ações podem ser punidas severamente.
Não registrar faltas e atrasos
Não importa se um trabalhador faltou ou se atrasou por questões de saúde, problemas de transporte ou outros motivos: em qualquer situação, faltas e atrasos precisam ser registrados como tal.
Faltas justificadas não geram perda do dia trabalhado no salário, desde que o comprovante do motivo da falta seja anexado ao ponto, seja ele um atestado médico ou outro documento comprobatório.
Já em casos de atrasos, não existe um “jeitinho” para burlar o sistema de ponto. Isso porque, quando o RH tenta fazer isso, está cometendo um crime, que pode ser punido com um processo trabalhista.
Perder informações
É fundamental que os dados registrados ao longo do mês no sistema de ponto sejam arquivados adequadamente, seja por meio de backup, via transferência de arquivos, ou armazenamento de cartões de ponto.
Quando isso não acontece, uma série de problemas podem ocorrer, e todos os erros nesse controle de jornada podem prejudicar a contabilização da folha de pagamento dos profissionais.
Errar no cálculo de horas extras
Hora extra é uma questão muito séria, que deve ser muito bem conversada e combinada entre empresa e funcionário. Isso porque, se o negócio não permite hora extra e o funcionário a faz, a empresa se vê obrigada a pagar por aquelas horas de trabalho.
O contrário também é verdadeiro, ou seja, existem situações em que a empresa solicita que seus profissionais façam horas extras, mas esta se recusa a realizar o pagamento dessas horas. Isso é um erro comum que causa muitos processos trabalhistas, podendo ser evitado quando a questão é combinada previamente.
Usar planilhas ou modelos manuais para controlar o ponto
O método de controle de ponto manual, além de ser extremamente antigo, pode motivar diversos erros no dia a dia das empresas. Esses erros podem estar relacionados não só a registro de ponto, como também a gastos com papel, necessidade de armazenamento adequado e muito mais.
Além disso, pontos manuais e planilhas exigem um tratamento completamente manual, e isso envolve atenção redobrada do RH, que pode deixar passar alguma informação, principalmente quando se trata de uma empresa grande.
Como os erros no registro de ponto podem prejudicar as empresas?
Os erros no registro de ponto podem motivar inúmeros prejuízos para as empresas, incluindo prejuízos financeiros, retrabalho, produtividade afetada por desconfianças de fraudes, questões jurídicas, dificuldades no gerenciamento e no controle de ponto, além de outras questões.
O mais interessante é que muitos desses erros podem ser evitados com a simples mudança de um sistema manual ou mecânico de ponto para alguma ferramenta de ponto digital, que além de facilitar o dia a dia das empresas, ainda dificulta a incidência de erros no registro de ponto.
Como acabar com os erros no registro de ponto?
Atualmente, a maneira mais eficiente de evitar ao máximo os erros no registro de ponto é utilizar ferramentas mais adequadas para essa função, que permitam ao RH maior autonomia no controle de ponto e auxiliem os profissionais a realizar o registro de ponto com mais precisão.
Utilize um sistema de ponto digital
Pensando em eficiência, o sistema de ponto digital é a maneira mais fácil de atingir bons resultados quando o assunto é acompanhamento da jornada dos trabalhadores. Isso porque esse tipo de ferramenta é a alternativa mais atual e eficiente para a marcação de ponto.
Entre as principais vantagens do sistema de ponto digital, pode-se destacar a sua segurança no armazenamento de informações e também seu sistema com proteção contra fraudes, que permite utilizar reconhecimento facial e de voz, geolocalização e senha ou QR Code para aprimorar o registro de ponto.
Outro aspecto que coloca o sistema de ponto digital em destaque fica por conta da otimização de rotina para o RH. Afinal, ao utilizar esse tipo de ferramenta, o setor de Recursos Humanos pode contar com um único sistema, em que pode ser realizado o cálculo automático das horas trabalhadas dos profissionais, tudo de maneira automatizada.
Conheça o sistema que pode acabar com os erros no registro de ponto
Avaliando que um sistema de ponto digital pode somar inúmeros benefícios para quem quer evitar erros no registro de ponto, a Pontotel é uma plataforma completa de gestão e controle de ponto que te ajudará a gerenciar a jornada dos seus colaboradores sem erros!
O sistema da Pontotel é extremamente eficiente, além de ser um grande aliado dos setores de Recursos Humanos e Departamento Pessoal.
Ainda, com a ferramenta, você poderá acompanhar a jornada dos seus trabalhadores em tempo real, checando indicadores de frequência e evitando erros de apontamentos, banco de horas sem controle ou fraudes.
Assim, confira, a seguir, alguns dos principais benefícios que a Pontotel oferece:
Vantagens da Pontotel
O sistema de ponto digital da Pontotel foi criado para minimizar os equívocos e antecipar os problemas da gestão de pessoas. Sem contar que a plataforma cumpre todos os requisitos legais da CLT e da Portaria 671 do MTE, garantindo a segurança jurídica das empresas.
Além disso, entre as principais vantagens que o sistema da Pontotel oferece, destacam-se:
- Inovação;
- Bom custo benefício;
- Programas fáceis e intuitivos;
- Implantação e suporte online;
- Ponto no home office;
- Indicadores de frequência.
Aproveite a oportunidade, fale com um dos consultores Pontotel e evite erros no registro de ponto da sua empresa.
Conclusão
Por meio deste conteúdo, foi possível aprender que os erros no registro de ponto podem ser muito comuns, porém, são falhas que precisam ser evitadas a todo custo, para que nem as empresas nem os trabalhadores sejam prejudicados.
Outro ponto que é necessário destacar é que existem erros no registro de ponto que estão relacionados a questões humanas, no entanto, essas falhas poderiam ser facilmente evitadas caso as empresas optassem por utilizar sistemas de ponto online em vez de ferramentas mecânicas ou manuais para registrar a jornada de trabalho dos seus profissionais.
Para finalizar, sinta-se convidado mais uma vez a conhecer a plataforma da Pontotel, principalmente se a sua empresa ainda acompanha a rotina dos seus funcionários de forma manual ou mecânica, que são mais propensas a erros que, com o Pontotel, podem ser facilmente evitados.
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