Acompanhar a jornada de trabalho dos colaboradores não é uma tarefa fácil. Agora, será que é possível encontrar um controle de ponto home office que atenda às exigências da sua empresa?
O home office se popularizou no Brasil cada vez mais nos últimos anos, principalmente com o advento da pandemia. Em 2023, um levantamento do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE) mostrou que, 8,3% dos brasileiros atuam no regime home office.
Esses dados mostram que o home office continua sendo uma tendência em alta, consolidada mesmo após a pandemia. Em 2024, o trabalho híbrido se destaca como o modelo preferido por empresas e colaboradores.
De qualquer forma, híbrido, presencial ou remoto, sua empresa deve conhecer as melhores ferramentas de ponto online, e como um sistema com funcionamento em nuvem pode ajudar o dia a dia da sua organização.
Por isso, preparamos esse texto para te ajudar a encontrar o melhor controle de ponto home office para a sua empresa. A seguir, veja os tópicos que abordaremos ao longo da sua leitura:
- Controle de ponto home office: o desafio do RH
- O que diz a CLT sobre o controle de ponto home office?
- Quais os benefícios do controle de ponto home office para a empresa?
- Quais as principais vantagens do controle de ponto home office?
- Como implantar o controle de ponto home office na sua empresa?
Vamos?
Controle de ponto home office: o desafio do RH
Realizar o controle da jornada de trabalho ajuda na gestão de pessoas e pode livrar a sua empresa de problemas trabalhistas, além de garantir a redução de custos.
O responsável por todo esse controle é o setor de Recursos Humanos e, se a empresa não contar com um sistema de ponto eficiente, tudo se torna muito mais complicado.
Mas, e no home office? Quais são os principais desafios do RH para acompanhar a jornada dos colaboradores?
Confira a seguir!
Ao pensar em home office, a distância é o primeiro empecilho que vem à mente de um profissional de RH.
Isso acontece porque, em um modelo de trabalho presencial, essa tarefa é facilitada, já que existe o contato direto com os colaboradores, incluindo a presença física no mesmo ambiente.
Horas extras excessivas
Nas empresas que utilizam sistemas que necessitam da presença do colaborador na empresa para realizar a marcação, como o livro de ponto ou o Relógio de Ponto Eletrônico (REP), é praticamente impossível fazer o controle da jornada no home office.
Isso implica diretamente no acompanhamento da jornada e na quantidade de horas em que os funcionários exercem suas funções. Afinal, como o colaborador registra os seus horários de entrada, pausas de refeição e saída se não está presente na sede da empresa?
Para solucionar essa situação, algumas empresas acabam optando por utilizar planilhas nas quais os funcionários registram suas horas manualmente.
Mas, como o RH pode garantir a veracidade dessas informações se não pode inspecionar essas marcações?
São muitas indagações quando o assunto é controle de ponto home office, e vamos tirar todas as suas dúvidas aqui nesse texto.
Produtividade e motivação dos colaboradores
Uma grande parcela dos colaboradores tiveram dificuldades para se adaptar a esse modelo de trabalho. A maioria dos profissionais tiveram pouco contato com o modelo de trabalho home office até o início da pandemia em 2020, que fez com que essa migração acontecesse abruptamente.
Mudar a rotina de forma repentina pode afetar diretamente na motivação e engajamento dos colaboradores.
É fato que em empresas com muitos colaboradores já é difícil fazer uma boa gestão de pessoas presencialmente. Agora, imagine só colocar essas práticas em ordem no home office, sem ter acesso a indicadores de RH que apontam o desempenho dos funcionários.
Por isso, a solução para todas essas questões é adotar um sistema de ponto eletrônico online. Esse modelo de software funciona através da nuvem, o que possibilita a marcação e gestão de ponto à distância.
Contudo, muitas empresas ainda ficaram na dúvida se é ou não permitido adotar esse modelo no home office.
Veja no próximo tópico,o que diz a CLT sobre o controle de ponto home office!
O que diz a CLT sobre o controle de ponto home office?
Empresas com mais de 20 colaboradores devem, obrigatoriamente, realizar algum tipo de acompanhamento de jornada. Em 2017, com a Reforma Trabalhista, o teletrabalho foi regulamentado. Até então, a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) não possuía nenhum artigo que abordava esse assunto.
Todavia, o teletrabalho é diferente do home office, e aqui, já vale falar que a CLT em nenhum momento cita o termo “home office”. Existem diferenças entre os conceitos de teletrabalho e home office.
Enquanto o teletrabalho e o trabalho remoto são termos equivalentes, que se referem à prestação de serviços fora das dependências da empresa com o uso de tecnologia, o home office é um modo de trabalho que pode ser instituído com políticas internas da empresa, sem necessariamente se configurar como teletrabalho.
No entanto, caso a empresa adote o modelo de teletrabalho que se encaixa no que é determinado pelai Lei 14442, é importante formalizar por meio de contrato de trabalho e seguir as diretrizes trabalhistas como em qualquer regime celetista.
Segundo a lei, o teletrabalho pode ser dividido em três categorias: trabalho por tarefa, trabalho por produção e trabalho por jornada. Os dois primeiros modelos dispensam o controle de jornada, mas o último exige o acompanhamento de horas trabalhadas, assim como no trabalho presencial.
Caso o funcionário esteja em home office e tenha uma jornada a cumprir, a empresa é obrigada a realizar o controle de jornada através do registro de ponto, se possuir mais de 20 funcionários.
Quando o RH não possui um controle de ponto no home office, a gestão dos horários dos funcionários fica restrita. Colaboradores de má fé podem dizer que estão cumprindo sua jornada de trabalho sem, de fato, estarem cumprindo.
Pode acontecer até mesmo o contrário, colaboradores podem extrapolar os limites de suas jornadas, prejudicando assim sua própria saúde mental, o que pode levar a empresa a ter que lidar com diversos problemas como esgotamento, baixa produtividade, afastamentos por doença e quem sabe até mesmo no futuro enfrentar uma ação trabalhista.
Ter todos os dados do registro de ponto assegura que a sua empresa não tenha complicações jurídicas, pois terá dados que podem ser utilizados como provas em eventuais ações trabalhistas. E além disso, auxilia no acompanhamento da performance dos colaboradores.
A seguir, entenda como funciona o controle de jornada no home office.
Como funciona o controle de jornada no home office?
Para fazer um controle de jornada no home office, é necessário apostar em inovação e tecnologia.
Em vista disso, o mais indicado é utilizar um controle de ponto online. Um sistema como esse quebra totalmente as barreiras de distância que podem surgir com o home office. Ele aproxima o RH dos colaboradores e ainda garante que o controle da jornada seja feito sem empecilhos.
No próximo tópico explicamos como fazer o controle de ponto no home office. Continue a leitura!
Como fazer o controle de ponto home office?
Como falamos, apostar na tecnologia é o primeiro passo para fazer o controle de ponto no home office.
Ao adotar um sistema de ponto online, a sua empresa tem a chance de garantir toda a gestão de ponto mesmo em home office. Fique tranquilo, falaremos sobre todos os benefícios desse sistema ainda nesse texto.
Agora veremos como é possível que os funcionários façam a marcação de ponto mesmo trabalhando remotamente.
Se a sua empresa adquirir um controle de ponto que apresenta um processo de registro de ponto completo, você terá total segurança da marcação, com diversas medidas de segurança que garantem a veracidade do registro de ponto.
Ou seja, que foi, de fato, o seu funcionário que fez aquela marcação, são elas:
Senha;
Reconhecimento facial;
Voz;
Localização, etc.
Assim, para fazer a marcação, basta utilizar um celular, notebook ou tablet que automaticamente o gestor da área poderá visualizar o registro feito pelo funcionário.
Controle de ponto home office com a Pontotel
Aplicativo de ponto eletrônico online
Um aplicativo de ponto eletrônico online é uma plataforma totalmente digital na qual toda a gestão de ponto fica centralizada.
Para facilitar o entendimento do que é esse aplicativo e como ele ajuda o seu negócio como um todo, se atente às seguintes perguntas:.
A sua empresa possui várias filiais com vários relógios de ponto espalhados? Você precisa ir de posto em posto para exportar as informações da folha de ponto com um pendrive?
A sua empresa tem funcionários com escalas diferentes e garantir o acompanhamento de todos eles é praticamente impossível?
A sua empresa tem colaboradores externos e o seu RH não consegue garantir o controle de ponto deles?
Um aplicativo de ponto eletrônico online é a solução para todos os questionamentos acima.
A Pontotel é uma plataforma completa, que atende pequenas, médias e grandes empresas e apresenta inúmeras funcionalidades.
Com ela, o funcionário registra os seus horários e automaticamente o sistema armazena essa marcação, sem que seja necessário processos operacionais ou manuais. Incrível, não é mesmo?
A seguir, conheça outra funcionalidade que a Pontotel apresenta, o painel de acompanhamento em tempo real.
Painel de acompanhamento em tempo real
Com o acompanhamento em tempo real você tem um controle garantido em relação a jornada dos seus colaboradores. Os dashboards informativos da Pontotel mostram todos os dados da sua operação, incluindo faltas justificadas, atrasos, horas extras e muito mais!
Tudo isso é de extrema importância e faz com que o seu RH tenha acesso a dados e esteja pronto para realizar análises mais a fundo. Assim, é possível utilizar esses números para realizar pesquisas internas, incluindo ajustes na cultura organizacional.
Afinal, o seu RH consegue descobrir possíveis pontos de atenção na produtividade da equipe ou até mesmo saber se algum colaborador está precisando de ajuda, por exemplo.
Controle de horas extras
No home office, as empresas que ainda não apostaram em um controle de ponto online não estão atentas ao controle de horas extras de seus funcionários.
Agora, com a Pontotel, o seu RH tem acesso não só a relatórios de horas extras, mas também a mais de 30 tipos de relatórios com indicadores que auxiliam nas práticas de gestão de pessoas, como:
- Relatórios de absenteísmo;
- Relatório de banco de horas
- Resumo diário dos pontos batidos
- Relatório de escalas dos funcionários por posto de trabalho, e por aí vai!
Assim, é possível investigar os motivos de informações inconsistentes de algum colaborador.
Por exemplo, se um colaborador tem horas extras excessivas, isso pode gerar problemas trabalhistas para a empresa e para a sua própria saúde.
Muitas pessoas ainda pensam que ser produtivo é trabalhar por muito tempo, e investir grande parte de seu dia somente no trabalho.
Todavia, a produtividade está atrelada à organização e otimização dos processos. Ser produtivo envolve principalmente garantir um equilíbrio saudável entre o trabalho e sua vida pessoal.
Em vista disso, as horas extras são necessárias uma vez ou outra, no entanto, quando se excedem, o RH deve passar um feedback para esse colaborador.
Quais os benefícios do controle de ponto home office para a empresa?
Não é dúvida que possuir um controle de ponto é benéfico para empresa. Mas, com o home office, ele se tornou ainda mais importante. Mesmo com esse modelo de trabalho, a empresa tem que continuar funcionando e o controle de ponto móvel auxilia nesse funcionamento.
Em um ambiente de trabalho em que não temos controle visual sobre nossos colaboradores, ter um controle da jornada no home office pode suprir a falta de contato com os funcionários e auxiliar na tomada de decisões.
Então, controlar horários de entrada e saída, ausência de colaboradores, atrasos e horas extras, permanece sendo possível a distância graças ao ponto online.
Além disso, com a necessidade dos colaboradores trabalharem em home office nos anos de 2020 e 2021, cada vez mais empresas começaram a procurar por soluções online.
Então esse é um movimento que não se vê apenas em relação ao controle de jornada, a adaptação aos softwares em nuvem, representam atualmente uma vantagem competitiva para as organizações, e mostram capacidade de se adaptar à mudanças e transformações.
Mas afinal, quais benefícios o controle de ponto no home office traz para a organização?
Como vimos até aqui, essa é a peça fundamental para sua empresa continuar fazendo o acompanhamento dos funcionários em tempo real, apesar da distância.
Outro benefício é que ele também ajuda no controle de horas extras, horas faltantes, banco de horas entre outros dados sobre as horas trabalhadas.
Assim a empresa consegue observar os colaboradores que passam do horário de trabalho ou fazem menos horas do que o previsto, e identificar se existem problemas relacionados ao acúmulo de trabalho ou a falta de engajamento.
Com a implementação do ponto online, a empresa consegue diminuir gastos com horas extras indevidas e acompanhar a produtividade da equipe também. Isso tem se tornado um desafio atualmente em um mundo em que não podemos ver uns aos outros presencialmente.
Mas, não é só a empresa que se beneficia disso, por isso, vamos falar também sobre as vantagens de um ponto online para os colaboradores.
E para os colaboradores?
No último tópico, vimos como um controle de ponto home office oferece diversos benefícios para o seu RH, mas não pense que os colaboradores também não possuem vantagens em ter sua jornada acompanhada mesmo no home office.
Afinal, se o RH tem um acompanhamento eficaz e com facilidade da jornada dos funcionários, terá ainda mais tempo para se dedicar às práticas de gestão de pessoas.
Agora, veja quais benefícios o controle de ponto home office do PontoTel pode oferecer aos seus colaboradores!
Qualidade de vida
Pode não parecer, mas, ao utilizar um controle de ponto eficaz, é possível garantir a qualidade de vida do colaborador não só no trabalho, mas também em sua vida pessoal.
No sistema da PontoTel por exemplo, é possível programar notificações aos colaboradores, para lembrá-los do horário de saída e até mesmo avisar quando eles estão começaram a realizar horas extras.
Isso permite que eles consigam separar o trabalho de sua vida pessoal, ainda que ambos sejam efetuados no mesmo ambiente, isso pois, a prática de bater ponto gera a sensação de “horário de trabalho” e “horário livre”.
Transparência entre colaboradores e gestores
Assim como o gestor tem acesso em tempo real aos batimentos de ponto, os funcionários também conseguem visualizar os horários em que registraram o ponto, seu banco de horas e, até mesmo a sua folha de ponto mensal.
Autonomia dos colaboradores
Tendo controle sobre seus horários de trabalho, os colaboradores podem ter mais autonomia e se organizar melhor para concluir seu trabalho efetivamente.
O colaborador passando a ter responsabilidade por sua marcação de ponto passa a desempenhar um papel autônomo e pode aproveitar o home office de melhor maneira.
E, agora que você já conhece sobre controle de ponto home office, vamos ver como começar a implementar isso na sua empresa.
Como implantar o controle de ponto home office na sua empresa?
O primeiro passo é encontrar uma solução que atenda as necessidades da sua empresa, e faça a gestão completa de ponto mesmo em home office. E, para isso, você deve escolher um sistema que seja fácil de implantar e que tenha todo suporte para auxiliar sua empresa.
Fazer a implantação de um novo sistema pode ser complicado se você não tiver um acompanhamento durante todo o processo, afinal, habituar-se a uma nova tecnologia, aprender as suas funcionalidades e como utilizá-las pode ser trabalhoso.
Para evitar que a sua empresa passe por dificuldades na implantação, o time Pontotel apresenta um quadro de funcionários dedicados para auxiliarem o seu negócio nessa missão.
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Conclusão
Ao longo desse texto, explicamos o que é o controle de ponto home office e como ele funciona.
Lembre-se que o home office veio para ficar além da pandemia, se tornando uma das principais tendências para o próximo ano, então, nada melhor do que contar com uma boa ferramenta de gestão a distância.
Nesse texto, apresentamos a melhor solução para a sua empresa, quais são os benefícios e como implantar a Pontotel na sua empresa.
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