Controle de ponto portátil: veja como funciona, quais os benefícios e o que diz a lei!

O controle de ponto portátil é considerado uma das grandes apostas das empresas que querem acompanhar a modernização do mercado de trabalho. 

Afinal, esse modo de controle é compatível com empresas de todos os setores, até mesmo com aquelas que adotam o regime home office ou o trabalho híbrido, que está em alta.

Mas será que esse modo de controle portátil é a melhor solução para a sua empresa?

Para responder essa pergunta, você precisa entender que tipo de controle é esse, quais são suas características e como ele pode ajudar seu negócio.

Por isso, ao longo dos próximos tópicos, vamos discutir os seguintes pontos:

• O que é o controle de ponto portátil?
• Como funciona o controle de ponto portátil?
• Quais os benefícios do controle de ponto portátil?
• O que diz a Portaria 671 sobre o controle de ponto portátil?
• Por que o controle de ponto portátil funciona para todo tipo de empresa?
• Como escolher o controle de ponto portátil para sua empresa?

Boa leitura!

O que é o controle de ponto portátil?

Controle de ponto portátil se refere a uma forma de controlar a frequência dos funcionários por meio de dispositivos móveis, como smartphones ou tablets. 

Quando esse sistema de controle é implementado por uma empresa, ele é chamado de ponto móvel. Ele permite o registro de entradas, saídas, faltas, atrasos, entre outras informações relacionadas à jornada de trabalho, de forma remota. 

Ou seja, o colaborador pode registrar esses dados de qualquer lugar. Para isso, basta ter um aplicativo apropriado para registro de ponto.

Além disso, é possível acompanhar os profissionais que trabalham como vendedores externos ou que estão em viagens, foram para eventos, entre outras situações. 

Outra vantagem desse tipo de controle é que alguns softwares de gestão permitem que o registro de ponto seja realizado de forma offline. 

Sendo assim, não importa a situação, o ponto móvel permite que a empresa faça a gestão de ponto dos seus funcionários.

Como funciona o controle de ponto portátil?

O funcionamento do controle de ponto portátil depende da instalação de um software de registro de ponto em qualquer dispositivo móvel. 

A empresa que investe nesse tipo de software passa a ser responsável por gerenciar seu sistema. 

Geralmente, a gestão é realizada pelo setor de Recursos Humanos (RH), que fica responsável por cadastrar seus colaboradores. 

Os funcionários só precisam fazer o download do programa em seus próprios smartphones ou tablets e utilizar os dados do login para começar a usar o sistema.

Depois disso, o colaborador consegue registrar o início ou o fim da sua jornada de trabalho diária de diversas formas. Por exemplo: por meio de um celular, tablet, computador, entre outras formas. 

Vale lembrar que quando o funcionário registra qualquer atividade no aplicativo de controle de ponto, o software registra automaticamente todas as informações no próprio sistema.

No fim do mês, o software gera um relatório completo com todos esses dados, incluindo horas trabalhadas, horas devidas, horas extras, entre outros dados. 

Todas essas informações são usadas para calcular a folha de pagamento.

Por isso, o funcionamento do controle de ponto portátil não só facilita o registro de ponto dos funcionários, mas também otimiza o trabalho do RH, já que automatiza a agiliza diversas atividades que são de responsabilidade desse setor.

Quais os benefícios do controle de ponto portátil?

Além da facilidade de ser acessado diretamente do celular, a adoção do controle de ponto portátil oferece outros benefícios à sua empresa. 

Conheça cada um deles abaixo!

Economia na implementação e uso do sistema

A implementação de um sistema de controle de ponto portátil ajuda a empresa a reduzir suas despesas em duas frentes diferentes.

A primeira delas está relacionada ao próprio sistema de ponto. Ao contrário do sistema de ponto eletrônico convencional, o controle portátil não exige a compra ou manutenção de um equipamento. 

Afinal, todo o processo de gestão e controle de ponto é realizado numa plataforma digital, que pode ser acessada de um dispositivo móvel ou computador. 

Por isso, o ponto móvel permite que a organização reduza os custos operacionais que seriam necessários para a utilização de um sistema tradicional.

Já a segunda perspectiva de economia está relacionada ao gerenciamento eficiente dos funcionários da empresa. 

Afinal, um sistema de gestão desorganizado pode tornar a organização suscetível a fraudes e até processos trabalhistas. 

Nas duas situações, a empresa está sujeita a sofrer penalidades financeiras altas, que também representam um aumento de custo operacional do negócio. 

Porém, com um sistema de gestão seguro, rápido e eficiente, todos esses problemas podem ser evitados, o que ajuda a empresa a economizar.

Marcação de ponto em qualquer lugar

A grande vantagem desse método está na sua flexibilidade e praticidade. Afinal, a empresa pode acompanhar a jornada de trabalho de seus funcionários em tempo real, mesmo quando não estão nas empresas. 

Como o controle de ponto pode ser feito a partir de um dispositivo móvel, o colaborador pode registrar os dados referentes a sua jornada de trabalho em diferentes situações. 

Sendo assim, ele não precisa estar no escritório ou sede da empresa apenas para registrar essa informação. Isso garante maior versatilidade e flexibilidade de uso desse sistema de ponto.

Por esse motivo, ele pode ser usado tanto por colaboradores que atuam na sede ou filiais da empresa, quanto por funcionários externos, como vendedores e representantes comerciais.  

Além disso, como explicamos anteriormente, esse modo de controle de ponto também é indicado para empresas que adotam o regime de trabalho home office ou híbrido. 

Afinal, esse método viabiliza o acompanhamento mais eficiente da jornada desses funcionários, que não podem registrar o ponto da forma tradicional. 

Sem erros na folha de ponto

O controle de ponto portátil também oferece a solução de um dos grandes desafios enfrentados pelas empresas: a gestão da folha de ponto. 

Tradicionalmente, a equipe de RH precisa correr contra o tempo para fazer o levantamento das informações de jornada de trabalho de todos os funcionários. 

A partir daí, o setor ainda tem que calcular as horas trabalhadas, as horas devidas, as faltas, atrasos, horas extras, entre outros parâmetros. 

Somente com essas informações, o RH começa a elaborar a folha de pagamento dos funcionários. 

No método tradicional de controle, todo esse sistema deve ser feito à mão ou com o auxílio de planilhas. Se a empresa tiver poucos funcionários, esses métodos mais antigos até podem ser utilizados. 

Mas é impossível fazer todos esses procedimentos numa grande empresa em tempo hábil, o que pode gerar problemas na relação entre organização e funcionário. 

Além disso, o método convencional também é muito mais suscetível a erros de cálculo e processamento, já que tudo é feito manualmente.

Porém, quando a empresa adota um sistema de controle portátil, é possível evitar todos esses problemas, já que o próprio software consegue processar e analisar os registros de forma muito mais rápida. 

Como consequência, é possível reduzir os erros das folhas de ponto e gerenciar esse material de forma mais prática e eficiente.

Agilidade para o setor de RH

Com o software de gestão de ponto, o RH consegue administrar de forma fácil e eficiente a folha de pagamento, o banco de horas, entre outras funções legais e administrativas que devem ser realizadas pela organização.

Dessa forma, o trabalho do RH pode ser feito com mais agilidade, já que várias de suas responsabilidades são processadas pelo software de controle. Assim, sobra tempo para eles se dediquem a outras demandas do setor.

Transparência na empresa

Por fim, o uso de controle de ponto portátil é essencial para evitar fraudes no registro de ponto. 

Esse tipo de problema é comum nos métodos convencionais de controle, que não contam com recursos de segurança de dados. 

Por outro lado, como o controle de ponto portátil funciona a partir de um software, seus desenvolvedores conseguem implementar vários dispositivos de segurança. 

Em função disso, o sistema consegue exigir várias provas, como o reconhecimento facial, para comprovar a identidade do colaborador. 

Para completar, o software permite que tanto a empresa, quanto os funcionários, tenham acesso aos dados registrados no sistema. 

Essas informações não podem ser alteradas e permitem que o colaborador acompanhe suas horas trabalhadas, suas faltas, atrasos, entre outras questões que impactam na sua remuneração mensal.

Tudo isso contribui para uma gestão de pessoas mais transparente, estimula a autogestão e contribui para que os próprios funcionários corrijam algum problema que afete sua jornada. 

Além disso, o acesso a informações ajuda a construir uma relação de confiança entre empresa e colaboradores, que conseguem fiscalizar a computação e o cálculo da sua jornada de trabalho e do seu pagamento mensal.

O que diz a Portaria 671 sobre o controle de ponto portátil?

A Portaria 671, de 08 de novembro de 2021, foi responsável tanto por modificar diferentes aspectos relacionados à legislação trabalhista, como por inserir novas matérias.

Uma das mudanças estabelecidas por essa portaria foi a revogação de outras portarias anteriores, como a 1510/2009 e 373/2011, relacionadas ao controle de ponto eletrônico.

A partir da publicação desta portaria, todas as formas de registro eletrônico de ponto, incluindo o controle de ponto portátil, foram consolidadas. 

Antes disso, esse método de controle por ponto móvel era considerado um sistema alternativo. 

Porém, com a alteração estabelecida pela portaria, agora ele é legalmente considerado como um sistema de registro eletrônico. 

Aliás, a portaria até cria um termo para se referir a esse tipo de sistema, que passa a ser chamado de “REP” (Registrador Eletrônico de Ponto).

Mas é importante ficar atento à legislação! Ainda segundo a portaria, existem três tipos de REP: o REP-C, REP-A e REP-P. 

Essa classificação é utilizada para normatizar as diferentes formas de registro eletrônico, incluindo o ponto móvel.

Entenda a diferença entre eles abaixo.

Tipos de REP

De acordo com a Portaria 671/2021, o REP-C é o sistema eletrônico mais simples. Afinal, ele se refere ao registro de ponto convencional, ou seja, àquele registrador físico instalado na empresa, também conhecido como relógio de ponto.

Já o REP-A se refere ao Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo. Ele depende da instalação de programas utilizados para registro de jornada de trabalho. 

Por fim, o REP-P se refere ao sistema de registro eletrônico de ponto via programa, que pode ser utilizado desde a coleta das marcações e armazenamento dos registros, até o tratamento desses dados.

Na prática, o REP-A e o REP-P são muito parecidos. Afinal, ambos utilizam softwares de registros, fazem o tratamento de ponto e permitem a marcação de ponto por meio de celulares, tablets e computadores.

Porém, o REP-P é um sistema mais robusto e complexo em função das certificações exigidas para o seu funcionamento. 

Em razão disso, o controle de ponto portátil é classificado como um REP-P. Afinal, como explicamos acima, ele também permite o cálculo de horas, entre outras atividades.

Por que o controle de ponto portátil funciona para todo tipo de empresa?

Esse tipo de controle de ponto pode ser utilizado por qualquer empresa graças a sua praticidade, flexibilidade e facilidade de uso. 

Afinal, todo o sistema pode ser acessado direto do celular. Além disso, ele pode ser adotado tanto por organizações que adotam o regime de trabalho presencial, quanto o regime home office ou híbrido.  

Para completar, esse tipo de controle é indicado para empresas de todos os portes e diferentes nichos por ser econômico. 

Como os custos de operação comprometem parte do orçamento empresarial, a redução de despesas promovidas pelo ponto móvel faz a diferença no fim do mês e impacta significativamente o orçamento da empresa no fim do ano. 

Portanto, se você tem uma empresa que busca eficiência no controle de ponto, redução de custos e otimização da gestão da jornada dos funcionários, então o controle de ponto portátil é uma excelente escolha.

Como escolher o controle de ponto portátil para sua empresa?

Se você ficou interessado em implementar esse sistema de controle na sua empresa, então precisa tomar alguns cuidados para fazer a escolha certa. 

Afinal, hoje em dia existem várias empresas que oferecem esse tipo de software para ponto móvel.

Para te ajudar a investir na ferramenta certa, nossa recomendação é que você avalie os seguintes pontos durante sua escolha:

• Atendimento: analise como é o atendimento desde a compra do produto até o pós-venda. Dê preferência a empresas que ofereçam um bom treinamento para uso do software e um bom serviço de suporte ao cliente;
• Facilidade de uso: é essencial que o aplicativo seja intuitivo, prático e fácil de usar para todos os funcionários da empresa;
• Funcionalidades: além do registro de ponto, é importante que o software ofereça outras funções de acordo com suas necessidades, como a possibilidade de registro offline, geolocalização, entre outros;
• Segurança dos dados: o sistema de ponto deve garantir a proteção dos dados dos funcionários e da empresa, evitando que eles sejam usados indevidamente;
• Cumprimento das normas e requisitos legais: certifique-se que o software que você deseja utilizar está de acordo com a regulamentação de REP-P e com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Qual o melhor sistema para controle de ponto portátil?

É o sistema da Pontotel! Considerado a melhor alternativa de controle de ponto portátil do mercado, o software da Pontotel oferece várias funcionalidades, que vão além do simples registro de ponto. 

Seu sistema robusto é capaz de gerar mais de 30 tipos de relatórios, permite o registro de ponto de diferentes formas, possibilita o acompanhamento da jornada em tempo real, entre outros recursos relacionados ao tratamento de ponto e gestão de frequência.

Ou seja, trata-se de um sistema de registro completo, classificado como REP-P, que é a melhor opção de registro eletrônico permitido por lei. 

Além disso, a Pontotel oferece todo o suporte necessário para que sua empresa comece a utilizar o ponto móvel, muito mais prático, intuitivo e fácil de usar. 

Para completar, o sistema da Pontotel foi desenvolvido conforme os requisitos da legislação brasileira. 

Portanto, oferece toda a segurança jurídica e de informação necessária para proteger sua empresa de fraudes e problemas legais.

Graças a essa riqueza de recursos, eficiência e segurança, o sistema da Pontotel já é utilizado por grandes empresas como Uber, XP Investimentos e BTG Pactual.

Se essas marcas de peso confiam na Pontotel, por que você não deveria confiar?

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Conclusão

Como vimos ao longo do texto, o controle de ponto portátil é uma solução econômica, prática, versátil e fácil de usar. 

Por isso, ela pode ser utilizada por qualquer empresa interessada nas suas funcionalidades e facilidades para otimizar o funcionamento do RH e acompanhar a jornada de trabalho dos seus colaboradores com muito mais eficiência.

Porém, para obter todos esses benefícios, você precisa escolher um bom sistema de gestão de ponto. 

Nesse sentido, o sistema da Pontotel se destaca por ser a ferramenta REP-P mais completa e robusta do mercado. 

Com ela, você consegue acessar diversos recursos e ainda tem suporte e segurança para todas as operações.

Por isso, não perca mais tempo e conheça os recursos da Pontotel na prática!