Acompanhar a jornada de trabalho dos funcionários pode ser uma atividade um pouco difícil, especialmente para as grandes empresas.
Afinal, é preciso registrar e controlar a entrada e saída dos colaboradores, bem como suas faltas, atrasos, entre outros aspectos que influenciam na gestão e produtividade da equipe.
Para facilitar essa tarefa, a corporação pode implementar um sistema de controle de ponto específico para grandes empresas.
Mas como saber qual sistema escolher?
Para responder essa pergunta, você precisa entender por que deve investir num controle de ponto e quais características devem ser levadas em consideração para fazer a escolha certa.
Pensando nisso, neste artigo nós vamos te explicar cada um dos seguintes pontos.
- Por que uma grande empresa precisa de um controle de ponto?
- Tipos de controle de ponto
- O que um bom controle de ponto para grandes empresas deve possuir?
- Por que a Pontotel é o sistema de ponto ideal para grandes empresas?
Boa leitura!
Por que uma grande empresa precisa de um controle de ponto?
O controle de ponto é uma ferramenta que permite a gestão e o controle da jornada de trabalho dos colaboradores de forma mais eficiente.
Assim, o uso dessa ferramenta melhora a administração dos funcionários da empresa e ainda facilita a execução de tarefas realizadas pelo setor de Recursos Humanos (RH).
Por conta dessas funcionalidades, a própria legislação prevê o uso do controle de ponto para assegurar o cumprimento da jornada de trabalho dos colaboradores.
E esses são apenas exemplos que justificam a adoção do controle de ponto para grandes empresas.
Para te ajudar a se aprofundar nesse assunto, te explicamos abaixo com mais detalhes por que adotar esse tipo de ferramenta.
Obrigatoriedade na lei
Mais do que uma ferramenta que facilita a gestão dos colaboradores, o controle de ponto para grandes empresas é uma ferramenta exigida por lei.
O Artigo 74 da Consolidação das Leis do Trabalho determina o registro do horário de trabalho dos funcionários da empresa.
Porém, a realização desse registro se torna obrigatória somente nas condições descritas abaixo:
“§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.”
Para cumprir essa lei, até 2021 as empresas podiam escolher o modo de registro de ponto que mais se adequa a sua necessidade se respaldando nas portarias 1510 e 373 do Ministério do Trabalho e Emprego.
Porém, junto com a aprovação do Marco Regulatório Trabalhista Infralegal, que organizou e consolidou a legislação trabalhista no país, originou-se a Portaria nº 671, publicada no dia 8 de novembro de 2021.
O texto dessa portaria se diferencia por regulamentar algumas regras novas para o uso de todas as formas de registros eletrônicos e estabelecer regras para a realização de registros manuais e mecânicos, entre outros temas.
Como consequência, a portaria oferece o respaldo legal necessário para que as empresas utilizem os sistemas de controle de ponto da forma correta, eficiente e segura.
Bom relacionamento com colaboradores
A adoção de sistema de controle de ponto é benéfica tanto para a empresa, quanto para os colaboradores. Afinal, essa ferramenta garante o registro correto da jornada de trabalho do funcionário.
Isso evita que erros cometidos durante o cálculo das horas trabalhadas resultem em descontos indevidos, por exemplo.
Além disso, um sistema de gestão de ponto facilita a contagem e processamento de faltas, horas extras, adicionais, férias remuneradas, entre outras questões que incidem no salário mensal do colaborador.
Dessa forma, a adoção do controle de ponto ajuda a fortalecer a relação de confiança entre contratante e contratado.
Gestão facilitada
Além de fazer o controle de jornada de cada funcionário, a empresa também precisa fazer o cálculo de horas, o tratamento e apontamento do ponto, bem como o fechamento da folha de ponto, para gerar as folhas de pagamentos.
Você consegue imaginar como deve ser difícil e trabalhoso gerenciar esses registros de todos os funcionários de uma grande empresa? Com certeza, esses registros e cálculos levariam muito tempo para serem realizados.
Nesse contexto, a adoção de um sistema de controle de ponto torna a execução dessas tarefas bem mais fácil, otimizando a gestão da jornada de trabalho de seus colaboradores.
RH estratégico
Para se tornar estratégico, a atuação do RH deve ser baseada em dados e indicadores sólidos, que permitam a resolução de problemas, a tomada de decisões e até a mudança de rota da empresa, entre outros objetivos.
Para isso, o RH estratégico deve ser capaz de fazer uma gestão de pessoas eficiente, acompanhando o trabalhador e ajudando a torná-lo mais produtivo, o que também beneficia a empresa.
Diante disso, o controle de ponto se torna uma ferramenta indispensável para fornecer dados e métricas importantes para a manutenção desse RH estratégico.
Com o apoio desses dados, o setor pode investir em estratégias para a redução do turnover e da taxa de absenteísmo, por exemplo.
Prevenção de passivos trabalhistas
A empresa adquire passivos trabalhistas quando não cumprem suas obrigações legais para com os empregados.
Dentre essas obrigações, podemos citar o pagamento de encargos trabalhistas, como contribuição ao INSS e FGTS, e o pagamento de horas extras, férias, adicionais, entre outros exemplos.
Quando a empresa não faz o pagamento desses encargos, sua atuação se torna irregular perante a lei.
Isso permite que o trabalhador acione a Justiça do Trabalho para que a empresa faça o pagamento dessas dívidas, que são os passivos trabalhistas.
O problema é que o não pagamento desses direitos trabalhistas nem sempre ocorre por falta de recursos. Muitas vezes a empresa negligencia essas obrigações apenas por falta de organização.
Nesse cenário, fica mais fácil entender a importância do uso de um bom sistema de controle de ponto.
Afinal, esse sistema deve facilitar o processamento de todos esses encargos, evitando que a empresa seja negligente com suas obrigações legais e adquira passivos trabalhistas.
Tipos de controle de ponto
Antes de investir num sistema de controle de ponto, a empresa precisa decidir qual modelo irá adotar.
Embora existam empresas que adotem o registro manual e mecânico, hoje os sistemas de Registro Eletrônico de Ponto (REP) têm sido os mais adotados, principalmente por grandes empresas, em função de sua praticidade.
De acordo com a Portaria nº671/2021, que consolidou o uso desse tipo de sistema eletrônico, as empresas que optarem pelo registro de ponto eletrônico devem, obrigatoriamente, adotar um dos seguintes modelos:
REP-C
De acordo com a portaria 671, o sistema de registro eletrônico de ponto convencional, também conhecido apenas pela sigla REP-C, é um equipamento de automação monolítico com capacidade de emitir documentos relacionados ao trabalho.
Este é o tradicional relógio de ponto, que emite o comprovante de marcação a cada batida de ponto.
Esse equipamento deve ter um número de identificação e apresentar um certificado que comprove seu uso apenas para o registro de jornada de trabalho.
Porém, esse tipo de sistema tem suas limitações, como o fato de ser um modelo antigo e de uso limitado, já que não tem mobilidade e precisa de toda uma infraestrutura para sua instalação.
REP-P
REP-P é sigla utilizada para se referir ao sistema de registro eletrônico de ponto via programa.
Ou seja, a empresa faz o controle do ponto a partir de um software específico, que é utilizado em conjunto com um equipamento responsável por registrar as informações dos funcionários, podendo ser um aplicativo mobile ou desktop, dispositivos eletrônicos, navegador de internet, entre outros.
Além disso, esse sistema também deve armazenar esses dados e fazer o tratamento do ponto
Por conta dessas características, atualmente o REP-P é o sistema mais completo do mercado.
Afinal, ele oferece as funcionalidades do registro eletrônico de ponto via programa com o tratamento dos dados coletados. Assim, você obtém uma solução mais completa de gestão para a sua empresa.
REP-A
Por fim, o REP-A é a sigla utilizada para se referir ao sistema de controle de ponto alternativo. Na prática, esse modelo é composto por um conjunto de equipamentos e programas que devem facilitar o registro da jornada de trabalho.
Nesse caso, a empresa pode adotar um sistema de controle de ponto online. Além de ser prático, intuitivo e alinhado com as tendências de tecnologia, esse sistema também acompanha as mudanças do mercado.
Afinal, ele permite que a empresa acompanhe até mesmo os funcionários que trabalham de forma remota ou em home office.
No entanto, esse modelo de controle só pode ser implementado mediante autorização por convenção ou acordo coletivo de trabalho.
O que um bom controle de ponto para grandes empresas deve possuir?
Diante de tantas opções de controle de ponto, você pode estar se perguntando: como escolher?
Para responder essa pergunta, você precisa entender o que torna um sistema de controle realmente eficiente que consiga otimizar a gestão de pessoas na empresa.
Para isso, esse sistema deve apresentar as seguintes características.
Adequação a legislação
Como explicamos acima, o uso de um sistema de controle de ponto é regulamentado por lei.
Portanto, para ser considerado uma boa opção, sua construção e funcionamento deve respeitar as exigências da legislação sobre controle de jornada, especialmente o que foi estabelecido na Portaria nº671/2021.
Vale lembrar que essa portaria unificou e substituiu as Portarias nº373/2011 e nº1.510/2009, que até então regulamentavam o controle de ponto.
Medidas de segurança
A adequação à legislação garante que a empresa tenha segurança jurídica para utilizar o sistema de controle. Além desse cuidado, um sistema eficiente de controle também deve garantir a segurança das informações dos colaboradores e da empresa.
Para isso, ele deve estar em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados, apresentar políticas de segurança bem definidas e realizar testes de invasão, para evitar furto de dados e fraudes nos registros.
O sistema de controle da PontoTel, por exemplo, conta com 6 mecanismos de segurança para garantir a veracidade das informações.
Além disso, ele permite a configuração de níveis de acesso, garantindo que somente pessoas autorizadas tenham acesso a certas informações.
Mobilidade
A união entre tecnologia e internet tem transformado as relações de trabalho. Por isso, algumas empresas já adotaram novas políticas de cumprimento da jornada de trabalho, como a jornada híbrida, trabalho home office ou uma rotina mais flexível.
Para acompanhar essas mudanças, é importante que o sistema de controle de ponto também permita a mobilidade, ou seja, ele deve ser flexível na hora do uso. Nesse contexto, hoje um bom modelo de controle deve operar de forma online e offline.
Assim, ele pode ser acessado de qualquer dispositivo, como o tablet e o smartphone, facilitando o registro e o monitoramento da jornada de trabalho.
Sistema com possibilidade de customização
Cada empresa possui características e necessidades únicas. Por isso, um bom sistema de ponto para empresas deve ser ajustável, adequando o sistema às particularidades da organização.
Para isso, ela deve permitir o ajuste de parâmetros que influenciam no cálculo da jornada de trabalho, dos descontos e dos adicionais, por exemplo.
Dessa forma, é possível obter dados mais consistentes e que realmente atendam as necessidades do gestor e do RH.
Integrações com outros sistemas
Com o avanço da tecnologia e a criação de novos softwares, as empresas utilizam diferentes programas para gerenciar operações, atividades e colaboradores.
Geralmente, cada setor da organização atua de forma autônoma, ou seja, utiliza um software específico para a realização de suas tarefas.
Porém, para que tudo funcione da forma correta, todos esses sistemas devem ser integrados, inclusive o controle de ponto.
Por isso, um bom sistema de controle deve permitir a integração e o envio de dados para outros softwares, como sistemas de RH, REP, folha de pagamento, gestão de benefícios e gestão de desempenho, entre outros.
Ferramenta de gestão e estratégia
Mais do que registrar a entrada e a saída dos funcionários, um bom sistema de ponto para empresas deve fornecer dados que favoreçam uma gestão estratégica de pessoas.
Através de métricas e análises, essa ferramenta deve permitir que gestores e profissionais do RH consigam acompanhar o desempenho, as habilidades e as competências de cada funcionário.
Com esses dados, é possível identificar os problemas que afetam a produtividade da equipe, por exemplo.
Assim, fica muito mais fácil definir estratégias para a melhoria dos pontos fracos e para a implementação de mudanças, caso seja necessário.
Boa interface e usabilidade
As pessoas não têm mais tempo a perder com softwares pouco intuitivos ou que exigem vários comandos para fazer algo simples.
Por isso, um bom sistema de controle de ponto deve ser prático, fácil de usar e com uma interface que torne a sua experiência de uso mais intuitiva e os comandos mais ágeis.
Capacidade de emitir relatórios
Como comentamos acima, um bom controle de ponto para grandes empresas deve ser capaz de fornecer dados que auxiliem na gestão estratégica da empresa.
Uma das formas de adquirir esses dados é a partir de relatórios, que ofereçam informações compiladas e organizadas sobre determinado colaborador ou outro fator de análise.
Além desses relatórios, também é possível obter dashboards e estatísticas que facilitam o planejamento e gestão da empresa.
Bom atendimento e suporte
É normal ter dúvidas sobre o funcionamento do sistema. Quando isso acontece, a forma mais rápida de resolver o problema é entrando em contato com o setor de suporte da empresa responsável pelo sistema.
Mas se esse atendimento for ruim ou insuficiente, ao invés de obter ajuda, você só terá mais dor de cabeça.
Por isso, antes de investir num sistema de ponto para empresas, busque informações sobre a qualidade de seu atendimento e sobre o suporte que o sistema oferece ao cliente.
Isso vai fazer a diferença caso você tenha alguma dúvida ou enfrente algum problema.
Não ser só o básico
Controlar o ponto dos colaboradores é a função mais básica de qualquer sistema de ponto. Porém, com tantas funcionalidades e benefícios disponíveis, como as descritas acima, não faz mais sentido se contentar com um sistema que ofereça apenas o básico.
Por isso, hoje considera-se que um bom sistema de ponto precisa ir além de suas funções básicas. Ele deve permitir sua personalização, oferecer ferramentas de gestão e formas de cálculos diferenciadas, bem como banco de horas, escalas, entre outras facilidades.
Ou seja, ele deve ser um sistema multifuncional, rápido e seguro.
Por que o PontoTel é o sistema de ponto ideal para grandes empresas?
Depois de conhecer todas as funcionalidades que um bom controle de ponto para grandes empresas deve apresentar, você pode estar se perguntando: e agora?
Como saber qual sistema adotar?
Se você pesquisou as opções disponíveis, certamente percebeu que o sistema de controle de ponto da PontoTel sempre aparece com uma das melhores opções do mercado.
Por isso, nos próximos tópicos vamos te apresentar os diferenciais desse sistema e como ele pode facilitar o dia a dia da sua empresa.
Vamos lá?
Sistema pensado para atender grandes empresas
O sistema de ponto eletrônico da PontoTel conta com diversos recursos para o tratamento de ponto e para os setores de Tecnologia da Informação (T.I.), Departamento Pessoal e RH, que facilitam a gestão de uma grande empresa.
Além disso, ele oferece a segurança, a eficiência e a capacidade necessária para atender as demandas de grandes organizações, que precisam lidar com os dados de um número elevado de colaboradores.
Robustez e usabilidade
Existem muitos sistemas com ótimos softwares no mercado. Porém, nem todos são intuitivos e fáceis de usar.
Nesse quesito, o sistema da PontoTel também se destaca, porque combina um sistema robusto com boa usabilidade, interface intuitiva e de fácil configuração.
Diversos recursos de gestão
Além de facilitar o registro do ponto, que pode ser realizado via web e por aplicativo, o sistema da PontoTel conta com vários recursos que facilitam a gestão de pessoas.
Dentre esses recursos, se destacam os painéis inteligentes e os mais de 30 tipos de relatórios diferentes fornecidos pelo sistema.
Além disso, sua plataforma também permite o acompanhamento da jornada dos colaboradores em tempo real, aceita atestados via web ou aplicativo e ainda permite jornadas flexíveis de sobreaviso.
Painéis inteligentes
Como citamos acima, o sistema da PontoTel também conta com painéis inteligentes, que são painéis informativos, com todos os dados da operação.
Esse recurso facilita a análise de diversos parâmetros, como os atrasos, as horas extras, as faltas, entre outros parâmetros.
Regras de cálculo flexíveis e sofisticadas
Um bom sistema de controle de ponto para grandes empresas deve ser customizável, certo? E a PontoTel permite a personalização de vários parâmetros, incluindo a realização de cálculos da jornada de trabalho.
Para isso, a plataforma permite o ajuste do cálculo de acordo com as necessidades da empresa, tais como acordos coletivos, jornada de trabalho e dia da semana.
Além disso, o sistema permite a adoção de regras e escalas flexíveis, bem como personalização do banco de horas, entre outros recursos.
Gestão de ponto centralizada em uma só plataforma
Ao contrário de outros sistemas, a plataforma da PontoTel reúne diversas ferramentas de gestão, tratamento e controle de ponto em um único sistema.
Assim, você não precisa investir em diversos programas, já que seu serviço centraliza todas essas ferramentas.
Adequação a portaria 671
Você sabia que a Pontotel participou da consulta pública para a construção da Portaria nº 671/2021?
Por isso, a empresa está ciente das novas regras e solicitações da nova portaria e está trabalhando para adaptar 100% do seu sistema à nova legislação.
Serviço personalizado
No sistema de ponto eletrônico da Pontotel, a customização vai além dos cálculos e ajustes operacionais do programa. Você também pode personalizar a interface do sistema, adicionando as cores, a logomarca e a identidade da sua empresa.
Experiência com grandes corporações
Outro diferencial da Pontotel é a sua experiência com grandes nomes de diversos setores em sua carteira de clientes, tais como Uber, Nubank, SENAC, Grupo Moura, entre outros.
Isso mostra que a empresa tem experiência em grandes operações e tem capacidade para atender esse público.
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Conclusão
Um bom sistema de controle de ponto para grandes empresas deve oferecer muito além do básico.
Ele deve ser multifuncional, intuitivo, customizável, seguro e oferecer vários recursos que facilitem a gestão e o planejamento estratégico da empresa.
E como explicamos ao longo do artigo, o controle de ponto eletrônico da PontoTel oferece todos esses recursos!
Por isso, ele é considerado um sistema completo e cheio de funcionalidades para atender grandes empresas.
