Em uma era onde tudo está ligado à tecnologia, não é estranho ver que todos os setores de uma empresa se automatizam, até mesmo o setor de recursos humanos. Essas tecnologias surgem para somar, agilizar processos e resolver problemas que, antes dela, não foram solucionados.
Como é o caso da adoção e surgimento do controle de ponto automatizado, o qual supre as necessidades deixadas pelo controle de ponto manual, e faz com que a gestão de ponto se torne mais confiável, principalmente utilizando sistemas com medidas de segurança e o armazenamento de dados em nuvem.
Os benefícios do controle de ponto automatizado vão além da empresa e o RH, e se estendem para a vida do colaborador, algo que, nos dias de hoje, é importante ser preservado e cuidado.
Para saber mais sobre as vantagens e importância do controle de ponto automatizado, mantenha sua leitura. Nesse artigo iremos abordaros seguintes tópicos:
- Como surgiu o controle de ponto
- Como a transformação digital impactou o controle de ponto?
- Qual a importância do controle de ponto automatizado?
- Principais vantagens do controle de ponto automatizado para as empresas
- Vantagens do controle de ponto automatizado para o colaborador
- Controle de ponto automatizado com a PontoTel: conheça!
Como surgiu o controle de ponto
No Brasil, o controle da entrada e saída do trabalhador em seu ofício começou a tornar-se necessário por volta de 1930 a 1945, quando a CLT impôs a obrigatoriedade do controle de jornada nas empresas.
Contudo, em uma perspectiva geral, o relógio de ponto, como meio de controle de horários dos colaboradores, já era conhecido nos Estados Unidos.
Antes do relógio de ponto se popularizar no Brasil, o controle da jornada dos funcionários era feito por ponto manual, esse tipo de controle consistia em um caderno onde os funcionário anotavam seus horários de entrada e saída, de acordo com o relógio preso na parede da empresa.
Em 1930, com a chegada do relógio cartográfico no Brasil, o medo de uma possível fraude no registro de ponto permanecia entre as empresas.
Pois, por mais que funcionasse de forma mecânica com carimbamento do horário de entrada e saída do colaborador em um cartão, ainda havia a chance dos funcionários carimbarem os cartões de ponto de seus colegas que não estavam presentes ou, em uma tentativa de acobertar atrasos.
O que diz a legislação sobre o controle de ponto
O controle de ponto foi autorizado pela lei 7.855 em 1943, com a CLT. Ou seja, a partir dessa legislação que o controle de ponto ficou permitido. Contudo, por mais que se tenha tornado algo legal, ainda tinham algumas questões a serem resolvidas. Como por exemplo, a facilidade de fraudes.
Os sistemas e ferramentas da época para a gestão e o registro de ponto eram passíveis de fraudes tanto do colaborador quanto do empregador.
Contudo, esse cenário mudou. Após 66 anos, em 21 de agosto de 2009, o antigo Ministério do Trabalho e Emprego criou uma portaria, intitulada como: Portaria 1510, mais conhecida como a Lei do Ponto Eletrônico.
Através dela se estabeleceram regras e obrigações para adoção do registro de ponto para funcionários e para a utilização do sistema de relógio eletrônico. Além disso, ela estabelece a proibição de imposição à restrição de marcação de ponto automático e alteração de dados já registrados.
Em 2011, uma nova portaria, a 373, veio para somar com a 1510. Isso porque, ela não invalida a de 2009, mas sim acrescenta novas regras para as tecnologias que surgiram.
Nela, há instruções de controle de ponto em sistemas alternativos, por exemplo, a integração do relógio de ponto eletrônico, a entrada do sistema de ponto alternativo e a regulamentação da funcionalidade em nuvem.
Em novembro de 2021 foi publicada a nova portaria 671 que extinguiu as portarias anteriores: 373 e 1510.
Dentre as principais principais previsões da portaria 671, é que os modelos de ponto eletrônico passam a ser denominados por: REP-C, REP-A e REP-P, sendo:
- REP-C: O relógio de ponto convencional;
- REP-A: O registro eletrônico de ponto alternativo;
- REP-P: registro eletrônico de ponto via programa.
Outro ponto importante a ser abordado, é o artigo 74 da CLT, pois ele impõe que, em empresas com mais de 20 colaboradores, o controle de ponto é obrigatório. Veja na íntegra:
“Art. 74. O horário de trabalho será anotado em registro de empregados. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)
§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)”
Como a transformação digital impactou o controle de ponto?
Com novas ferramentas surgindo no mercado, os setores das empresas tiveram que se aprimorar, e o setor de recursos humanos não escapou disso. A transformação digital chegou no RH por meio do controle de ponto, que agora permite a marcação do ponto via celular, tablet e outros.
Além da possibilidade de marcar por dispositivos móveis, a segurança aumentou, uma vez que a transformação digital trouxe mais possibilidades de verificação, como: geolocalização, senha e reconhecimento facial.
Ou seja, o que antes era feito apenas com a assinatura de um nome e uma data, hoje, se pode conferir a veracidade do ponto por meio de fotos, geolocalização e reconhecimento de voz. Reduzindo, assim, a chance de ações por má-fé.
Ponto manual x Controle de ponto automatizado: qual o melhor?
O controle de ponto manual foi muito utilizado em 1930 e ainda é utilizado atualmente, principalmente por pequenas empresas, no qual o registro de jornada é feito em um caderno manualmente.
Porém, ele é passível de ações fraudulentas e de má-fé, pois se tem uma facilidade maior de alterar os horários e dados para beneficiar tanto o trabalhador, para encobrir faltas ou atrasos, quanto o empregador que pode alterar os horários da folha de ponto para benefício próprio.
O controle de ponto manual também pode gerar erros cruciais para a empresa, como pagamento em duplicidade ou o não pagamento de horas extras e afins.
Em contrapartida, o controle de ponto automatizado preenche todas as lacunas deixadas pelo ponto manual. Isso porque, ele tem medidas anti-fraudes que comprovam a veracidade do ponto, e também concedem uma otimização de tempo, uma vez que esse sistema de ponto permite que os colaboradores registrem o ponto por aplicativo em um dispositivo móvel.
Assim, um controle de ponto moderno diminui as ações fraudulentas, aumenta a transparência entre colaborador e empregador e ainda aumenta a produtividade do RH, já que o tempo que eles gastariam ao final de cada mês apurando as informações, agora, pode ser usado para áreas que realmente necessitam da ação deste setor, como gestão de crise e riscos.
Outro benefício, é a centralização das informações de registro, gestão e tratamento de ponto, o que inclui controle de faltas e horas extras de forma automatizada.
Qual a importância do controle de ponto automatizado?
A importância da adoção de um controle de ponto automatizado é focada na segurança do processo, a gestão de através de um controle de ponto automatizado é muito mais eficaz, rápida, segura e contra possíveis erros e golpes.
Isso se dá porque o registro do ponto pode envolver algumas etapas, como biometria facial e geolocalização, que asseguram a veracidade das informações registradas, além da adoção de sistema com armazenamento em nuvem, o qual garante que não ocorra perda de dados caso o sistema ou internet falhe, ou que em ato prejudicial, as informações sejam apagadas.
Todas essas formas de segurança dos registros e dados, é o que faz o controle de ponto automatizado ser importante e, consequentemente, não levantando desconfianças sobre a empresa e os funcionários.
Além disso, a adoção do controle de ponto automatizado reduz, e muito, eventuais processos trabalhistas em relação ao pagamento de horas extras, pois os dados da jornada do colaborador ficam armazenados em nuvem e, além disso, a veracidade das informações são garantidas pelas medidas de segurança que o controle de ponto online oferece.
Principais vantagens do controle de ponto automatizado para as empresas
As vantagens de um controle de ponto automatizado, como o da Pontotel, são inúmeras e abrangem diversas áreas de sua empresa, desde recursos humanos até os gestores. Abaixo separamos alguns dos principais benefícios para sua empresa. Confira:
Economia de tempo
Um dos benefícios da automação do sistema de ponto eletrônico digital, é a otimização e automatização do RH ou dos gestores. Com o controle de ponto automatizado você consegue verificar atestados, faltas e outras informações da jornada de trabalho em tempo real, enquanto pelo manual só é possível verificar esses aspectos ao final de cada mês.
Não somente o empregador é beneficiado com isso, o funcionário pode acrescentar as justificativas para suas faltas, como atestados médicos, e acompanhe seu banco de horas, consultando as suas horas extras e jornada de trabalho.
Além disso, outra vantagem de se adotar um controle de ponto automatizado é na hora de fazer os cálculos no final do mês. Sistemas automatizados como o da Pontotel contam com diversas regras de cálculos, e ainda há possibilidade de fechar a folha de ponto em apenas alguns cliques, resultando em um cálculo de horas trabalhadas, extras e faltantes mais descomplicados.
Consequentemente, o tempo em que o Recursos Humanos gastaria em todos os cálculos, agora ele pode usá-lo em outras situações que necessitem mais de sua atenção, como: gestão de crise, treinamentos, recrutamento e seleção e outros.
Redução de erros em cálculos
Em uma lista dos mais graves problemas que se pode ocorrer em uma empresa, o erro de cálculos deve estar em primeiro lugar, isso porque suas consequências podem ser tamanhas.
Em outros meios de controle de ponto, os erros de cálculos ocorrem com muita frequência. Contudo, dependendo da etapa em que ele aconteceu, o pagamento de salário, rescisão e etc, pode acarretar em consequências legais para a empresa.
Por exemplo: o empregador, por um deslize nas contas, não paga as horas extras ou esquece de pagar o salário de um colaborador. Bom, esse erro é um grande atrativo de uma rescisão indireta, sem contar um possível processo.
Com um controle de ponto, como o da Pontotel, a taxa de erros e ações por má fé caem, isso porque ele é um sistema de ponto digital, portanto, tudo é calculado automaticamente e, além disso, todas as alterações feitas – justificativas de atrasos, marcações erradas e etc – ficam salvas no histórico, não sendo possível excluir nenhuma delas.
Dados unificados em um sistema
Sistemas de controle de ponto automatizados vão além de apenas marcar e verificar o ponto batido. Com a Pontotel, é possível fazer uma gestão completa do ponto, incluindo gestão de faltas, férias e banco de horas!
Anteriormente citado, no sistema da Pontotel é possível que o trabalhador anexe justificativas, como atestados, para suas faltas e oferecemos uma lista de relatórios a sua disposição. Além disso, disponibilizamos, em apenas alguns cliques, o fechamento e travamento da folha de ponto com segurança criptografada, reduzindo até 80% do tempo de fechamento da folha.
Segurança de dados e armazenamento em nuvem
Além da segurança do registro de ponto e veracidade do mesmo, outra vantagem que esse tipo de controle trás, é a segurança de dados pessoais. Isso porque, os dados pessoais dos colaboradores podem ficar expostos a possíveis hackers e fraudes.
A segurança de dados, no controle de ponto automatizado, se dá por meio do armazenamento em nuvem. Esse meio de armazenamento impede que os dados se percam, sejam violados, fraudados ou apagados quando uma eventual queda no sistema ocorrer .
Esse tipo de armazenamento cumpre com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) e com as Leis Trabalhistas, a qual exige uma verificação de dados mesmo após a rescisão do contrato de trabalho.
Vantagens do controle de ponto automatizado para o colaborador
As vantagens desse tipo de sistema de ponto não é apenas para a empresa, ela se estende para os funcionários também, oferecendo uma autogestão de sua jornada de trabalho e um controle de ponto seguro, em questões de informações pessoais. Confira abaixo:
Múltiplas formas de registro de ponto
Imagine você terminar seu trabalho a noite e, estando extremamente cansado, percebe que para sair e “bater” o ponto você terá que enfrentar uma fila com todos os seus colegas que saem no mesmo horário que você.
Sem mencionar que, em tempos de pandemia, essa cena não é viável ou aceitável, uma vez que haverá uma aglomeração de pessoas em um pequeno espaço. Contudo, quando há a possibilidade de fazer controle de ponto online, o cenário muda, isso porque as filas não se tornam mais necessárias, o trabalhador pode bater seu ponto em alguns cliques, do seu celular, ou através do seu computador de trabalho.
Não somente para evitar pegar filas o controle de ponto automatizado serve. Uma das vantagens para o empregado, é o fato de ajudar com o home office. Isso se dá porque os registros de ponto podem ser feitos por aplicativo do celular, não importando a sua localização do trabalhador, fornecendo assim mais liberdade para o mesmo.
Autogestão da jornada de trabalho
A possibilidade do funcionário fazer a autogestão da sua jornada de trabalho acontece quando o colaborador pode acompanhar a sua própria folha de ponto do registro até o tratamento dela, fazendo com que o RH ou gestor não tenha que corrigir os pontos, uma vez que essa ação fica encargo do colaborador poupando tempo da gestão de ponto.
Com um controle de ponto automatizado a autogestão da folha de ponto se torna viável, uma vez que cabe somente ao trabalhador colocar seus pontos e apontamentos, atestados e afins, para justificar atrasos e faltas, além de fechar a folha, fazendo com que o RH apenas se preocupe em gerar os relatórios e cálculos.
Esse modo de gestão é benéfico para o empregado, pois possibilita que ele tenha conhecimento de seu banco de horas e, assim, administrá-lo da melhor forma acompanhando cada etapa da gestão de seu ponto de perto.
Maior transparência entre a empresa e o colaborador
Com um sistema que possibilita a autogestão do trabalhador, há uma transparência maior entre empregador e empregado, pois o trabalho de controle de ponto se torna “mútuo”, a empresa e o colaborador tem a permissão de verificar os dados antes de lançar a folha de pagamento, assim qualquer alteração ou desentendimento pode ser discutido previamente.
Controle de ponto automatizado com a Pontotel: conheça!
A Pontotel é um sistema de registro, gestão e tratamento de ponto completo.
Com múltiplas formas de marcação de ponto, um banco de horas robusto, cálculo de horas automático e acompanhamento em tempo real.
Sua empresa pode ter acesso a jornada dos colaboradores através de um computador ou dispositivo móvel, a hora que precisar. Nosso aplicativo de ponto é compatível com os sistemas operacionais iOS e Android, além de funcionar de forma offline e possuir diversas medidas de segurança!
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Conclusão
Com um controle de ponto automatizado, como o da Pontotel, é possível fazer uma gestão de ponto segura, confiável e transparente, diminuindo assim os erros de cálculos e impedindo golpes, resultando em um fortalecimento do relacionamento entre empregado e empregador e dando mais autonomia de controle de jornada para o colaborador.
Os benefícios da transformação digital no controle de ponto foram além do registro de jornada, solucionando os erros do sistema de ponto manual, a digitalização do controle de ponto fez com que as empresas pudessem voltar a ter confiança na marcação do ponto e nos dados inseridos nele, já que o ponto manual era repleto de aberturas para fraudes.
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