A era digital tem provocado muitas mudanças nos negócios, que por sua vez estão se adaptando às necessidades tecnológicas que formatos de trabalho como o híbrido e o home office exigem. Dentre essas exigências, podemos destacar o contrato online, que permite contratações mais ágeis e facilitam a rotina do RH.
É claro que muitas empresas ainda preferem o contrato de trabalho tradicional, afinal, o contrato online é uma mudança recente, que ainda está em fase de adaptação em muitos negócios.
Ainda assim, é importante considerar que o contrato online evita o desperdício de recursos, como papel, e também reduz o tempo de contratações, já que todo o contrato é realizado online, sem a necessidade do novo colaborador ficar se deslocando para apresentar documentos para a empresa.
Outro fator que deve ser considerado é: um documento digital, como o contrato online, pode ser gerido, editado e assinado a qualquer hora e de qualquer lugar, mas, apesar de o contrato online está se tornando cada vez mais popular, ainda existem muitas dúvidas sobre esse formato.
Para te ajudar com essas dúvidas, preparamos este conteúdo, onde você aprenderá:
- O que é contrato online?
- Como funciona um contrato online?
- O contrato online é seguro?
- Qual a melhor forma de armazenar um contrato virtual?
- Quais as vantagens de se ter o modelo de contrato online?
- Como elaborar um contrato online?
Boa leitura!
O que é contrato online?
Antes de explicar o que é o contrato online, vamos conceituar o que é um contrato. Segundo o dicionário Oxford Languages de língua portuguesa, contrato pode ser definido de duas formas: ato ou efeito de contratar, ou, um pacto entre duas ou mais pessoas, que se obrigam a cumprir o que foi entre elas combinado sob determinadas condições.
Assim definido, podemos dizer então que o contrato online é um documento desenvolvido e assinado em formato digital.
Quando falamos dessa documentação, estamos citando uma modalidade de acordo que acontece eletronicamente, mas, que deve seguir todas as normas de um contrato tradicional, porém, não precisa ser feito em papel para ser validado, já que isso acontece por meio de assinatura eletrônica.
Para que serve?
Você já sabe que um contrato é a representação física de um acordo, que pode acontecer entre duas pessoas, ou, no caso de contrato de trabalho, pode ser entre uma pessoa física e outra jurídica, ou até por duas pessoas jurídicas.
É nesse acordo que precisam estar explícitas as condições do acordo firmado, assim como os direitos e deveres das partes envolvidas.
A utilidade de um contrato é a mesma, tanto em contratos físicos, como em contratos virtuais, porém, em contratos online, todas essas condições são descritas digitalmente, mas, a função de resguardar os envolvidos no contrato segue da mesma forma.
Como funciona um contrato online?
Um contrato, seja ele físico ou online, tem como principal funcionalidade firmar um acordo entre as partes.
Trazendo para o mundo das empresas, o contrato de trabalho é o instrumento utilizado para realizar o alinhamento básico entre empregado e empregador. Neste contrato, precisam estar contidas informações como horário de trabalho, principais normas da empresa, remuneração e benefícios do contratado, e outras questões importantes de trabalho.
Além disso, todo contrato, seja ele físico ou online, deve conter informações como identificação das partes, objeto do contrato, entre outros dados importantes que podem variar conforme a modalidade de contratação.
Como deve ser um contrato online?
O modelo de contrato online é totalmente digital, isso quer dizer que a empresa precisa utilizar um meio seguro e próprio para fazer e armazenar seus contratos. Além disso, diferente dos contratos físicos, os contratos online também recebem assinaturas digitais, e isso requer uma autenticação com assinatura digital.
E a assinatura de contrato online?
Atualmente, existem diversos sites e softwares que facilitam a elaboração e assinatura de contratos online, mas, é essencial que as empresas conheçam a eficiência e segurança dessas alternativas para não terem problemas ao armazenar esse tipo de documentação.
Várias plataformas possibilitam a assinatura de contratos online, tanto ferramentas gratuitas, como opções pagas, e a diferença entre elas pode estar na segurança, agilidade, ou armazenamento dos contratos.
O contrato online é seguro?
Com distanciamento social motivado pela pandemia de COVID-19, a exigência de soluções que permitissem a continuidade dos negócios, sem a necessidade do contato físico, fortaleceram o uso de ferramentas eletrônicas.
Esse cenário fez surgir novas necessidades, assim como novas legislações, como as instituídas com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Uma delas é a Lei n° 14.063, publicada em setembro de 2020, que descreve as normas a respeito de assinatura eletrônica, trazendo também exigências para esse formato de contrato online.
Além disso, o artigo 1° da Medida Provisória 2.200-2 ressalta a validade jurídica dos contratos eletrônicos e digitais, assim como a seguridade em relação a eles:
“Art. 1o Fica instituída a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras.”
Como esse tipo de contrato é autenticado?
Segundo a Lei n.º 14.603 citada acima, existem três categorias de assinatura, que exigem diferentes necessidades de autenticação, a fim de assegurar as informações dos contratos online, sendo elas:
- Assinatura simples: que identifica o signatário e integra os dados em formato eletrônico;
- Assinatura avançada: que utiliza dados do signatário para comprovação e integridade da autoria;
- Assinatura qualificada: que realiza o uso obrigatório de certificado digital.
Qual a melhor forma de armazenar um contrato virtual?
As organizações que escolhem realizar suas contratações seguindo o formato online, já utilizam outras ferramentas digitais para agilizar os seus processos, e sabem bem que a melhor maneira de armazenar documentos digitais é por meio do armazenamento na nuvem.
O armazenamento em nuvem soma diversas vantagens para os negócios, como, dispensar o uso de papel, não perder documentos em uma das inúmeras pastas de um pen-drive, afinal, na nuvem qualquer documento pode ser acessado de qualquer lugar, e está sempre seguro.
E qual a validade desse tipo de contrato?
Assim como acontece com o contrato físico, a validade do contrato online também pode variar conforme o acordo firmado entre as partes, no caso de empresas, entre elas e seus contratados.
Vale ressaltar que a assinatura digital, quando autenticada da maneira correta, possui a mesma validade da física, a única diferença é a forma como ela acontece e é comprovada.
Quais as vantagens de se ter o modelo de contrato online?
Uma das vantagens do contrato online é permitir que ambas as partes envolvidas no contrato tenham a visualização de todas as informações deste documento, desde a assinatura, até a necessidade de renovação ou rescisão de contrato.
Outro benefício desse formato de contrato fica por conta da agilidade que ele proporciona, dispensando que o funcionário precise se deslocar até o RH da empresa para assinatura do contrato, já que todos os dados para esse documento podem ser colhidos online, incluindo a assinatura.
Outro ponto que torna o contrato online vantajoso, é a diminuição de erros. Geralmente, contratos online são padronizados, principalmente quando feitos por meio de alguma ferramenta, e isso auxilia que o preenchimento dos dados se torne mais assertivo e siga as regras básicas das obrigatoriedades de um contrato de trabalho.
Além disso, a segurança e a facilidade de monitorar o processo das informações geram grande vantagem competitiva para a otimização das tarefas dentro e fora da organização, fatores esses que somam ainda mais benefícios para o modelo de contrato online.
Como isso facilita para o RH na contratação online?
Nos últimos anos, as inovações ágeis do mercado de trabalho se tornaram grandes parceiras do departamento de Recursos Humanos, e, com o esquema de contratação online não seria diferente.
Imagine o esforço do RH para reunir assinaturas em contratações realizadas durante a pandemia, se todos os contratos seguissem apenas o esquema tradicional de contratação, aconteceriam muitas desistências.
Com a possibilidade da contratação online os processos se tornaram mais eficientes, transformando o dia a dia do RH em cotidianos mais ágeis.
Graças aos contratos online, muitas empresas que adotaram o formato de trabalho home office conseguiram contratar talentos que, caso seguissem o formato tradicional de trabalho presencial, jamais teriam contratado, isso porque, a distância seria um impeditivo que hoje já não é mais uma barreira, considerando os contratos online 100% home office.
Como elaborar um contrato online?
Elaborar um contrato online de maneira eficiente e segura é essencial para garantir a validade jurídica e a clareza dos termos acordados entre as partes. Seguindo alguns passos simples, você pode criar um contrato que atenda a todas as necessidades legais e comerciais, confira abaixo:
- Defina o objetivo do contrato: Determine claramente o propósito do contrato e os principais termos que deverão ser abordados. Isso inclui as obrigações das partes, prazos, pagamentos, entre outros detalhes.
- Escolha uma plataforma confiável: Utilize uma plataforma de criação e assinatura de contratos online que seja segura e reconhecida no mercado. Certifique-se de que a plataforma ofereça funcionalidades como autenticação de assinaturas e armazenamento seguro.
- Personalize o contrato: Adapte o contrato de acordo com as necessidades específicas das partes envolvidas. Inclua cláusulas que sejam relevantes para o contexto do acordo e que protejam os interesses de todos.
- Revise o contrato: Antes de enviar para assinatura, revise todos os termos para evitar erros ou ambiguidades. Se possível, consulte um advogado para garantir que o contrato esteja em conformidade com as leis aplicáveis.
- Envie para assinatura digital: Com o contrato revisado, envie-o para as partes envolvidas por meio da plataforma escolhida. A assinatura digital garante a validade jurídica e a integridade do documento.
E como assinar um contrato online?
Assinar um contrato online é um processo simples e seguro que pode ser concluído em poucos minutos. Primeiro, você receberá um link para o documento através da plataforma de assinatura digital escolhida. Ao clicar no link, será direcionado para o contrato, onde deverá ler atentamente todos os termos e condições, assegurando-se de compreender e concordar com cada cláusula.
Em seguida, a plataforma pode solicitar uma autenticação, como um código enviado por SMS ou email, para confirmar a sua identidade. Após essa verificação, você poderá assinar digitalmente o documento com um simples clique ou, em alguns casos, utilizando um certificado digital.
Depois de assinar, o contrato ficará disponível para download, ou uma cópia será enviada automaticamente para o seu email. É recomendável que você guarde essa cópia para referência futura, garantindo assim a validade legal do acordo firmado.
Conclusão
À medida que as empresas estão explorando os novos caminhos da transformação digital, e adotando soluções eficientes para o dia a dia dos seus negócios, muitos processos estão se adequando às necessidades do online, e, com os contratos de trabalho não seria diferente.
Hoje, os contratos de trabalho online se tornaram parte da rotina do RH, e ajudam empresas a conquistarem novos talentos, principalmente quando unem rotinas ágeis de trabalho, como nos formatos híbrido e home office, a ferramentas eficientes que facilitam o dia a dia.
Outro fator importante é: além das empresas se modernizarem, elas também estão tornando seus processos mais seguros e assertivos, e mesmo em contratos online, essa segurança se transforma em um fator diferencial, assegurado por meio da assinatura digital e todas as normas que a LGPD assegura.
Já deu para perceber que o contrato online é uma novidade que já faz toda a diferença nos processos de formalização de uma empresa, não é mesmo? Seu negócio já aderiu ao contrato digital? Talvez seja a hora de se modernizar.
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