A rotina dos departamentos de uma organização pode ser altamente produtiva, sempre cumprindo prazos e entregando projetos de qualidade. O inverso disso, porém, também pode acontecer, especialmente se os setores não forem fundamentados em boas práticas de gestão. Em virtude disso, é crucial saber como melhorar o departamento pessoal.
Ao tomar as melhores decisões, esse departamento aumenta as suas chances de sucesso, por conseguir desenvolver uma eficiência operacional que se apresentará de inúmeras formas, como aumento de produtividade, economia de tempo e tarefas livres de erros.
Apesar das vantagens que melhorar o departamento pessoal gera para si e para os demais setores, uma vez que o DP é responsável pela gestão de pessoal de toda a empresa, é importante saber exatamente quais medidas aplicar, quando tomá-las e de que maneira.
Para esclarecer esses e outros detalhes acerca do tema, serão abordados os seguintes tópicos:
- O que é o departamento pessoal?
- Como melhorar o departamento pessoal da sua empresa?
- Métricas e implementações que podem ajudar a melhorar o departamento pessoal da sua empresa
- Quais são as vantagens em melhorar o departamento pessoal da sua empresa?
Tenha uma ótima leitura!
O que é o departamento pessoal?
O departamento pessoal é uma área empresarial encarregada de lidar com todos os aspectos ligados ao quadro de pessoal. Isso engloba as tarefas burocráticas, como o arquivamento e a organização dos documentos empresariais dos funcionários, e as tarefas estratégicas, como a execução de um processo de recrutamento e seleção inclusivo.
Também é de responsabilidade desse departamento calcular os salários dos colaboradores, verificar se o quadro de pessoal está ou não cumprindo a jornada de trabalho, gerenciar as férias, assegurar que a organização está exercendo adequadamente as obrigações fiscais e trabalhistas, entre outras funções.
Como melhorar o departamento pessoal da sua empresa?
Com tamanha responsabilidade, é primordial que a empresa saiba como melhorar o departamento pessoal. Ao conseguir isso, vários benefícios surgem, como o aumento da eficiência operacional e a menor frequência de erros humanos, aspectos que também serão detalhados neste conteúdo.
A seguir, veja como tornar esse departamento mais produtivo.
Adequação às leis trabalhistas
Uma das principais formas de melhorar o departamento pessoal relaciona-se ao cumprimento das leis trabalhistas. Como mencionado, esse setor é responsável por várias atividades que, essencialmente, exigem o conhecimento da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT); do contrário, abre-se espaço para erros, resultando em processos trabalhistas.
Dessa forma, para tornar o departamento pessoal mais eficiente, assegurando que a empresa mantenha-se em conformidade com a lei brasileira, é necessário que todos os seus integrantes estejam sempre atualizados sobre quaisquer alterações em leis, regulamentos, acordos e convenções trabalhistas.
Identificação de desafios
O departamento pessoal pode enfrentar diversos tipos de desafios, todos eles altamente capazes de prejudicar o seu desempenho. As consequências disso são, por exemplo, atrasos nas demandas.
Por isso, conhecer tais desafios é vital para preservar a produtividade, a fim de se manter cumprindo prazos e deixando os clientes satisfeitos. Algumas das medidas para identificar essas questões são a solicitação de feedback dos funcionários desse departamento em reuniões e a revisão de métricas, visto que estas podem revelar problemas.
Definição de metas e objetivos
Todos os departamentos de uma organização precisam saber quais metas e objetivos têm de alcançar, pois só assim conseguirão elaborar estratégias promissoras. Isso ocorre porque os colaboradores ganham direção e foco, concentrando seus esforços e recursos na execução das atividades certas.
Definir metas e objetivos favorece, ainda, o aprimoramento do departamento pessoal por outros motivos, como o aumento de motivação dos funcionários, sobretudo ao se tratar de metas desafiadoras, e o maior alinhamento dos profissionais com os objetivos estratégicos da empresa, evitando o desperdício de recursos valiosos, como dinheiro e tempo.
Automatização das tarefas
A automatização de tarefas é essencial para todos os setores de uma organização, especialmente para o departamento pessoal. Afinal, ele lida com uma gama de atribuições repetitivas que podem ser facilmente automatizadas para gerar maior produtividade e eficiência no dia a dia empresarial.
De modo prático, entre as tarefas que uma empresa consegue automatizar para economizar tempo, tem-se a digitalização e o armazenamento de documentos por meio de um software de gestão. Para cada tipo de tarefa repetitiva, há tecnologias capazes de torná-las ágeis.
Capacitação dos colaboradores
Outro âmbito que requer atenção para o departamento pessoal ser melhorado diz respeito à capacitação de todos os seus colaboradores. Isso se dá porque, ao conseguirem aprimorar as habilidades profissionais, ou mesmo desenvolver novas, ganha-se maior eficiência na realização de tarefas.
Vários cenários mostram o potencial vantajoso dessa melhoria, como o treinamento do departamento com foco nas leis trabalhistas. Como visto anteriormente, a empresa precisa estar em dia com a legislação, e uma das formas eficientes de ela conseguir isso é capacitando os colaboradores do departamento pessoal, mantendo-os atualizados sobre alterações em leis.
Incentivo à diversidade e inclusão
Adotar uma abordagem com foco na diversidade e inclusão não é só uma ação estratégica capaz de tornar o DP mais eficiente. É uma atitude pautada na empatia e na humanidade com todos os profissionais, que, independentemente de raça, gênero, orientação sexual, entre outros fatores, têm o mesmo potencial de serem excelentes colaboradores.
Por essa razão, uma forma de melhorar o departamento pessoal é ajustando processos e tarefas sob sua responsabilidade a essa abordagem, como a criação de um processo de recrutamento inclusivo e a disponibilização de apoio emocional para as mães que acabaram de retornar ao trabalho.
Melhoria na comunicação interna
Por último, outro elemento essencial para o aprimoramento do departamento pessoal diz respeito à comunicação interna. Se esse processo comunicativo é aperfeiçoado, os colaboradores não apenas ficam mais informados e alinhados com o que a organização espera deles, como também se tornam mais engajados no cotidiano profissional.
Nesse sentido, é crucial que a empresa adote canais de comunicação eficazes, como e-mails, boletins informativos e mensagens instantâneas. Também é necessário definir mecanismos para coletar o feedback dos colaboradores sobre a comunicação interna, assim, se falhas forem identificadas, é possível fazer ajustes assertivos.
Entre os ajustes possíveis, estão a aplicação dos já mencionados treinamentos para capacitar os colaboradores, porém, agora focados em aprimorar as habilidades de comunicação deles, e a prática da escuta ativa, já que esse é um componente vital para haver entendimento completo, sem mal-entendidos.
Métricas e implementações que podem ajudar a melhorar o departamento pessoal da sua empresa
Além dos pontos detalhados anteriormente, outras medidas também são essenciais para melhorar o departamento pessoal de uma organização, como realizar determinadas implementações e monitorar métricas. Entenda a seguir.
Implementação de software para gestão de ponto
A implementação de um software para gestão de ponto é uma das decisões mais assertivas para aprimorar o departamento pessoal por diversos motivos. Por exemplo, com ele, é possível realizar eficientes gestão de férias e avaliação de desempenho, bem como economizar tempo, reduzir erros e coletar dados por meio de relatórios.
Nesse sentido, tem-se a Pontotel, a melhor ferramenta de gestão de controle de ponto, que, além de reunir DP, gestores e colaboradores em um ambiente de transparência, disponibiliza diversos relatórios cruciais para o desenvolvimento de uma gestão de pessoas promissora, como relatórios de absenteísmo, banco de horas, atrasos e faltas.
Outras funcionalidades da Pontotel envolvem a possibilidade de fazer o registro de ponto dos funcionários de 4 formas diferentes, sistema antifraude, alteração das jornadas de trabalho em poucos cliques e até regras de cálculo customizáveis por funcionário, local de trabalho ou sindicato.
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Monitoramento e análise de resultados (KPI)
Um dos principais benefícios que o monitoramento e a análise de resultados trazem para o aprimoramento do departamento pessoal é a melhoria contínua de processos e tarefas. Isso ocorre porque, quando esse setor analisa as KPIs, coleta dados vitais para construir um processo de tomada de decisões capaz de identificar quais pontos devem ser melhorados.
Feedback dos colaboradores
A cultura de feedback é essencial para uma empresa avançar, por ser a forma de ouvir reclamações, sugestões e opiniões dos colaboradores do departamento pessoal. Logo, é possível obter dados valiosos, como o nível de satisfação profissional desses funcionários, o que ajudará na aplicação de estratégias certas para evitar o absenteísmo, por exemplo.
Quais são as vantagens em melhorar o departamento pessoal da sua empresa?
Quando o departamento pessoal é aprimorado por meio das medidas abordadas anteriormente, a empresa começa a usufruir inúmeras vantagens. Confira algumas delas adiante.
Eficiência operacional
Ao ser melhorado, o departamento pessoal consegue executar as suas tarefas com o máximo de produtividade e economia de tempo e dinheiro possíveis. As atribuições, além de se tornarem otimizadas e mais precisas, evitam o desperdício de recursos financeiros. Em resumo, todas as metas e os objetivos previamente traçados são alcançados com êxito.
Redução de erros
A redução de erros é outro ponto alto da melhoria do departamento pessoal. Entre as razões que justificam isso, está o uso de software para automatizar tarefas burocráticas nas quais os colaboradores podem facilmente cometer erros, como o cálculo de benefícios e o processamento da folha de pagamento.
Fortalecimento da cultura organizacional
Há, ainda, o fortalecimento da cultura organizacional como resultado de um departamento pessoal melhorado, visto que ele começa a refletir todos os valores e a missão da organização. Junto a isso, o departamento também atende eficientemente às necessidades do quadro de funcionários, criando um ambiente saudável e motivador.
Conclusão
Ao longo deste conteúdo, abordou-se como melhorar o departamento pessoal, pontuando as ações estratégias que uma empresa deve aplicar para tal. Ouvir o que os colaboradores desse setor têm a dizer e implementar softwares de gestão, como o sistema de controle de ponto da Pontotel, são algumas delas.
Ao fazer isso, a organização passa a vivenciar diversos cenários promissores, como o fortalecimento da cultura organizacional, o aumento da produtividade e a menor ocorrência de erros humanos, causadores de retrabalho e estresse.
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