A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) exige que empresas com mais de 20 funcionários adotem algum método de registro de ponto. Diante dessa determinação, muitos empregadores se perguntam: como escolher o sistema de ponto certo para a empresa? 

Afinal, apesar da existência dessa determinação, não há uma explicação na lei de como a empresa deve escolher o método adequado para o seu negócio.

Por esse motivo, líderes e gestores devem buscar materiais que expliquem como escolher um bom sistema de ponto. 

Isso porque essa escolha exige a análise de diversos fatores, desde a conformidade com a legislação trabalhista até o impacto na gestão do setor de Recursos Humanos (RH).

Ou seja, trata-se de uma escolha que necessita de uma avaliação criteriosa, processo fundamental para que a empresa implemente um sistema de ponto que realmente atenda suas necessidades.

Por isso, este artigo traz um guia completo para aprender como escolher sistema de ponto.

Para isso, serão abordados os seguintes tópicos:

• Por que escolher o sistema de ponto é importante?
• Quais critérios utilizar para saber como escolher sistema de ponto?
• Veja os passos de como escolher sistema de ponto
• Por que um sistema de ponto eletrônico é a melhor escolha?
• Qual o melhor sistema de ponto eletrônico do mercado?

Boa leitura!

Por que escolher o sistema de ponto é importante?

O sistema de ponto é uma ferramenta importante para que a empresa registre o ponto dos funcionários e gerencie a jornada de trabalho desses profissionais de forma mais eficiente. 

Esse sistema também ajuda a empresa a cumprir suas obrigações em relação à legislação trabalhista. Em outras palavras, o sistema de ponto influencia na segurança jurídica da empresa e no trabalho do RH, já que esse setor é responsável por gerenciar a jornada dos funcionários. 

Diante disso, é possível concluir que escolher um bom sistema de ponto é essencial para garantir que a empresa permaneça em conformidade com a lei e melhore a gestão do RH. 

Entenda abaixo em detalhes os motivos para escolher um sistema de ponto com cuidado.

Impacto da escolha na gestão de RH

Conforme explicado, uma das principais funções do RH é acompanhar a jornada de trabalho dos funcionários. Isso significa que os profissionais do setor devem gerenciar os diversos aspectos relacionados a marcação de ponto dos funcionários. 

Com base nesses dados, o setor realiza o tratamento do ponto, ou seja, ele calcula as horas trabalhadas pelos colaboradores para extrair informações como horas extras, atrasos, faltas, entre outras.

Assim, os profissionais do RH conseguem fechar a folha de ponto, bem como compartilhar essas informações com o sistema de folha de pagamento.

Um bom sistema de ponto facilita a realização de todas essas tarefas, desde o registro do ponto até a integração de dados com outros sistemas. Além disso, uma escolha adequada garante que essas informações sejam capturadas de forma precisa e confiável, o que é essencial para a gestão de RH.

Outra vantagem de escolher um bom sistema de controle de ponto é a oportunidade de utilizar uma ferramenta capaz de automatizar cálculos e gerenciar atividades importantes, como férias, banco de horas, licenças médicas e outras formas de afastamento dos funcionários.

Esses benefícios favorecem a gestão do RH, contribuem para tornar o setor mais eficiente e ainda ajudam a evitar disputas trabalhistas.

Eficiência e precisão na gestão de horas

Um bom sistema de ponto deve registrar os dados da jornada dos funcionários de forma precisa e eficiente. 

Isso porque o registro preciso e eficiente de ponto é fundamental para eliminar erros e fraudes que podem impactar a gestão de pessoas e o tratamento do ponto.

Assim, além de evitar erros e problemas legais, a empresa consegue otimizar a gestão do RH, proteger-se contra passivos trabalhistas e construir uma relação mais transparente com os colaboradores.

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Quais critérios utilizar para saber como escolher sistema de ponto?

A escolha de um bom sistema de ponto exige a avaliação de diversos critérios para garantir que a ferramenta atenda às necessidades da empresa.

Confira abaixo quais são esses critérios e como analisá-los. 

Funcionalidades necessárias

Um dos principais critérios que devem ser avaliados em um sistema de ponto são as suas funcionalidades. Essa análise deve considerar as necessidades da empresa e as facilidades que a ferramenta oferece tanto para o funcionário quanto para o RH. 

Por exemplo, empresas do setor de tecnologia ou que desejam modernizar seu negócio podem optar por uma ferramenta que ofereça formas alternativas de registro de ponto, como biometria, geolocalização e reconhecimento facial. 

Além dessas funções ligadas à marcação de ponto, é importante avaliar os recursos relacionados ao tratamento do ponto. O ideal é optar por sistemas que ofereçam cálculos automatizados, relatórios, entre outros recursos que facilitem o trabalho do RH.

Escalabilidade

Outro critério importante a se considerar é a escalabilidade do sistema de ponto, ou seja, sua capacidade de acompanhar o crescimento do negócio. 

Isso é importante porque a empresa pode aumentar seu quadro de funcionários no futuro visando atingir seus objetivos comerciais. 

Se a organização utiliza um sistema de ponto escalável, não precisará se preocupar com mudanças relacionadas ao controle de ponto dos funcionários. 

Dessa forma, ela economiza tempo e recursos para se dedicar a outros aspectos importantes relacionados à sua expansão.

Facilidade de uso

Não adianta oferecer vários recursos e ser difícil utilizá-los. Um bom sistema de ponto também deve favorecer a experiência do usuário, ou seja, ele deve ser intuitivo e fácil de usar. 

Isso evita erros de registro, facilita o treinamento dos funcionários para usar o sistema e ainda agiliza a adaptação das equipes à ferramenta.

Acessibilidade remota

A transformação digital das empresas e o movimento de flexibilização das jornadas de trabalho exigem que as organizações adotem um sistema de ponto que acompanhe essas mudanças. 

Nesse cenário, é essencial contar com o apoio de um controle de ponto que possa ser utilizado de forma remota, por meio de sistema web ou aplicativos. 

Além de permitir o acompanhamento de jornadas flexíveis, essa função é indispensável para a gestão de jornadas de funcionários que realizam trabalhos externos, home office ou trabalho híbrido.

Suporte e atendimento ao cliente

Assim como outros sistemas, uma plataforma de controle de ponto pode apresentar problemas ou gerar dúvidas em seus usuários. 

Por esse motivo, é fundamental escolher um fornecedor capaz de oferecer suporte técnico eficiente e atendimento ao cliente de qualidade e em diferentes canais. 

Isso é fundamental para resolver problemas técnicos rapidamente e receber assistência quando necessário. 

Para verificar se o fornecedor oferece um bom suporte e atendimento ao cliente, a empresa pode utilizar diferentes estratégias. 

Por exemplo, buscar informações sobre a reputação dele no mercado, avaliar quem é seu cliente, analisar a opinião de outros usuários e avaliar como é o atendimento do fornecedor desde o primeiro contato. 

Conformidade legal

Por fim, é essencial avaliar se o sistema atende às regulamentações trabalhistas e previdenciárias vigentes. 

Ao utilizar um sistema em conformidade jurídica, a empresa obtém o meio necessário para cumprir suas obrigações legais e evitar problemas com a Justiça do Trabalho.

Veja os passos de como escolher sistema de ponto

Existem várias opções de sistemas de ponto disponíveis no mercado. Por isso, escolher o sistema de ponto certo exige um processo de avaliação cuidadosa, que vai além dos critérios mencionados acima. 

Confira a seguir 5 passos para que facilitam a escolha do sistema ideal para a empresa:

Avaliação das necessidades 

O primeiro passo para escolher um sistema de ponto é avaliar as necessidades da empresa, ou seja, identificar quais demandas devem ser atendidas por esse sistema. 

Conforme explicado, essa avaliação deve guiar a escolha do sistema em relação às suas funcionalidades. Assim, a organização conseguirá escolher um fornecedor que ofereça os recursos necessários para otimizar a gestão do RH. 

Pesquisa de mercado

O próximo passo é fazer uma pesquisa de mercado para identificar quais fornecedores podem atender as demandas da empresa. 

Durante essa pesquisa, é fundamental considerar os critérios de escolha mencionados anteriormente e avaliar quais fornecedores de controle de ponto se adequam a esses requisitos.

Comparação de opções

Após realizar a pesquisa de mercado, o próximo passo é comparar as melhores opções disponíveis para a empresa. 

Para isso, é importante listar as opções de sistemas de ponto adequadas para o negócio e compará-las em relação aos critérios mencionados neste texto, como funcionalidades oferecidas, escalabilidade e facilidade de uso. 

Também é importante considerar o custo-benefício de cada opção e comparar essas informações.

Avaliações e feedbacks

Conforme explicado, é fundamental pesquisar avaliações e feedbacks de usuários antes de escolher um sistema de ponto. É importante considerar comentários de clientes que utilizam as opções que a empresa está avaliando. 

Afinal, essas informações ajudam a entender como é a experiência do cliente na plataforma e a qualidade de suporte oferecido. Além disso, elas podem fornecer insights que favorecem ou não a avaliação.

Implementação do sistema de ponto

Por fim, é fundamental considerar como o sistema deve ser implementado na empresa. Esse processo pode variar de acordo com o fornecedor, que deve informar quais os passos necessários para a sua implementação. 

Geralmente, esse processo inclui a configuração do sistema segundo as necessidades da empresa, a migração de sistema (caso necessário) e o treinamento dos funcionários.

Após seguir todos esses passos, será mais fácil escolher o sistema de ponto ideal para a organização.

Por que um sistema de ponto eletrônico é a melhor escolha?

Comparado ao livro de ponto e ao relógio de ponto, o sistema de ponto eletrônico é o único capaz de atender aos critérios de escolha mencionados anteriormente. 

Também conhecido como Registrador Eletrônico de Ponto (REP), esse tipo de sistema é considerado mais eficiente, preciso e completo. 

Seu uso é regulamentado pela Portaria 671, que diferencia três modelos de REP: o ponto convencional (REP-C), o ponto alternativo (REP-A) e o via programa (REP-P).

Apenas o REP-A e REP-P atendem os critérios mencionados anteriormente. Afinal, esses modelos de ponto eletrônico oferecem recursos completos e robustos para aumentar a segurança de dados, otimizar a gestão de horas e facilitar o acompanhamento da jornada dos funcionários. 

Entre suas principais funcionalidades, estão formas alternativas de registro de ponto, armazenamento em nuvem, monitoramento em tempo real, cálculos automatizados, entre outros recursos.

Por isso, o sistema de ponto eletrônico é considerado a opção mais avançada e completa para controlar a jornada dos funcionários.

Vale lembrar que existem diferenças entre o REP-A e o REP-P. O ponto alternativo só pode ser implementado mediante aprovação em convenção coletiva. 

Já o REP-P dispensa a necessidade dessa aprovação, pois possui um certificado que atesta sua segurança e adequação à lei. Portanto, sua implementação é mais simples em comparação ao REP-A. 

Por isso, é importante ter cuidado ao escolher entre esses dois tipos de ponto eletrônico.

Qual o melhor sistema de ponto eletrônico do mercado?

A Pontotel é o melhor sistema de ponto eletrônico disponível no mercado. Nossa plataforma oferece recursos avançados que facilitam o registro, a gestão e o tratamento de ponto. 

A lista de funcionalidades da Pontotel inclui múltiplas formas de registro de ponto, cálculo automático de apontamentos, correção de pontos inconsistentes de forma simplificada, integração com sistema de folha de pagamento e muito mais!

Nossa plataforma também permite o acompanhamento em tempo real e facilita a visualização de pendências e jornadas incompletas, fatores importantes para a gestão do RH.

Além disso, a Pontotel gera mais de 30 tipos de relatórios que facilitam o controle de frequência e o gerenciamento estratégico de pessoal.

Todas essas funcionalidades são encontradas em um software do tipo REP-P, com suporte e atendimento humanizado, e 100% adequado à Portaria 671 e à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Ou seja, a Pontotel oferece uma solução segura e completa para transformar a gestão do RH da sua empresa!

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Conclusão

Entender como escolher o sistema de ponto correto é fundamental para que a empresa utilize uma ferramenta de controle de ponto capaz de atender suas necessidades. 

Essas necessidades incluem não só as demandas do setor do RH, mas também o cumprimento das suas obrigações legais. 

Para escolher a ferramenta certa, é importante considerar critérios como funcionalidades, escalabilidade, acesso remoto, entre outros recursos. 

Além disso, é fundamental seguir alguns passos para identificar qual o melhor fornecedor desse tipo de sistema. 

Vale lembrar que a escolha de um sistema de ponto não deve considerar apenas o curto prazo. Isso porque essa escolha também é uma decisão estratégica, já que afetará a eficiência da empresa e o cumprimento das leis trabalhistas. 

Portanto, dedicar tempo e esforço à pesquisa e avaliação adequadas é fundamental para fazer a escolha certa.

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