Os arquivos AFD, AFDT e ACJEF são documentos fiscais essenciais para comprovar que a empresa cumpre suas obrigações trabalhistas. Isso porque esses arquivos apresentam dados precisos sobre a jornada de trabalho dos funcionários.
Por esse motivo, eles são solicitados pelos auditores fiscais de trabalho para conferir se a organização respeita as leis trabalhistas.
Quando ocorrem erros ou fraudes na emissão desses arquivos, a empresa pode sofrer diferentes penalidades.
Para evitar quaisquer problemas, é fundamental entender o que a legislação diz sobre esse assunto, especialmente após a publicação da Portaria 671. Afinal, essa portaria alterou as regras e até os documentos fiscais exigidos das empresas.
Para ajudar empresários, gestores e profissionais de Recursos Humanos (RH) a entender o que diz a lei e o que mudou com a portaria, neste artigo, serão respondidas as seguintes perguntas:
- O que são os arquivos AFD, AFDT e ACJEF?
- O que diz a Portaria 671 sobre os arquivos AFD, AFDT e ACJEF?
- É obrigatório emitir os relatórios fiscais AFD, AFDT, ACJEF e AEJ?
- Qual a importância dos arquivos fiscais de ponto eletrônico para o RH?
- Todos os sistemas emitem os arquivos AFD, AFDT, ACJEF e AEJ?
Boa leitura!
O que são os arquivos AFD, AFDT e ACJEF?
Os arquivos AFD, AFDT e ACJEF são documentos que reúnem informações sobre a jornada de trabalho dos funcionários. Eles são utilizados principalmente para comprovar que a empresa cumpre suas obrigações legais previstas em lei.
Por isso, esses arquivos são considerados documentos fiscais e podem ser solicitados pelo auditor fiscal de trabalho.
Vale lembrar que, embora as siglas AFD, AFDT e ACJEF sejam parecidas, elas se referem a documentos fiscais diferentes.
Entenda a seguir o que é e para que serve cada um desses arquivos.
AFD
AFD é a sigla de Arquivo Fonte de Dados. Esse documento fiscal é um arquivo padrão gerado pelo sistema de ponto eletrônico utilizado pela empresa.
Também conhecido como REP (Registrador Eletrônico de Ponto), esse sistema produz um relatório que organiza todos os registros de pontos realizados pelos funcionários da empresa.
Esse documento também conta com informações como número do PIS, data de marcação de ponto e Número Sequencial de Registro (NSR).
Além de reunir dados precisos sobre o ponto dos trabalhadores, esse tipo de arquivo se diferencia por sua confiabilidade e transparência.
Isso porque suas informações não podem ser alteradas ou apagadas. Por esse motivo, o arquivo AFD é um retrato fiel da jornada de trabalho dos funcionários da empresa.
AFDT
AFDT é a sigla de Arquivo Fonte de Dados Tratados. Esse documento fiscal era gerado pelo REP e continha informações relevantes sobre a jornada de trabalho dos funcionários.
No entanto, ao contrário do AFD, que apresenta dados “brutos”, ou seja, que não foram alterados, o AFDT reunia dados que passaram por tratamento de ponto.
Por esse motivo, esse documento também incluía informações que foram corrigidas, como erros de marcação e dados inconsistentes.
No entanto, por conta das mudanças estabelecidas pela Portaria 671, esse tipo de arquivo foi substituído por outro modelo. Portanto, ele não precisa mais ser emitido pelas empresas.
ACJEF
ACJEF é a sigla de Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais. Esse tipo de documento fiscal se diferenciava por reunir todos os dados referentes à jornada de trabalho dos funcionários.
Por exemplo, horários de entrada e saída, horas extras, faltas, atrasos, percentual de adicional, entre outras informações. Na prática, esse documento consolidava e reunia tudo o que fora registrado nos arquivos AFD e AFDT.
Por isso, o ACJEF era considerado um registro completo de todos os dados da jornada dos funcionários. Esse tipo de arquivo também era gerado pelo sistema REP.
No entanto, assim como o AFDT, o ACJEF também foi substituído por outro documento fiscal. Portanto, as empresas que utilizam um ponto eletrônico não precisam mais utilizá-lo.
O que diz a Portaria 671 sobre os arquivos AFD, AFDT e ACJEF?
A Portaria 671 é a lei responsável por regulamentar o uso de ponto eletrônico no Brasil. Além de consolidar e atualizar o uso de controle de ponto eletrônico no país, seu texto provocou a revogação de regulamentações mais antigas, como as Portarias 1510 e 373.
Como resultado, a Portaria 671 também provocou mudanças na emissão de arquivos AFD, AFDT e ACJEF. Afinal, eles são gerados apenas por sistemas do tipo REP.
Por isso, para entender o que a legislação vigente diz sobre esses documentos, é necessário consultar o que a Portaria 671 diz sobre esse assunto.
Confira a seguir quais os pontos mais importantes sobre a emissão desses documentos fiscais:
Mudanças de informações no arquivo AFD
A publicação da Portaria 671 alterou o modelo do arquivo AFD que constava na antiga Portaria 1510. Atualmente, os três modelos de ponto eletrônico permitidos no país — REP-C, REP-A e REP-P — devem gerar um arquivo AFD de acordo com o Anexo V da Portaria 671.
Esse anexo contém todas as informações e instruções que devem ser seguidas para a elaboração desse documento. Esses dados também podem ser consultados no site do governo.
Novo arquivo AEJ, substituto do ACJEF
Outra mudança estabelecida pela Portaria 671 foi a criação do Arquivo Eletrônico de Jornada (AEJ). Esse tipo de arquivo substitui os antigos AFDT e ACJEF, regulamentados pela extinta Portaria 1510, e deve ser gerado pelo programa de tratamento de ponto.
As informações apresentadas no AEJ devem seguir as instruções do Anexo VI da Portaria 671. Vale lembrar que, apesar da mudança da nomenclatura, na prática, o AEJ segue configurações semelhantes ao AFDT e ao ACJEF.
As principais diferenças entre os arquivos AEJ e ACJEF é que, conforme a lei, o primeiro deve ser apresentado no “formato texto, codificado no padrão ASCII da norma ISO 8859-1.” Além disso, ele deve conter “cada linha correspondente a um registro, terminando com os caracteres 13 e 10, respectivamente, da tabela ASCII da norma ISO 8859-1.”
É obrigatório emitir os relatórios fiscais AFD, AFDT, ACJEF e AEJ?
Sim. Conforme explicado, a Portaria 671 determina que os três modelos de REP utilizados pelas empresas devem gerar o AFD.
Segundo o texto, no caso do REP-C, o AFD deve ser gravado em dispositivo de memória externa, como pen-drive ou memória HD, por meio de porta de saída padrão USB externa, usada exclusivamente pelo auditor fiscal.
Por outro lado, se a empresa utiliza um sistema do tipo REP-A ou REP-P, o AFD deve ser prontamente gerado e entregue para o auditor fiscal quando solicitado.
Além do AFD, a Portaria 671 também determina que, independentemente do modelo de ponto eletrônico utilizado, as empresas são obrigadas a gerar um relatório Espelho de Ponto Eletrônico e o AEJ. Conforme explicado, o AEJ substitui os antigos AFDT e ACJEF.
Vale lembrar que tanto o AFD quanto o AEJ são relatórios ou documentos fiscais que podem ser solicitados pelo auditor fiscal do trabalho.
Logo, para evitar problemas e comprovar a regularidade da empresa, é fundamental garantir que esses arquivos sejam gerados corretamente.
Para que servem esses arquivos?
Os arquivos AFD, AFDT, ACJEF e AEJ são fundamentais para que a empresa comprove que a jornada de trabalho dos seus colaboradores está em conformidade com a legislação trabalhista.
Afinal, esses documentos fiscais apresentam os registros detalhados da jornada dos empregados. Por isso, eles facilitam o processo de fiscalização e o monitoramento das horas trabalhadas pelos colaboradores.
Quais as consequências da adulteração?
Adulterar ou alterar as informações de qualquer um desses documentos fiscais pode gerar consequências graves para a empresa. Para entender quais são as consequências, o primeiro passo é conferir o que diz o Artigo 98 da Portaria 671:
“Art. 98. Comprovada a adulteração de horários marcados pelo trabalhador ou a existência de dispositivos, programas ou sub-rotinas que permitam a adulteração dos reais dados do controle de jornada ou parametrizações e bloqueios na marcação, o Auditor-Fiscal do Trabalho deverá apreender documentos e equipamentos, copiar programas e dados que julgar necessários para comprovação do ilícito.”
Ou seja, o auditor fiscal tem autorização legal para apreender documentos e equipamentos que comprovem a fraude. Essas provas podem ser utilizadas pela Justiça do Trabalho para gerar multas, ações trabalhistas e até processos criminais por fraudes, entre outras consequências.
Até os responsáveis pela gestão da empresa, como diretores, gerentes e administradores, podem ser responsabilizados civil e criminalmente pela adulteração, caso sejam identificados como participantes ou coniventes com a fraude.
Para evitar esses problemas, é fundamental que as empresas emitam os arquivos AFD, AFDT e ACJEF de acordo com as orientações legais e apresentem esses documentos aos fiscais quando solicitados.
Qual a importância dos arquivos fiscais de ponto eletrônico para o RH?
Os arquivos fiscais refletem a eficiência do controle de ponto realizado pelo RH. Por isso, quando a gestão do ponto é feita com o apoio de sistemas seguros, precisos e eficazes, os documentos gerados apresentam dados confiáveis sobre a jornada de trabalho dos funcionários.
Como resultado, eles asseguram que a empresa está realizando a gestão adequada do tempo de trabalho dos colaboradores e cumprindo suas obrigações trabalhistas.
Ao mesmo tempo, esses arquivos permitem que o RH trabalhe de forma mais transparente e contribua para o fortalecimento da segurança jurídica da empresa.
Todos os sistemas emitem os arquivos AFD, AFDT, ACJEF e AEJ?
Não. O sistema REP-C ou ponto convencional emite o arquivo AFD, mas não gera o AEJ (que substitui o AFDT e o ACJEF).
Isso porque esse tipo de sistema de controle eletrônico não conta com um programa de tratamento de ponto. Por esse motivo, empresas que utilizam o REP-C precisam providenciar um software de tratamento de ponto para emitir o AEJ.
Em compensação, tanto o sistema REP-A quanto o REP-P emitem todos os arquivos fiscais exigidos por lei. Afinal, ambos contam com recursos que permitem o tratamento do ponto.
Vale lembrar que a diferença entre REP-A e o REP-P está no processo de implementação desses sistemas. Para adotar o ponto alternativo, a empresa precisa da autorização dos funcionários por convenção ou acordo coletivo de trabalho.
Já o uso de REP-P não exige esse tipo de autorização. Afinal, além de ser um sistema mais robusto, ele conta com registro no Instituto Nacional da Propriedade Industrial (INPI), que assegura sua confiabilidade.
Por isso, o REP-P é considerado a solução de ponto eletrônico mais completa para empresas que querem aumentar sua segurança jurídica e facilitar a gestão de dados.
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A Pontotel oferece tudo que sua empresa precisa para controlar e gerenciar o ponto dos funcionários com facilidade e segurança.
Nossa plataforma do tipo REP-P é 100% adequada à Portaria 671. Por isso, além de gerar os arquivos fiscais exigidos por lei, o processo de emissão é feito de forma simplificada.
Basta apenas alguns cliques para emitir os documentos, que também podem ser exportados com facilidade.
Além dessa praticidade, a Pontotel oferece tecnologias avançadas para registro, gestão e tratamento do ponto, tais como:
- Múltiplas formas de registro e autenticação de ponto;
- Acompanhamento de jornada em tempo real;
- Fechamento otimizado da folha de ponto;
- Gestão de escalas;
- Integração com o sistema de folha de pagamento;
- Produção de mais de 30 tipos de relatórios;
- Armazenamento em nuvem;
- Controle de acesso avançado;
- Total adequação à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), confirmado por auditorias externas.
Em outras palavras, a Pontotel oferece uma solução completa para garantir a otimização do trabalho do RH, a eficiência na gestão de pessoas e o fortalecimento da segurança jurídica da sua empresa.
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Conclusão
Os arquivos AFD, AFDT e ACJEF são documentos fiscais conhecidos por reunir informações precisas sobre a jornada de trabalho dos funcionários da empresa.
Por isso, eles são solicitados pelos auditores fiscais de trabalho para comprovar que a organização cumpre suas obrigações trabalhistas.
Embora o objetivo desses documentos continue o mesmo, a Portaria 671 alterou questões importantes relacionadas a eles.
Uma das alterações mais relevantes foi a criação do AEJ (Arquivo Eletrônico de Jornada), que substituiu os arquivos AFDT e ACJEF, regulamentados pela extinta Portaria 1510.
Além dessa mudança, a portaria também estabeleceu alterações na estrutura e nos dados que devem ser apresentados nesses arquivos fiscais.
Para garantir o cumprimento da nova portaria e evitar problemas fiscais, é essencial contar com um sistema de ponto eletrônico completo, robusto e em conformidade total com as novas regras, como a Pontotel.
Dessa forma, cumprir as obrigações legais e otimizar o trabalho do RH será muito mais fácil.
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