A organização dos processos da empresa garante a obtenção de bons resultados, em função de elevar a produtividade das equipes. Contudo, esse fluxo positivo depende do controle do work in progress, que evita sobrecargas de trabalho.
O work in progress se refere às tarefas que estão em andamento na empresa e causam um impacto direto nos bons resultados, a depender da forma como o negócio gerencia seus processos.
O controle do work in progress evita um número excessivo de tarefas, o que poderia comprometer o desempenho dos colaboradores, em função destes estarem dedicados a muitas questões ao mesmo tempo, sem focar no que realmente importa.
Tal foco, por meio do controle do work in progress, permite que as organizações otimizem o tempo para término das atividades, evitando desperdício e aproveitando melhor os recursos disponíveis.
Sabendo da importância do controle de tarefas, este artigo traz tudo que gira em torno do work in progress para haver melhor organização dos processos empresariais, tornando os fluxos de trabalho mais efetivos.
Assim, os seguintes assuntos relacionados ao work in progress serão abordados:
- O que é work in progress (WIP)?
- Para que serve o work in progress?
- Quais os tipos de work in progress?
- Qual a importância do controle do work in progress?
- Quais os métodos de gerenciamento de work in progress?
- Como controlar o WIP das empresas?
Quer saber mais sobre o tema? Então, continue a leitura!
O que é work in progress (WIP)?
Work n progress (WIP), na tradução literal, significa “trabalho em progresso”. No universo empresarial, esse termo está relacionado às tarefas que estão em processos de execução e validação, mas que ainda não foram concluídas.
Ou seja, na operação, o work in progress termina apenas quando os resultados das atividades são validados. Ao administrar o work in progress, a empresa tem maior facilidade para otimizar os trabalhos e elevar a produtividade.
Para que serve o work in progress?
O principal objetivo do work in progress é dar à empresa uma visão mais ampla das suas tarefas em andamento. Com isso, ela pode utilizar de forma assertiva seus recursos materiais e humanos.
Além disso, essa visualização das tarefas em aberto permite determinar prioridades, definir o tempo para início e término de cada atividade e estabelecer limites para o work in progress. Sendo assim, o work in progress serve para:
- Otimizar a execução de tarefas;
- Limitar o tempo dedicado às atividades;
- Elevar a produtividade das equipes;
- Manter o foco no que é prioridade;
- Concluir tarefas no prazo estipulado;
- Reduzir custos com tarefas desnecessárias;
- Planejar as tarefas de forma mais eficiente e precisa.
Quais os tipos de work in progress?
Na prática, o work in progress possui alguns modelos de execução. Ao analisá-los, é possível obter insights que auxiliam a empresa a tomar decisões mais estratégicas e assertivas relacionadas à produtividade e ao desempenho das equipes.
Conheça os principais tipos de work in progress a seguir.
Trabalho físico em andamento
O trabalho físico em andamento é um dos tipos de work in progress. Ao verificar os dados deste item, a empresa pode levantar custos, esforços e identificar o que, na prática, pode estar atrapalhando o término de alguma tarefa.
Projetos em andamento
A grande maioria das empresas possui uma série de projetos em andamento, que representam outro tipo de work in progress. Contudo, essa quantidade não é sinônimo de produtividade, e o controle do work in progress ajuda a empresa a verificar quais projetos são prioridade e o que pode ser finalizado, evitando pendências desnecessárias.
Tarefas em andamento
Ter muitas tarefas em andamento pode estar sobrecarregando os colaboradores.
Por isso, é importante que a empresa utilize o work in progress para limitar o número de atividades e focar na qualidade e no que de fato é essencial para os resultados, sem que as atenções sejam divididas com tarefas não tão importantes.
Qual a importância do controle do work in progress?
O papel do work in progress na rotina empresarial está relacionado principalmente à criação de ações para a melhoria do desempenho das equipes. Assim, os profissionais podem se concentrar na entrega de atividades que agreguem valor e resultados aos clientes.
O controle do work in progress é responsável por facilitar os fluxos processuais da empresa, minimizando as chances de erros e gargalos que atrapalham o funcionamento e a evolução produtiva das equipes.
Além destas questões, é possível destacar que o controle do work in progress é importante para:
- Maior flexibilidade às mudanças;
- Melhoria da qualidade dos trabalhos, em função da limitação de tarefas;
- Previsibilidade de conclusão de projetos;
- Redução de desperdícios de recursos humanos e materiais;
- Garantia de qualidade na execução de tarefas;
- Montagem de equipes mais ágeis e efetivas, sem sobrecargas de trabalho;
- Minimização de atrasos ou gargalos.
Quais os métodos de gerenciamento de work in progress?
Existem no mercado métodos disponíveis de gerenciamento de work in progress, permitindo que a empresa tenha maior controle dos seus processos e atividades. Confira alguns dos principais modelos utilizados.
Just in time
O just in time é uma metodologia de controle do work in progress muito utilizada no mercado, principalmente pela sua capacidade de evitar desperdícios de matéria-prima ou estoques parados.
Ao usar esse método, a empresa trabalha por demanda, produzindo o que precisa no momento certo, sem sobrecarga de trabalhos em andamento ou gastos excessivos.
Kanban
O Kanban é um método de gerenciamento de processos que se utiliza de um fluxo visual do trabalho a partir de três fases: a fazer, fazendo e feito. Ele visa limitar o work in progress, evitando a procrastinação e o desperdício de recursos.
Lean manufacturing
A principal proposta do lean manufacturing é elevar a produtividade e eficiência das equipes. Por isso, ele foca em estruturas organizacionais mais enxutas e processos eficientes para controlar o work in progress, reduzindo desperdícios e priorizando processos que agregam valor ao cliente e ao negócio.
Como controlar o WIP das empresas?
O work in progress das empresas deve ser devidamente controlado para que elas não percam o controle das suas atividades e reduzam o número de tarefas desnecessárias, focando no desempenho e na produtividade dos seus colaboradores.
Saiba quais medidas adotar para o controlar o work in progress na sua empresa a seguir.
Análise prévia e metrificação de tarefas
Toda execução de atividade exige planejamento por parte das empresas. Tal organização é parte integrante de uma análise prévia e metrificação de tarefas. Essa é uma forma de controlar o work in progress da empresa de perto, evitando sobrecarga de atividades.
Estabelecimento de limites de WIPs simultâneos
O excesso de tarefas também pode ser um empecilho nos resultados da empresa. Por isso, é fundamental que a organização estabeleça limites de WIPs simultâneos para que ela consiga focar no que realmente agrega valor aos resultados do negócio.
Controle de capacidades da equipe
O controle do work in progress permite que a empresa tenha um visão mais assertiva quanto à capacidade da sua equipe. Isso porque no WIP ela consegue identificar número de tarefas simultâneas, sobrecargas da equipe, quedas de produtividade e outros.
Assim, é mais fácil desenvolver ações para novas contratações, gestão de escalas, controle de horas extras e combate ao absenteísmo.
Apoio de tecnologias
O work in progress pode ser facilitado se a empresa contar com o apoio de tecnologias que permitam um acesso em tempo real aos processos, às tarefas e às atividades que estão em curso. Desta forma, as decisões se tornam mais rápidas, embasadas e efetivas.
Conclusão
O planejamento prévio é uma questão fundamental para empresas que buscam utilizar corretamente seus recursos materiais e humanos. Entretanto, para o alcance desses e de outros objetivos, é crucial ter o controle do work in progress.
Neste conteúdo, foi visto que o work in progress permite à empresa acompanhar de perto as próprias tarefas, verificando com exatidão o que está em andamento, facilitando a definição de prioridades e focando em atividades que de fato importam nos resultados.
Contudo, para que o work in progress não seja apenas um ponto de análise, mas um fator diferencial de identificação, é necessário não só visualizar as informações que ele fornece como também analisá-lo. Isso permitirá ao negócio priorizar a qualidade na execução de tarefas e a produtividade das equipes.
Para isso, é importante partir da definição de limites do work in progress, da análise prévia das tarefas e de contar com o apoio de tecnologias. Assim, a empresa consegue aproveitar o controle do work in progress como um suporte para obtenção de resultados.
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