Além de expandir as possibilidades de vendas e prestação de serviços, as viagens corporativas são fundamentais, pois podem se converter em oportunidades de negócio e aprendizado para as empresas.
Por isso, muitas organizações investem em viagens a trabalho, designando alguns de seus funcionários para representá-las em diversos compromissos.
Porém, para obter esses benefícios, a empresa precisa planejar essa viagem corretamente e cumprir as leis trabalhistas que amparam o trabalhador designado para esse tipo de viagem. Caso contrário, ela pode enfrentar passivos trabalhistas e ainda comprometer os objetivos desse investimento.
Mas, quais são essas leis trabalhistas? E como a empresa pode aumentar o sucesso desse tipo de ação?
Para tirar as principais dúvidas sobre esse assunto, neste artigo, serão explicados os seguintes tópicos:
- O que define uma viagem corporativa?
- O que a CLT fala sobre viagens corporativas?
- Direitos do trabalhador que faz viagens corporativas
- Quais pontos se atentar em viagens corporativas?
- Como a tecnologia pode ser uma aliada nas viagens corporativas?
Boa leitura!
O que define uma viagem corporativa?
A viagem corporativa pode ser definida como qualquer viagem realizada por um funcionário ou representante de uma empresa, com o objetivo de realizar negócios ou cumprir obrigações profissionais em nome da organização.
Ou seja, quando um trabalhador precisa viajar para visitar um cliente, negociar um contrato, participar de um evento e até prestar algum serviço em nome da organização, por exemplo, a viagem é classificada como corporativa.
Essa definição é muito importante, porque as viagens corporativas são organizadas e financiadas pelas próprias empresas interessadas no objetivo da viagem. Ou seja, elas são responsáveis por reservar e pagar os custos com transporte, refeições, hospedagens, entre outras despesas relacionadas à viagem.
E tudo isso deve ser feito de modo que a organização não negligencie suas obrigações legais em relação ao trabalhador designado para a viagem, conforme orienta a lei.
O que a CLT fala sobre viagens corporativas?
A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) assegura aos profissionais em viagem a trabalho os mesmos direitos garantidos aos demais funcionários. Isso porque, segundo o artigo 4 da CLT, sempre que o profissional estiver à disposição da empresa, ele está trabalhando.
Embora o texto não fale especificamente sobre viagem, ele pode ser aplicado a viagens a trabalho, já que o colaborador está à disposição da empresa neste período.
O mesmo texto serve como base para o pagamento de horas extras durante as viagens. Caso o trabalhador permaneça à disposição da empresa por mais de oito horas diárias, ele tem direito ao pagamento de horas extras.
Vale lembrar que o pernoite não conta como hora trabalhada. Logo, ele não entra na base de cálculos de horas extras.
Por outro lado, a jurisprudência entende que deslocamento realizado em função de viagens a trabalho é considerado parte da jornada de trabalho do funcionário. Sendo assim, caso o deslocamento seja longo, o colaborador deve receber horas extras por isso.
Para saber se o funcionário cumpriu sua jornada de trabalho durante a viagem, a empresa deve adotar um sistema de controle de ponto eletrônico, como o REP-A ou o REP-P.
Afinal, em ambos é possível registrar o ponto de forma digital e online, permitindo o monitoramento da jornada de trabalho a distância.
Vale lembrar que a regulamentação das viagens corporativas também pode ser influenciada por acordos coletivos, convenções coletivas ou contratos individuais de trabalho. Por isso, é importante consultar esses documentos antes de adotar essa prática na empresa e criar uma política interna para lidar com o tema.
Direitos do trabalhador que faz viagens corporativas
Os direitos do trabalhador que faz viagens corporativas são praticamente os mesmos daqueles garantidos aos demais funcionários. Afinal, conforme explica a CLT, sempre que o colaborador estiver à disposição da empresa, ele está trabalhando.
Logo, mesmo que o profissional esteja fazendo uma viagem a trabalho, ele também deve ter seus direitos trabalhistas garantidos.
Sendo assim, o funcionário em viagem tem o direito a intervalos, reembolso das despesas ou ajuda de custo para financiamento da viagem, bem como pagamento por hora extra e sobreaviso.
Além disso, vale lembrar que o ideal é que a empresa invista em um seguro-viagem para esse funcionário e garanta o auxílio necessário caso ocorra algum problema durante o período da viagem.
Quais pontos se atentar em viagens corporativas?
Além de cumprir suas obrigações trabalhistas, as empresas que investem em viagens corporativas também precisam ficar atentas a alguns pontos cruciais referentes ao planejamento, ao custeio e à regulamentação dessas viagens.
Conheça cada um desses pontos a seguir:
Faça uma política de viagens
A política de viagens é um documento elaborado para orientar todas as etapas do processo de organização e financiamento de viagens corporativas.
Ela deve ser elaborada por toda empresa que decide investir nesse tipo de viagem e deve abordar desde temas como limites de gastos, fluxo de aprovações e regras para compra de passagens até normas para prestação de contas, reembolso e muito mais.
Dessa forma, a empresa padroniza o processo, evita problemas relacionados à organização e execução da viagem e ainda garante que todos os funcionários saibam como esse processo acontece.
Tenha uma política de reembolsos
A política de reembolsos é um documento que determina regras e procedimentos que devem ser seguidos para que a empresa faça o reembolso de despesas de viagem.
Nesse documento, deve ser definido o que é reembolsável, quais registros são aceitos como comprovantes, prazos para prestação de contas, entre outras informações.
O ideal é que essa política de reembolso seja incluída no documento de política de viagens, tornando o processo mais claro para todos os envolvidos.
Disponibilize um relatório de viagens corporativas
O relatório de viagens corporativas é um documento que descreve todos os gastos que o funcionário teve durante uma viagem. Por isso, ele permite que a empresa analise as despesas de forma mais rápida e ágil, já que todos os custos estão descritos e comprovados.
Ao mesmo tempo, a elaboração desse documento facilita a prestação de contas do colaborador e ainda pode agilizar o reembolso das despesas de viagem.
Na prática, a empresa que adota a entrega de relatórios de viagem corporativa como uma política interna otimiza sua gestão financeira, evita fraudes e torna a relação com o funcionário mais transparente.
Limite os gastos por colaborador
Investir em viagens a trabalho também exige que a empresa estabeleça limites de gastos por colaborador. Caso contrário, ela corre o risco de prejudicar sua gestão financeira e até o pagamento do reembolso do funcionário, o que pode gerar vários problemas.
Para evitá-los, o ideal é definir um teto de gastos relacionados a esse assunto, informação que deve ser incluída e detalhada na política de viagens elaborada pela empresa. Esse teto de gastos deve ser estimado com base nas despesas geralmente relacionadas a viagens, como passagens, hospedagem, alimentação, entre outras.
Vale lembrar que a viagem corporativa não tem como objetivo proporcionar luxo ou passeios ao funcionário. Porém, é importante garantir que ele tenha o conforto necessário para fazer seu trabalho. Por isso, todas essas informações e orientações devem ser explicadas em detalhes na política de viagens desenvolvida pela empresa.
Planeje a viagem com antecedência
Por fim, é importante lembrar que a eficiência de uma viagem corporativa também depende do seu planejamento. Se a empresa organizar a viagem de última hora, pode prejudicar o trabalho do funcionário designado para representá-la.
Afinal, além de custos mais altos com transporte e hospedagem, ela pode ter dificuldade para marcar compromissos e garantir que o colaborador cumpra seus interesses.
Por isso, é fundamental planejar a viagem com antecedência e garantir todos os preparativos necessários para que ela seja bem-sucedida e com um custo menor.
Como a tecnologia pode ser uma aliada nas viagens corporativas?
Existem várias tecnologias que ajudam a empresa a planejar suas viagens corporativas e monitorar a jornada de trabalho dos funcionários durante esse período.
As ferramentas de gestão de tarefas, por exemplo, auxiliam o setor responsável pela organização da viagem a cumprir todas as etapas necessárias para o seu planejamento.
Isso inclui desde a reserva de hotéis até o agendamento de reuniões para explicar ao colaborador designado quais os objetivos e as expectativas da viagem.
Já o sistema de controle de ponto digital ou eletrônico viabiliza o acompanhamento da jornada do colaborador designado para viajar representando a empresa. Afinal, essa ferramenta permite o registro de ponto remoto e a contabilização correta das horas trabalhadas.
Além disso, sistemas mais avançados também oferecem recursos de geolocalização, mecanismos de segurança, possibilidade de ponto offline, entre outros recursos que garantem a autenticidade dos dados registrados pelo funcionário.
A Pontotel é uma plataforma completa que oferece esses e outros recursos para registro, tratamento e gestão de pontos. Por isso, quem utiliza Pontotel tem mais tranquilidade e facilidade para gerenciar a jornada de trabalho dos colaboradores em viagem a trabalho.
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Conclusão
As viagens corporativas podem ser estratégias eficientes para ajudar a empresa a expandir seus negócios e aumentar sua receita. No entanto, para que elas sejam bem-sucedidas, a organização deve cumprir suas obrigações trabalhistas com o colaborador designado para viagem.
Além disso, a empresa deve investir na elaboração de documentos que facilitem o planejamento, a gestão e o pagamento dessas viagens, como a política de reembolso e um relatório de viagens.
Vale lembrar que a empresa depende do auxílio de ferramentas tecnológicas para viabilizar a gestão de viagens e o cumprimento da lei trabalhista, como o sistema de controle de ponto eletrônico.
Seguindo essas dicas, será mais fácil garantir viagens bem-sucedidas e evitar passivos trabalhistas.
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