Quanto mais maneiras existirem para modernizar a gestão de recursos humanos, simplificando processos, mais produtivo será o time de RH. A versão 1.3 do eSocial, tema deste conteúdo, visa isso, além de trazer mais transparência para o setor trabalhista.
Segundo o Governo, a primeira fase de adesão ao eSocial aconteceu somente com as grandes empresas: começou em 2018 e envolveu mais de 13 mil empresas e 12 milhões de trabalhadores.
Com a nova versão da plataforma, empresas e órgãos governamentais precisam tomar algumas medidas, como capacitar seus funcionários para lidar com as mudanças que virão. Nesse sentido, inclusive, Robson Carvalho, diretor de Recursos Humanos da Saeb, diz:
“O eSocial promoveu uma mudança de paradigma, trazendo mais transparência e uma maior necessidade de controle de gestão. Neste contexto, o conhecimento e a capacitação são importantíssimos”
Assim, para tratar o assunto com mais detalhes, sobretudo as mudanças com a nova versão e para que o eSocial serve, este conteúdo abordará os seguintes pontos:
- O que é o eSocial?
- Quais as mudanças trazidas pela versão S-1.3 do eSocial?
- Quando a versão 1.3 do eSocial entra em vigor?
Tenha uma ótima leitura!
O que é o eSocial?
O eSocial é uma plataforma online do governo brasileiro criada para unificar o envio de certas informações por parte das empresas, como as relacionadas às obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias.
Conforme o Ministério do Trabalho e Emprego, o “eSocial – Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas – é o módulo do SPED usado para registrar eventos trabalhistas”.
Ou seja, com esse sistema, tem-se a centralização de todas as informações sobre os funcionários de uma organização, desde a admissão até a demissão, se for o caso.
Para que serve o eSocial?
Tendo como principal propósito facilitar a gestão e fiscalização por parte das autoridades, o eSocial serve para fins específicos. São eles:
- Enviar dados sobre a folha de pagamento, as contribuições da previdência e as demais informações trabalhistas;
- Facilitar a fiscalização e o cruzamento de informações ao permitir a integração de dados entre órgãos governamentais diferentes;
- Contribuir para uma melhor gestão por parte das empresas.
Quais as mudanças trazidas pela versão S-1.3 do eSocial?
A Portaria Conjunta RFB/MPS/MTE n.º 13, de 25 de junho de 2024, aprovou a versão S-1.3 do eSocial, e isso trouxe algumas mudanças importantes para o sistema. O objetivo dessas mudanças visa deixar a plataforma mais eficiente e precisa. Entenda o que mudou.
Mudanças nas tabelas e regras
As tabelas foram alteradas, cada uma por motivos específicos. A tabela 09, por exemplo, foi atualizada para incluir o início de validade para os eventos S-2221 (Exame Toxicológico do Motorista Profissional Empregado) e S-2555 (Solicitação de Consolidação das Informações de Tributos Decorrentes de Processo Trabalhista).
Enquanto isso, a tabela 19 foi atualizada para incluir o término de validade para o motivo 31. Essa mudança foi implementada para não permitir a informação de desligamentos com o motivo “reversão de reintegração”.
Junto a isso, regras também sofreram mudanças. Uma delas, por exemplo, foi alterada para não permitir que a data de opção pelo FGTS do diretor não empregado seja posterior a 30 dias da data atual.
Outra regra foi alterada para validar a existência dos eventos S-2200 ou S-2299 com o número de processos igual ao do evento S-2500. Para entender melhor as novidades acerca das regras, é importante conferir os detalhes na Nota Técnica S-1.3 N.º 01/2024 (revisada).
Mudanças no layout
Com o intuito de deixar a navegação do sistema mais otimizada, a interface da versão 1.3 do eSocial foi melhorada. Na nova versão, por exemplo, uma das mudanças no layout envolve a criação do evento S-2555 (Solicitação de Consolidação das Informações de Tributos Decorrentes de Processo Trabalhista). Há outras mudanças, como:
- Criação dos campos tpRegTrab — tipo de regime trabalhista — e tpRegPrev — tipo de regime previdenciário — no grupo infoAnotJud;
- No grupo infoIRComplem, foi criado o subgrupo perAnt — identificação do evento S-1210 original e perRef cujas informações de infoIRComplem serão alteradas, e os seguintes campos: perRefAjuste e nrRec1210Orig.
Qual o objetivo da nova versão do eSocial?
A versão 1.3 do eSocial tem vários fins, mas alguns dos principais envolvem melhorar a precisão e consistência dos dados que as empresas enviam, facilitar a substituição de declarações como a DIRF e, ainda, deixar a plataforma mais intuitiva.
A nova versão também visa contribuir para uma melhor fiscalização e transparência nas informações. Com isso, todos se beneficiam: empresas, trabalhadores e órgãos fiscalizadores.
Quando a versão 1.3 do eSocial entra em vigor?
Com a versão 1.3 do eSocial aprovada, as empresas precisam ficar a par de quando as mudanças entram em vigor. Afinal, elas têm de cumprir os prazos para se manterem em conformidade com a lei e, assim, evitarem complicações. Entenda a seguir.
Cronograma com os prazos para implementação
Quando se trata da data em que a versão 1.3 do eSocial entra em vigor, há prazos importantes:
| Data | O que vai acontecer? |
| 02/12/2024 | A versão 1.3 do eSocial é disponibilizada para uso no ambiente de produção. As empresas poderão começar a enviar dados usando essa nova versão, mas ainda haverá um período de convivência com a versão S-1.2, que permitirá ajustes. |
| A partir de 01/01/2025 | Os eventos S-1210 (S-5002) e S-2501 serão enviados exclusivamente na versão S-1.3 a partir deste período de apuração. As empresas devem garantir que seu sistema e processos estejam ajustados para enviar tais eventos na nova versão. |
| Até 02/02/2025 | As versões S-1.2 e S-1.3 existirão simultaneamente nesse período, que se trata de um momento de transição suave para reduzir interrupções nas operações e dar tempo para ajustes serem feitos. |
Como se preparar para a versão S-1.3 do eSocial?
Com a versão 1.3 do eSocial caminhando para ser implementada, as empresas precisam tomar ações para ficar dentro da lei, manter a gestão funcionando eficientemente e, ainda, evitar interrupções em suas operações.
Entre os preparativos para essa nova versão estão:
- Conferir a Nota Técnica n.º 04/2024 (revisada) para entender todas as mudanças que a nova versão trará. Isso garantirá que a empresa fique dentro da legalidade;
- Com a nova versão, a empresa precisa assegurar compatibilidade. Logo, deve atualizar os sistemas de folha de pagamento e gestão de RH, pois isso envolve implementar novos códigos, campos e regras de validação, como detalha a Nota Técnica citada;
- Treinar os funcionários, seja com materiais de estudo ou treinamentos presenciais, já que eles precisam entender todas as alterações para evitarem cometer erros;
- Testar o envio dos eventos em ambiente de homologação para identificar problemas antes da implantação oficial. Se algo for encontrado, pode-se corrigir a tempo;
- Atentar-se ao calendário de implantação e aos avisos do governo; assim, a empresa consegue ficar pronta para a transição e evitar preocupações com atrasos ou erros na transmissão de informações.
Conclusão
Atualizações em sistemas, como é o caso da versão 1.3 do eSocial, são importantes para trazer eficiência e precisão. Nesse caso, embora alterem regras, layouts, entre outros pontos, as mudanças visam gerar uma gestão mais assertiva das informações trabalhistas e previdenciárias.
As empresas, bem como os órgãos públicos, precisam ficar atentos às mudanças na nova versão e o que deve ser feito para continuarem dentro das exigências legais e, assim, conseguirem operar normalmente. Como visto, há prazos específicos, então é preciso focar neles para fazer uma transição bem-sucedida.
Gostou deste conteúdo? Leia outros textos interessantes no blog Pontotel.
