No trabalho de gestão de pessoas, uma questão tem gerado interesse e inquietação entre os profissionais da área: o tratamento de dados no RH. Com o elevado número de informações compartilhadas e as novas leis, o tema tem sido desafiador para o setor de Recursos Humanos.
A preocupação das pessoas com a proteção de seus dados atingiu o seu pico dos últimos 10 anos em 2019, registrando um aumento de quase 50%. Conforme o levantamento do Índice de Segurança da Unisys, o Brasil destacou-se entre os países com os índices mais elevados.
Com as constantes mudanças e atualizações no tema do tratamento de dados, o RH precisa estar atualizado sobre as leis de uso de dados e adotar as melhores ferramentas para gerenciar as informações dos funcionários da empresa.
Neste artigo, será possível entender como fazer o tratamento de dados no RH eficazmente, a partir dos seguintes tópicos:
- O que é o tratamento de dados no RH?
- Por que o tratamento de dados no RH é importante?
- Tipos de dados tratados no RH
- Principais desafios no tratamento de dados no RH
- Melhores práticas para o tratamento de dados no RH
Quer entender como funciona o tratamento de dados no RH? Então, acompanhe o conteúdo e tenha um bom aprendizado!
O que é o tratamento de dados no RH?
O tratamento de dados no RH são as tarefas relacionadas a coleta, armazenamento, uso e proteção das informações pessoais dos funcionários de uma empresa. Informações como trajetória profissional, dados pessoais, registros de jornada e até aspectos sensíveis como problemas saúde fazem parte dos dados sob responsabilidade do setor.
No dia a dia, isso se manifesta por meio da gestão de informações dos funcionários, como processos de admissão, registro de ponto, avaliação de desempenho e gestão de benefícios.
Por exemplo, ao coletar dados para folhas de pagamento, o RH precisa garantir que todas as informações sejam tratadas conforme as normativas legais, como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), garantindo privacidade e segurança aos colaboradores.
Ferramentas como sistemas de gestão de recursos humanos (HRMS), softwares de gestão de ponto e plataformas de armazenamento seguro de dados são aliadas da rotina para facilitar o processo de tratamentos de dados no RH.
LGPD no RH
O setor de Recursos Humanos é um dos que mais lida com dados em uma empresa e, por isso, precisa estar atento e consoante a Lei Geral de Proteção de Dados do Brasil, legislação responsável por definir como deve ser feito o tratamento de dados dos cidadãos.
É importante que o RH adote processos rígidos de proteção de dados e seja sempre transparente quanto à finalidade e ao uso das informações coletadas.
A adoção de medidas abertas em relação à LGPD nas empresas é fundamental para uma boa relação com os funcionários. Segundo pesquisa da Capterra, 45% dos colaboradores afirmam que suas empresas não os mantêm informados sobre a coleta e o tratamento de seus dados pessoais, o que diminui a relação de confiança mútua.
Além dos processos internos do RH, o setor também é responsável por fomentar a cultura de proteção de dados na empresa, oferecendo treinamentos regulares aos colaboradores sobre práticas seguras de coleta, armazenamento e uso de informações pessoais.
A especialista Débora Castro, DPO as a Service da 4Business, afirma a importância dos treinamentos e comenta sobre o assunto:
“Eu acredito que o RH, por ser um setor estratégico dentro da empresa e por muitas vezes as empresas atuarem como controladoras de dados de seus colaboradores, precisa oferecer treinamento interno para que os colaboradores entendam como deve ser realizado o tratamento de dados dentro do departamento de Recursos Humanos.”
Por que o tratamento de dados no RH é importante?
O tratamento de dados no RH é necessário por diversos motivos que impactam colaboradores, clientes e stakeholders. A importância desse processo decorre dos seguintes fatores:
- Garante o cumprimento das regulamentações de proteção de dados, como a LGPD;
- Contribui para a transparência e confiança entre empresa, colaboradores e clientes;
- Facilita a gestão de informações pessoais dos funcionários;
- Protege contra incidentes de segurança cibernética e vazamento de dados;
- Ajuda na tomada de decisões baseadas em dados confiáveis e precisos;
- Promove uma cultura organizacional de responsabilidade e ética no tratamento de informações;
- Evita processos judiciais e multas decorrentes de mau uso ou proteção inadequada dos dados.
Por esses motivos, o RH deve implementar políticas rigorosas de proteção de dados e assegurar que todos os processos estejam alinhados com a legislação vigente.
Tipos de dados tratados no RH
O RH é responsável por gerenciar diferentes tipos de dados, incluindo aqueles de pessoas que têm contatos momentâneos com a empresa, como candidatos a processos seletivos. Cada tipo de dado precisa ser tratado distintamente, com diferentes métodos de armazenamento e finalidades. Confira a seguir!
Dados pessoais e sensíveis dos colaboradores
O RH lida com diversos dados pessoais e sensíveis dos colaboradores, como nome, endereço, histórico profissional, origem racial, saúde, orientação sexual e biometria. A LGPD exige um tratamento rigoroso e específico desses dados sensíveis para proteger a privacidade dos indivíduos.
Segundo o art. 5º da LGPD, são considerados dados pessoais sensíveis aqueles que:
“I – revelam origem racial ou étnica;
II – revelam convicções religiosas ou filosóficas;
III – revelam opiniões políticas ou filiação a partidos ou organizações de caráter religioso, filosófico ou político;
IV – que contêm dado referente à saúde ou à vida sexual;
V – contêm dado genético ou biométrico.”
Dados de desempenho e produtividade
O RH lida com dados de desempenho e produtividade, que incluem avaliações de desempenho, metas atingidas, feedbacks, registros de pontualidade e assiduidade, produtividade individual e em equipe, e resultados de treinamentos. Essas informações revelam detalhes sobre a eficiência dos funcionários.
Dados de recrutamento e seleção
No processo de recrutamento e seleção, o tratamento de dados de RH acontece em currículos, cartas de apresentação, históricos acadêmicos e profissionais, resultados de testes e avaliações, registros de entrevistas, referências profissionais e pessoais, e feedbacks de entrevistas.
É uma fase delicada, pois cada vez mais os candidatos estão atentos ao que as empresas solicitam nos processos de recrutamento. Deve-se avaliar o que realmente importa, pois a solicitação de dados irrelevantes, por exemplo, a profissão dos pais ou redes sociais pessoais do candidato, tem sido visto como algo negativo.
Dados de remuneração e benefícios
O RH gerencia dados de remuneração e benefícios, que abrangem salários, bônus, comissões, planos de saúde, vales-alimentação e transporte, e políticas de férias. Esses dados são necessários para levantamento de dados e ajustes, garantindo a equidade, a motivação e o bem-estar dos colaboradores.
Principais desafios no tratamento de dados no RH
O tratamento de dados no RH é um desafio, principalmente pelo fato de que as leis sobre o tema ainda são recentes e continuam em atualização, assim como as tecnologias voltadas para o assunto. A seguir, estão elencados os principais problemas que o RH enfrenta ao tratar informações.
Gerenciamento de grandes volumes de dados
Muitas empresas enfrentam o desafio de lidar com grandes volumes de dados, também conhecidos como big data.
Em corporações que acumulam informações de centenas de colaboradores e dados de milhares de participantes em processos seletivos, a gestão se torna complexa.
Quando há uma má gestão desse alto volume de dados, podem ocorrer perdas de informações, dificuldades para localizar dados importantes e exposição a riscos de segurança.
Garantia da privacidade e segurança dos dados
Com o fortalecimento das leis de controle de privacidade e dados, garantir a integridade das informações que passam pelo RH tornou-se um desafio. Atualmente, é essencial possuir conhecimento legislativo e utilizar ferramentas adequadas para manter a conformidade.
O especialista Pedro Henrique Lopes Silva, líder de Compliance da Pontotel, comenta sobre a importância do cuidado com os dados na empresa e revela a importância disso para o futuro de uma empresa:
“É fundamental que tenhamos a preocupação em relação à privacidade, até porque, os dados vieram para ficar e qualquer organização que queira continuar competitiva precisará se debruçar sobre esse assunto.
Consequentemente, é necessário também respeitar toda a legislação aplicável sobre o tema. Com os dados e as informações disponíveis, conseguimos dar uma variada de mencionar os problemas, definir indicadores e tomar decisões mais assertivas e embasadas. Inclusive, podemos mitigar e coibir eventos futuros através de análises preditivas.”
Conformidade com a legislação
Conformidade com a legislação é outro tópico importante para o RH, sendo essencial dominar os requisitos básicos da LGPD para aplicá-los na empresa. Em casos de contratações internacionais, deve-se conhecer as regulamentações do país estrangeiro para garantir o respeito às leis de proteção de dados e trabalhistas.
É importante ressaltar que a ajuda de profissionais advogados é importante nessa esfera. Eles auxiliam na interpretação das leis, na elaboração de políticas de conformidade robustas e na mitigação de riscos legais.
Melhores práticas para o tratamento de dados no RH
Adotando boas práticas, o tratamento de dados no RH fica facilitado e pode ser incorporado à rotina do setor sem gerar novos encargos. Isso inclui ações como a criação de política de privacidade, o uso da educação corporativa, a adoção de tecnologia e a implementação de monitoramento. Confira a seguir como proceder!
Estabelecimento de políticas de privacidade e segurança
Uma das primeiras etapas e mais importantes para o tratamento de dados no RH é a criação de políticas de privacidade e segurança. Esses documentos vão ser guias para o setor, estabelecendo diretrizes claras e procedimentos que garantam o manejo responsável e seguro das informações dos colaboradores.
Estes documentos devem seguir as leis que regulam a privacidade e segurança de dados, como a LGPD. A empresa pode implementar seus próprios processos, desde que estejam em conformidade com a legislação vigente.
Capacitação dos colaboradores em proteção de dados
Capacitar os colaboradores para entender a proteção de dados é essencial para um tratamento eficaz dos dados de RH, promovendo uma cultura voltada para a gestão responsável das informações.
Segundo um estudo da consultoria Daryus, no Brasil, a LGPD está fora do alcance de 80% das empresas, grande parte devido à falta de informação entre os profissionais. Portanto, cabe ao RH expandir esse tema para toda a empresa.
Utilização de tecnologias adequadas
A tecnologia é uma das principais aliadas do setor de Recursos Humanos para o tratamento de dados. São utilizados softwares como sistemas de RH, plataformas de recrutamento e seleção, ferramentas de avaliação de desempenho, entre outros.
Essas tecnologias vão permitir o gerenciamento eficiente de grandes volumes de dados em escala, especialmente por meio de soluções baseadas em nuvem. Com o uso de softwares especializados, como sistemas de gestão de RH na nuvem, as empresas podem armazenar, processar e acessar informações de maneira centralizada e segura.
Monitoramento e auditoria contínua
O monitoramento e a auditoria contínua são atividades fundamentais para garantir a conformidade no tratamento de dados no RH. Essas práticas permitem a análise contínua de processos e sistemas, identificando possíveis falhas e áreas de melhoria na segurança das informações.
Conclusão
Por fim, ficou evidente que o tratamento de dados no RH assume um papel estratégico primordial para as organizações atualmente.
A eficácia na gestão das informações que cruzam o setor de Recursos Humanos impulsiona a produtividade e a eficiência operacional, garantindo conformidade com normas regulatórias como a LGPD.
Foi possui notar que, ao integrar tecnologias avançadas, como sistemas de gestão de RH baseados em nuvem, é possível armazenar de modo seguro os dados em grande escala e facilitar o acesso e a análise dessas informações de maneira ágil e precisa.
Boas práticas de tratamento de dados no RH diminuem riscos de segurança e proporcionam percepções valiosas para a tomada de decisões estratégica.
Seguindo as dicas apresentadas neste artigo, sua empresa estará mais bem preparada para se adequar às leis de privacidade e garantir a segurança jurídica.
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