Qual o impacto do trabalho manual no RH? Veja formas de diminuir e ferramentas para auxiliar as demandas do setor!

Muitas empresas ainda dependem do trabalho manual no RH para realizar tarefas rotineiras, desde a contratação até a administração de benefícios. 

Apesar de parecer ser funcional, esse processo pode gerar uma série de consequências negativas, afetando não apenas a eficiência operacional, mas também o progresso da empresa toda. 

Isso porque o RH se tornou multidisciplinar e deixou de ser o setor que apenas faz a gestão de processos e pessoas há muito tempo, transformando-se em um dos grandes impulsionadores da estratégia organizacional. 

Um indicativo relevante da necessidade de mudança desses processos é uma pesquisa da KPMG, com executivos de Recursos Humanos, na qual 67% dos entrevistados revelaram que quem está em papéis estratégicos quer investir no digital.

Neste artigo, entenda o impacto do trabalho manual no RH e as implicações que podem surgir desse processo que não faz mais sentido no mercado atual e seus recursos. 

• Qual o cenário atual do trabalho manual no RH?
• Qual o impacto do trabalho manual no tempo e eficiência do RH?
• Os maiores desafios do trabalho manual no RH
• Quais os processos que ainda são comuns no trabalho manual no RH?
• Como diminuir o trabalho manual no RH?
• Qual a melhor plataforma de ponto para evitar o trabalho manual no RH?

Boa leitura! 

Qual o cenário atual do trabalho manual no RH?

Mesmo em um mercado impulsionado pela tecnologia, muitos departamentos de Recursos Humanos ainda dependem fortemente de processos manuais para executar uma variedade de tarefas. 

É comum encontrar empresas que ainda utilizam planilhas de Excel para gerenciar dados de funcionários, formulários em papel para registros de horas trabalhadas e até mesmo processos de recrutamento com base em documentos físicos.

Embora esses métodos possam ter sido eficazes no passado, eles se tornam obsoletos e ineficientes à medida que as empresas crescem.

Qual o impacto do trabalho manual no tempo e eficiência do RH?

O trabalho manual no RH consome um tempo que poderia ser direcionado para atividades estratégicas, como desenvolvimento de talentos, planejamento de sucessão ou análise de dados para tomada de decisões embasadas.

Esses processos manuais podem aumentar a probabilidade de erros, resultando em retrabalho, correções demoradas e até mesmo consequências legais ou financeiras para a empresa.

A falta de visibilidade e rastreabilidade dos dados também se torna um problema, já que é difícil manter um registro preciso e atualizado de todas as atividades e informações relacionadas aos funcionários sem tecnologia. 

Isso pode dificultar a identificação de padrões, tendências ou questões emergentes que requerem atenção imediata por parte do RH.

Os maiores desafios do trabalho manual no RH

Os desafios do trabalho manual no RH, incluindo riscos de erros e inconsistências, custos e ineficiências, e sobrecarga de trabalho, destacam a necessidade urgente de modernização e automatização dos processos. 

Entenda com profundidade alguns desses riscos a seguir. 

Riscos de erros e inconsistências

Desde a transcrição incorreta de dados de documentos em papel até a inserção imprecisa de informações em sistemas legados, cada etapa manual aumenta o risco de falhas. 

Esses erros podem ter impactos significativos, incluindo má administração de benefícios dos funcionários, cálculos incorretos de remuneração e problemas de conformidade com regulamentações trabalhistas. 

Além disso, a correção de erros consome tempo e recursos valiosos da equipe de RH, prejudicando sua capacidade de se concentrar em atividades mais estratégicas.

Custos e ineficiências

O tempo gasto na realização de tarefas operacionais manuais representa uma despesa oculta para a organização. 

A falta de automação e digitalização dos processos também aumenta a probabilidade de redundâncias e atrasos.

Essas ineficiências não apenas aumentam os custos operacionais, mas também impedem o RH de atender às necessidades dos funcionários de forma rápida e eficaz.

Sobrecarga de trabalho

Com a dependência de processos manuais, a equipe de RH muitas vezes se vê atolada em tarefas administrativas rotineiras, deixando pouco tempo para atividades estratégicas e de valor agregado. 

Essa sobrecarga de trabalho não apenas afeta a produtividade e o bem-estar dos colaboradores do RH, mas também limita sua capacidade de oferecer suporte eficaz aos funcionários e de contribuir para os objetivos organizacionais de longo prazo.

Quais os processos que ainda são comuns no trabalho manual do RH?

Diversos processos ainda são realizados manualmente, apesar das oportunidades de automação disponíveis. 

A triagem de currículos, por exemplo, muitas vezes envolve a revisão manual de uma grande quantidade de documentos para identificar candidatos qualificados.

Da mesma forma, a administração de benefícios, que inclui a inscrição de funcionários em planos de saúde, a gestão de licenças e a manutenção de registros de benefícios, requer frequentemente a coleta e o processamento manual de formulários em papel.

A folha de pagamento é outro processo suscetível a métodos manuais, envolvendo o cálculo manual de salários, deduções e impostos, além da emissão de cheques físicos ou depósitos bancários. 

Além disso, o gerenciamento de treinamentos e desenvolvimento muitas vezes envolve a organização manual de sessões de treinamento, o rastreamento de participação e a avaliação de resultados. 

Isso pode resultar em dificuldades na identificação de lacunas de habilidades e no desenvolvimento de programas de treinamento eficazes.

Todos esses processos podem ser propensos a erros e demandar muito tempo da equipe de RH a cada ciclo.

Embora seja comum serem realizados manualmente, eles poderiam ser aprimorados por meio da automação. 

A implementação de sistemas de gerenciamento de candidatos para triagem de currículos, plataformas de autosserviço para administração de benefícios, software de folha de pagamento integrado e sistemas de gestão de aprendizado podem simplificar e agilizar essas operações, reduzindo erros, custos e sobrecarga de trabalho no departamento de RH. 

Como diminuir o trabalho manual no RH?

Investir em tecnologias adequadas otimiza processos, aumenta a eficiência e permite que a equipe de RH se concentre em iniciativas mais estratégicas e impactantes para a organização.

A seguir, confira detalhes de ações possíveis para diminuir o trabalho do RH.

Automatize atividades diárias

É possível fazer a automação de tarefas como a triagem de currículos, o agendamento de entrevistas, a geração de relatórios de desempenho e a comunicação interna. 

A utilização de sistemas de gerenciamento de candidatos (ATS), software de folha de pagamento integrado e plataformas de gestão de desempenho pode simplificar essas operações. 

Gestão Eletrônica de Documentos (GED)

A implementação de um sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) pode revolucionar a forma como o RH lida com a documentação. 

Em vez de depender de arquivos físicos e pastas de papel, um GED permite que documentos sejam digitalizados, armazenados e organizados eletronicamente. 

Isso não apenas reduz a necessidade de espaço físico de armazenamento, mas também simplifica o acesso e o compartilhamento de informações, garantindo maior segurança e conformidade com regulamentações de privacidade de dados.

Plataforma de ponto eletrônico

A adoção de uma plataforma de controle de ponto eletrônico oferece uma maneira eficiente e precisa de rastrear a presença e o tempo de trabalho dos funcionários. 

A Pontotel, por exemplo, permite que os funcionários registrem seus horários de trabalho de forma eletrônica e tem um dashboard de dados que entrega informações inteligentes para o dia a dia do RH. 

Isso elimina a necessidade de registros manuais em planilhas ou cartões de ponto físicos, reduzindo erros e garantindo conformidade com as regulamentações trabalhistas.

Qual a melhor plataforma de ponto para evitar o trabalho manual no RH?

A Pontotel é a melhor plataforma para gerar mais eficiência para o RH na gestão de ponto online. 

Seja para um formato presencial ou remoto, a Pontotel faz o registro de ponto digital dos funcionários e armazena todos os dados em nuvem com a segurança necessária. 

O colaborador pode registrar o ponto de diversas formas: por aplicativo via celular e tablet, computador e notebook, leitura de QR Code e mais. 

Com a praticidade do acompanhamento em tempo real da jornada de trabalho, os gestores conseguem garantir que os funcionários não ultrapassem a jornada de trabalho estipulada nas leis trabalhistas.

Outros relatórios, como ausências, sobreaviso, faltas, hora extra, eventos e notificações para os gestores, também são disponibilizados na plataforma, com a garantia da autenticidade de cada registro. 

A autenticidade é verificada de diversas formas, estabelecidas na implementação: biometria facial e senha, geolocalização, foto e voz, reCAPTCHA, verificador de horário e metadados das fotos, sistema anti-fake GPS e outras funcionalidades.

Todas as verificações estão de acordo com a Portaria 671, que fornece uma regulamentação sobre o registro de ponto eletrônico.

Assim, seu RH poderá automatizar processos e acelerar suas atividades diárias contando com a Pontotel. Preencha o formulário a seguir e converse com um especialista!

Conclusão 

Neste texto, foi possível compreender quais são as atividades que, comumente, ainda são realizadas de forma manual no RH, mas que, ao serem automatizadas, trazem diversos benefícios para o setor, como otimização de processos, redução de custos e mitigação de erros. 

O conteúdo também forneceu insights de como automatizar alguns desses processos e como a Pontotel pode ser o parceiro ideal para as empresas nesse processo. 
Continue acompanhando o blog Pontotel para se manter atualizado sobre as melhores práticas e tendências de gestão.