A organização é fundamental para qualquer empresa que busca sucesso e desenvolvimento interno. Nesse contexto, acompanhar e entender as atividades dos funcionários e o tempo gasto em cada tarefa são formas de aprimorar a gestão e a organização. Para isso, o timesheet automatizado tem sido uma ferramenta muito útil.
O uso de automatizações no ambiente de trabalho já é uma realidade, por possibilitarem maior eficiência e precisão nas operações diárias. Assim, a implementação de tecnologias como o timesheet automatizado facilita o monitoramento de atividades e permite os gestores focarem assuntos e atividades de mais impacto estratégico na empresa.
Ao adicionar o timesheet automatizado, a empresa ganha mais produtividade e agilidade no gerenciamento das atividades, algo essencial em um ambiente com intensa troca de informações. Por isso, neste artigo, serão apresentadas as informações essenciais sobre a ferramenta e como implementá-la na empresa. Confira os tópicos que serão abordados:
- O que é um timesheet automatizado?
- Como funciona um timesheet automatizado?
- Por que automatizar o timesheet da empresa?
- Passos para implementar um timesheet automatizado
Aproveite o conteúdo e tenha uma ótima leitura!
O que é um timesheet automatizado?
Um timesheet automatizado é uma ferramenta tecnológica que facilita o rastreamento e registro das horas trabalhadas pelos funcionários. Em vez de depender de planilhas manuais ou cartões de ponto, esta solução utiliza tecnologia para registrar automaticamente as horas dedicadas a cada tarefa ou projeto.
Essas atividades monitoradas podem abranger reuniões, elaboração de planos, tarefas administrativas, entre outras, e podem ser adaptadas conforme a área de atuação da empresa.
A interface de um timesheet automatizado é geralmente intuitiva e acessível, permitindo que os funcionários registrem suas horas com apenas alguns cliques. Além disso, a ferramenta pode integrar-se com outros sistemas, como software de gestão de projetos ou de folha de pagamento, garantindo que todas as informações estejam sincronizadas e atualizadas.
Para os gestores, o timesheet oferece relatórios detalhados que facilitam o acompanhamento do progresso dos projetos e a análise da alocação de recursos. Essa visibilidade aprimorada é essencial para uma gestão eficiente, mas o verdadeiro valor da ferramenta está na sua capacidade de simplificar processos complexos, proporcionando uma visão clara e concisa do uso do tempo na empresa.
Como funciona um timesheet automatizado?
Na prática, um timesheet automatizado funciona registrando digitalmente as horas trabalhadas pelos funcionários em tempo real.
Funciona assim: os usuários inserem suas horas por meio de uma interface intuitiva, que pode ser acessada via desktop ou dispositivos móveis, e o sistema categoriza essas horas por projeto, tarefa ou cliente.
Confira um exemplo de aplicação:
- Funcionário conclui a tarefa;
- Registra no timesheet: “Projeto A”, “2 horas”, “Desenvolvimento de software”;
- Os dados são armazenados para relatórios;
- Gestores monitoram produtividade e alocação de recursos.
Após os colaboradores adicionarem os dados, o sistema gera relatórios detalhados e em tempo real, que permitem aos gestores monitorar a produtividade e a alocação de recursos de forma precisa.
Por que automatizar o timesheet da empresa?
Ainda há muitas empresas que não utilizam um timesheet automatizado; porém, ao adotar essa tecnologia, podem aprimorar diversos de seus aspectos, trazendo benefícios como aumento da produtividade, qualidade e precisão nas entregas. Entenda com mais detalhes a seguir!
Aumento da eficiência operacional e produtividade
A automação é uma das melhores estratégias para aumentar a eficiência operacional e a produtividade. Ao adotar timesheets automatizados, as empresas podem otimizar o registro do tempo de trabalho, o que facilita o acompanhamento das atividades e proporciona tempo para que os colaboradores se dediquem a tarefas estratégicas e produtivas.
De acordo com um estudo realizado pela RepData LLC, 95% dos trabalhadores no Brasil acreditam que a automação dos seus fluxos de trabalho não só aumenta a produtividade, mas também os torna mais felizes.
Redução de erros humanos
O timesheet automatizado ajuda a diminuir falhas humanas ao eliminar a necessidade de inserção manual de dados, uma atividade propensa a erros como entradas duplicadas, informações incorretas, erros de digitação e esquecimentos.
Utilizando um sistema automatizado, o registro do tempo é preciso e atualizado em tempo real, garantindo que as informações sejam coletadas de forma consistente e segura. Além disso, um sistema tecnológico pode até mesmo aplicar regras de negócios para validar entradas e alertar sobre possíveis discrepâncias.
Economia de tempo e recursos
É possível economizar tempo e recursos com um timesheet automatizado, pois ele permite que gestores monitorem facilmente as horas trabalhadas, gerando relatórios digitais precisos e em tempo real. Isso elimina a necessidade de acompanhamento manual e o uso de materiais impressos, reduzindo custos e otimizando a gestão do trabalho.
Veja o que aponta Tuanny Honesko, coordenadora de marketing da Feedz, sobre a inserção de ferramentas tecnológicas e a gestão do tempo:
“Em relação a ferramentas e tecnologias, elas se tratam muito mais da necessidade de registro e acompanhamento que envolvem a gestão de tempo e a priorização de tarefas.”
Assertividade e transparência no pagamento
O timesheet oferece uma visão transparente das operações empresariais, promovendo confiança nas relações com os colaboradores, especialmente para empresas que contratam prestadores de serviços remunerados por hora de trabalho.
Além disso, serve como uma ferramenta para justificar custos e trazer assertividade nas decisões de contratação. Por exemplo, pode demonstrar que uma determinada área está realizando muitas horas extras para realizar atividades, sugerindo, assim, a necessidade de contratar um novo funcionário.
Passos para implementar um timesheet automatizado
Adicionar um timesheet automatizado na rotina da empresa não é uma tarefa difícil, mas é importante seguir algumas etapas básicas que garantirão uma implementação bem-sucedida, permitindo que a organização desfrute de todos os benefícios da tecnologia, com o apoio e a aceitação dos colaboradores.
Confira, a seguir, o que é preciso fazer para instalar essa ferramenta.
Faça uma análise das necessidades e dos orçamentos da empresa
Implementar uma nova tecnologia quase sempre exigirá um novo investimento financeiro da empresa. Apesar de bastante útil, um timesheet automatizado não é uma ferramenta obrigatória para a rotina.
Por exemplo, se uma empresa, que tem o registro de ponto como obrigatório para mais de 20 funcionários e possui ferramentas semelhantes ao timesheet, ainda não utiliza um sistema de ponto digital, talvez faça mais sentido fazer esse investimento primeiro.
Além disso, ao analisar as necessidades da empresa, é importante considerar o tamanho da equipe, a complexidade dos projetos e as expectativas de relatórios e análises de dados. Essas informações ajudarão a determinar qual tipo de timesheet é mais adequado para a empresa e garantirão que o investimento seja bem direcionado.
Realize uma pesquisa de mercado
Fazer uma pesquisa de mercado antes de adotar um timesheet automatizado é necessária, dada a diversidade de opções disponíveis, com preços e funcionalidades diferentes.
Com o mercado repleto de soluções variadas, entender as necessidades específicas da empresa, como integrações com sistemas existentes, funcionalidades personalizadas e suporte ao cliente, é essencial. Uma análise de mercado pode destacar as melhores opções em termos de custo-benefício, escalabilidade e adaptabilidade às demandas empresariais.
Treine a equipe
Ao implementar uma nova tecnologia, oferecer treinamento é primordial, uma vez que nem todos os funcionários têm a mesma facilidade com o uso de novas tecnologias. Para se ter uma ideia, segundo pesquisa da Maturi, entre profissionais com mais de 50 anos, cerca de 6 em cada 10 se sentem pouco aptos para lidar com a tecnologia.
Portanto, ao aderir ao timesheet automatizado, o RH deve oferecer programas de treinamento abrangentes e acessíveis. Isso garante uma transição adequada para a nova ferramenta e promove a confiança e o engajamento dos colaboradores, maximizando os benefícios da tecnologia.
Faça o monitoramento e a avaliação contínua
Após instalado, o monitoramento contínuo do timesheet automatizado é importante para manter sua eficácia e garantir sua relevância ao longo do tempo.
Nessa etapa, deve-se realizar atualizações regulares para incorporar novas funcionalidades, se necessário; resolver possíveis falhas; entender a aceitação e usabilidade dos funcionários; e adaptar-se às mudanças nas necessidades da empresa.
Além disso, a avaliação contínua permite identificar tendências de uso, analisar dados de produtividade e coletar feedback dos colaboradores, assegurando que a ferramenta permaneça alinhada com os objetivos da empresa e mantenha sua utilidade para os colaboradores.
Conclusão
Portanto, foi possível notar que um timesheet automatizado é uma ótima medida para otimizar o desempenho e a eficiência operacional de uma empresa. Ao adotar essa tecnologia, é possível acompanhar com mais precisão as horas trabalhadas, distribuir recursos de forma mais eficaz e ter melhores insights sobre a produtividade.
Com o treinamento adequado e a garantia de atualizações regulares do sistema, os colaboradores se adaptam melhor à ferramenta, maximizando seu potencial e promovendo um ambiente de trabalho mais organizado e produtivo.
Além disso, a avaliação contínua do timeshare permite identificar áreas de melhoria, ajustar processos e garantir que a ferramenta permaneça alinhada com as necessidades da empresa.
Seguindo as dicas apresentadas neste conteúdo, sua empresa estará mais bem preparada para implementar essa nova tecnologia, garantindo mais eficiência e produtividade dos colaboradores.
Gostou deste conteúdo e quer continuar aprendendo sobre as novidades e melhores práticas do setor corporativo? Então, acompanhe diariamente o blog Pontotel para ler os novos conteúdos e se manter atualizado!
