No mundo dos negócios, ter uma equipe eficiente e ágil na conclusão de tarefas é essencial para o sucesso das empresas e, por isso, os gestores precisam estar atentos à gestão de tempo desses colaboradores. Uma das formas de realizar esse controle é utilizando o timesheet.
A ferramenta visa acompanhar o fluxo de trabalho e o tempo dedicado pelos profissionais em cada tarefa, passando um panorama do desempenho de cada trabalhador na realização das demandas.
O sistema, utilizado em muitas empresas, auxilia na prestação de contas para o cliente e ainda tem o papel de ajudar os gestores na precificação de projetos e serviços. Isso porque, a partir do timesheet, é possível fazer um mapeamento sobre a quantidade de horas utilizadas para a conclusão das atividades.
O método permite ainda gerar índices de produtividade e identificar eventuais lacunas na formação da equipe, alertando para quando for necessário aumentar o número de integrantes de um time.
Neste artigo, serão abordados os principais detalhes sobre o timesheet: o que é, como funciona, quais os benefícios para as empresas e dicas para melhorar a produtividade do time com o uso da ferramenta. Os tópicos discutidos serão:
- O que é timesheet?
- Como funciona o timesheet?
- Como o cálculo de horas é feito no timesheet?
- Quais os principais benefícios do uso do timesheet?
- Como aplicar o timesheet no seu negócio?
- Dicas para otimizar seu tempo com timesheet
Quer saber mais? Então, continue a leitura!
O que é timesheet?
O termo timesheet, na tradução para o português, significa “folha de horas” ou ainda “planilha de horário”. No setor corporativo, é uma ferramenta utilizada para realizar o registro e o acompanhamento do tempo gasto pelos colaboradores em cada tarefa.
Por meio do sistema, os profissionais conseguem organizar o tempo dedicado para cada atividade e os gestores podem fazer o controle da produtividade de todos os membros da equipe, assim como analisar o fluxo de trabalho.
Com essas informações, possibilita-se fazer a gestão de tempo não apenas dos colaboradores, mas também dos projetos, já que os registros permitem fazer uma análise do tempo médio utilizado pelos profissionais para a conclusão de cada tipo de tarefa.
Essas demandas monitoradas podem ser reuniões, construção de planejamentos, tarefas administrativas, entre outras, e ainda podem ser personalizadas conforme o setor de atuação da empresa.
Como funciona o timesheet?
Normalmente, o timesheet é feito em forma de planilha ou software especializado. Independentemente do formato, os colaboradores registram, em detalhes, o tempo gasto para concluir cada tarefa.
Caso um profissional atue com mais de um cliente em simultâneo, o sistema possibilita a divisão das horas, assim como das atividades. Não existe uma regra para utilizá-lo e cada empresa pode definir o melhor modelo conforme as próprias necessidades, mas é comum que os colaboradores tenham que preencher o timesheet semanalmente.
Os colaboradores devem registrar no timesheet todas as informações sobre as tarefas de um determinado período, incluindo detalhes como data, tempo investido e até uma descrição do trabalho realizado.
Outro ponto personalizável do timesheet são as atividades, que podem ser previamente elencadas no sistema, otimizando o preenchimento. Desta forma, os profissionais precisam apenas indicar o tempo gasto em cada tarefa.
Um exemplo de preenchimento do timesheet é o seguinte:
“Data: 05 de setembro
Atividade: Reunião de briefing com o cliente
Início: 10 horas
Término: 12 horas
Duração: 2 horas
Descrição: Briefing para construção do planejamento mensal”
Esses dados coletados são utilizados pelos gestores e pela equipe de Recursos Humanos (RH) para análises, construção de relatórios e tomada de decisões assertivas.
Adicionalmente, o timesheet também é importante para a precificação dos serviços ou produtos, pois a gestão consegue avaliar melhor quais são os recursos necessários para a conclusão de cada tarefa.
Trata-se, portanto, de uma ferramenta essencial para otimização do uso do tempo dos colaboradores, para a melhora na transparência na relação de trabalho entre líderes, liderados e clientes e para a promoção de uma gestão mais eficiente dos projetos.
Como o cálculo de horas é feito no timesheet?
O cálculo das horas no timesheet é feito segundo a quantidade de horas da jornada de trabalho de cada colaborador. Supondo que todos os funcionários da empresa sejam contratados para trabalhar 40 horas semanalmente, no período de um mês, terão que completar 200 horas.
Logo, todos terão que completar no timesheet 200 horas de tarefas. Para fazer o preenchimento, o trabalhador deve calcular as horas utilizadas para fazer cada atividade e inserir as informações no dia relacionado.
Desta maneira, ao final do mês, o colaborador terá dedicado o total da sua carga horária para realizar diversas atividades ao longo do período. Com esses dados, o gestor pode precificar os projetos, ao calcular quantas horas em média os profissionais utilizam para concluir cada demanda, tornando os ganhos da empresa mais justos.
Quais os principais benefícios do uso do timesheet?
O preenchimento do timesheet traz diversos benefícios para as empresas, principalmente no que diz respeito à gestão do negócio e do tempo de cada colaborador. Algumas das principais vantagens da ferramenta são:
Gestão de tempo eficiente
A gestão do tempo dos colaboradores é um dos pontos mais importantes para garantir a produtividade da equipe. Nesse sentido, a utilização do timesheet proporciona uma visão detalhada de como o profissional distribui seu tempo ao longo do dia.
Essa visibilidade, além de permitir uma autoavaliação, também auxilia os gestores a identificarem eventuais problemas de sobrecarga de trabalho ou de administração da jornada.
Análise de produtividade
Os dados inseridos no timesheet têm o papel de fornecer insights para os gestores, por exemplo, para detectar atividades que consomem muito tempo dos trabalhadores, mas não agregam valor para a conclusão dos projetos.
Os colaboradores podem ainda aprender a priorizar as atividades, avaliando quais tarefas precisam de mais dedicação e esforço.
Transparência e prestação de contas
Outros benefícios do timesheet são a transparência na relação empresarial e a prestação de contas para os clientes. O sistema pode ser apresentado para comprovar as atividades que o negócio realiza para o atendimento às demandas.
Além disso, ainda é uma ferramenta importante para justificar os valores cobrados e, eventualmente, até solicitar alterações no escopo de trabalho e fundamentar a necessidade de contratação de mais profissionais para compor a equipe.
Como aplicar o timesheet no seu negócio?
Para implementar o timesheet na sua empresa, é importante definir quais são os principais objetivos com a adoção da ferramenta. Sendo assim, estabeleça as metas para o negócio.
Em seguida, é importante escolher o sistema ideal para o modelo de trabalho da companhia, assim como fazer a personalização necessária para o tipo de serviço realizado pelos colaboradores.
Outro passo importante é a conscientização da equipe sobre a importância do preenchimento correto para os negócios da empresa e, principalmente, sobre os benefícios para a autogestão de tempo. É essencial que os profissionais entendam que não se trata de uma ferramenta de fiscalização, mas, sim, de gestão do fluxo de trabalho.
Dicas para otimizar seu tempo com timesheet
O timesheet é um sistema que traz muitos instrumentos para uma gestão de tempo eficiente e um aumento da produtividade. Para isso, é importante saber utilizá-lo da melhor maneira. Confira algumas dicas para otimizar seu tempo com o timesheet:
Acompanhe informações em tempo real
Uma forma de melhorar a gestão do tempo é monitorar constantemente as informações do timesheet. Essa atividade pode ser efetuada tanto pelos gestores quanto pelos colaboradores.
Com essa rotina de análise e gestão das tarefas em tempo real, possibilita-se identificar dificuldades enfrentadas e atividades não essenciais para a conclusão dos projetos, e até verificar demandas que poderiam ter sido realizadas em outro momento mais oportuno.
Estabeleça prazos com priorização de tarefas
O timesheet também auxilia na priorização de tarefas. O colaborador e o gestor conseguem definir melhor as metas e os prazos para conclusão dos projetos. Essa atitude evita sobrecarga de trabalho e estresse, resultando em entregas mais consistentes.
Tenha a tecnologia como aliada
Apesar de ser possível preencher o timesheet em uma planilha de Excel, por exemplo, contar com uma ferramenta digital otimiza o processo de preenchimento dos dados, assim como permite a criação automática de relatórios e métricas.
A Pontotel possui uma das ferramentas ideais para timesheet, por fornecer aos gestores uma plataforma completa e digital que centraliza todo o controle de ponto e de horas da jornada.
Os colaboradores podem cadastrar em tempo real as informações sobre a própria jornada de trabalho e pela ferramenta ser automatizada, também há redução das chances de erros ao contabilizar a carga horária trabalhada.
Caso você queira saber mais sobre o nosso sistema, preencha o formulário abaixo e fale com um de nossos especialistas.
Conclusão
O timesheet é, portanto, uma importante ferramenta de gestão de equipes. Com o controle do tempo gasto nas atividades, a empresa consegue ter melhor visibilidade das tarefas dos colaboradores e dos recursos utilizados para cada projeto.
Essas informações possibilitam a precificação mais justa dos serviços oferecidos aos clientes, assim como o aumento na transparência na relação, ao fornecer dados confiáveis sobre a disposição das horas da equipe na realização das tarefas.
A tecnologia, neste cenário, aparece como uma importante aliada, por otimizar o preenchimento e facilitar a rotina do colaborador e da liderança responsável pela gestão de tempo dos profissionais.
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