Há profissionais que preferem se concentrar em uma tarefa de cada vez até concluí-la, não importa o tempo que isso demore. Mas existe uma alternativa que pode ajudar as empresas a otimizar ainda mais a gestão de tempo, que é o timeboxing. Nesse caso, o foco recai sobre o tempo dedicado a cada tarefa, em vez do seu progresso.
O timeboxing surgiu para lidar com problemas comuns relacionados à má gestão de projetos. Perda de recursos, custos adicionais e perda competitividade no mercado são alguns pontos negativos decorrentes da falta de planejamento das obrigações diárias.
Por não ser uma técnica tão conhecida no Brasil, neste artigo, ficará claro por que o timeboxing pode contribuir com a rotina de trabalho em muitas empresas. Confira, antes de continuar com a leitura, os pontos que serão explicados mais adiante:
- O que é o timeboxing?
- Como funciona o timeboxing?
- Por que aplicar o timeboxing?
- Vantagens do timeboxing
- Como implementar o timeboxing?
- Ferramentas de apoio para timeboxing
Continue e aprenda a usar o timeboxing!
O que é o timeboxing?
Timeboxing é uma técnica de gerenciamento de tempo que ajuda as pessoas a se concentrarem em tarefas específicas durante um período planejado com antecedência. Em vez de trabalhar na tarefa até concluí-la por inteiro, a ideia é focar na quantidade de tempo que será gasto nela (minutos, horas ou até dias), independentemente do progresso obtido.
Além de garantir que as pessoas não gastem muito tempo em uma tarefa que não vale o esforço, o timeboxing ajuda a chegar a soluções mais simples e que não acumulem, involuntariamente, horas extras na folha de pagamento.
Qual a origem do timeboxing?
O termo timeboxing foi usado pela primeira vez pelo escritor James Martin, autor do livro “Rapid Application Development (1991)”, como parte do desenvolvimento ágil de software. No entanto, à medida que o gerenciamento ágil de projetos passou a ser usado em outros segmentos, o timeboxing também foi aplicado em um número maior de empresas.
Para formular o conceito de timeboxing, James Martin se baseou na citação de Northcote Parkinson, em seu ensaio a respeito da ideia que ficou conhecida como Lei de Parkinson: “o trabalho se expande para preencher o tempo disponível para sua conclusão”.
Com o tempo, o timeboxing tornou-se uma ferramenta útil para melhorar a produtividade e alcançar resultados mais previsíveis em uma ampla gama de empreendimentos.
Como funciona o timeboxing?
O timeboxing permite que uma pessoa ou uma equipe inteira gerencie suas tarefas sem se sentir sobrecarregada. Na prática, a técnica fornece uma estrutura clara para o trabalho diário e ajuda a cumprir prazos.
Suponha que a equipe de marketing de uma empresa precise concluir três tarefas ao longo de uma semana: desenvolver uma campanha publicitária (Tarefa A), criar conteúdo para redes sociais (Tarefa B) e preparar um relatório de desempenho (Tarefa C). Eles sabem que:
- a Tarefa A é mais complexa e levará mais tempo;
- a Tarefa B é moderada em termos de esforço;
- a Tarefa C é relativamente rápida de ser concluída.
A equipe decide dedicar 2 horas por dia para a Tarefa A, 1 hora para a Tarefa B e 30 minutos para a Tarefa C. Os profissionais utilizam um cronômetro para marcar o tempo durante cada bloco de trabalho, pois isso os ajuda a manter o controle e garantir que não ultrapassem o tempo alocado.
Quando o bloco de tempo para uma tarefa termina, a equipe interrompe o trabalho, mesmo que a tarefa não esteja completamente finalizada, e passa para a próxima tarefa segundo o plano estabelecido.
Ao final de cada dia, a equipe revisa o progresso feito nas tarefas e ajusta o plano conforme necessário para garantir que todas sejam concluídas até o final da semana.
Nesse exemplo, fica claro como o timeboxing cria uma rotina tanto para o dia quanto para a semana inteira de trabalho. Sabendo quanto tempo deve ser dedicado a cada tarefa diariamente, fica mais fácil garantir que todas sejam concluídas no prazo previsto.
Por que aplicar o timeboxing?
As técnicas de gestão de projetos, incluindo o timeboxing, são respostas inteligentes a um problema comum no ambiente de trabalho: a falta de organização na distribuição das responsabilidades entre os membros das equipes.
Estima-se que os funcionários perdem em média 62% do dia de trabalho com tarefas repetidas e rotineiras. Essa informação vem da pesquisa da Asana “Anatomia do trabalho global 2023”, que entrevistou 10.624 funcionários de diferentes países para saber o que funciona em suas organizações.
É uma estatística que revela que mais da metade do tempo de trabalho é consumido por atividades que poderiam ser otimizadas e organizadas de forma mais eficiente. As consequências dessa falta de organização incluem atrasos em projetos, baixa produtividade, funcionários sobrecarregados e insatisfação no trabalho.
Ao alocar tempo limitado para cada tarefa usando o timeboxing, os gerentes de projetos evitam que os funcionários desperdicem horas em tarefas que poderiam ser concluídas em menos tempo, liberando-os para tarefas mais estratégicas.
Para quem continua em dúvida sobre a eficácia da técnica, é importante saber que foi comprovada cientificamente a utilidade do timeboxing no aumento da produtividade. Uma pesquisa publicada na Harvard Business Review avaliou 100 hacks de produtividade e chegou a conclusão de que o timeboxing pode ser classificado como o mais útil entre eles.
Isso significa que o timeboxing é a melhor técnica que os gerentes de projetos têm à disposição para economizar tempo de trabalho e evitar a duplicação de esforços.
Vantagens do timeboxing
O tempo passa rápido na rotina de trabalho, e o timeboxing ajuda as pessoas com um melhor gerenciamento desse recurso tão escasso, desde o aumento da produtividade até a redução do estresse. Continue a leitura para conhecer essas e outras vantagens associadas ao uso do timeboxing simples de gestão de projetos.
Aumento da produtividade
Saber que há um limite de tempo para concluir uma tarefa motiva a trabalhar de forma mais eficiente e a tomar decisões rápidas. Os resultados envolvem o uso mais inteligente do tempo e tarefas concluídas em um período mais curto.
Redução do estresse
Com períodos definidos para cada tarefa, é possível evitar a sobrecarga de trabalho e a sensação de estar sempre correndo contra o relógio. Além disso, como a equipe pode se concentrar em uma tarefa de cada vez, há menos pressão mental relacionada ao fato de lidar com várias responsabilidades ao mesmo tempo.
Melhoria na gestão de projetos
Em vez de criar uma lista de tarefas, com o timeboxing, uma empresa pode organizar todas as obrigações dos funcionários em um sistema de calendário, definindo de forma cronológica quanto tempo deve ser dedicado a cada uma. Isso torna as tarefas previsíveis e controláveis, já que os gerentes de projetos podem acompanhar o progresso e os prazos que precisam ser cumpridos em tempo real.
Como implementar o timeboxing?
O ideal é implementar o timeboxing a partir de etapas específicas. É isso que pode aumentar as chances de sucesso na organização das tarefas de trabalho com a nova técnica. A seguir, confira quais são as três etapas indispensáveis para usar o timeboxing.
Identificar tarefas adequadas para o timeboxing
O primeiro passo é criar uma lista de tarefas para realizar. Para identificar as obrigações adequadas para o timeboxing, siga as seguintes dicas:
- É preciso escolher tarefas que tenham um tempo estimado para conclusão (minutos, horas ou dias);
- Tarefas mais complexas podem ser divididas em partes menores e tratadas separadamente com o timeboxing;
- Alternar entre atividades diferentes pode manter a mente tranquila e aumentar a produtividade.
Lembre-se de que a seleção de tarefas para o timeboxing deve ser adaptada a cada contexto de trabalho. Além disso, não é necessário aplicar o timeboxing para toda e qualquer atividade, dê prioridade àquelas que ocupam um tempo considerável na agenda.
Estabelecer limites de tempo
É necessário definir blocos de tempo para cada tarefa. Por exemplo, se um funcionário tem uma lista de cinco tarefas, pode alocar 30 minutos para cada uma delas. Isso significa que ele trabalhará na primeira tarefa por 30 minutos, depois passará para a segunda tarefa por mais 30 minutos, e assim por diante.
Na hora de estabelecer esses prazos, é importante ser realista. Se você perceber que o funcionário precisará de mais do que apenas um bloco de tempo para concluir uma tarefa complexa, não tenha dúvidas de que a melhor solução é dividi-la em várias sessões.
Escolher a ferramenta certa
Algumas equipes preferem reunir todas as responsabilidades em uma única ferramenta de gestão de projetos, o que pode facilitar o acompanhamento e a colaboração das tarefas realizadas com o timeboxing.
É importante escolher a ferramenta que melhor se adapta às necessidades da equipe e ao estilo de trabalho da empresa. Além disso, é fundamental certificar-se de que ela permite acompanhar o fluxo de trabalho e as tarefas de forma cronológica.
Ferramentas de apoio para o timeboxing
A implementação do timeboxing depende do uso de ferramentas de gestão de projetos e gestão do tempo. Esses aplicativos são indispensáveis para estruturar e acompanhar os blocos de tempo para concluir as tarefas. Abaixo, confira algumas sugestões de aplicativos!
Aplicativos de gestão de tempo
Os aplicativos de gestão de tempo fornecem um painel para planejar e controlar as tarefas atribuídas a cada bloco de tempo. Por exemplo, o Trello oferece quadros virtuais em que é possível criar listas de tarefas, adicionar cartões para cada tarefa e definir prazos específicos. Outros aplicativos que podem ser úteis são: Calendário do Google e Asana.
Aplicativos de contagem regressiva
Para controlar o tempo durante a aplicação do timeboxing, aplicativos de contagem regressiva são úteis. Por exemplo, o Pomodone é uma ferramenta que se integra com aplicativos de gerenciamento de tarefas como o Trello e o Asana, permitindo iniciar temporizadores de pomodoro diretamente nas suas tarefas.
Outros aplicativos de contagem regressiva que podem auxiliar na aplicação do timeboxing são o Focus Booster e o Be Focused.
Conclusão
Apesar de ser uma técnica simples, o timeboxing tem garantido vantagens para a rotina tanto de pessoas quanto de equipes inteiras.
No entanto, para implementá-lo com sucesso, é crucial identificar as tarefas apropriadas, definir limites de tempo realistas e escolher ferramentas adequadas. Como foi visto, o uso de aplicativos de gestão de tempo e contagem regressiva podem ser benéficos para manter o controle das tarefas e melhorar a produtividade da sua equipe.
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