Quando as metas de uma empresa sempre parecem estar atrasadas, é possível que os gestores tenham dificuldade de saber quanto tempo seus funcionários estão gastando em cada tarefa. Para resolver esse problema, muitas empresas estão integrando a ferramenta de time tracking na rotina de trabalho.
Sem uma gestão eficaz do tempo de trabalho, os projetos podem ultrapassar os prazos e o desempenho da equipe pode ser muito aquém do seu potencial. As consequências também podem envolver sobrecarga de trabalho, falta de dados para tomar decisões e, o que é mais preocupante, perda de produtividade.
Para evitar essas e outras consequências, descubra neste artigo como usar o time tracking na sua organização. Confira, a seguir, um breve resumo do que está explicado mais adiante:
- O que é time tracking?
- Como funciona o time tracking?
- Qual a importância do time tracking?
- Quais os benefícios do time tracking?
- Como escolher a melhor ferramenta de time tracking?
- Como implementar time tracking em sua empresa?
- Como um controle de ponto pode ajudar no time tracking?
Continue e veja como rastrear o tempo de trabalho com o time tracking!
O que é time tracking?
Time tracking (controle de tempo da equipe) é a gestão do tempo que os profissionais de uma empresa gastam em tarefas ou projetos. Esse controle é realizado a partir de um software chamado de time tracker, que oferece uma série de funcionalidades para o planejamento e monitoramento preciso da rotina de uma equipe.
Quando monitoradas frequentemente, as informações registradas no time tracker ajudam os líderes da empresa e a equipe de RH a identificar quedas de produtividade, taxa de absenteísmo, excesso de horas extras, entre outros problemas com a rotina de trabalho.
É importante saber que o time tracking é um esforço indispensável para o controle do trabalho de equipes presenciais ou em regime home office. Em ambos os casos, o software de time tracker pode ser útil para o registro do tempo gasto em tarefas ou projetos.
As empresas também podem usar o time tracker para controlar de forma precisa o tempo de serviço fornecido por freelancers ou trabalhadores horistas.
Como funciona o time tracking?
O software de time tracker geralmente funciona como uma plataforma na qual os usuários têm acesso às tarefas via login. Nessa plataforma, cada usuário encontra um dashboard com listas de responsabilidades, estatísticas e funções para cronometrar as suas atividades. Abaixo, confira algumas ações que podem ser feitas com esse software:
- Registro de atividades: os usuários podem iniciar e parar o registro de tempo para cada tarefa ou projeto em que estão trabalhando. Isso permite que eles se mantenham informados sobre quanto tempo estão gastando em cada atividade específica;
- Controle de presença: as ferramentas de time tracking registram a presença, bem como os horários de início e final de expediente do funcionário, o que é particularmente útil para o monitoramento da jornada de trabalho;
- Integrações: muitos time trackers se integram com outras ferramentas de gestão de projetos, contabilidade e folha de pagamento, o que torna ainda mais fácil o controle de todas as atividades relacionadas ao tempo de trabalho.
Essas são as possibilidades comuns que estão presentes em um software para time tracking. Contudo, as funcionalidades disponíveis variam de acordo com a ferramenta escolhida pela empresa para realizar a gestão do tempo.
Qual a importância do time tracking?
Ter um registro claro e transparente do tempo de trabalho dos funcionários pode evitar conflitos internos e litígios trabalhistas. Afinal, com o time tracking, os colaboradores têm uma compreensão clara de como seu tempo é registrado e compensado.
Para empresas que cobram por horas de trabalho, como consultorias ou agências de serviços, o controle de tempo é essencial para o faturamento. Na falta de informações exatas, a empresa pode perder receita.
Em todos os casos, sem o acompanhamento do tempo, também é difícil determinar quanto tempo é gasto em projetos específicos, o que pode levar à alocação inadequada de recursos, além de sobrecarga de alguns membros da equipe e subutilização de outros.
Quais os benefícios do time tracking?
Caso a sua empresa nunca tenha monitorado o tempo das tarefas, será uma surpresa conhecer os benefícios que fazem desse controle algo tão indispensável quanto a folha de pagamento, a contabilidade ou o gerenciamento de projetos. Veja as vantagens a seguir!
Melhoria na produtividade
Ao registrar o tempo gasto em tarefas e projetos, a equipe e os gestores podem identificar tarefas que consomem um tempo maior do que o necessário e aplicar medidas para melhorar a produtividade dos trabalhadores.
Na prática, isso acontece da seguinte forma: a ferramenta revela tarefas que consomem tempo de forma excessiva, então, a equipe pode simplificar essas tarefas ou substituir os seus respectivos responsáveis. Depois de implementar essas mudanças, é possível monitorar o progresso da equipe para saber se o tempo de trabalho foi realmente otimizado.
Identificação de tarefas de alto valor
Nem todas as tarefas são iguais em termos de contribuição para os objetivos da empresa. O time tracking ajuda a identificar as tarefas de alto valor, ou seja, aquelas que mais contribuem diretamente para as metas de curto e longo prazo.
Ao concentrar tempo, recursos e mão de obra nessas tarefas, a empresa maximiza seu retorno sobre investimento (ROI) e reduz o desperdício em atividades menos significativas.
Estabelecimento de metas realistas
Metas realistas são aquelas que são possíveis de serem atingidas com os recursos e o tempo disponíveis, sem serem excessivamente desafiadoras nem muito fáceis. Com uma ferramenta de controle de tempo, é possível usar o histórico de atividades para formular metas alinhadas à real capacidade da equipe.
Tomada de decisões baseada em dados
Os relatórios gerados pelo time tracker fornecem dados sólidos sobre o desempenho da equipe e o uso do tempo de trabalho. Com base nesses dados, os gestores e profissionais de RH podem realizar análises detalhadas para identificar ineficiências, tendências e oportunidades de melhoria na rotina dos trabalhadores.
Como escolher a melhor ferramenta de time tracking?
Seja para melhorar a eficiência, gerenciar projetos ou garantir um faturamento preciso, a escolha da melhor ferramenta de time tracking é crucial. No entanto, com uma ampla gama de opções disponíveis no mercado, como decidir qual é a mais adequada para a equipe? Existem diversos fatores a serem considerados:
Avaliação das necessidades da equipe
Cada empresa tem suas particularidades, e a escolha da ferramenta de time tracker deve ser alinhada com os objetivos e os processos da organização. É fundamental entender o contexto em que ela será usada e os objetivos que a empresa deseja alcançar.
Para uma pequena agência de marketing com apenas alguns funcionários, por exemplo, um time tracker simples que registra o tempo em projetos pode ser suficiente. Já uma empresa de tecnologia com equipes multidisciplinares pode precisar de uma ferramenta mais robusta, que ofereça integração com outras ferramentas de gerenciamento de projetos.
Recursos essenciais de uma ferramenta
Confira uma lista com alguns recursos-chave que uma ferramenta para o time tracking deve oferecer às empresas:
- Timesheet ou registro de tempo: a ferramenta deve permitir que os membros da equipe registrem o tempo de forma fácil e rápida, seja manualmente ou por meio de cronômetros;
- Classificação das tarefas: o sistema também deve oferecer a capacidade de categorizar e organizar as atividades em projetos, clientes ou departamentos para uma gestão mais precisa;
- Relatórios: deve gerar relatórios detalhados que incluam informações como tempo gasto por tarefa, projeto, cliente e período, permitindo análises abrangentes;
- Acesso móvel: é importante que a ferramenta seja acessível por meio de dispositivos móveis, facilitando o registro de tempo em movimento;
- Suporte técnico: verifique se a empresa fornecedora oferece suporte técnico eficaz ou recursos de treinamento para sua equipe.
Dependendo da organização interna da empresa e dos objetivos específicos com o time tracking, pode ser necessário mais ou menos funcionalidades na ferramenta.
Como implementar time tracking em sua empresa?
Após a adoção da ferramenta, existem algumas etapas cruciais a serem realizadas para garantir uma implementação bem-sucedida:
Treinamento da equipe
Na primeira vez que a sua empresa implementar um software de controle de tempo, pode haver alguma resistência por parte da equipe. Os trabalhadores podem mencionar, por exemplo, que cronometrar o tempo de trabalho é uma etapa desnecessária ou que revela uma falta de confiança dos líderes. Por essa razão, o treinamento é tão importante.
Explique por que o controle de tempo está sendo implementado e certifique-se de que os profissionais saibam usar as funcionalidades da ferramenta, como iniciar e parar cronômetros, categorizar atividades e usar recursos adicionais, como timesheets.
Depois que sua equipe se habituar, ela descobrirá que o controle do tempo não é ruim, especialmente se a empresa estiver usando uma ferramenta com muitas funcionalidades projetada para tornar o controle do tempo o mais simples possível.
Definindo processos e políticas
Uma vez que a equipe esteja familiarizada com a ferramenta, é crucial estabelecer processos e políticas claras relacionadas ao time tracking. Por exemplo, é importante definir como o tempo deve ser registrado, incluindo categorização de atividades, uso de cronômetros e frequência de atualização.
Integrando com outras ferramentas
Se sua equipe utiliza ferramentas de gerenciamento de projetos, integre o time tracking para facilitar o registro de tempo relacionado a projetos específicos.
Caso seja do interesse da empresa usar o controle de tempo das tarefas para fins de pagamento dos trabalhadores, certifique-se de que a ferramenta esteja integrada ao sistema de folha de pagamento e contabilidade da empresa.
Como um controle de ponto pode ajudar no time tracking?
Uma ferramenta de controle de ponto registra o horário exato em que os funcionários entram e saem do trabalho, além de acompanhar horas extras e pausas. Esses dados são fundamentais para calcular corretamente o tempo dedicado a cada tarefa no time tracker e garantir que a equipe seja compensada adequadamente por seu tempo de trabalho.
Com um bom controle de ponto, o monitoramento do tempo de trabalho pode ser ainda mais preciso. A plataforma Pontotel se destaca entre as opções disponíveis no mercado por fornecer uma solução de ponto com uma série de funcionalidades para simplificar e agilizar o processo, como relatórios com indicadores de desempenho e dados em tempo real.
Conclusão
A implementação bem-sucedida do time tracking é uma escolha estratégica que pode trazer inúmeros benefícios para uma organização.
No entanto, lembre-se de que não existe uma solução única para todas as equipes: a escolha da ferramenta certa depende das necessidades específicas da sua organização. Avaliar essas necessidades e considerar os recursos ajudará a escolher a melhor solução.
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