O processo de recrutamento e seleção é importante, e deve ser medido por indicadores de RH. Um deles é o time to fill, indicador capaz de mostrar a eficiência no trabalho e medir se as ações empregadas pelo departamento de RH têm sido efetivas.
O time to fill pode ser construído de acordo com as necessidades da empresa e também aperfeiçoado por meio de ferramentas e processos mais modernos e automatizados, trazendo mais agilidade à empresa.
O presente artigo abordará um pouco mais sobre esse indicador e responderá algumas dúvidas sobre o assunto, que foi dividido conforme os tópicos a seguir:
- O que é time to fill?
- Qual é a importância do time to fill?
- Como calcular o índice de time to fill?
- O que o RH pode fazer para reduzir o time to fill?
- O que é e para que serve o time to hire?
- Qual a diferença entre time to fill e time to hire?
Boa leitura!
O que é time to fill?
Time to fill é o termo que se dá ao tempo que leva para uma vaga ser preenchida, desde sua abertura até a contratação do profissional. Em tradução literal, a expressão significa “tempo de preencher”, e é usada como uma importante métrica para o departamento de RH de uma empresa.
O time to fill é marcado por um ponto inicial, que é quando é notada a necessidade de um profissional para compor a equipe, e um ponto final, que acontece quando a contratação deste headcount é concretizada e há a certeza que o candidato escolhido é o ideal.
Este indicador auxilia o RH, entre tantas coisas, a entender se a estratégia empregada pelo departamento tem sido eficiente e gerado bons resultados.
Para que serve?
Ele serve para medir a eficiência de um processo de contratação e a eficácia do trabalho do RH em divulgar a vaga e trazer um funcionário para a empresa. O time to fill pode mostrar também como está o mercado e qual é a dificuldade que há em encontrar e contratar determinado perfil de profissional.
Qual é a importância do time to fill?
A importância de estabelecer o time to fill e considerar o indicador na gestão de uma empresa é monitorar e medir o trabalho de contratação e, a partir dos dados gerados por ele, propor mudanças para tornar esse processo cada vez mais ágil e aprimorado.
Um tempo de contratação mais rápido agrega valor à empresa e impacta diretamente em ganho de produtividade, pois não permite haver longos períodos com falta de profissionais ou desfalques em equipes, fatores que podem causar sobrecarga e ineficiência.
Como calcular o índice de time to fill?
Apesar de ser um indicador importante, calcular o índice de time to fill é bastante simples. É preciso apenas contar os dias que o departamento de RH precisou para preencher uma vaga em aberto.
O ponto de partida para esse cálculo pode ser definido de acordo com a estratégia de cada empresa. Por exemplo, é possível ter como ponto inicial da contagem o momento em que o gestor levantou e avisou o departamento sobre a necessidade da contratação.
Em outros casos, é levada em consideração a data em que o financeiro aprovou a abertura da posição ou quando a vaga foi divulgada.
Por sua vez, o ponto final da conta para determinar o time to fill também pode ser definido da maneira que fizer mais sentido para a empresa. Normalmente, ele é marcado pela assinatura do contrato pelo profissional que irá integrar a equipe. Em outros casos, a data de início na empresa é o que marca o encerramento desse ciclo.
O que o RH pode fazer para reduzir o time to fill?
O departamento de RH pode aplicar várias medidas para reduzir o time to fill e trazer agilidade à contratação e ao preenchimento das vagas abertas. Inteligência Artificial (IA), processos automatizados e outras ações são exemplos que trazem estratégia e rapidez à tarefa.
Automatizar processos
Utilizar softwares e outras ferramentas de automatização ajuda a dar vazão e acelerar, de forma inteligente, os processos de recrutamento e seleção. Podem ser usados para essa tarefa, por exemplo, programas de triagem automática de currículos, gestão de banco de talentos e outras ferramentas de comunicação entre empresa e profissionais.
Atualizar o banco de currículos
Estar com o banco de currículos sempre organizado e abastecido é uma das formas de facilitar todo o processo de recrutamento e seleção. Fazer uma boa análise dos currículos também auxilia no trabalho.
Dessa forma, quando há uma necessidade, é possível recorrer ao banco para selecionar aqueles candidatos que tenham perfis interessantes e podem preencher a vaga.
Há ferramentas e plataformas no mercado que são dedicadas a facilitar essa organização, auxiliando na busca automática e contando com a inteligência dos algoritmos para uma primeira seleção eficiente.
Fazer um mapeamento do perfil de todos os cargos
Realizar o mapeamento dos cargos também pode ajudar a ter sempre à mão as informações necessárias na hora de construir o escopo para vagas e, então, divulgá-las. Tendo isso definido, fica mais fácil encontrar o candidato que atenda aos requisitos.
Para realizar esse trabalho, é importante colher as informações com o gestor, alinhá-las com o mercado e então formular um documento que deve ser compartilhado com aqueles que se beneficiarão dessas informações.
Identificar etapas desnecessárias no processo seletivo
Outra tarefa importante para melhorar o time to fill é fazer um diagnóstico sobre o processo de recrutamento e seleção e entender em quais aspectos e passos é possível melhorar e otimizar o trabalho.
Ao passar esse filtro, é importante entender quais das etapas fazem sentido preservar e quais delas podem ser excluídas do processo ou melhoradas por meio de ferramentas tecnológicas e ações mais assertivas que consigam selecionar os candidatos com mais destreza.
O que é e para que serve o time to hire?
Bastante confundido com o time to fill, o time to hire é outra métrica bastante importante para o RH. Ela serve para medir o tempo que se leva entre o momento que o candidato entra no processo de recrutamento e seleção e o dia de sua contratação.
Ele demonstra se os passos dados para conhecer melhor cada candidato foram realizados de maneira rápida, objetiva e trouxeram os resultados ideais no menor tempo possível, tornando o processo excelente.
O time to hire faz parte do rol de indicadores importantes para o trabalho do RH e para o monitoramento das ações desse departamento dentro de uma empresa, e os dados gerados devem ser usados para nortear as ações pretendidas pelo setor.
Qual a diferença entre time to fill e time to hire?
Apesar de parecidos, o time to fill e o time to hire trazem insights e informações bastante diferentes e até complementares.
Enquanto o time to fill mede o processo todo, passando por divulgação da vaga, aderência do candidato ao processo, contratação e início do trabalho do novo profissional na empresa, o time to hire mede o tempo processual desde que o candidato se candidata até a contratação deste.
Em outras palavras, o time to fill é um raio-X do processo completo de seleção, enquanto o time to hire mede a eficiência do trabalho de identificar, triar os melhores talentos e trazê-los para dentro da corporação.
A combinação desses dois indicadores tão importantes para o RH faz com que o processo de recrutamento e seleção seja constantemente monitorado e aperfeiçoado, de modo que reduza os custos do processo.
Conclusão
Neste artigo, foi possível entender um pouco mais sobre o que é time to fill, um indicador muito importante para medir a eficiência do processo de contratação, desde a concepção da vaga e a divulgação desta até a contratação do funcionário ideal.
Foram explicadas também quais são as formas de melhorar o processo de recrutamento e seleção, reduzindo seu tempo para que o indicador time to fill reflita bons resultados e mostre um processo bem executado e ágil. A automatização de processos é um exemplo de prática que pode ajudar.
A diferença entre os termos time to fill e time to hire também foi explicitada. Muitas vezes confundidos, eles são complementares, e ajudam o departamento de RH a mensurar sua própria atuação de modo inteligente.
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