O fechamento da folha de pagamento é uma das rotinas mais desafiadoras do departamento pessoal, não permitindo erros de cálculos a fim de evitar problemas trabalhistas. Sabendo disso, muitas empresas optam pela terceirização da folha de pagamento para se sentirem mais seguras.
A terceirização da folha de pagamento é a entrega da responsabilidade de gestão deste documento para uma empresa terceirizada. A principal proposta é eliminar a burocracia e a preocupação da organização, permitindo que a empresa foque seus esforços no seu core business.
Além disso, a ideia da terceirização de algum serviço é entregar uma atividade a uma prestadora de serviço que tem expertise, ou seja, possui profissionais qualificados para assumir determinado trabalho, inclusive usando tecnologias mais avançadas.
Um estudo da CNI mostrou que mais de 63,1% das empresas do ramo industrial no Brasil utilizam a terceirização em parte de seus serviços. Mesmo com ajustes na lei da terceirização em 2017, 84% afirmaram que iriam manter ou ampliar esse processo. Ainda, 88,9% disseram que terceirizam seus serviços para reduzir custos.
Sabendo desse papel importante que a terceirização pode ter na rotina empresarial, impactando na gestão da folha de pagamento, este conteúdo focará nesse assunto. Confira o que será abordado neste artigo:
- O que é folha de pagamento?
- O que é a terceirização de um serviço?
- Como funciona a terceirização da folha de pagamento?
- O que diz a CLT sobre a terceirização da folha de pagamento?
- Por que terceirizar a folha de pagamento?
- Vantagens da terceirização da folha de pagamento
Quer saber na prática como terceirizar sua folha de pagamento e os benefícios que essa mudança pode trazer? Então, acompanhe este texto e tenha uma boa leitura!
O que é folha de pagamento?
A folha de pagamento é um documento que organiza as informações referentes aos valores que determinado colaborador irá receber em certo período pelos serviços laborais prestados.
Ela é um espelho que contém todas as informações a respeito da jornada do colaborador, desde acréscimos — horas extras e adicionais noturno, de periculosidade e outros — ao seu salário-base até descontos em geral — INSS, FGTS, etc.
A folha de pagamento é também conhecida como holerite pelos colaboradores, e sua elaboração é uma rotina trabalhista obrigatória para empresas que possuem profissionais no regime CLT. Diz o art. 225 do Decreto n.º 3.048/99:
“Art. 225. A empresa é também obrigada a:
I – preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos;
VIII – comunicar, mensalmente, os empregados a respeito dos valores descontados de sua contribuição previdenciária e, quando for o caso, dos valores da contribuição do empregador incidentes sobre a remuneração do mês de competência por meio de contracheque, recibo de pagamento ou documento equivalente.”
O que é a terceirização de um serviço?
A terceirização está relacionada ao repasse de determinada responsabilidade ou tarefa para uma empresa especializada terceirizada. Isto é, uma prestadora de serviços que oferece suporte personalizado, com profissionais capacitados e com expertise na área, para que dada rotina ou tarefa de uma organização seja executada.
Tudo isso de forma agilizada, eficiente e com probabilidade menor de erros. Sendo assim, uma empresa que contrata uma prestadora de serviços terceirizada não precisa dispor de seus próprios recursos ou funcionários para realizar o trabalho em questão. Ele fica, então, nas mãos da empresa terceirizada.
A palavra terceirização, de acordo com o dicionário, tem o seguinte significado:
“Modo de organização que dá permissão a uma empresa para que ela transfira a outra suas atividades-meio (as que não têm relação com a atividade principal da empresa), dispondo de maiores recursos para sua atividade-fim (a atividade principal da empresa).”
Como funciona a terceirização da folha de pagamento?
A terceirização da folha de pagamento está relacionada à entrega de todas as rotinas em torno da organização, do gerenciamento e do fechamento da folha de pagamento para uma empresa especializada.
Essa empresa prestadora de serviços irá realizar todo o processo que gira em torno da folha de pagamento — gestão de dados do ponto, cálculos, deduções de impostos e outros.
Além disso, a empresa terceirizada conta com especialistas em legislação e cálculos trabalhistas, oferecendo maior segurança à contratante quanto à gestão desta rotina, que é uma das mais importantes na relação trabalhista.
O que diz a CLT sobre a terceirização da folha de pagamento?
A CLT não possui nenhum artigo específico que trate da terceirização da folha de pagamento. Sendo assim, não existe por parte desta legislação qualquer restrição para empresas que optam por terceirizar essa rotina.
Apesar disso, a Lei n.º 13.429/2017 estabelece regras e diretrizes para empresas que desejam terceirizar os seus serviços, como a terceirização da folha de pagamento.
Essa lei passou a permitir que as empresas contratem serviços terceirizados, até mesmo para suas atividades-fim, ou seja, aqueles processos essenciais para o funcionamento do negócio.
A começar pelo art. 4, que detalha o que seria uma empresa prestadora de serviços:
“Art. 4º-A . Empresa prestadora de serviços a terceiros é a pessoa jurídica de direito privado destinada a prestar à contratante serviços determinados e específicos.”
Por que terceirizar a folha de pagamento?
Terceirizar a folha de pagamento é uma decisão que retira da empresa a responsabilidade de gerir essa rotina, que é uma das que requer maior atenção do departamento pessoal para evitar possíveis processos trabalhistas.
Além disso, terceirizar a folha de pagamento significa correr menos riscos em relação a erros no controle de dados e garantir maior agilidade e tranquilidade no fechamento da folha de pagamento, podendo, assim, proporcionar à empresa mais tempo para se dedicar a questões estratégicas.
A seguir, confira outros motivos pelos quais as empresas terceirizam a folha de pagamento.
Redução de riscos
A legislação trabalhista é extremamente complexa e exige uma atenção redobrada por parte dos profissionais que irão cuidar da gestão da folha de pagamento.
Ao terceirizar a folha de pagamento, a companhia consegue reduzir os riscos de erros nesse documento, como pagamento errado, duplicado ou até atrasado do salário. Assim, toda a responsabilidade desse processo é repassada para a empresa que irá prover o serviço especializado.
Redução do tempo para o fechamento da folha
Não são só os riscos que são reduzidos para empresas que terceirizam a folha de pagamento: o tempo dedicado a essa rotina também é impactado.
Isso ocorre pois é o provedor do serviço quem irá cuidar de todo o processo e tarefas que envolvem a gestão da folha de pagamento, fazendo com que a empresa que contratou os serviços não se preocupe com essa rotina.
Com isso, a organização consegue dar mais tempo para o departamento pessoal se dedicar a responsabilidades essenciais para o negócio que giram em torno da gestão de pessoas, sem ter preocupação com tarefas mais burocráticas.
Suporte personalizado
Normalmente, as empresas terceirizadas oferecem um suporte personalizado a quem deseja contar com seus serviços.
Isso quer dizer que, ao terceirizar a folha de pagamento, a organização tem facilidade para encaixar suas necessidades dentro do que a prestadora tem a oferecer.
Ou seja, a prestadora de serviços irá analisar as necessidades da empresa que está contratando ela, identificando possíveis gargalos ou problemas na organização da folha de pagamento, e montar um atendimento personalizado.
Segurança trabalhista
A legislação trabalhista está em constante mudança e, se a empresa não acompanhar nenhum desses ajustes, pode acabar errando nos cálculos e tendo problemas no fechamento da folha de pagamento e em possíveis processos trabalhistas futuros.
Quando a organização decide terceirizar a folha de pagamento, a empresa prestadora de serviços assegura, com seus profissionais, estar sempre em conformidade com as mudanças da lei, garantindo segurança jurídica para a organização contratante e seus colaboradores.
Melhor aproveitamento do departamento pessoal
O departamento pessoal é o responsável pelas maiores burocracias da empresa, como o fechamento da folha de pagamento, uma rotina que costuma comprometer boa parte do tempo de trabalho dos funcionários deste setor.
Contudo, ao adotar a terceirização da folha de pagamento, a empresa consegue repassar toda essa responsabilidade à prestadora de serviços, podendo transformar um RH burocrático em estratégico e, consequentemente, fazer melhor uso dele para atuar em atividades que focam na gestão de pessoas e no engajamento dos colaboradores.
Vantagens da terceirização da folha de pagamento
Optar pela terceirização da folha de pagamento pode proporcionar uma série de vantagens a essa rotina. Isso porque, com esse processo terceirizado, as chances de erros no fechamento da folha são menores.
Assim, além de a empresa trazer maior transparência à relação trabalhista, ela consegue focar em ações mais estratégicas e menos burocráticas. Confira algumas das principais vantagens da terceirização da folha de pagamento.
Redução de custos operacionais
A terceirização da folha de pagamento pode trazer à empresa uma redução de custos operacionais. Essa diminuição de gastos está relacionada a uma série de fatores, a começar pela falta de necessidade de contratar especialistas na legislação trabalhista.
Na terceirização, a empresa prestadora de serviços já conta com profissionais com essa expertise, reduzindo o custo de contratação da contratante. Além disso, a empresa não tem gastos com treinamento, implementação de sistemas de folha e outros.
Foco no core business da empresa
A construção da folha é uma das rotinas mais burocráticas da empresa. Ao optar pela terceirização da folha de pagamento, a organização consegue focar no core business, que é justamente a atividade principal da empresa, o motivo pelo qual ela existe.
Isso significa que, com a terceirização da folha de pagamento, a contratante pode deixar de lado uma tarefa burocrática, entregue nas mãos da terceirizada, e focar em tarefas estratégicas e que realmente importam e agregam valor a ela.
Acesso a expertise e tecnologia avançada
A empresa que realiza a terceirização da folha de pagamento tem sempre acesso à expertise da empresa terceira e também à tecnologia avançada que ela irá lhe oferecer, isso tudo sem precisar ter gastos com implementação e manutenção de ferramentas.
Afinal, a empresa terceira é a responsável por oferecer as melhores tecnologias para organizar essa rotina, oferecendo à sua contratante uma segurança em ter sempre o melhor do mercado em mãos, sem acréscimos, sem riscos e com a mínima chance de erros.
Aumenta a produtividade das equipes de RH
Com mais tempo livre para a atividade-fim, em função da terceirização da folha de pagamento, a empresa consegue elevar a produtividade do departamento pessoal.
Isso porque a responsabilidade do fechamento da folha, uma das tarefas diárias mais burocráticas, fica com a empresa terceirizada, permitindo maior liberdade e tempo para o RH se dedicar a questões estratégicas.
Transparência e segurança na relação trabalhista
Na terceirização da folha de pagamento, a empresa pode contratar prestadoras de serviços que se utilizam das melhores tecnologias de gestão de ponto disponíveis no mercado.
Assim, ela não só oferece maior transparência no processo de gestão dos dados de ponto, como também garante segurança no armazenamento das informações, com uma gestão em nuvem, que proporciona confidencialidade e integridade dos dados.
Isso sem contar que softwares de ponto online possuem medidas antifraude que garantem a autenticidade das marcações de jornada dos funcionários, oferecendo um respaldo jurídico em caso de processos trabalhistas.
Conclusão
A terceirização da folha de pagamento pode ser uma mudança de rotina de grande valia para empresas que desejam agilizar o processo de controle de jornada e fechamento da folha, minimizando as chances de erro e evitando problemas trabalhistas.
Além disso, esse tipo de terceirização da folha de pagamento, como foi visto neste conteúdo, dá à empresa maior liberdade para distribuir tarefas menos burocráticas e mais estratégicas ao departamento pessoal.
Por meio da terceirização da folha de pagamento, a organização consegue ainda reduzir custos, contar com uma equipe mais especializada, que é de responsabilidade das prestadoras de serviços, e manter o foco no seu core business.
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