A produtividade é uma habilidade extremamente importante para os profissionais hoje em dia. Porém, com muitas distrações, é comum não se concentrar nas tarefas ou deixar tudo para os 45 do segundo tempo.
Por isso, é importante utilizar recursos que auxiliem na execução das tarefas com mais concentração e foco. Nesse sentido, a técnica pomodoro pode ser uma importante aliada.
Mas você sabe o que é a técnica do pomodoro e como aplicá-la nas empresas? Pensando nisso, preparamos este artigo para você entender mais sobre esse assunto.
Veja os tópicos que serão abordados:
- O que é a técnica pomodoro?
- Principais vantagens da Técnica Pomodoro
- Quais são as principais ferramentas para aplicar essa técnica?
- Como aplicar esse método nas empresas?
- Quais são as outras técnicas de gestão do tempo?
- A técnica de pomodoro pode ajudar a combater a procrastinação?
- Como a técnica pomodoro ajuda no trabalho remoto?
Quer saber mais? Acompanhe o artigo abaixo!
O que é a técnica pomodoro?
A técnica pomodoro foi desenvolvida pelo italiano Francesco Cirillo, no final dos anos 80. Nessa época, ele estava na universidade e buscou uma ferramenta que o ajudasse a aumentar sua produtividade nos estudos.
Assim, ele utilizou o seu timer de cozinha, que tinha um formato de tomate (pomodoro, em italiano) para organizar os seus estudos.
O timer estava programado para girar por 25 minutos – durante período, Francesco se concentrava 100% nos seus estudos, sem interrupção – e, ao final, fazia um som alto, sinalizando que ele poderia dar uma pausa nas atividades.
Ao longo do tempo, ele viu que a sua técnica estava gerando resultados satisfatórios, por isso, em 1992 ela a divulgou para outras pessoas que adotaram a técnica.
Como funciona a técnica pomodoro funciona?
O método de pomodoro se baseia na ideia de que o trabalho deve ser dividido em diferentes blocos de concentração, chamados pomodoros, onde cada um corresponde a 25 minutos. Essa divisão permite uma melhor agilidade do cérebro na execução das tarefas e estimula o foco.
Para colocar a técnica de pomodoro em prática, você precisará dos seguintes itens:
- Um timer ou cronômetro que faça contagem regressiva (pode usar o celular);
- Lista de tarefas.
Na prática, a técnica pomodoro funciona da seguinte forma: você divide as tarefas em blocos de 25 minutos, por exemplo. Durante este período, você deve estar 100% focado e, no final, você poderá fazer uma pausa de 5 minutos.
Os blocos devem ser seguidos até que complete 2 horas, como recompensa, ao final desse período, o descanso será de 30 minutos.
As pausas devem ser feitas após 25 minutos de concentração, mesmo que a atividade não tenha sido finalizada e, durante esses momentos, é importante fazer coisas que não estejam relacionadas à atividade anterior, como ir ao banheiro, tomar café, fazer uma ligação, etc.
Principais vantagens da Técnica Pomodoro
O italiano Cirillo escreveu um livro, chamado “The Pomodoro Technique” onde relata algumas vantagens da técnica. Confira alguma delas a seguir:
Maior produtividade
A técnica pomodoro pode ser utilizada em diversas situações, estudo, trabalho, tarefas do dia a dia e diversas outras coisas. Por isso, quando colocada em prática, as atividades são realizadas com maior concentração e menos erros, fazendo com que a produtividade seja maior.
Melhor qualidade na quantidade de trabalho
Outra vantagem da técnica é que, a partir dela, o trabalho é realizado com mais qualidade e em menos tempo.
Alivia a ansiedade e estresse
Uma das principais vantagens apresentadas pelas pessoas que utilizam a técnica pomodoro é o controle emocional. Afinal, não se perde tempo pensando em todas as tarefas que precisam ser realizadas, mas sim, executando uma tarefa de cada a cada ciclo de pomodoro.
Melhora o gerenciamento de tempo
Através dessa técnica, os usuários aumentam o nível de foco e concentração nas tarefas, evitando desperdício de tempo com distrações e com atividades que não são relevantes.
Assim, ao fazer uma lista com todas as tarefas do dia, é possível organizar melhor o tempo de execução em cada uma delas, bem como, estabelecer metas para cada período.
Aumenta a motivação e determinação
Quando o timer estiver ligado, o foco está totalmente voltado para a execução das tarefas, isso porque, existe um senso de urgência no cérebro, que gera um sentimento de que a tarefa deve ser executada no prazo estabelecido.
Isso faz com que aumente a motivação e a determinação dos usuários para executar a tarefa em menos tempo e com mais qualidade.
Quais são as principais ferramentas para aplicar essa técnica?
Quando a técnica pomodoro foi criada, era utilizado o timer de cozinha em formato de tomate. Porém, hoje em dia, existem outros recursos que podem ser utilizados para aplicar essa metodologia no dia a dia. Confira quais são!
Aplicativos
Atualmente, existem aplicativos baseados na técnica pomodoro. Eles podem ser baixados no celular ou acessados via navegador e usados a qualquer momento. Veja alguns exemplos:
- Forest — App disponível para iOS e Android;
- Pomo focus — Acesso pelo navegador;
- Focus keeper — Acesso pelo navegador ou App para iOS e Android;
- Pomodoro timer — Acesso pelo navegador do computador ou celular;
- Focus plant — App disponível para iOS e Android;
Cronômetro
Já o cronômetro é um estilo “raiz” da técnica pomodoro. Ele também pode ser utilizado no próprio cronômetro do celular. Para isso, basta ativar o cronômetro com o tempo que deseja ficar concentrado e realizar as atividades.
Timer físico
A contagem de tempo do pomodoro pode ser feita diretamente pelo celular, como vimos no tópico anterior. Porém, nesse caso, o celular terá que ficar próximo durante as atividades e isso pode ser uma distração.
Portanto, para evitar qualquer tentação, também é possível utilizar o timer físico, como foi utilizado por Francesco na criação do método.
Como aplicar esse método nas empresas?
Agora que você já conhece a técnica pomodoro e sabe para que ela serve, vamos entender como ela deve ser aplicada no ambiente empresarial.
Vale ressaltar que, a adoção dessa metodologia requer a disciplina e o comprometimento de todos os colaboradores.
Confira, a seguir, algumas dicas para aplicar a técnica pomodoro nas empresas:
Sistematize o método
Dentro de uma empresa, é importante que todos os colaboradores trabalhem em sincronia, ou seja, todos devem realizar os períodos de foco e de pausas ao mesmo tempo. Desse modo, evita que algumas pessoas fiquem ociosas em determinado período.
Além disso, é preciso avaliar o tempo de foco, pois, em algumas atividades, 25 minutos pode ser pouco para concluir determinadas tarefas, por exemplo.
Organize as tarefas
Outra medida fundamental para que a metodologia pomodoro funcione, é haver uma organização de todas as tarefas a serem feitas pela equipe.
Por isso, é importante realizar reuniões semanais para discutir quais tarefas são prioridades, assim, elas devem ser feitas nos primeiros blocos de atividades.
Também é importante anotar as tarefas em um quadro ou em um aplicativo que todos tenham acesso. Assim, os colaboradores conseguem acompanhar o andamento das tarefas e o que ainda precisa ser feito.
Sempre atualize as tarefas concluídas
Conforme os colaboradores forem concluindo as atividades, é importante riscá-la da lista de pendências. Também é recomendado anotar quantos blocos foram necessários para concluir a atividade.
Incentive a equipe
Como vimos, para que a técnica pomodoro tenha sucesso nas empresas, é importante contar com a colaboração de todos os profissionais. Desse modo, cabe aos gestores incentivar a equipe a realizar as tarefas em blocos e incentivar as pausas.
Além disso, é importante que o ambiente de trabalho proporcione maior foco para que os colaboradores possam realizar o trabalho com mais qualidade.
Traga a gamificação para o processo
A gamificação é uma estratégia que permite utilizar recursos de jogos para estimular a competitividade e o senso coletivo dos profissionais. Desse modo, as equipes atingem os objetivos, através de jogos, transformando a tarefa em algo divertido.
Nesse sentido, é possível criar um sistema de pontuação a cada tarefa concluída no prazo, por exemplo.
Quais são as outras técnicas de gestão do tempo?
Além do pomodoro, existem outras técnicas que auxiliam na gestão de tempo nas empresas. Confira algumas delas, a seguir:
GTD
A sigla GTD (Getting Things Done) pode ser traduzida como “a arte de fazer as coisas acontecerem”. Essa ferramenta é uma aliada para as pessoas que possuem muitas tarefas e não sabem qual o melhor caminho seguir.
A técnica propõe que sejam seguidos os cinco passos a seguir:
- Capturar: Listar todas as tarefas que precisam ser realizadas no dia;
- Esclarecer: Entender a demanda e a urgência de cada tarefa;
- Organizar: Fazer listas conforme a prioridade de cada tarefa;
- Refletir: Revisar as tarefas que precisam ser feitas;
- Engajar: Realizar as tarefas, sem distrações.
Kanban
A palavra Kanban tem origem japonesa e significa “cartão” ou “sinalização” e o método foi introduzido na indústria com o objetivo de controlar o estoque.
Assim, os cartões servem para sinalizar o andamento das tarefas e ações que precisam ser feitas.
A técnica de pomodoro pode ajudar a combater a procrastinação?
Para contextualizar, segundo dados da pesquisa da Universidade Stanford, 95% dos profissionais admitem adiar tarefas diariamente, o que leva a uma perda de produtividade de cerca de 25%, de acordo com a empresa de consultoria McKinsey & Company.
Como vimos ao longo deste artigo, a técnica pomodoro gera mais foco e engajamento dos usuários, assim, é possível estar atento ao que realmente importa e nas atividades mais relevantes.
Nesse sentido, essa metodologia ajuda a combater a procrastinação, pois as pessoas estarão mais focadas nas tarefas relevantes e irão terminar nos prazos estabelecidos.
Tal fato é ressaltado por dados de um estudo da Universidade de Harvard, que revelou que colaboradores engajados em ações de gestão do tempo, como o método pomodoro, apresentam uma melhoria de 25% no cumprimento de prazos e metas estabelecidas.
Como a técnica pomodoro ajuda no trabalho remoto?
No trabalho remoto é imprescindível ter horários estabelecidos para realizar as atividades e pausas, assim, os profissionais evitam trabalhar mais horas do que o necessário ou atrasar as entregas.
Por isso, a técnica pomodoro pode auxiliar no trabalho remoto, tendo em vista que as tarefas serão realizadas nos prazos e também existe o horário específico para pausas, evitando que os colaboradores fiquem sobrecarregados ou ociosos.
Conclusão
Após ler este artigo, ficou mais fácil de saber como usar o método pomodoro, não é mesmo? É importante ressaltar que esse método pode ser utilizado em diversas áreas como nos estudos, no trabalho e até mesmo no dia a dia.
E então, gostou do conteúdo? Então não deixe de acessar o blog Pontotel para ficar por dentro de assuntos como este!
