Transparência é uma preocupação central de qualquer projeto, mas manter todos os envolvidos alinhados com metas, resultados e obstáculos nem sempre é simples. Quando várias equipes e stakeholders estão envolvidos, a comunicação pode se tornar complicada. É aí que entra uma ferramenta ágil como o status report.
A elaboração do relatório status report pode ser integrada ao ciclo de projetos para tornar a comunicação das informações muito mais simples e ágil. Com um status report bem estruturado, clientes e colegas de equipe podem acompanhar o progresso do projeto, identificar desafios e embasar soluções.
Espera-se que esse tipo de uso de dados seja uma tendência predominante para os próximos anos. Segundo um estudo da McKinsey, em 2025, organizações grandes e complexas utilizarão plataformas de partilha de dados para facilitar a colaboração em projetos, tanto dentro quanto entre membros da organização.
Este guia explicará tudo sobre como funcionam os relatórios de status report e como integrar essa ferramenta na rotina de projetos das empresas. Confira no resumo abaixo o que será explicado sobre o assunto:
- O que é um status report?
- Por que o status report é importante?
- Elementos de um status report eficaz
- Práticas para criar um status report de sucesso
Aprenda as melhores práticas para elaborar relatórios de status report!
O que é um status report?
Status report é um documento utilizado em projetos para fornecer uma visão atualizada sobre o andamento de atividades, entregas, riscos e problemas. O nome combina “status”, que se refere ao estado atual de algo, e “report”, que significa relatar informações. Assim, status report é um relato sobre o estado atual de um projeto.
O conteúdo do documento geralmente inclui uma descrição dos marcos atingidos, as tarefas concluídas desde o último relatório, as atividades planejadas para o próximo período e a identificação de obstáculos ou desafios.
Um status report pode ser gerado em intervalos regulares (como uma vez por semana e mensalmente) ou em resposta a eventos específicos, como o término de uma fase importante de um projeto. Geralmente, é enviado por e-mail ou apresentado em reuniões de acompanhamento com as partes interessadas.
Por que o status report é importante?
É comum que equipes de projetos forneçam explicações frequentes para clientes e outras partes interessadas. No entanto, muitas vezes essas informações são transmitidas de maneira informal e não padronizada.
A falta de uma ferramenta estruturada como o status report pode trazer consequências negativas em termos de produtividade e progresso dos projetos de uma empresa. Então, confira os motivos pelos quais aderir ao status report é tão importante.
Acompanhamento do progresso de um projeto
Segundo o Project Management Institute (PMI), um projeto pode ser definido como “um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo”. Essa definição destaca a natureza de um projeto, que é planejado, executado e controlado para atingir objetivos claros dentro de um prazo determinado.
Logo, a capacidade de acompanhar o progresso de um projeto se torna um critério indispensável para garantir que ele permaneça no caminho certo em direção ao seu objetivo (seja a criação de um produto ou serviço, seja a busca por um determinado resultado).
É um processo que inclui acompanhar metas alcançadas, tarefas concluídas e custos incorridos. Assim, o status report fornece uma forma para documentar e comunicar essas informações para todas as partes interessadas.
Identificação precoce de problemas e riscos
A maioria dos problemas na gestão de projeto pode ser mitigada se identificada precocemente. Isso ocorre porque muitas vezes os problemas não se manifestam de maneira súbita; na verdade, são resultados de uma série de sinais prévios que podem ser detectados se houver um sistema de monitoramento e relatório.
É o que explica uma famosa citação de James Harrington, guru internacional de melhoria de desempenho, sobre a importância de medir, entender, controlar e melhorar qualquer processo ou projeto:
“A medição é o primeiro passo que leva ao controle e, eventualmente, à melhoria. Se você não consegue medir algo, você não consegue entendê-lo. Se você não consegue entendê-lo, não pode controlá-lo. Se você não pode controlá-lo, não pode melhorá-lo.”
Sempre que não há maneiras de identificar e relatar quaisquer sinais precoces, é bem provável que os gestores sejam pegos de surpresa por problemas que já estavam se desenvolvendo há algum tempo.
Demonstração de profissionalismo e transparência
Quando não há uma compreensão clara do progresso de um projeto, os envolvidos são mais propensos a confiar em suposições ou palpites ao tomar decisões críticas. É um erro que não apenas aumenta o risco de erros e falhas, mas também mina a confiança das partes interessadas na competência da equipe responsável.
Por outro lado, com o status report, há uma chance maior de a equipe ser vista com mais profissionalismo. O documento pode ser enviado periodicamente para elucidar as partes interessadas sobre o desempenho do projeto, incluindo o progresso em relação ao cronograma, o uso de recursos, o cumprimento de metas e a resolução de problemas.
Elementos de um status report eficaz
Não existe um padrão visual ou de apresentação para a elaboração dos relatórios de status report. No entanto, o que realmente importa é que cada relatório seja produzido com um conjunto de elementos fundamentais. A seguir, descubra quais são eles!
Definição clara do escopo e dos objetivos
Na primeira seção de um status report, está o escopo geral do projeto, que informa as atividades realizadas e os resultados que serão entregues ao final. Para facilitar a visualização, as atividades e os resultados podem estar em listas.
Logo em seguida, estão os objetivos do projeto, que descrevem as metas específicas que o projeto busca alcançar. Nessa parte, o objetivo é mostrar a direção mensurável do trabalho a ser realizado, ajudando a avaliar o sucesso do projeto.
Resumo do progresso recente
O resumo é uma seção que traz informações específicas sobre o avanço do projeto durante o período analisado, como uma semana, um mês ou um trimestre. Ele pode incluir informações quantitativas, como o percentual de conclusão de marcos principais, o número de funcionalidades implementadas ou o número de bugs corrigidos.
É fundamental que em cada relatório o resumo não apresente grandes diferenças entre si e que as mesmas métricas sejam utilizadas. Como o status report é produzido regularmente, o padrão de apresentação acostumará as partes que receberão o documento a “bater o olho” e identificar rapidamente as informações que mais interessam.
Identificação de desafios e riscos
Esta seção destaca quaisquer obstáculos potenciais ou ameaças que possam impactar o alcance dos objetivos no prazo estipulado para o projeto. Dependendo dos desafios e riscos identificados, pode ser uma das seções mais detalhadas do status report.
Cada problema deve ser descrito individualmente, incluindo sua natureza, causa subjacente e impacto potencial no projeto. Como todas as seções, as informações devem ser apresentadas de maneira estruturada e fácil de entender.
Plano de ação para o próximo período
A seção de plano de ação descreve as iniciativas planejadas para o próximo período de relatório. Por exemplo, se o relatório é produzido a cada trimestre, o plano de ação deve apresentar o que será feito nos próximos três meses de projeto.
Normalmente, as atividades apresentadas nesta seção se dividem em dois tipos: 1) atividades já planejadas para acontecer em determinado período do projeto; 2) ações que devem ser executadas como respostas diretas a desafios ou riscos inesperados identificados no relatório.
Práticas para criar um status report de sucesso
Um status report não deve ser encarado como uma tarefa isolada, e sim como uma peça integrante de todo o processo de gestão do projeto. A seguir, entenda mais sobre como inserir esse tipo de relatório na rotina de projetos de uma empresa.
Estabelecer uma frequência regular
A frequência dos relatórios deve ser definida no plano de comunicação do projeto desde o início. É um detalhe que ajuda a estabelecer expectativas claras entre a equipe do projeto e as partes interessadas sobre quando e com que frequência os relatórios serão entregues.
Manter uma frequência regular também ajuda a criar um hábito na equipe do projeto de monitorar continuamente o progresso e atualizar as informações relevantes. Com uma frequência padronizada, a empresa tem uma cultura de responsabilidade e transparência.
Utilizar ferramentas adequadas
Ferramentas específicas de relatórios, como Microsoft Excel, Google Sheets ou ferramentas de BI (Business Intelligence), podem ser utilizadas para criar gráficos, tabelas e visualizações de dados que são fáceis de entender para todos os envolvidos.
Para projetos mais complexos ou equipes que se comunicam remotamente, o uso de software de videoconferência e colaboração, como Zoom, Microsoft Teams ou Slack, pode facilitar a comunicação em tempo real e a apresentação dos relatórios de status, caso seja necessário.
Solicitar feedback dos stakeholders
Quem recebe um relatório de status report pode ter perguntas e dúvidas, independentemente de quão didático o documento possa parecer. Então, é importante que a equipe do projeto se antecipe e deixe claro que espera feedback dos stakeholders.
Um erro comum a ser evitado é não agir com base no retorno recebido. O ideal é que a equipe analise e utilize o feedback para melhorar continuamente os relatórios de status report.
Manter a comunicação clara e concisa
A linguagem usada no status report deve ser acessível a todas as partes interessadas. Isso significa evitar jargões técnicos e manter a concisão na apresentação de dados — não sobrecarregar o relatório com informações contextuais ou de outros projetos.
Sempre que for necessário utilizar termos específicos, certifique-se de fornecer uma explicação para garantir que todos entendam o que está sendo comunicado.
Facilitar a visualização dos dados
Se a visualização dos dados não for facilitada, os relatórios podem se tornar confusos, desorganizados e difíceis de entender. Isso pode levar a mal-entendidos, decisões equivocadas e, em última análise, atrasos ou falhas no projeto.
Mapas e gráficos de barras, linhas ou pizza são elementos que podem ser utilizados para representar visualmente métricas e tendências.
Conclusão
Fica claro o quanto uma ferramenta como o status report é útil na rotina de projetos. Não se trata de um documento burocrático, mas de uma peça fundamental que ajuda a manter todos os envolvidos informados, alinhados e tomando decisões orientadas por dados.
O mais importante é compreender que o status report não é um fim em si mesmo, mas faz parte de um ciclo mais amplo de gestão de projetos. E, para usar essa ferramenta, é necessário adaptá-la ao contexto específico de cada grupo.
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