No Brasil, para manter uma empresa ativa, é preciso cumprir com obrigações junto ao Governo Federal, e uma delas é o envio do SPED Contábil, uma declaração que precisa ser enviada anualmente pelos negócios.
Neste artigo, você vai entender o que é o SPED Contábil e como ele pode tornar os processos referentes à prestação de contas da sua empresa mais práticos e modernos.
Confira os tópicos que serão abordados:
- O que é o SPED?
- O que é o SPED Contábil?
- Sped Contábil e ECD: qual a diferença?
- Benefícios do SPED Contábil para as empresas
- SPED Contábil: quais empresas precisam entregar?
- Prazo de entrega do SPED Contábil
- Erros para evitar no SPED Contábil
Aproveite o conteúdo e tenha uma boa leitura.
O que é o SPED?
SPED é a sigla para Sistema Público de Escrituração Digital, um sistema desenvolvido pelo Governo Federal durante o Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal (PAC 2007-2010) com o intuito de modernizar e padronizar as rotinas contábeis e fiscais das empresas.
Com o SPED, as empresas enviam, por meio de um sistema digital, as informações fiscais sobre a empresa — que antes eram organizadas e salvas em livros ou papéis.
O sistema é composto por três projetos diferentes: Escrituração Fiscal Digital (SPED Fiscal), Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e Escrituração Contábil Digital (SPED Contábil).
O SPED é uma iniciativa que possibilitou a integração das administrações tributárias nas três esferas governamentais: municipal, estadual e federal. Isso porque, por ser um sistema digital, ele torna possível o compartilhamento dessas informações entre as diferentes administrações.
Qual a função do SPED?
Antigamente, o processo de envio de informações fiscais das empresas no Brasil era bem burocrático e demorado. Por isso, a função do SPED é promover a integração dos fiscos e facilitar o cumprimento das obrigações fiscais.
Além disso, o SPED moderniza os processos da empresa e traz mais economia para a gestão empresarial, uma vez que diversos processos que eram necessários antes, como o deslocamento até os órgãos governamentais, impressões, etc., deixaram de existir.
O que é o SPED Contábil?
O SPED Contábil ou ECD (Escrituração Contábil Digital) é o sistema em que as empresas enviam todas as suas transações contábeis para a Receita Federal e o governo. Ele faz parte do processo de obrigações que as empresas possuem com o Sistema Público de Escrituração Digital.
O principal objetivo do SPED Contábil é acabar com a forma tradicional do envio de informações contábeis, que antes eram registradas em papel, levando-as para um sistema online e digital.
O intuito do Governo Federal com o SPED Contábil é facilitar o acesso aos arquivos contábeis e criar uma padronização para os arquivos digitais, beneficiando a organização das empresas e do próprio governo.
E o que é o SPED Fiscal?
O SPED Fiscal, ou Escrituração Fiscal Digital — EFD, é um arquivo digital de entrega obrigatória ao Governo Federal, que apresenta as informações de recolhimento de Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI).
No SPED Fiscal, são apresentadas as seguintes informações:
- Registros fiscais de entrada e saída;
- Recolhimento de impostos;
- Cadastros de produtos, clientes, fornecedores;
- Dados de sobre a produção;
- Informações específicas de setores como combustível, energia elétrica e usinas;
- Dados sobre estoque e inventário;
- CIAP — Controle de Crédito de ICMS.
É importante salientar que o SPED Fiscal substitui a impressão e o envio dos antigos livros fiscais, como os de Registro de Entrada, de Saída, do ICMS, do IPI e de Controle da Produção e do Estoque.
SPED Contábil e ECD: qual a diferença?
Por serem dois termos bem relacionados e que se aproximam nas temáticas, é comum que haja uma confusão entre SPED Contábil e Escrituração Contábil Digital (ECD), porém os dois são diferentes.
A ECD foi instaurada com fins fiscais e previdenciários, já o SPED Contábil foi criado para obter informações sobre operações que influenciam a composição e o valor devido da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL) e do Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ).
O ECD é apenas um dos módulos que fazem parte dos tipos de SPED existentes, é como uma subcategoria.
Benefícios do SPED Contábil para as empresas
O SPED Contábil trouxe diversos benefícios para as empresas, fazendo-as reduzir custos e ajudando na redução da taxa de inadimplência com o Imposto de Renda.
A primeira mudança benéfica que o SPED Contábil possibilitou foi a diminuição de gastos com papéis, impressão e transporte. Se antes era necessário ter muitos papéis e ainda encaminhar todos para o governo, hoje basta inserir as informações em um sistema preparado para que a empresa fique em dia com o Estado.
Além disso, o processo se torna mais seguro e padronizado, porque o software é desenvolvido pela própria instituição que requer as informações, deixando, assim, as informações e os processos mais uniformes.
Por fim, o sistema também evita que a empresa cometa falhas e receba sanções ou multas governamentais, já que ele instrui quais informações são necessárias e quando precisam ser enviadas, tornando mais difícil o surgimento de erros.
SPED Contábil: quais empresas precisam entregar?
A Instrução Normativa RFB 2003 de 2021 é a que define quais são as empresas que precisam entregar o SPED Contábil.
De forma geral, a maioria das pessoas jurídicas é obrigada a enviar a SPED Contábil, inclusive as pessoas físicas equiparadas à pessoas jurídicas, as isentas e as imunes ficam obrigadas a apresentar a ECD.
Alguns casos ficam dispensados do envio, como:
- Órgãos públicos, autarquias e fundações públicas;
- Pessoas jurídicas inativas;
- Pessoas jurídicas optantes pelo Simples Nacional;
- Pessoas jurídicas imunes e isentas que auferirem receitas, doações, incentivos, subvenções, contribuições, auxílios, convênios e ingressos assemelhados, cuja soma seja menor a R$ 1.200.000,00 no ano calendário referente à escrituração contábil ou proporcional ao período;
- Pessoas jurídicas tributadas com base no lucro presumido, que, com base no Art. 45 da Lei n.º 8.981/1995, em vez de manter escrituração contábil na forma da legislação comercial, mantenha livro-caixa, escriturado toda sua movimentação financeira.
Prazo de entrega do SPED Contábil
De acordo com Art. 5º da Instrução Normativa RFB n.º 1.420/2013:
“Art. 5º A ECD será transmitida anualmente ao Sped até o último dia útil do mês de maio do ano seguinte ao ano-calendário a que se refira a escrituração.”
Sendo assim, é preciso que o SPED Contábil seja realizado e enviado anualmente até o último dia útil do mês de maio do ano seguinte ao atual. A empresa tem até às 23h59 da referida data para finalizar o envio.
Normalmente, o governo não costuma fazer prorrogações, mas é importante estar atento a mudanças e evitar deixar o envio para as últimas horas, já que sua empresa pode receber sanções pelo não envio.
Quais são as sanções para quem não entregar no prazo?
Tanto a empresa que não entrega como aquela que informa dados incorretos ou imprecisos está sujeita a receber multa da Receita Federal do Brasil, conforme prevê a Lei 13.670/2018.
As multas e as penalidades variam de acordo com cada estado, que define como a empresa é penalizada.
No âmbito federal, a empresa que não entrega paga uma multa de 0,02% por dia do valor da sua receita bruta, com o limite total de 1% de sua receita total.
Vale, ainda, lembrar que entregas do SPED Contábil com omissão, erros ou inobservância dos requisitos também são multadas, sendo 5% do valor da operação em caso de omissão e erros e 0,05% da receita bruta em caso de inobservância.
Erros para evitar no SPED Contábil
É preciso muita atenção ao enviar o SPED Contábil, pois, como mencionado, a empresa pode ser multada pelo envio incorreto das informações.
Logo, é importante que um profissional da área de contabilidade seja responsável por dar o suporte à empresa no envio das informações necessárias. Por mais que não seja um processo de alta dificuldade, contratar um especialista ajuda a evitar possíveis erros.
Os principais erros no SPED Contábil não acontecem de forma intencional, geralmente são ocasionados por falta de atenção.
Além disso, o problema pode acontecer já na etapa anterior ao envio da SPED, ocasionado por uma gestão de contabilidade ineficiente. Por isso, é importante investir em sistemas, softwares e uma equipe preparada para a gestão da contabilidade da sua empresa.
Conclusão
Assim, ficou evidenciada a importância de uma boa gestão contábil e da necessidade do envio do SPED Contábil, que, além de proporcionar economias para o seu negócio, permite que sua empresa mantenha-se regular com os órgãos governamentais.
Uma empresa que se preocupa em manter-se em dia com as obrigações e as leis fiscais demonstra aos colaboradores e aos consumidores a sua responsabilidade, e ainda evita a perda de lucros devido a sanções e multas.
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