Os softwares de gestão são responsáveis por favorecer uma organização de várias maneiras, como tornar o gerenciamento de recursos, exigências contábeis e estoque mais eficiente e potencializar o sucesso de projetos, processos e atividades empresariais.
Por isso, a implementação dessas ferramentas gera vantagens competitivas, desde o ganho de produtividade no dia a dia corporativo e um promissor planejamento empresarial até o controle do fluxo financeiro, que favorece a redução de custos.
Apesar de todos esses pontos positivos, é necessário utilizar esses softwares de gestão de forma assertiva. Para isso, devem ser levados em conta determinados elementos, como as demandas e as necessidades que a organização possui.
Nesse sentido, para auxiliar empresas a compreenderem melhor sobre essas ferramentas e como escolher uma delas corretamente, este conteúdo irá abordar os seguintes tópicos:
- O que é um software de gestão?
- Como funcionam os softwares de gestão?
- Quais as vantagens de se ter um software de gestão na empresa?
- Quais os principais tipos de sistemas de gestão?
- Quais as funcionalidades principais de um software de gestão?
Boa leitura!
O que é um software de gestão?
Um software de gestão trata-se de um programa de computador criado com a finalidade de auxiliar os setores de uma organização em descomplicar as tarefas corporativas sob responsabilidade deles. Com a automatizaçâo de processos, o armazenamento em nuvem e outras funções, ele proporciona uma eficiente execução e planejamento de projetos.
Com esse software corporativo, uma empresa é capaz de manter organizados todos os documentos empresariais, potencializar a produtividade dos colaboradores e ganhar agilidade organizacional, sendo estes elementos imprescindíveis para que qualquer negócio ganhe destaque no mercado.
Para que serve?
De forma objetiva, o propósito dos softwares de gestão é um só: a partir de uma única ferramenta tecnológica, gerenciar e sincronizar todos os processos que uma empresa realiza.
Por meio deles, a organização passa a usufruir certos benefícios, como a diminuição de custos, já que não será mais necessário investir na contratação de colaboradores para realizar determinadas tarefas que o software realiza de forma automatizada, e a redução de erros e falhas humanas.
Exemplificando, pode-se fazer o gerenciamento de todas as fases de produção de uma indústria com um software de gestão específico para esse propósito. A eficiência dessa gestão é possível porque o gestor encarregado do processo consegue visualizar, de forma completa, detalhada e estratégica, todas as atividades envolvidas na cadeia de produção.
Como funcionam os softwares de gestão?
Um software de gestão funciona de maneira integrada com todos os departamentos de uma empresa. Assim, como pontuado anteriormente, ele proporciona ganho de produtividade, bem como uma execução assertiva de projetos e tarefas.
Em outras palavras, essa ferramenta faz o gerenciamento completo e integrado de tempo, recursos e colaboradores, além de realizar a análise de riscos. Auxilia, também, nas gestões de finanças, relacionamento com clientes e estoque.
Quais as vantagens de se ter um software de gestão na empresa?
Pelo fato de automatizar processos empresariais e estar diretamente relacionados à gestão de qualidade dos setores de um negócio, os softwares de gestão são responsáveis por trazer uma gama de benefícios para uma organização.
Como será esclarecido com exemplos práticos ainda neste artigo, esses softwares empresariais beneficiam um negócio ao fazer os processos industriais deste gerarem menos gastos, tornarem as equipes mais produtivas, aumentarem as chances de sucesso dos projetos, otimizarem o tempo e melhorarem o relacionamento com os clientes.
Quais os principais tipos de sistemas de gestão?
Dependendo das necessidades e das demandas que uma empresa possui, é preciso que ela escolha um software de gestão específico. A seguir, foram elencados os principais tipos de ferramentas de gerenciamento empresarial. Confira-os.
ERP
O ERP, que vem da expressão Enterprise Resource Planning e significa “Planejamento dos Recursos da Empresa”, é um dos softwares de gestão mais utilizados pelas empresas. Entre as principais características dele, pode-se citar a capacidade de unir os dados de diversos setores em uma única ferramenta.
Isso, além de evitar que informações sejam duplicadas, gerando complicações internas, faz com que o fluxo de dados seja mais fluido e possa ser compartilhado com maior facilidade. O gestor, por exemplo, consegue ter insights estratégicos, que irão auxiliá-lo a tomar decisões mais assertivas e, a partir disso, melhorar os processos internos do negócio.
Na prática, o gestor acessa a ferramenta e verifica os módulos específicos que ela possui para cada setor da organização. Estes módulos estão conectados a um banco de dados, assim, qualquer departamento consegue acessá-lo e compartilhar as informações contidas nele, como dados de clientes, colaboradores e fornecedores.
CRM
O CRM, ao contrário do ERP, é um software de gestão voltado para o relacionamento com os clientes da empresa. Essa ferramenta, inclusive, é denominada Gestão do Relacionamento com o Cliente por essa razão.
Quando um cliente entra em contato com a empresa, por exemplo, o vendedor consegue armazenar diversos dados referentes a ele, como descrições de como foi a interação. Desse modo, por armazenar esse e outros tipos de dados, a empresa consegue entender o comportamento dos consumidores e, assim, antecipar o desejo e as necessidades deles.
Em essência, esse software permite que a empresa crie, por meio de abordagens eficazes, uma melhor experiência para os clientes no processo de vendas, já que o vendedor poderá facilmente acessar as informações referentes a eles obtidas em contatos anteriores. Como resultado, o negócio desenvolve um relacionamento duradouro com os seus consumidores.
Software de gestão de projeto
Como sugere a expressão, essa ferramenta tem a principal função de favorecer uma empresa com uma eficiente gestão de projetos. Ela simplifica o dia a dia corporativo ao permitir que uma equipe planeje, execute e documente tudo sobre determinado projeto. Isso gera várias vantagens, como o aprimoramento do fluxo de trabalho.
Tais benefícios refletem na otimização de tempo, uma vez que a equipe se torna mais produtiva. Ela, por exemplo, não terá de lidar com problemas relacionados à comunicação, aos cronogramas confusos e muito menos à sobrecarga de trabalho, cenários que afetam de forma significativa o sucesso de qualquer projeto.
Software de controle e gestão de estoque
Diversos problemas podem influenciar a performance do controle e da gestão de estoque de uma organização. Complicações financeiras são um exemplo disso, já que a compra descontrolada de produtos que estão sendo pouco vendidos afetará negativamente a lucratividade da empresa.
Junto a isso, também existem os problemas relativos aos erros de expedição de produtos e retrabalho.
Contudo, ao implementar um software de controle e gestão de estoque, uma empresa consegue evitar esses cenários. Isso porque ele auxilia no controle dos produtos que entram e saem, bem como na quantidade de produtos que devem ser mantidos no estoque para que não haja nem falta e, tampouco, excesso deles, causando estoque parado.
Software de gestão de ponto
Para que uma empresa, possa cumprir a legislação trabalhista ela deve aplicar medidas para realizar, de forma correta e otimizada, o controle da jornada de trabalho deles.
Diante disso, é necessário que, entre essas medidas, ela implemente um software de gestão de ponto, pois ele auxilia no gerenciamento de ponto dos colaboradores e, consequentemente, no desenvolvimento de uma relação saudável entre os funcionários e a empresa.
A Pontotel, por exemplo, é um completo sistema de gestão de ponto. Entre as suas funcionalidades, estão o acompanhamento assertivo da jornada de trabalho dos funcionários, o fechamento da folha de pagamento, os cálculos automáticos e, ainda, os relatórios contendo informações como total de horas extras e total de horas trabalhadas.
Visando auxiliar empresas a terem um controle de jornada de trabalho descomplicado e eficiente, a Pontotel desenvolveu um software de gestão de pontos. Com ele, pode-se realizar, além do registro de ponto, a gestão de frequência.
Além disso, outros aspectos positivos dessa ferramenta de gestão são os fatos de ela estar adequada tanto à Portaria 671 do MTE quanto à LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) e de possibilitar o acesso às informações armazenadas em tempo real.
Quais as funcionalidades principais de um software de gestão?
Após compreender o que são os softwares de gestão e que eles podem variar dependendo dos objetivos para os quais foram criados, é essencial conhecer as principais funcionalidades que eles podem ter. Veja.
Centralização de dados
O fato de os softwares de gestão serem capazes de centralizar dados em um único local é um dos seus principais pontos positivos. A partir disso, os setores de um negócio tornam-se mais integrados, a empresa ganha maior conhecimento a respeito de clientes, colaboradores e fornecedores e os processos internos são executados de forma mais ágil.
Aliás, é graças a esses benefícios que os colaboradores conseguem facilmente acessar as informações, já que elas estão centralizadas, e usá-las da melhor maneira. Um exemplo disso são as clínicas médicas, que, ao acessarem os dados de pacientes, conseguem atendê-los de maneira personalizada.
Armazenamento de dados em nuvem
O armazenamento de dados em nuvem diz respeito a um recurso por meio do qual um sistema, como um software de gestão, é capaz de armazenar e compartilhar arquivos por meio da internet.
Essa funcionalidade aumenta a segurança das informações armazenadas no sistema e facilita o acesso dos colaboradores a elas. Isso porque, desde que um funcionário tenha um computador com acesso à internet e a devida autorização, pode conferir os dados em nuvem de qualquer parte do mundo e a qualquer horário.
Como consequência dessas vantagens, outras surgem, como a redução de custos. Isso só é possível porque, com o armazenamento de dados em nuvem, a empresa consegue reduzir o espaço físico que precisaria para armazenar arquivos, contratos e outros tipos de documentos empresariais.
Acompanhamento em tempo real
Outra funcionalidade altamente promissora dos softwares de gestão é o acompanhamento em tempo real. Por meio desse recurso, a organização consegue ter maior agilidade para analisar dados e, assim, tomar decisões que tenham maiores taxas de sucesso.
Por exemplo, imagine que o software de gestão de estoque indica, em tempo real, que certos produtos estão sendo bastante vendidos e que, por isso, devem ser abastecidos o quanto antes para evitar que o armazenamento destes acabe. Nesse cenário, a empresa poderá rapidamente entrar em contato com os fornecedores, evitando a perda de vendas.
Relatórios e dashboards
Os relatórios e dashboards também são funções benéficas que os softwares de gestão proporcionam. Esses sistemas apresentam, de modo organizado e intuitivo, certas informações por meio de um dashboard, fazendo com que, por exemplo, o colaborador visualize gráficos e, com isso, identifique falhas e interrupções que um processo teve.
Automatização de tarefas e processos manuais
Como já destacado, a automatização de processos é uma das mais importantes vantagens dos softwares de gestão. Em se tratando do setor financeiro, por exemplo, lidar com a criação de planilhas de forma manual, além de dar muito trabalho e consumir bastante tempo, é mais propenso a erros.
Nesse caso, implementar um software de gestão financeira otimiza o tempo do setor de finanças e diminui a frequência desses problemas.
Conclusão
Seja para favorecer o gerenciamento de estoque, recursos humanos, projetos, finanças ou qualquer setor de um negócio, os softwares de gestão são imprescindíveis para que uma empresa consiga funcionar de forma eficiente e competitiva. Afinal, diversas organizações, inclusive as concorrentes, já fazem o uso dessas ferramentas.
Este conteúdo, além de demonstrar as razões pelas quais um negócio deve implementar um software de gestão, como o ganho de otimização de tempo e a redução de custos, também destacou que há uma variedade desses sistemas e que a escolha de um deles depende dos objetivos corporativos.
Por último, foram esclarecidas as principais funcionalidades de um software de gestão, responsáveis por trazer tantas vantagens a uma organização, como o armazenamento em nuvem, que gera segurança e facilidade de acesso às informações, e a automatização de tarefas, que evita erros e retrabalhos.
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