A gestão de férias é uma das atividades da rotina dos setores de Recursos Humanos e Departamento Pessoal. Sem uma boa organização, essa tarefa fica suscetível a falhas e erros processuais. Por esse motivo, para desburocratizar essa atividade, foi criado o software de gestão de férias.
A inclusão de softwares de gestão de férias é essencial para diminuir erros relacionados à organização das férias dos funcionários. Com esses programas, é possível ter mais transparência e organização nos cálculos de pagamentos e no tempo de descanso dos colaboradores, por exemplo.
Se sua empresa ainda não adotou um software para facilitar o processo de organização de férias, essa é a hora de entender como ele funciona e quais são os seus benefícios. Para isso, serão apresentados os seguintes assuntos neste artigo:
- O que é software de gestão de férias?
- Para que serve o software de gestão de férias?
- Como funciona um software de gestão de férias?
- Vantagens de um software de gestão de férias
- Como escolher um software de gestão de férias?
- Saiba mais sobre o melhor software de ponto
Quer entender mais? Então, aproveite o conteúdo e tenha uma boa leitura!
O que é software de gestão de férias?
O software de gestão de férias é um sistema capaz de planejar, controlar, automatizar e facilitar o trabalho de gestão de férias dos funcionários, que costuma ser realizado pelos setores de Recursos Humanos e Departamento Pessoal.
A ferramenta possibilita que atividades manuais sejam realizadas pelo sistema, como pedidos de férias, histórico, calendários de férias, avisos e planejamento de ausência. Todos esses recursos ficam centralizados em uma única plataforma e à disposição do gestor.
Ele faz parte da variedade de softwares disponíveis para RH e pode vir de forma independente ou integrado a outros sistemas, como um sistema de gestão de ponto.
Para que serve o software de gestão de férias?
A principal função do software de gestão de férias é fazer as organizações necessárias referentes à saída de um colaborador para seu período de férias obrigatórias. Assim, ele ajuda a realizar automatizadamente as atividades que precisam ser feitas para que o funcionário possa se ausentar.
Algumas dessas tarefas são importantes e não podem, de nenhuma forma, serem realizadas incorretamente, como o cálculo do valor do pagamento das férias. Então, por exemplo, a ferramenta fica encarregada de realizar cálculos como esse e evita as falhas humanas.
O software também pode servir para auxiliar a organização interna do time e dos futuros projetos, já que é possível saber quando cada colaborador ficará fora e, assim, direcionar as atividades conforme o período de presença e ausência dos profissionais.
Também é possível gerar relatórios de forma automática para visualizar datas de férias, por exemplo, e outras informações importantes que podem auxiliar a gestão das férias.
Como funciona um software de gestão de férias?
O software funciona por meio de um sistema online com um dashboard de rotinas de férias completo, contendo status, pedidos de férias, período aquisitivo e calendários de férias.
Por meio de um site ou aplicativo, o funcionário consegue ver seu período de férias. Já para o RH e o DP, o software vai funcionar como uma ferramenta de gestão, em que será possível acompanhar as férias próximas ao vencimento, visualizar os pagamentos necessários e estabelecer a comunicação com o time.
Como mencionado, o software de gestão de férias costuma vir integrado a outros softwares para RH, como os de ponto eletrônico digital. Isso facilita tanto para a gestão como para o colaborador, pois essas ferramentas conseguem centrar várias funções em um aplicativo só.
A partir delas, a empresa mantém uma organização da gestão de férias de forma ampla, que irá impactar também em outros setores, preservando a garantia do bom funcionamento do negócio, mesmo quando a quantidade de funcionários for menor.
Qual a sua importância?
Imagine que vários funcionários resolveram tirar férias em um período só ou um profissional de alta importância nas atividades da empresa decide tirar férias e não há organização para que as tarefas continuem acontecendo. Problemático, não é mesmo?
O software de gestão de férias existe justamente para organizar tais processos e evitar que problemas como esses aconteçam.
Em trabalhos realizados por pessoas, falhas na comunicação são comuns, cálculos podem ser feitos de forma incorreta e documentos físicos podem ser perdidos ou danificados. Assim, a ferramenta surge como uma solução para esses problemas.
Além disso, um dos fatores de maior importância em ter um software de gestão de férias é evitar processos trabalhistas pela não concessão ou pelo atraso das férias.
Conforme as regras da CLT, a cada 1 ano de trabalho, o colaborador tem o direito de tirar 30 dias de descanso de seu trabalho ou vender ⅓ de suas férias; caso isso não aconteça, a empresa pode estar sujeita a ações trabalhistas.
Vantagens de um software de gestão de férias
Adotar um software de gestão de férias pode ser decisivo para otimizar a rotina da empresa, aumentar a segurança jurídica e de dados e ainda melhorar o planejamento estratégico. Confira mais detalhes a seguir.
Legislação trabalhista em conformidade
Entre os benefícios que o software de gestão de férias proporciona, inclui-se o cumprimento da legislação trabalhista.
Sabendo que a CLT exige que cada colaborador precise entrar com o pedido para receber suas férias em até 23 meses (1 ano e 11 meses) de serviço, o software é capaz de mostrar exatamente como está a situação desse tempo para cada profissional.
Dessa maneira, o RH consegue trabalhar para garantir que o funcionário respeite os prazos e receba as férias dentro do tempo estipulado por lei.
Outro ponto decisivo é o valor do pagamento das férias. O software assegura o cálculo correto da remuneração de férias de cada colaborador, evitando possíveis erros manuais de contagem.
Segurança de dados
Para serem comercializados e utilizados pelas empresas, os softwares de gestão precisam estar conforme a legislação vigente. No Brasil, a Lei Geral de Proteção de Dados trouxe atualizações quanto ao cuidado do tratamento de dados.
Assim, ao contratar um serviço de software para gestão de férias, já existe esse tipo de preocupação. Por exemplo, há limites sobre a quantidade de informações que cada funcionário tem acesso e sobre como os dados são armazenados.
Essa segurança é importante para estabelecer, também, uma relação de confiança com os funcionários, sendo preciso, inclusive, explicar a eles como o software escolhido pela empresa trabalha para preservar a sua privacidade.
Mais precisão de planejamento
Ter um planejamento bom sobre as férias de cada colaborador é importante porque é uma situação que afeta a rotina de um time inteiro. Com o software, fica mais fácil realizar esse planejamento, pois ele sugere as melhores ferramentas para facilitar a organização.
Esse planejamento estratégico vai garantir organização da empresa inteira para lidar com a ausência de um profissional da melhor forma possível.
Organização de tarefas internas
Por meio do software, o RH/DP consegue ter uma visão panorâmica sobre quais funcionários estarão afastados pelas férias e, assim, realizar uma realocação de tarefas ou até substituição temporária de funcionário, caso necessário.
Como escolher um software de gestão de férias?
Agora que já ficou claro o que é o software de gestão de férias, qual sua utilidade e como ele funciona, é importante entender como fazer a melhor escolha para um negócio em meio a tantas opções no mercado.
É preciso buscar uma ferramenta completa para atender as necessidades da sua empresa, além de considerar o custo-benefício. Entenda melhor a seguir.
Procure por custo-benefício para a empresa
Atualmente, existem muitas opções de softwares de gestão de férias no mercado, alguns com mais funcionalidades que outros, e parte deles são integrados a outros sistemas.
Nesse momento, cabe avaliar qual traz mais benefícios para o seu negócio. Por exemplo, se sua empresa utiliza um software de ponto online, é possível que ele tenha a gestão de férias inclusa.
Também vale estudar se sua empresa utilizará todos os recursos disponíveis. Caso não os utilize, uma opção mais barata pode ser a ideal.
Estude as funcionalidades
Sistemas de gestão costumam ter muitas funcionalidades, por isso, é ideal realizar um estudo para saber qual irá se adequar mais às necessidades da sua empresa. De forma geral, a maioria possui as funcionalidades essenciais, mas se diferem com alguns extras, como integração com outros softwares.
Neste momento, é preciso levar em consideração que a ferramenta não será usada só pela gestão, então verifique se ele possui funcionalidades acessíveis também aos funcionários, ou seja, que seja de fácil entendimento e acesso por todos.
Qual o melhor software de gestão de férias?
O melhor software de gestão de férias é aquele que atende as necessidades da sua empresa e que possui as tecnologias mais recentes do mercado.
De fato, há muitas opções disponíveis, e é importante se atentar a alguns pontos, como:
- Segurança;
- Atualizações;
- Integração com outros softwares;
- Acessibilidade;
- Funcionalidade;
- Usabilidade.
Contar com a opinião de todos os colaboradores também é importante. Logo, se sua empresa adotou um sistema e ele não foi bem aceito, talvez seja necessário trocá-lo.
Uma boa opção é perguntar à empresa proprietária do software se é possível realizar uma demonstração com a ferramenta, assim, fica melhor avaliar o produto e tirar suas próprias conclusões.
Também é fundamental avaliar o suporte oferecido pela empresa, pois preocupar-se com o pós-compra também é essencial, sobretudo caso o sistema apresente problemas ou a empresa tenha dúvidas sobre o uso.
Saiba mais sobre o melhor sotware de ponto
Na hora de escolher um software para ajudar na gestão de férias, a Pontotel é uma das melhores opções. O sistema Pontotel é integrado com o ponto digital e ajuda a realizar diversas atividades relacionadas à gestão de férias.
Com apenas alguns cliques, é possível lançar as férias de um funcionário ou de um setor inteiro, controlar o período aquisitivo e gerar relatórios de dispensa, férias e afastamento.
Toda vez que um empregado entra de férias, automaticamente esse sistema já começa a calcular um novo período de aquisição. Dessa forma, a empresa consegue manter o controle de quais funcionários estão em férias.
Além disso, algumas das maiores vantagens da Pontotel são a integração com a folha de pagamento e com o ponto eletrônico digital e as diversas funcionalidades, possuindo um ótimo custo-benefício por reunir muitas ferramentas em um único lugar.
Sua empresa ainda vai contar com suporte especializado para sanar quaisquer dúvidas e com um sistema que é constantemente atualizado com as legislações vigentes e com o que há de mais novo na tecnologia de suporte para RH e Departamento Pessoal.
Conclusão
Diante do exposto, ficou evidente como implementar novos softwares pode trazer vantagens e otimizar a rotina da empresa, com benefícios para a gestão e para os funcionários.
Se sua empresa se preocupa em se manter atualizada com o que há de melhor para tornar o trabalho dos seus profissionais mais estratégico, certamente um software de gestão de férias mudará a forma como sua empresa organiza as férias dos contratados.
Em meio a tantas opções no mercado, seguir as dicas e indicações descritas nesse texto são essenciais para o sucesso na determinação do software, e contar com a participação do time na escolha também é importante.
Assim, após a leitura deste artigo, considere se sua empresa está preparada para inserir um software de gestão de férias e revolucione a forma como é feita a gestão de férias atualmente.
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