O software de gestão de ponto eletrônico é uma solução moderna e inteligente para otimizar a rotina do setor de Recursos Humanos (RH).
Com o apoio dessa tecnologia, é possível reduzir o tempo gasto com processos burocráticos, agilizar a execução de tarefas, melhorar a rotina do RH, entre outros benefícios.
Apesar desse tipo de sistema oferecer tantas vantagens, muita gente ainda não sabe o que é, nem como funciona esse software de gestão.
Pensando nisso, neste artigo, você vai entender as principais dúvidas sobre o software de gestão de ponto eletrônico e ainda ter acesso a algumas dicas para te ajudar a escolher o melhor sistema para o seu negócio!
Para isso, serão abordados os seguintes tópicos:
- O que é gestão de ponto?
- O que é um software de gestão de ponto eletrônico?
- Para que é usado um software de gestão de ponto?
- O que diz a lei sobre o software de gestão de ponto eletrônico?
- Como funciona o software de gestão de ponto eletrônico?
- Quais os benefícios do software de gestão de ponto eletrônico para empresas?.
Boa leitura!
O que é gestão de ponto?
A gestão de ponto se refere ao conjunto de práticas e medidas adotadas pela empresa para fazer o controle da jornada de trabalho de seus colaboradores.
Dessa forma, o setor de RH pode verificar se o funcionário está cumprindo as obrigações especificadas em contrato de trabalho e monitorar a jornada de cada funcionário. Com as informações obtidas por meio de uma boa gestão de ponto, é possível que a empresa acompanhe e otimize a gestão de outros processos relacionados ao registro de ponto, tais como cálculo da folha de pagamento, banco de horas, férias, indicadores de produtividade, escalas de trabalho, entre outros.
O que é um software de gestão de ponto eletrônico?
O software de gestão de ponto eletrônico é um sistema inteligente desenvolvido para facilitar a gestão de ponto dos funcionários. Isso é possível porque todos os seus procedimentos e recursos podem ser acessados a partir de uma plataforma digital.
Assim, a empresa pode reduzir o tempo, papel e esforço dos funcionários para fazer a gestão de ponto de forma manual ou por meio de planilhas.
Além disso, esse software permite a automação dos processos relacionados ao controle de frequência, monitoramento da jornada e cumprimento da legislação trabalhista.
O RH também pode usar esse tipo de programa para gerar relatórios, indicadores, tabelas e até para fazer integrações com outros sistemas. Como resultado, o setor se torna mais ágil e eficiente no desempenho de suas funções, favorecendo a produtividade, o clima organizacional e até o relacionamento entre empresa e empregado.
Para que é usado um software de gestão de ponto?
Como já dito, o software de gestão de ponto pode ser utilizado com diversas finalidades, otimizando o trabalho do RH. Confira abaixo como a empresa pode aproveitar esse sistema do seu dia a dia!
Acompanhamento de jornada
Uma das principais responsabilidades do RH é fazer o acompanhamento da jornada de trabalho dos funcionários da empresa. Para isso, o setor precisa adotar um software de registro e controle de frequência organizado, seguro e fácil de usar.
Assim, é possível utilizar esses dados para verificar o cumprimento do contrato de trabalho, calcular a folha de pagamento, entre outros procedimentos.
E tudo isso pode ser feito de forma mais simples e eficiente com o apoio de um software de gestão de ponto!
Cálculos automáticos
O sistema de gestão de ponto também permite a automação de cálculos de horas extras, adicionais, horas trabalhadas, banco de horas, entre outros parâmetros que influenciam no fechamento da folha de pagamento do colaborador.
Isso reduz significativamente o tempo gasto pelo RH para fazer processos relacionados ao controle de ponto e ainda reduz a ocorrência de erros que podem tornar a empresa suscetível a processos trabalhistas.
Tratamento de ponto
O tratamento de ponto se refere à etapa de processamento das informações registradas pelo funcionário em relação aos seus horários de trabalho.
Por isso, é nessa etapa que o RH identifica e calcula atrasos, faltas, horas extras, entre outros parâmetros que influenciam no cálculo da remuneração e na avaliação do desempenho de cada colaborador.
Como o software de gestão de ponto eletrônico pode oferecer os recursos necessários para processar e avaliar esses dados, ele também é usado para tratar o ponto de forma rápida e eficiente.
Apontamentos e relatórios
Os softwares de gestão de ponto também permitem o processamento e registro de apontamentos relativos à jornada de trabalho de cada funcionário. Esses apontamentos se referem a compilação de dados concretos sobre a jornada, como total de horas extras e total de atrasos.
Conforme explicado, essas informações são importantes porque influenciam no fechamento da folha de pagamento.
Além dessa funcionalidade, esse tipo de software também facilita a elaboração de relatórios organizados com todas essas informações, apontando a taxa de absenteísmo, por exemplo. Assim, fica mais fácil otimizar a avaliação de funcionários e setores, facilitando o trabalho do RH.
Fechamento da folha de ponto
O fechamento da folha de ponto é o processo responsável por validar e consolidar as informações sobre a jornada de cada funcionário ao longo do mês. Por isso, esse processo é fundamental para contabilizar as horas trabalhadas e calcular os benefícios e a remuneração do colaborador.
Devido a importância desse processo na gestão do ponto, um bom software de gestão também deve fornecer as ferramentas certas para que os gestores conduzam esse processo de forma eficaz. Assim, a empresa evita erros e fraudes associadas a folha de ponto e reduz erros na hora de realizar a folha de pagamento.
O que diz a lei sobre o software de gestão de ponto eletrônico?
Segundo o Artigo 74 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), todas as empresas com mais de 20 funcionários são obrigadas a adotar algum método de controle de ponto. O objetivo dessa determinação é aumentar a transparência e a eficiência no registro de informações relacionadas à jornada de trabalho.
Assim, esses dados podem ser utilizados para o cálculo correto da folha de pagamento e para a concessão de direitos trabalhistas, como férias, horas-extras e INSS.
Para facilitar o registro e monitoramento de todos esses parâmetros, o Artigo 74 da CLT também permite que a empresa escolha entre três métodos de controle de ponto diferentes: o manual, o mecânico e o eletrônico.
Desse grupo, o controle de ponto eletrônico é considerado a opção mais avançada e completa, já que oferece recursos para otimizar a gestão de ponto da empresa.
Como existem diferentes métodos de controle de ponto eletrônico, o Ministério do Trabalho e Previdência (MTP) sancionou a Portaria 671.
Graças a essa regulamentação, hoje as empresas podem adotar um sistema de gestão de ponto eletrônico para tornar o trabalho do RH mais eficiente.
Portaria 671
A portaria 671 unificou e consolidou todas as formas de controle de ponto eletrônico. Para isso, seu texto manteve parte das regras estabelecidas pelas extintas portarias 1510 e 373 e determinou outras mudanças no âmbito do direito trabalhista.
Entre essas alterações, se destaca a regulamentação de três modelos de controle de ponto: o REP-C, REP-A e o REP-P.
Desses modelos, o REP-P é considerado a opção mais moderna e completa do mercado. Afinal, ele é único que oferece todos os recursos necessários para uma gestão completa do ponto.
Isso inclui desde registro de ponto por diferentes dispositivos e monitoramento em tempo real até o tratamento do ponto.
Por isso, os melhores softwares de gestão de ponto eletrônico se encaixam na categoria REP-P. Vale lembrar que para que seu uso seja válido juridicamente, o fornecedor desse tipo de software precisa seguir as orientações da Portaria 671 e garantir a conformidade jurídica do seu sistema.
Como funciona o software de gestão de ponto eletrônico?
O funcionamento do software de gestão de ponto eletrônico varia de acordo com o fornecedor desse tipo de programa. Geralmente, ele é baseado em duas interfaces distintas: aquela que pode ser acessada pelo funcionário e outra que deve ser utilizada pelo gestor.
O colaborador pode utilizar esse software para registrar seu ponto, conferir escalas de trabalho, assinar a folha de ponto, entre outras funções. Já o gestor pode acessar essa plataforma para acompanhar os registros de atividades dos funcionários em tempo real, criar escalas e gerenciar bancos de horas.
Além disso, ele pode automatizar apontamentos e até integrar dados com outros sistemas, como softwares de controle financeiro. Todos esses recursos e funções podem ser acessados de modo digital, através de um dispositivo eletrônico.
Para completar, as informações e operações realizadas neste tipo de software geralmente são armazenadas em nuvem, reduzindo os gastos com armazenamento e papel.
Por que o software de ponto é a melhor opção para uma gestão de ponto eficaz?
O software de ponto funciona em ambiente digital. Por isso, ele oferece recursos capazes de automatizar processos, facilitar o monitoramento da jornada de trabalho e agilizar a execução de procedimentos relacionados à gestão de pessoas.
Assim, essa tecnologia ajuda a otimizar a rotina do RH, reduzir erros, diminuir a necessidade de retrabalho, entre outros benefícios.
Em função dessas características, esse tipo de software é considerado a melhor alternativa para fazer uma gestão de ponto eficaz, tornando o RH mais moderno e estratégico.
Como esse sistema torna o RH mais ágil?
Conforme explicado, o software de gestão de ponto eletrônico oferece diversos recursos para otimizar e facilitar a rotina do RH. Por isso, o setor consegue executar suas tarefas e solucionar problemas de forma mais ágil.
Assim, ele melhora a gestão de pessoas e ainda beneficia a cultura da empresa e o clima organizacional. Em outras palavras, esse tipo de software torna o funcionamento do setor mais eficiente. Por isso, ele é considerado uma das ferramentas mais indicadas para criar um RH ágil e estratégico.
Quais os benefícios do software de gestão de ponto eletrônico para empresas?
Ao longo da leitura, você deve ter percebido que a adoção de software de gestão de ponto pode beneficiar a empresa de diferentes formas.
Para te ajudar a entender quais são esses benefícios, abaixo estão listadas as principais vantagens associadas ao uso desse sistema. Confira!
- Facilita a gestão e o tratamento do ponto dos funcionários;
- Garante a segurança do registro de informações relacionadas à jornada de trabalho;
- Reduz fraudes e erros associados a marcação de ponto;
- Diminui os custos com manutenção, já que esse software não conta com aparelho físico exclusivo e pode ser usado em diferentes dispositivos;
- Reduz gastos com armazenamento e papéis utilizados pelo RH;
- Permite o monitoramento da jornada de trabalho dos colaboradores;
- É intuitivo e fácil de usar;
- Automatiza o cálculo de horas trabalhadas, férias, horas extras, adicionais, entre outros direitos trabalhistas;
- Ajuda os gestores a definir estratégias para aumentar a produtividade e reduzir o absenteísmo e turnover da empresa;
- Otimiza a rotina do RH;
- Ajuda a empresa a cumprir suas obrigações trabalhistas.
Como escolher o melhor sistema?
Como existem várias fornecedoras de sistema de gestão de ponto eletrônico no mercado, é importante saber escolher a ferramenta certa para a sua empresa.
Afinal, nem todas as opções disponíveis cumprem os requisitos estabelecidos em lei ou atendem as demandas do negócio.
Por isso, antes de implementar esse tipo de software, faça uma pesquisa de mercado e conheça as principais características de cada sistema, tais como:
- Recursos e funcionalidades do sistema;
- Formas de registro de ponto;
- Compatibilidade com diferentes dispositivos;
- Integrações com outros sistemas;
- Conformidade jurídica, especialmente em relação às regras da Portaria 671;
- Segurança da informação;
- Certificações de segurança;
- Qualidade e canais de suporte;
- Planos e opções de pagamento.
Vale lembrar que também é importante conferir depoimentos de usuários e verificar quais empresas que já utilizaram a solução, já que isso também indica a confiabilidade do software.
Para finalizar, faça um teste ou solicite uma demonstração para entender como o software de gestão de ponto funciona na prática. Assim, fica mais fácil verificar se ele realmente atende as demandas e expectativas do seu negócio.
Conheça o PontoTel: melhor software de gestão e controle de ponto
O PontoTel é um software de gestão e controle de ponto considerado completo, robusto e cheio de funcionalidades!
Com o apoio desse sistema REP-P, os gestores conseguem centralizar todos os processos relacionados ao registro, gestão e tratamento de ponto numa única plataforma!
Assim, o RH pode monitorar a jornada em tempo real, gerenciar escalas, automatizar processos, exportar apontamentos, gerar relatórios, entre outras funções.
E tudo isso é feito em conformidade com a Portaria 671 e demais regras associadas à legislação trabalhista e à segurança da informação.
Ou seja, o PontoTel oferece todos os benefícios e atende todos os requisitos que um bom software de gestão e controle de ponto deve oferecer. Por isso, ele é considerado a melhor opção do mercado!
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Conclusão
O software de gestão de ponto eletrônico digital é uma solução que oferece todos os recursos necessários para o controle de frequência, tratamento de ponto e gerenciamento das principais atividades do RH.
Conforme explicado, com o apoio dessa ferramenta inteligente, a empresa garante o cumprimento de suas obrigações legais e otimiza a rotina do RH, tornando-o mais ágil e estratégico.
Porém, para obter todas as vantagens que essa tecnologia é capaz de oferecer, é necessário escolher a ferramenta certa.
Por isso, é importante fazer uma pesquisa de mercado e avaliar qual sistema atende os critérios legais e as demandas do seu negócio! Gostou deste conteúdo? Veja outros artigos sobre gestão de empresas no blog PontoTel!
