Seja por uma melhor organização interna ou por obrigação, fazer o acompanhamento das horas trabalhadas de cada funcionário é uma atividade realizada em boa parte das empresas. Por isso, tecnologias como o software de controle de horas surgiram para facilitar essa rotina de acompanhamento do tempo de trabalho.
O software de controle de horas traz a automatização para o processo de registro de tempo de trabalho da cada colaborador. É uma ferramenta que conta com recursos avançados e permite que gestores e colaboradores registrem facilmente suas horas de trabalho, férias, licenças e outras informações relevantes.
Graças aos dados coletados nesse software, os gestores conseguem tomar decisões mais embasadas e otimizar a eficiência operacional.
Assim, entender o funcionamento do software de controle de horas é importante para facilitar a rotina da empresa. Para ajudar nesse aprendizado, serão apresentados os seguintes assuntos neste artigo:
- O que é um software de controle de horas?
- Como funciona um software de controle de horas?
- O que diz a lei sobre esse tipo de sistema?
- Quais os principais benefícios do software para controle de horas?
- O que um software para controle de horas precisa ter?
- Qual o melhor software para controle de horas de trabalho?
Acompanhe o texto e tenha uma boa leitura!
O que é um software de controle de horas?
O software de controle de horas é um sistema cuja finalidade é fazer o registro do tempo trabalhado de cada colaborador de uma empresa. Essa tecnologia substitui formas antigas de registro de ponto, como o relógio de ponto, o livro de ponto e outros.
Com essa tecnologia, os funcionários possuem acessos autônomos a um programa, no qual fazem seu registro de entrada e saída no expediente de trabalho. Softwares desse tipo costumam contar com medidas de verificação e integridade para garantir o registro correto das horas trabalhadas.
Esses programas têm a capacidade de realizar mais do que apenas o registro das horas trabalhadas, pois também oferecem recursos como controle de entrada e saída, gestão de férias e licenças, gerenciamento de horários, relatórios e análises, tudo isso conforme a legislação trabalhista.
Para que serve?
O software de controle de horas serve para facilitar a rotina do departamento pessoal e do setor de recursos humanos, proporcionando uma série de benefícios e agilizando tarefas relacionadas à gestão do tempo de trabalho dos funcionários, já que ele é responsável por automatizar o processo de registro de ponto.
No Brasil, o registro de ponto é obrigatório para empresas com 20 funcionários ou mais, conforme consta no artigo 74 da Consolidação das Leis do Trabalho. Assim, o software de controle de ponto funciona como um aliado no cumprimento dessa lei, ao possibilitar o registro de ponto dos funcionários.
Além disso, por ser uma ferramenta tecnológica e com menor necessidade de intervenções humanas, o software serve para ter um controle mais preciso sobre o cálculo das horas trabalhadas, o que ajuda no momento do fechamento de folha de pagamento que, inclusive, é feito de forma integrada pelo sistema com apenas alguns cliques.
Outra possibilidade do uso do software de controle de horas é uma ferramenta de autoacompanhamento do funcionário sobre seu tempo de trabalho. Dessa forma, o profissional consegue acompanhar em tempo real a quantidade de horas já trabalhadas, suas faltas, intervalos e demais questões relacionadas a sua jornada de trabalho.
Como funciona um software de controle de horas?
Na prática, o software de controle de horas funciona como uma plataforma que conta com uma série de recursos para registrar, gerenciar e monitorar o tempo de trabalho dos colaboradores.
Os funcionários possuem acesso ao sistema, por meio de um dispositivo móvel ou desktop, e realizam o registro de ponto. Essa marcação é realizada de forma virtual e conta com serviços de autenticação para garantir a sua autenticidade, como verificação biométrica, reconhecimento facial ou código PIN.
A plataforma de software de controle de horas reúne todas as informações em um lugar só e permite uma visão geral sobre os dados relacionados à jornada de trabalho dos funcionários. É possível acompanhar faltas, horas extras, intervalos em excesso e outras questões com apenas alguns cliques.
O software também tem a capacidade de integração com outros sistemas, como os de folha de pagamento e gestão de projetos, para melhorar ainda mais a organização interna da empresa.
O que diz a lei sobre esse tipo de sistema?
Por ser um sistema mais recente que proporciona autonomia ao funcionário, é possível surgir questões sobre a legalidade do software de controle de horas. Porém, ele está autorizado pela legislação trabalhista, com destaque para a Portaria 671, a mais recente sobre o assunto, que entrou em vigor em novembro de 2021.
A Portaria 671 traz diversas questões sobre trabalho no Brasil, e nela há uma seção específica que aborda como devem ser feitos os registros de ponto de forma eletrônica.
Segundo a portaria, são permitidos 3 tipos de registro de ponto eletrônico:
- REP-P — Registrador Eletrônico de Ponto via Programa;
- REP-A — Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo;
- REP-C — Registrador Eletrônico de Ponto Convencional.
O software de controle de horas se encaixa na categoria REP-P e, para ser legal, deve ter um REP certificado, com registro individualizado e invariável, identificação biométrica ou senha, marcação em tempo real, arquivamento seguro de registros, relatórios e comprovantes para os funcionários, backup e segurança de dados.
Quais os principais benefícios do software para controle de horas?
O software de controle de horas tem sido uma escolha cada vez mais adotada pelas empresas para acompanhar a jornada de trabalho dos seus funcionários. A plataforma conta com diversos benefícios que fazem ela ser a preferida dos setores de RH e DP. Entenda quais são as vantagens!
Conformidade com a legislação
O software de controle de horas está autorizado pela legislação desde 2011, quando foi regulamentado pela Portaria 373, e agora possui mais respaldo com a chegada da Portaria 671 em 2021, que revogou a primeira. Essas portarias foram e são importantes para o avanço tecnológico da forma de registro de ponto no Brasil.
Usar um software com respaldo legal na empresa oferece segurança e conformidade com as regulamentações trabalhistas. O uso da plataforma garante registros precisos das jornadas de trabalho dos funcionários, evitando penalidades e multas, além de proporcionar maior organização, eficiência e transparência na gestão de recursos humanos.
Redução de custos e retrabalho com a folha
O uso de um software de controle de horas ajuda na redução de custos e retrabalho de diversas maneiras. As principais razões se dão por conta da automatização e da digitalização desse controle, que reduzem gastos com aparelhos de ponto, que possuem alta necessidade de manutenção, e diminuem a ocorrência de falhas humanas.
Além disso, com esse sistema, é possível ter mais precisão e segurança sobre as horas de trabalho de cada empregado, o que evita o pagamento de horas indevidas e proporciona segurança jurídica em casos de processos trabalhistas que exijam o pagamento de multas.
Ainda, há um melhor proveito do uso do tempo do setor de recursos humanos, que, com o processo de fechamento de folha feito automaticamente, pode focar seu trabalho em atividades mais estratégicas que tragam retorno financeiro para a empresa.
Informações centralizadas
Folhas de pagamento, históricos, dados dos funcionários e assinaturas são algumas das diversas informações que podem ser necessárias no controle de horas de trabalho dos funcionários. Com um software de controle de horas, é possível ter todas essas informações com fácil acesso e centralizadas em uma única plataforma.
Graças a essa centralização, os dados são armazenados de forma segura e acessível, permitindo que os gestores e profissionais de RH consultem e gerenciem as informações de forma rápida e eficiente quando e onde desejarem.
Informações para tomada de decisões assertiva
A utilização do software de controle de horas oferece informações valiosas para uma tomada de decisões mais assertiva. Ao ter acesso a informações precisas e atualizadas sobre a jornada de trabalho dos colaboradores, os gestores podem avaliar a produtividade individual e coletiva. Isso permite que eles identifiquem ineficiências e dividam melhor as tarefas.
Além disso, o software permite ter acesso a relatórios detalhados que fornecem análises estratégicas para aprimorar a gestão de pessoas, agilizar processos internos e aumentar a eficiência operacional, resultando em uma tomada de decisões mais assertiva e bem-sucedida.
O que um software para controle de horas precisa ter?
É importante que um software para controle de horas consiga atender as exigências legais para seu funcionamento e suprir as necessidades de empresas de diversos setores e portes, prezando pela flexibilidade e pela acessibilidade.
O ponto principal necessário no sistema é a possibilidade de o funcionário registrar seus horários de entrada e saída. Além disso, é preciso que a ferramenta atenda as regulamentações e exigências legais relacionadas ao registro de ponto eletrônico, como a emissão de comprovante de marcação, o armazenamento de dados e a disponibilidade no local de trabalho.
Existem outras questões que não são obrigatórias, mas fazem o software ter qualidade e experiência de uso superiores, como:
- Integração com a folha de pagamento;
- Produção de relatórios detalhados;
- Suporte técnico disponível;
- Identificação facial ou biométrica;
- Fácil usabilidade.
Um software completo, com todas essas características, proporciona uma gestão de jornada de trabalho eficiente, reduzindo erros e garantindo o cumprimento legal.
Qual o melhor software para controle de horas de trabalho?
O software da Pontotel é a melhor forma de realizar o controle de horas de trabalho! Nossa plataforma possui muitos recursos que proporcionam mais tranquilidade para o RH, DP e também colaboradores.
Confira alguns dos motivos que fazem nosso sistema ser destaque no mercado:
Múltiplas formas de registrar ponto
A Pontotel oferece diversas opções para os funcionários registrarem suas horas de trabalho, como pelo aplicativo (seja para iOS ou Android), pela web, por exceção, por aplicativo de gestão e até sem contato, com QR Code. Essas possibilidades tornam o processo de registro de ponto mais simples e acessível.
Autenticidade de ponto e segurança jurídica
Nosso sistema garante a autenticidade dos registros de ponto, proporcionando maior bem-estar e tranquilidade para a empresa e funcionário, são fornecidos comprovantes para cada marcação realizada, o que assegura a segurança jurídica, trazendo mais proteção para todas as partes.
Fechamento de folha otimizado
Com a integração perfeita entre a Pontotel e a folha de pagamento, o fechamento da folha é otimizado e simplificado, permitindo o cálculo automatizado de horas extras, descontos e benefícios, o que garante fidelidade no pagamento dos funcionários.
Flexibilidade
Nossa plataforma é altamente flexível, possibilitando que o funcionário registre o ponto da forma mais conveniente para seu modelo de trabalho e de forma que a gestão consiga adaptar as configurações da sua forma preferida.
Cálculos automatizados
Com a Pontotel, os cálculos de horas trabalhadas, horas extras e outras métricas são realizados automaticamente, garantindo maior segurança com os dados e reduzindo o risco de inconsistências.
LGPD e segurança
A Pontotel respeita as diretrizes da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e adota rigorosas medidas de segurança para proteger os dados dos funcionários, garantindo privacidade e respeito as informações pessoais de cada colaborador.
Relatórios automáticos
Mais de 30 tipos de relatórios detalhados e personalizáveis são fornecidos pela Pontotel, com insights valiosos sobre a produtividade da equipe, a frequência, os atrasos e outras informações relevantes para uma gestão mais estratégica e consciente.
Graças a esses relatórios é possível ter um acompanhamento mais próximo e humanizado. Por exemplo, se os relatórios demonstram que um setor ou determinado colaborador está tendo problemas com atrasos, ou faltas, o RH pode trabalhar de forma individual para ajudar esse funcionário.
Suporte
Nossa equipe de suporte técnico humanizado sempre disponível para auxiliar com eventuais dúvidas ou problemas, assegurando um atendimento ágil e eficiente para uma experiência livre de preocupações.
Quer implementar um software de controle de horas para auxiliar a rotina interna de sua empresa e ainda beneficiar a colaboradores, gestores e RH? Então, experimente utilizar a Pontotel! Conheça mais de nossa plataforma através do formulário abaixo.
Conclusão
Por fim, ficou evidente como um software de controle de horas pode facilitar a rotina dos setores de recursos humanos e departamento pessoal. Esse sistema proporciona mais agilidade tanto para o colaborador como para a gestão, além de trazer mais flexibilidade e tecnologia para a empresa.
Em um primeiro momento, implementar novos sistemas pode ser desafiador, mas seguindo as dicas apresentadas neste texto e adotando softwares que possuem bons suportes, como a plataforma da Pontotel, o processo ficará mais fácil e satisfatório.
Gostou de aprender sobre o software de controle de horas? Então, continue acompanhando o blog Pontotel e fique sempre por dentro das novidades do setor corporativo!
