Toda empresa que deseja otimizar sua rotina e quer facilitar as tarefas do dia a dia sabe que investir em tecnologia é uma das melhores opções para que isso aconteça. Uma das formas de fazer isso é por meio de softwares all-in-one, sistemas capazes de integrar diversas funcionalidades em um único lugar.
Um estudo da TNS Research apontou que as empresas que investem em tecnologia têm aumento na receita e crescem cerca de 60% a mais quando comparadas às empresas que descartam esse tipo de investimento.
Então, se você quer ter uma empresa atualizada e com sistemas que vão ajudar seus resultados aumentarem, precisa conhecer os softwares all-in-one, pois eles entregam a maioria das ferramentas que o seu negócio necessita.
Neste artigo, você confere as informações mais importantes sobre softwares all-in-one a partir do seguintes tópicos:
- O que é um software all in one?
- Como funcionam os softwares all in one?
- Quais as vantagens de um software all in one?
- Por que aderir a um software all in one?
- Quais áreas de uma empresa podem ser organizadas em softwares all in one?
- Como implementar um software all in one na empresa?
Aproveite o conteúdo e tenha uma boa leitura!
O que é um software all in one?
Um software all-in-one é um sistema que integra várias ferramentas úteis ao negócio em um único lugar, facilitando a incorporação das atividades por meio de uma plataforma.
Essa integração de tarefas e objetivos em um lugar só facilita a comunicação e o gerenciamento de rotinas da empresa, além de automatizar diversos processos.
Ainda, os softwares all-in-one são extremamente benéficos para uma corporação quando se fala de custo-benefício, pois ao integrar inúmeras funcionalidades, reduz custos que haveria para o pagamento de várias outras plataformas, por exemplo.
Como funcionam os softwares all in one?
Os softwares all-in-one funcionam por meio de um sistema que integra diversas atribuições de um setor em um só lugar. Esse software permite a realização de tarefas variadas, tanto manuais como automáticas, todas na mesma plataforma.
Existem muitos softwares all-in-one específicos para cada setor ou até mais gerais, que podem servir para a gestão da empresa. Por exemplo, para o setor de finanças, um software all-in-one pode contribuir com a realização de várias tarefas distintas, como cobrança de clientes, armazenamento de dados e envios automáticos de lembretes de pagamento.
Para que esse software possa ser utilizado, é necessário que a empresa o instale em uma ou mais máquinas, mas também é possível realizar a contratação de softwares em nuvem, que possibilitam que qualquer pessoa com um dispositivo conectado acesse o sistema, seja em um aplicativo ou pelo navegador.
Quais as vantagens de um software all in one?
Existem diversos benefícios em implantar um software all-in-one no seu negócio. Isso porque, os processos fluem com mais agilidade, fazendo com que os colaboradores explorem mais a criatividade e trabalhem de forma estratégica, além de aumentar a segurança dos dados e reduzir custos.
São muitas as vantagens, portanto, confira com detalhes as principais.
Automatização de processos
Automatizar processos é uma inovação muito positiva para empresas. Ela ajuda na realização de diversos processos que, muitas vezes, são demorados, repetitivos e sujeitos a falhas humanas.
Muitas empresas ainda deixam seus funcionários realizando atividades que poderiam ser feitas por máquinas, o que acaba gerando um estresse para esses profissionais, já que, diversas vezes, eles se envolvem em trabalhos repetitivos e que exigem extrema atenção.
Portanto, a automatização de processos possibilita que o capital humano da empresa foque em realizar atividades estratégicas e criativas, que irão garantir o avanço do negócio, enquanto os softwares ficam encarregados de realizar as tarefas mais mecânicas.
Redução de custos
Imagine se uma empresa tivesse que pagar por um sistema para registro de ponto, outro para fechamento de folha, um para gerar relatórios e outro para fazer o controle da jornada do colaborador. Sairia bem caro, não é mesmo?
Uma das principais vantagens do software all-in-one, é que ele agrega diversas ferramentas em um lugar só, evitando que a empresa precise pagar por diversos softwares ou serviços.
Um exemplo claro de all-in-one é o software de ponto online, em que é possível realizar todas as etapas referentes ao controle de jornada do colaborador em um único sistema, tornando, assim, a rotina do RH mais otimizada.
Segurança da informação
A segurança da informação é um conceito pertencente à área de TI, que tem como objetivo a proteção de dados da empresa e dos colaboradores.
Os softwares all-in-one mais consolidados no mercado prometem a garantia da segurança da informação por meio de várias medidas. Há um tratamento de dados para que não haja vazamentos ou que um colaborador tenha acesso a informações que não são permitidas, por exemplo, pois é possível gerenciar os limites de acesso nessas plataformas.
Aumento da produtividade
Toda tecnologia tem como propósito facilitar a rotina do ser humano e tornar as atividades mais práticas de serem executadas.
Quando não há um sistema específico, cada colaborador tem sua forma de executar as tarefas e se organizar. Isso faz com que eles tenham tempos diferentes para fazer o trabalho e acabam usando metodologias que atrasam.
Ao implantar um sistema único de software all-in-one, diversas atividades passam a ser automatizadas, e os colaboradores utilizam um mesmo método para realizar suas tarefas.
Assim, por deixarem de realizar atividades manuais e repetitivas, os funcionários se sentem menos esgotados e passam a trabalhar de forma mais estratégica, contribuindo com o avanço dos resultados da empresa.
Por que aderir a um software all in one?
São diversos os benefícios de agregar softwares all-in-one na rotina de um negócio, e as diferenças são perceptíveis logo nos primeiros dias. Um dos motivos principais é que a instalação desse software tem um grande impacto quando se fala em evoluir tecnologicamente uma empresa.
Em vez de fazer pequenos avanços nos processos, ao aderir um sistema como esse, a empresa consegue automatizar diversas atividades de uma vez só.
Então, além de agilizar e otimizar os processos, isso ainda traz uma economia para a empresa, que não vai mais precisar gastar para implementar vários sistemas.
Outra vantagem é que os processos e a comunicação interna ficam facilitados graças à integração que o software possibilita. Com ele, é possível que dados, ações, planejamentos e metas sejam compartilhados com todos que acessam o sistema.
Por fim, os softwares all-in-one vão garantir maior bem-estar e satisfação para seus funcionários no trabalho, já que atividades cansativas e que demandam tempo, como uma produção de relatório ou o preenchimento de planilhas, podem ser realizadas pelo sistema.
Assim, eles podem investir seu tempo de qualidade para executar tarefas estratégicas e desenvolver a criatividade, o que facilita a percepção da importância do trabalho que eles realizam para os objetivos do negócio.
Quais áreas de uma empresa podem ser organizadas em softwares all in one?
Além de todos os benefícios que o software all-in-one traz, ele ainda pode ser integrado a diversos setores do negócio, como os de recursos humanos, financeiro, gestão de demandas, relacionamento com o cliente, entre outros.
Confira a seguir como ele se encaixa em cada setor da empresa.
Recursos humanos
Controle e gestão de ponto, fechamento de folha, recolhimento de assinaturas, gestão de benefícios, produção de relatórios, gestão das férias… é enorme a quantidade de tarefas que o setor de recursos humanos precisa realizar dentro de uma empresa.
Fazer tudo isso de forma manual atrapalha a rotina, e é por isso que o software all-in-one soluciona esses problemas, pois ele é capaz de integrar as atividades principais que são de responsabilidade do RH, automatizando e agilizando processos.
Assim, o setor de Recursos Humanos ganha mais tempo livre para executar atividades estratégicas e solucionar questões que um software não é capaz de fazer.
Financeiro
Outro setor que se beneficia bastante de um software all-in-one é o financeiro. Com o sistema, é possível otimizar o processo de cobranças e pagamentos, por meio do envio de lembretes aos devedores, automatização de pagamentos e criação de relatórios.
O uso de softwares vai fazer com que esse setor minimize o gasto de tempo com cálculos e processos manuais e vai possibilitar que ele trabalhe com táticas e estratégias para sempre trazer novas soluções.
Gestão de demandas
A gestão de tarefas e demandas também fica facilitada com o uso de um software all-in-one.
Com ele, é possível delegar e monitorar tarefas, acompanhar progressos, definir datas e prazos, compartilhar arquivos e deixar feedbacks em uma única plataforma.
Isso ajuda as demandas serem cumpridas no prazo e os gestores intervirem quando as tarefas não estiverem saindo como planejado.
Relacionamento com cliente
É possível melhorar o relacionamento com seus clientes por meio de um software all-in-one, já que a integração de dados sobre os clientes contribui para a construção de uma relação mais forte e personalizada.
Assim, é possível realizar campanhas específicas para um seleto grupo de clientes, enviar mensagens de aniversário de forma automática, e criar uma customização na comunicação que irá fortalecer as relações.
Como implementar um software all in one na empresa?
O primeiro passo é entender quais são as demandas que a empresa tem hoje e que podem ser automatizadas. Posto isso, é hora de pesquisar um software que atenda as necessidades da empresa.
Pode-se utilizar um buscador ou pedir referências com empresas do mesmo setor para encontrar boas opções, mas é sempre importante estudar o histórico do software para a garantia de questões importantes, como a segurança de dados e a adequação à Lei Geral de Proteção de Dados.
Após escolher a ferramenta, é preciso saber como é seu funcionamento. Se for um software em nuvem, um aparelho e acesso a internet são suficientes; agora, caso ele funcione offline, é preciso instalá-lo em cada máquina que for utilizá-lo.
Uma dica é dar preferência aos sistemas online, pois eles facilitam a integração e o compartilhamento de dados em tempo real.
Depois de instalado, é preciso preparar toda a equipe para utilizá-lo, afinal, não adianta ter a ferramenta se os colaboradores não sabem como fazer o seu uso.
Para isso, uma boa ideia é reunir toda a empresa para realizar um treinamento explicando todos os passos e tirando as dúvidas, e deixar treinamentos em vídeo para os novos colaboradores.
Conclusão
Assim, ficou evidente como trazer inovações tecnológicas pode agregar positivamente na rotina da empresa e proporcionar um bem-estar coletivo aos colaboradores por otimizar suas tarefas e desburocratizar processos.
Integrar atividades e automatizar processos é a tendência para empresas que querem evoluir, e com o uso de softwares all-in-one, essa tarefa se torna mais fácil. Porém, lembre-se de sempre buscar sistemas consolidados no mercado e de preparar seu time, pois, sem isso, tudo pode dar errado.
E, por fim, preocupe-se sempre em ouvir os feedbacks dos colaboradores e acompanhar os novos resultados após a inclusão do sistema, isso vai servir para mensurar se a chegada da nova tecnologia está sendo positiva para o negócio.
Entendeu o que é um software all-in-one e a importância de ter um na sua empresa? Se sim, compartilhe este artigo com seus colegas de trabalho e continue acompanhando o blog PontoTel para ficar por dentro de novidades do recursos humanos e do departamento pessoal.
