Para muitos profissionais de RH o tratamento de ponto é sempre uma questão burocrática. São tantas coisas para analisar e corrigir dentro da folha de ponto do colaborador que se a empresa não utiliza um sistema de tratamento de ponto eficiente, esse processo pode levar dias.
Mas, o que muitas empresas não sabem é que o controle de jornada não precisa ser algo difícil e trabalhoso, já que atualmente existem sistemas que facilitam tanto o registro quanto o tratamento de ponto.
Neste texto você irá entender, quais são as características de um bom sistema de tratamento de ponto, como a tecnologia pode te ajudar com isso e, como escolher o melhor para sua empresa.
Veja os tópicos que serão abordados:
- Para que serve o registro e tratamento de ponto?
- Como fazer o tratamento de ponto dos funcionários?
- Quais as características de um bom sistema de tratamento de ponto?
- O que diz a lei sobre sistema de tratamento de ponto?
- Qual a diferença entre controle, tratamento, sistema e software para ponto?
- Tecnologias para tratamento de ponto
- Sistema de tratamento de ponto grátis vale a pena?
- Qual o melhor sistema de tratamento de ponto do mercado?
Boa leitura!
Para que serve o registro e tratamento de ponto?
O registro de ponto sempre foi uma questão que diverge opiniões em uma organização. Isso acontece, pois muitas pessoas não gostam de bater ponto, no entanto, além de estar em dia com a lei, o registro do ponto facilita a rotina e organização da empresa.
O controle de jornada vai muito além do simples monitoramento de horários, ele auxilia e promove a transparência na relação entre empregador e empregado.
Mas para compreender do que se trata o registro e tratamento de ponto, é preciso abordá-los de forma mais ampla. Veja em detalhes como funciona cada um deles.
Registro de ponto
O registro de ponto garante que a empresa tenha controle das horas de trabalho do colaborador para que ele possa receber o seu pagamento de forma correta e não trabalhe mais do que o permitido por lei.
É uma forma de tornar transparente a relação entre a empresa e o colaborador e também é um meio de proteção para não haver abuso de nenhuma parte.
O próprio colaborador faz a marcação de todos os seus horários durante a jornada de trabalho e, com isso, a empresa tem controle das faltas, banco de horas e horas extras, para que no final do mês todas essas informações sejam contabilizadas na folha de pagamento do colaborador.
Tratamento de ponto
Após fazer o registro de ponto, a empresa tem uma folha de ponto com as marcações de horários dos funcionários. Nela, estão todos os tipos de informações, e é nesse momento que o tratamento de ponto entra.
Para chegar até essas informações, é necessário que a empresa faça o tratamento de ponto. É nessa etapa onde acontece o cálculo das horas dos colaboradores para que a empresa consiga extrair informações como horas extras, atrasos e faltas.
Exemplo: se a jornada prevista para o colaborador é das 8h às 17h e, por algum motivo, ele se atrasou por 30 minutos, nesse caso o ponto deste dia estará inconsistente.
Então, antes do fechamento, o setor responsável pelo pagamento dos colaboradores deve realizar o tratamento desse ponto, para ser descontado esses minutos, desconsiderando o atraso.
Como fazer o tratamento de ponto dos funcionários?
Algumas empresas fazem esse tratamento de forma manual para depois importar para folha de pagamento. Outras utilizam sistemas que já fazem os cálculos de atrasos ou horas extras de forma automática e o setor só fica responsável por inserir justificativas e atestados médicos.
Mas, mesmo utilizando um sistema, existem os que são mais fáceis e outros mais complicados. Isso é algo que a empresa deve observar na hora de fazer o tratamento. Se o método atual dá muito problema e faz com que sua empresa perca muito tempo nesse tratamento, talvez seja a hora de investir em um sistema de tratamento mais eficiente.
Quais as características de um bom sistema para tratamento de ponto?
A primeira coisa que você deve ter em mente para escolher um bom sistema é que ele deve te ajudar e não te trazer mais trabalho.
Algumas características específicas podem te ajudar a tornar a decisão de forma assertiva. Veja a seguir algumas delas:
Integração com o relógio de ponto
Um bom software de tratamento de ponto deve oferecer praticidade e integração com o seu relógio de ponto.
Muitas empresas possuem um relógio de ponto sem comunicação nenhuma com o sistema de tratamento e isso atrasa bastante o trabalho do RH ou DP, que sempre tem que fazer malabarismos para exportar as informações do relógio e importar para o sistema de tratamento.
Então, um sistema que você tenha qualquer informação de forma rápida, com certeza é a melhor escolha. Alguns sistemas já possuem as duas funções de coleta de ponto e tratamento de ponto.
Correção de pontos
Existem diversos relatos de empresas que demoravam muito para fazer uma simples correção. Muitas delas precisavam esperar fechar o mês para corrigir todos os pontos.
Imagine o quanto de trabalho o setor de RH e DP dessas empresas deve ter. Por isso, uma ótima característica de um bom sistema de tratamento de ponto é a possibilidade de realizar essas correções de forma rápida e no mesmo dia, sem ter que esperar o fechamento de todo o ciclo.
Como, por exemplo, quando o colaborador esquece de bater o ponto. Mas, se você utiliza um bom sistema, o próprio funcionário pode ir até o painel dele e inserir o ponto que falta adicionando uma justificativa, ou o gestor pode fazer isso, sem precisar se deslocar até o setor responsável.
Atestados
Toda empresa, com certeza, já precisou lançar um atestado ou uma declaração de horas para abonar uma falta de um colaborador.
Alguns sistemas permitem que você lance o atestado direto na folha do colaborador. Assim você pode realizar o fechamento, de forma mais tranquila e segura.
Alteração da jornada de trabalho
Todo colaborador tem um horário previsto de jornada de trabalho. Mas, às vezes, sua carga horária precisa ser excedida por alguma razão.
O sistema de tratamento de ponto precisa permitir que você faça essa alteração de forma rápida, e que a folha do colaborador já seja corrigida instantaneamente, sem que você precise ficar inserindo a nova jornada um dia de cada vez.
Relatórios
Uma das melhores funcionalidades de um sistema de tratamento de ponto é a emissão de relatórios. Um sistema inteligente te ajuda a colher informações preciosas que relatam problemas em sua empresa.
Como, por exemplo: você precisa de uma relação de quantos colaboradores faltaram ou se atrasaram durante o mês. Uma informação como essa em tempo real faz com que a empresa tome decisões assertivas de como melhorar a motivação dos funcionários e o absenteísmo.
Cálculo automático
Os cálculos automáticos são uma das características mais importante de um sistema para tratamento de ponto.
Um bom sistema de tratamento de ponto já calcula o banco de horas de cada colaborador e separa as horas positivas e negativas.
O que diz a lei sobre sistema de tratamento de ponto?
O tratamento de ponto é algo que já faz parte da rotina do RH, mas, além disso, essa prática está prevista na lei do ponto eletrônico.
A portaria 1510 , sancionada em 2009 pelo Ministério do Trabalho, foi a primeira a ser criada para regulamentar o tratamento de ponto. Hoje, essa portaria foi extinta e substituída pela portaria 671 .
Confira as principais exigências da lei sobre um sistema de tratamento de ponto:
Espelho de ponto
O espelho de ponto é um relatório com todos os dados da marcação de ponto dos funcionários. De acordo com a portaria 671, este documento deve ser emitido pelo sistema de tratamento de ponto. Dentre as informações que deve conter, seu artigo 84 especifica as seguintes:
- Identificação do empregador contendo nome, CNPJ/CPF e CEI/CAEPF/CNO, caso exista;
- Identificação do trabalhador contendo nome, CPF, data de admissão e cargo/função;
- Data de emissão e período do relatório Espelho de Ponto Eletrônico;
- Horário e jornada contratual do empregado;
- Marcações efetuadas no REP e marcações tratadas (incluídas, desconsideradas e pré-assinaladas) no Programa de Tratamento de Registro de Ponto;
- Duração das jornadas realizadas (considerando o horário noturno reduzido, se for o caso).
Relatório AFDT
O AFDT ou arquivo de fonte de dados tratados, é um relatório emitido após o tratamento de ponto. Nesse relatório deve constar todas as alterações feitas no ponto do colaborador, além de mostrar a justificativa da alteração.
Arquivo ACJEF e ACJEF
O AFDT, ou arquivo de fonte de dados tratados, era um relatório emitido após o tratamento de ponto. Nele, constavam todas as alterações feitas no ponto do colaborador, além de mostrar a justificativa da alteração.
Já o Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais (ACJEF), por sua vez, também era emitido pelo sistema, e continha todas as jornadas feitas pelos funcionários da empresa.
Com a entrada da portaria 671, ambos foram extintos e substituídos por um novo arquivo AFD e um relatório AEJ. Os dois são bem mais completos e detalhados do que os anteriores.
Além dos dados do empregador e do fabricante, eles devem fornecer informações adicionais. Algumas das principais são:
Qual a diferença entre controle, tratamento, sistema e software para ponto?
Todos esses sistemas são opostos, mas se convergem. Isso porque podem estar todas dentro do mesmo sistema, mas cada uma tem a sua funcionalidade.
Confira a seguir como funciona cada um deles:
Controle
O controle de ponto é a ferramenta que faz todo o controle da jornada dos colaboradores. É através do registro de ponto que a empresa consegue obter todas as informações de horários dos funcionários para realizar o controle.
Tratamento
O tratamento também é um processo que faz parte do controle de ponto, é a etapa em que todos os pontos registrados são tratados para que se obtenha todos os detalhes da jornada do colaborador.
Software para ponto
E por fim, o software para ponto é um programa que reúne todas essas etapas em um único lugar. Onde as empresas podem fazer todas as etapas do controle de jornada sem precisar de outra ferramenta, através do uso da tecnologia.
Tecnologias para tratamento de ponto
Todas as funcionalidades citadas acima sobre as características de um bom sistema de tratamento de ponto são tudo o que um sistema moderno e inovador pode fornecer.
A tecnologia tem facilitado muitas coisas para as empresas, e diferentemente de um sistema que você precisa baixar, um ponto eletrônico online pode ser acessado diretamente do seu navegador de internet. Isso facilita bastante que a empresa acompanhe as informações do ponto diariamente.
Como já mencionado, a Portaria 671 trouxe muito mais sofisticação e modernidade às regras sobre o controle de ponto ao unificar todas as normas pelas portas 1510 e 373 e trazer maior clareza e objetividade.
Unindo a tecnologia ao seu departamento de RH, os processos podem ser muito mais rápidos e eficientes. Por isso, a portaria 671 criou três novos modelos de controle de ponto para as empresas:
- REP- C – Registro de ponto convencional;
- REP-A – Conjunto de equipamentos e programas de computador que tem sua utilização destinada ao registro da jornada de trabalho;
- REP-P – Sistema de registro eletrônico de ponto via programa, que inclui os coletores de marcações, o armazenamento de registro de ponto e o programa de tratamento de ponto.
Todos os REPs, segundo a portaria, devem registrar de forma correta e fiel como marcações de ponto dos funcionários. Ainda, deve proibir quaisquer ações que:
- Impeçam a marcação do ponto;
- Faça marcações automáticas do ponto, tendo em conta a duração pré-determinada;
- Exija autorização para marcar horas extras;
- Altere os dados registrados pelo funcionário.
Sistema de tratamento de ponto grátis vale a pena?
Toda empresa, certamente, já pensou em utilizar um sistema gratuito de tratamento de ponto. Seja por não dar a devida importância ao controle de jornada, ou até mesmo por falta de verba para investimentos.
Mas, neste momento, o que a empresa deve pensar é a longo prazo. Pode ser que ela esteja economizando agora, mas, depois de um tempo, será que o sistema de tratamento de ponto grátis vai continuar funcionando bem?
Como falamos acima, pode ser que você precise de um suporte e esse sistema não forneça um. Sem contar o risco que você corre de não estar de acordo com a legislação ou de negligenciar a marcação de ponto dos seus colaboradores.
Isso pode trazer sérios problemas trabalhistas e muitas dores de cabeça. Por isso, escolher um sistema homologado pela portaria 671 é o melhor caminho.
Além disso, eles podem te trazer inúmeros benefícios, que serão comentados no próximo tópico.
Qual o melhor sistema de tratamento de ponto do mercado?
A Pontotel é o melhor sistema de tratamento de ponto do mercado. Nossa plataforma atende grandes empresas do mercado e traz inúmeros benefícios para quem adquire.
A facilidade no tratamento de ponto é um desses benefícios. Nosso sistema permite que os próprios colaboradores façam o tratamento de seu ponto no fechamento da sua empresa, além de também poderem corrigir os pontos inconsistentes, inserir motivos para alteração e pendências.
Isso é uma enorme vantagem, pois facilita o trabalho do gestor de RH e traz mais transparência para a empresa. Além disso, o próprio gestor também pode fazer o tratamento de ponto de forma fácil e rápida através de sua tela de acompanhamento, na qual ele pode ver com facilidade os pontos que precisam de tratamento.
Quer entender de que forma podemos facilitar o seu controle de jornada? Agende uma conversa gratuita com um especialista Pontotel através do formulário abaixo.
Conclusão
Neste texto, você viu o que um bom sistema de tratamento de ponto precisa ter para facilitar as coisas na sua empresa, para que serve o tratamento de ponto e o que diz a legislação sobre esse assunto.
Além de entender o que diz a lei e quais as regras para um sistema de tratamento de ponto, foi visto qual a diferença entre controle, tratamento, sistema e software para ponto.
Foi mencionado também sobre o sistema de tratamento de ponto da Pontotel, a plataforma mais atualizada, intuitiva e moderna do mercado.
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