O melhor sistema de ponto do Brasil: veja como modernizar seu RH e otimizar as operações do dia a dia com inovação

É comum ouvir falar sobre a importância do controle de jornada para o fechamento da folha de pagamento. Porém, isso só é possível se houver um sistema de ponto efetivo, que faz as marcações das horas trabalhadas corretamente. 

O sistema de ponto é a ferramenta principal para que a empresa reúna os dados de jornada do funcionário — entradas, saídas, intervalos e horas extras. A partir dos dados do sistema de ponto é que a empresa consegue mensurar a produtividade dos funcionários. 

De acordo com um estudo realizado pela agência de pesquisa de mercado B2B, Vansoun Bourne, mais de 70% das empresas que investem em plataformas de gestão de dados, como os sistemas de ponto, reduzem seus custos. 

Com um sistema de ponto, a empresa pode eliminar custos desnecessários com horas extras, por exemplo, além de ser mais assertiva na construção de escalas e banco de horas. Este conteúdo vai abordar os seguintes tópicos em torno do sistema de ponto: 

• O que é e para que serve a folha de ponto?
• Como funciona o sistema de ponto eletrônico?
• O que diz a legislação?
• O que é a Lei da Liberdade Econômica?
• Como escolher um sistema de ponto?
• Quais são os tipos de sistema de ponto?
• Diferenças entre sistema de ponto moderno x tradicional
• Qual é o melhor sistema de ponto do mercado?

Boa leitura! 

O que é e para que serve a folha de ponto?

A folha de ponto é um documento que reúne os horários de entrada, saída, intervalos e horas extras dos funcionários. O principal objetivo dela é permitir o controle da jornada de trabalho dos colaboradores, garantindo que a empresa siga as normas trabalhistas.

A folha de ponto é a base para que a empresa feche a folha de pagamento sem erros, já que nela constam todas as horas trabalhadas pelo funcionário. Segundo a CLT, o controle de ponto pode ser efetuado de forma manual, mecânica ou eletrônica. 

Como funciona o sistema de ponto eletrônico?

O sistema de ponto eletrônico é um modelo automatizado de registro de horas trabalhadas, formado por tecnologias que otimizam a gestão de jornada. Seu funcionamento se dá a partir de sistemas, software de ponto e aplicativo de ponto.

O sistema de ponto oferece diversas opções e formas de registro aos funcionários, realiza os cálculos da folha de pagamento automaticamente, permite o acesso aos dados tanto por parte da empresa como funcionários e gera relatórios de jornada para tomadas de decisões. 

A analista de RH, psicóloga organizacional e recrutadora Lara Avelino destaca a importância do acesso aos dados rapidamente, utilizando recursos que permitem a visualização das informações a qualquer hora ou lugar: 

“Falando como o RH para mim, a tecnologia otimiza demais, porque tenho acesso a inúmeros relatórios que facilitam muito a minha vida. Assim, já extraio o relatório necessário, que me traz as informações na ordem que quero, na hora que preciso, ou enfim, consigo acessá-lo de qualquer lugar do mundo.”

O que diz a legislação?

A CLT, no art. 74, menciona que toda a empresa que conte com mais de 20 funcionários deve, obrigatoriamente, realizar registros de jornada de forma manual, mecânica ou eletrônica: 

“Art. 74.  O horário de trabalho será anotado em registro de empregados. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)

§ 2º  Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.”

Já a Portaria 671, que rege o uso dos sistemas de ponto eletrônico, destaca, no art. 75, que existem três tipos de sistema permitidos para a gestão de jornada:

“Art. 75. No caso de opção de anotação do horário de trabalho em registro eletrônico, é obrigatório o uso de um dos seguintes tipos de sistema de registro eletrônico de ponto:

I – sistema de registro eletrônico de ponto convencional: composto pelo registrador eletrônico de ponto convencional – REP-C e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto;

II – sistema de registro eletrônico de ponto alternativo: composto pelo registrador eletrônico de ponto alternativo – REP-A e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto;

III – sistema de registro eletrônico de ponto via programa: composto pelo registrador eletrônico de ponto via programa – REP-P, pelos coletores de marcações, pelo armazenamento de registro de ponto e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto”

Por que a conformidade trabalhista é essencial no controle de ponto?

A conformidade no controle de ponto é essencial para que a empresa garanta o cumprimento das obrigações trabalhistas, evitando problemas que gerem litígios ou processos. 

Estar em conformidade com as leis do trabalho proporciona maior transparência na relação trabalhista e protege tanto a empresa como o colaborador, entre direitos e deveres. 

Além disso, demonstra um compromisso da empresa com as boas práticas de gestão e a legalidade no controle de jornada. 

Isso inclusive reforça a credibilidade da empresa no mercado, facilitando a atração de novos colaboradores, investidores e clientes, facilitando também auditorias e fiscalizações, quando necessário.

O que é a Lei da Liberdade Econômica?

A Lei da Liberdade Econômica foi promulgada em 2019 e tem como objetivo principal reduzir as burocracias relacionadas às atividades econômicas do país e consequentemente garantir aos trabalhadores e empreendedores maior liberdade e flexibilidade na relação trabalhista. 

Essa lei visa a desburocratização administrativa, oferece maior autonomia contratual e facilita a previsibilidade jurídica. Entre as principais mudanças está a permissão do uso do ponto por exceção.  

Ponto por exceção

Por muito tempo o ponto por exceção foi visto como ilegal pelo Tribunal Superior do Trabalho. Contudo, a partir da Lei da Liberdade Econômica houve uma mudança que autoriza essa prática, que prevê os registros de jornada apenas em casos excepcionais.

O ponto por exceção acontece no caso de horas extras, licenças, faltas, férias e  afastamentos. É obrigatório que seja feito um acordo individual ou por meio de convenção coletiva para o seu uso, sem que haja prejuízos aos colaboradores. 

Adotar ou não um sistema de ponto?

A adoção de um sistema de ponto é extremamente recomendado para todas as empresas, já que traz transparência quanto às horas trabalhadas e garante que todas as obrigações trabalhistas sejam seguidas tanto pelo empregador como pelo empregado. 

A adoção de um sistema de ponto eletrônico pode:

• Garantir a conformidade com as leis trabalhistas referentes à jornada de trabalho;
• Reduzir os erros e as fraudes no ponto; 
• Otimizar a gestão de dados jornada; 
• Agilizar os processos, do registro ao tratamento de dados de jornada; 
• Facilitar a adoção de modelos de trabalho híbrido, teletrabalho ou home office. 

Como escolher um sistema de ponto?

A escolha de um sistema de ponto envolve a análise de uma série de fatores que garantam que a ferramenta possua todos os recursos para atender as necessidades da empresa quanto à gestão de jornada. 

Entre os principais pontos a considerar na avaliação do programa de ponto estão:

Custo-benefício 

O primeiro passo é avaliar as necessidades da empresa e mensurar os custos de implementação do sistema de ponto. É imprescindível considerar os valores de instalação e manutenção do sistema.

Além disso, para que o custo-benefício seja válido, é importante considerar os modelos e avaliar quanto tempo será economizado na gestão de dados, a partir da implementação do novo sistema, e de que forma ele pode minimizar os erros e eliminar tarefas burocráticas.

Carteira de clientes e depoimentos

Considerar o histórico de mercado da ferramenta é um fator decisivo para uma escolha assertiva. Portanto, opte sempre por empresas com experiência, que tenham uma base de clientes relevante e com depoimentos positivos sobre o sistema.

Avalie também se o sistema é utilizado por empresas do mesmo segmento para conseguir aproveitar todos os recursos que ele têm a oferecer. Essa avaliação pode precaver a organização de investimentos errados ou problemas posteriores à implantação do sistema. 

Funcionalidades e benefícios

O sistema de ponto, para ser funcional, precisa contar com benefícios que de fato otimizem a rotina do RH e do departamento pessoal. Por isso, deve contar com recursos que deem maior flexibilidade aos registros de ponto e à gestão de dados. 

O sistema ideal deve oferecer múltiplas formas de registro, via aplicativo ou web, integrar-se facilmente a softwares da folha de pagamento, gerar relatórios de jornada para tomadas de decisões e permitir uma gestão remota de dados, a qualquer hora ou lugar. 

Implantação/suporte

Outro fator decisivo na escolha é a facilidade de implementação que a plataforma deve oferecer. Escolha plataformas que funcionam em nuvem, online, e possuem um custo-benefício maior do que os equipamentos físicos. 

Verifique ainda se a empresa oferece suporte técnico sempre que necessário, para suprir qualquer problema técnico que possa aparecer. Os treinamentos sobre o uso do sistema também são importantes e devem fazer parte do processo de implementação da plataforma. 

Opinião do RH

O RH deve participar ativamente da escolha, uma vez que é o setor que mais fará uso da plataforma. 

Por isso, esse setor deve ter voz na escolha do sistema de ponto, indicando as necessidades na gestão de jornada, destacando as funcionalidades que a ferramenta deve ter e criando um cronograma de implementação junto aos gestores.

Sendo assim, a opinião do RH deve ser determinante na contratação do sistema de ponto eletrônico e faz toda a diferença para que a empresa seja assertiva nos investimentos  relativos à gestão de jornada. 

Segurança jurídica

Um sistema de ponto precisa oferecer segurança jurídica à empresa. Isso significa que ele deve estar alinhado com as principais regras trabalhistas da CLT e da Portaria 671. 

Nesse caso, é importante avaliar se o fornecedor possui as certificações e os selos de qualidade no sistema para que a empresa tenha segurança tanto nos registros de ponto, com dados autênticos de jornada, como no tratamento destes dados, sem que haja a possibilidade de fraudes, garantindo a conformidade jurídica na gestão de jornada.

Quais são os tipos de sistema de ponto?

A CLT diz que o controle de jornada dos colaboradores pode ser efetuado em registro manual, mecânico ou eletrônico. Cada um dos modelos possui características específicas, que impactam diretamente a acessibilidade, a eficiência, a segurança jurídica e o custo do sistema. 

No mercado, o sistema manual é o mais simples e funciona por meio de livros de ponto, em que o colaborador realiza os registros manualmente. Apesar do baixo custo de implementação do sistema, esse modelo é passível de fraudes nos registros e erros posteriores no cálculo das horas trabalhadas. 

O sistema mecânico utiliza um relógio de ponto físico, em que o colaborador insere seu cartão e o equipamento faz o registro. Como não é um sistema automatizado, não há segurança nos registros e podem ocorrer fraudes como o buddy punching (ponto amigo). 

Já o modelo de controle eletrônico, de acordo com a Portaria 671, conta com três modelos de ponto: REP-C, REP-A e REP-P. 

Entre esses tipos, existem os relógios biométricos instalados na empresa e os sistemas mais tecnológicos, como o controle de ponto online — REP-P —, com dados de jornada que podem ser acessados em tempo real e armazenados em nuvem, com acesso via aplicativo ou web.

Diferenças entre sistema de ponto moderno x tradicional

O mercado oferece duas possibilidades de registro: modelos de ponto modernos ou modelos de ponto tradicionais. A escolha do sistema ideal depende das necessidades da empresa e de uma avaliação criteriosa dos recursos de cada ferramenta. 

Para te ajudar na escolha, confira abaixo as principais diferenças entre o sistema de ponto moderno e o tradicional: 

Diferenças	Ponto tradicional	Ponto moderno
Tecnologia	Processo realizado manualmente, com registros e gestão manual.	Gestão realizada em nuvem, online.
Acessibilidade	Dados acessados apenas por meio dos papéis armazenados na empresa.	Acesso aos dados em tempo real, via aplicativo ou web.
Armazenamento	Armazenamento dos documentos na empresa, sujeito a perdas ou danos.	Online, em nuvem, com backups automáticos e maior segurança.
Relatórios	Organizados manualmente, com informações limitadas.	Gerados automaticamente, personalizáveis, com insights sobre banco de horas, horas extras e muito mais.
Legislação trabalhista	Depende do conhecimento e da avaliação do gestor e dos funcionários do RH, passível de erros.	Sempre atualizado e adequado às leis trabalhistas vigentes.
Custo	Baixo custo.	Pode exigir um investimento maior, mas oferece maior segurança jurídica.
Eficiência	Processos manuais lentos.	Processo automatizado e ágil, com tomadas de decisões a partir de dados em tempo real.

Relatórios detalhados e sua importância na gestão do ponto

O sistema de ponto pode oferecer relatórios detalhados para o gestor tomar decisões estratégicas quanto à jornada de trabalho dos colaboradores, evitando custos desnecessários como em horas extras. 

Com esses relatórios, as análises de ponto se dão em tempo real e são embasadas em dados concretos e autênticos, que geram importantes insights para que as jornadas sejam mais eficientes e produtivas, facilitando a identificação de ausências, atrasos e horas extras. 

Por esse motivo, sabendo da importância dos relatórios detalhados, a escolha de um sistema de ponto moderno pode facilitar o acesso rápido a informações que sejam decisivas nas tomadas de decisões, antevendo problemas e agilizando correções quando necessário. 

Agilidade de conferência

Outro ponto diferencial do sistema moderno é a agilidade de conferência. Enquanto num modelo manual o gestor precisa inserir, analisar e gerir os dados de cada colaborador individualmente, no ponto eletrônico tudo ocorre de forma automatizada, em poucos cliques. 

Com isso, existe uma agilidade de conferência nos registros de jornada, ocorrendo em tempo real pela plataforma, e no tratamento de dados, garantindo maior segurança e rapidez na verificação das horas trabalhadas e no fechamento da folha de pagamento. 

Qual é o melhor sistema de ponto do mercado?

A Pontotel conta com o melhor sistema de ponto do mercado, que oferece recursos avançados  aliados a uma gestão humanizada de jornada. Com o sistema de ponto online da Pontotel, as rotinas do seu RH serão mais tranquilas e produtivas. 

Nossa plataforma possui uma tecnologia em nuvem que centraliza as informações de ponto em um só lugar, com acesso a dados em tempo real, via aplicativo ou web, tornando as relações de trabalho mais humanas, harmoniosas e tranquilas. 

O sistema da Pontotel oferece um sistema de controle de jornada com múltiplas formas de registrar o ponto — reconhecimento facial, senha, geolocalização, foto e voz —, além de cálculos e ajustes simplificados e automatizados da folha de pagamento. 

Com a nossa plataforma de ponto, é possível ter em mãos informações autênticas da jornada dos colaboradores, por meio de medidas antifraude, que facilitam o tratamento de dados e garantem a segurança jurídica. 

Tudo isso em função do sistema estar 100% adequado às regras da LGPD, CLT e Portaria 671. Outra vantagem da plataforma Pontotel é que ela gera mais de 30 tipos de relatório de jornada para consulta, facilitando as tomadas de decisões sobre banco de horas e horas extras. 

Quer conhecer mais vantagens da nossa plataforma e otimizar o controle de ponto da sua empresa? Preencha o formulário a seguir e aguarde o contato de um de nossos especialistas. 

Conclusão

A evolução tecnológica fez com que as empresas precisassem investir em tecnologia para o RH, automatizando processos, eliminando burocracias e criando setores mais estratégicos. 

Uma das principais atividades do setor é a gestão de jornada, visto como uma tarefa burocrática, mas que pode ser otimizada se controlada a partir de um sistema de ponto online, que permite acesso a dados em tempo real, facilitando as tomadas de decisões. 

O sistema de ponto via REP-P pode proporcionar maior autonomia e flexibilidade na gestão de jornada, do registro ao tratamento dos dados de ponto, garantindo agilidade e segurança no fluxo de informações. 

Porém, para escolher corretamente um sistema de ponto, é fundamental avaliar as necessidades da empresa, tendo o RH um papel decisivo na escolha da plataforma. Foi destacado que a Pontotel possui o melhor sistema do mercado, com uma tecnologia de ponta e recursos para que a gestão de ponto se torne mais transparente e ágil. 

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