A todo instante, uma organização lida com diversos processos, como o gerenciamento de pedidos dos clientes, a realização de processos de recrutamento e seleção e a gestão do ciclo de vendas, por exemplo. Para que ela consiga realizar todas essas funções de forma ágil e promissora, precisa entender o que é um sistema de informação e o seu funcionamento.
Como será esclarecido ao longo deste conteúdo, um sistema de informação relaciona-se com todos os departamentos de um negócio, favorecendo-os de várias formas, como o ganho de produtividade por parte dos times e um processo mais assertivo de tomada de decisões por parte da liderança.
Diante disso, uma empresa deve compreender a fundo do que se trata esse sistema, uma vez que há diferentes tipos deles e que cada um atenderá às necessidades organizacionais de modos distintos.
Assim, para auxiliar em uma compreensão detalhada do assunto, este conteúdo abordará nos tópicos abaixo os principais aspectos e exemplos relativos a um sistema de informação:
- O que é um sistema de informação?
- Qual a importância de um sistema de informação no contexto empresarial?
- Como funciona um sistema de informação?
- Tipos de sistema de informação
- Vantagens de um sistema de informação na empresa
Tenha uma excelente leitura!
O que é um sistema de informação?
Um sistema de informação, também conhecido pela sigla SI, trata-se de um sistema organizado responsável por fazer a coleta, o processamento, o armazenamento e a distribuição de informações.
Além disso, este software relaciona-se com uma diversidade de informações empresariais, tanto externas quanto internas.
Para facilitar o entendimento, basta levar em conta um exemplo no qual os colaboradores são capazes de acessar informações precisas e oportunas em uma planilha eletrônica de gerenciamento de dados.
O mesmo se dá quando eles acessam um sistema de gestão de vendas e conseguem analisar o fluxo de caixa e as contas a pagar, por exemplo.
Definição de sistema de informação
No que diz respeito a uma definição mais objetiva de um sistema de informação, ele engloba todo mecanismo cujo propósito seja coletar, guardar, processar e distribuir informações.
É preciso ressaltar que, além do software, outros componentes estão envolvidos no processo, como pessoas, infraestrutura e tecnologias da informação.
Qual a importância de um sistema de informação no contexto empresarial?
No contexto corporativo, um sistema de informação desempenha papéis cruciais, como no auxílio do processo de tomada de decisões.
Isso só é possível porque ele consegue transmitir os dados coletados e processados em níveis organizacionais distintos: estratégico, tático e operacional.
No nível estratégico, por exemplo, no qual uma empresa toma as decisões em longo prazo, os executivos analisam todos os dados coletados por determinado sistema de informação e, a partir disso, conseguem identificar as oportunidades de negócio, bem como as tendências e até as ameaças.
No nível tático, por outro lado, o sistema de informação tem grande relevância, visto que dá para os gerentes de cada setor as informações táticas de que eles precisam para serem capazes de monitorar o desempenho profissional, fazer análises objetivas e alocar recursos de forma estratégica.
Já no nível operacional, um sistema de informações estará envolvido na coleta e no processamento de dados básicos. Em outras palavras, isso engloba as tarefas operacionais, como o processamento de pedidos, a gestão de recursos humanos e o controle de estoque.
Como funciona um sistema de informação?
Mesmo havendo vários tipos de sistema de informação, o que será detalhado ainda neste conteúdo, eles têm o mesmo funcionamento, pois coletam, processam, armazenam e distribuem informações. Entenda melhor adiante.
Coleta
O primeiro processo que um sistema de informação realiza é a coleta de dados relevantes para a empresa, seja de forma interna ou externa. Essa coleta é feita por meio de várias fontes, como as pesquisas, os formulários e as interações com clientes. Se for um sistema focado no setor de RH, por exemplo, ele coletará informações dos colaboradores.
Processamento
No processamento, os dados coletados são transformados em um formato útil, pois o objetivo é deixá-los prontos para serem utilizados. Por isso, ocorrem certos processos nessa etapa, como a limpeza de dados, que corrige erros, garantindo a confiabilidade de dados, e a padronização, que transforma tais dados em um formato padrão predefinido.
Armazenamento
Já o armazenamento acontece quando um sistema de informação guarda todos os dados processados em um local para que, futuramente, os colaboradores possam acessá-los e utilizá-los. Entre os locais de armazenamento de dados, estão o banco de dados, os sistemas de arquivos e o armazenamento em nuvem, que, aliás, têm vários benefícios.
Distribuição de informações
Por último, o funcionamento de um sistema de informação engloba a distribuição de todos os dados coletados, processados e armazenados. Na prática, essa fase se dá quando um sistema de controle de ponto, por exemplo, disponibiliza relatórios ao time de RH. Outros exemplos de distribuição são os painéis de controle e o próprio acesso online aos dados.
Tipos de sistema de informação
Um sistema de informação, como abordado anteriormente, auxiliará, de formas particulares, cada um dos níveis organizacionais. Ou seja, o nível estratégico, composto por gerentes de alto escalão e conselho de administração, o nível tático, por gerentes de nível médio e de departamento, e o nível operacional, onde estão os funcionários e times da linha de frente.
Sendo assim, dependendo do nível, haverá diferentes tipos de sistema de informações, cada um deles atuando com finalidades específicas. Confira os principais a seguir.
ERP
Um ERP, cuja sigla é Enterprise Resource Planning (Planejamento de Recursos da Empresa), trata-se do sistema de informação que tem como principais funções a gestão de recursos humanos, auxiliando no gerenciamento de dados dos funcionários, como a folha de pagamento, e a gestão financeira, contribuindo no acompanhamento de contas a pagar.
Outras duas funcionalidades desse sistema de informação estão relacionadas à gestão de produção e manufatura, aprimorando o processo de planejamento, programação e controle de produção, e à gestão de vendas, beneficiando o ciclo de vendas por meio de uma assertiva análise de desempenho e vendas, que gera aumento das taxas de conversão.
CRM
Por outro lado, o CRM, que vem da sigla Customer Relationship Management (Gestão de Relacionamento com os Clientes), é um sistema de informação responsável por automatizar e otimizar os processos envolvendo o relacionamento com os clientes de uma organização.
Ele armazena dados importantes desses consumidores, como as suas preferências, os dados de contato e o histórico de compras, e, com base neles, a empresa torna-se capaz de, no momento certo, entrar em contato com determinados clientes e lhes oferecer estrategicamente soluções que atendam às suas preferências e necessidades.
SCM
O SCM, que vem da expressão Supply Chain Management (Gestão da Cadeia de Suprimentos), é um sistema de informação encarregado de auxiliar um negócio no gerenciamento do fluxo de materiais, dados e serviços presentes em toda a cadeia de suprimentos.
Essa ferramenta traz diversos benefícios à empresa, como um planejamento e previsão de demanda mais eficiente, visto que ajuda a analisar padrões de compra e a fazer estimativas de demandas futuras, e uma melhor gestão de produção, pois otimiza a cadeia de produção mediante o monitoramento do desempenho dela e da coordenação dos seus estágios.
Vantagens de um sistema de informação na empresa
Um sistema de informação gera diversas vantagens a uma empresa, afinal, aprimora todos os processos de cada um dos seus departamentos, deixando clientes, fornecedores e funcionários mais satisfeitos. Confira quais são esses principais pontos positivos a seguir.
Eficiência operacional
Um dos principais benefícios de um sistema de informação para um negócio é a melhoria em seu aspecto operacional. Isso, na prática, diz respeito aos aprimoramentos da comunicação e da colaboração entre funcionários, já que esse sistema irá centralizar as informações, e à otimização de processos, pois ajudará na identificação de gargalos no fluxo de trabalho.
Tomada de decisões embasada em dados
A tomada de decisões é crucial para uma empresa, e um sistema de informação, seja um ERP, CRM ou outro, é fundamental nesse sentido. Como citado, esse sistema armazena dados que podem ser usados pelos tomadores de decisões de um negócio para fazer escolhas pautadas em dados, já que eles terão uma visão completa dos processos.
Gestão de dados e informações
O sucesso de uma empresa depende de inúmeras variáveis, e uma delas está ligada à gestão de dados e informações. Isso porque um sistema de informação pode ajudá-la a gerenciar os dados e informações de clientes e de colaboradores estrategicamente: no caso dos clientes, aumentando a taxa de vendas, no dos colaboradores, a satisfação profissional.
Conclusão
O entendimento sobre um sistema de informação é indispensável para uma organização. Afinal, independentemente do seu porte, ela conseguirá melhorar todos os processos que desempenha, como vendas, campanhas de marketing, contratação assertiva de funcionários, entre outros.
Em virtude disso, este conteúdo teve como propósito abordar sobre o que se trata esse sistema de informação e mostrar que existem diferentes tipos deles no mercado, cada um criado para atender a um setor específico, como os de recursos humanos, vendas e estoque.
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