Um sistema de controle de escalas é uma ferramenta estratégica que otimiza um dos recursos mais valiosos do setor de Recursos Humanos (RH): o tempo. Essa tecnologia automatiza processos antes realizados manualmente, reduzindo erros e acelerando a criação e gestão de escalas de trabalho.
A expectativa é que o uso desse tipo de ferramenta cresça significativamente nos próximos anos. Isso porque a tendência é que aumente a adoção de soluções que permitem a automação de processos e usam inteligência artificial (IA) para facilitar a execução de tarefas.
Para se ter uma ideia, a IA generativa poderá automatizar até 70% das atividades comerciais em quase todas as ocupações até 2030. Isso porque soluções como o software de escalas aumentam a capacidade analítica e a produtividade dos colaboradores.
Por isso, entender como esse tipo de sistema funciona é fundamental para otimizar a rotina do RH e alinhar o setor às tendências do mercado. Para explicar quais vantagens e funcionalidades desse software, este artigo abordará os seguintes tópicos:
- O que é um sistema de controle de escalas?
- Principais benefícios de um sistema de gestão de escalas
- O que diz a CLT sobre escala de trabalho?
- Quais os tipos de escalas de trabalho?
- Como montar uma escala de trabalho?
- Como funciona um sistema de controle de escalas de trabalho?
- Qual o melhor sistema de controle de escalas?
Boa leitura!
O que é um sistema de controle de escalas?
O sistema de controle de escalas é um software que automatiza o processo de planejamento, organização e gestão dos turnos de trabalho de uma equipe. Ele facilita a definição de horários e o ajuste das jornadas dos trabalhadores, evitando problemas como sobrecarga de trabalho, falta de funcionários e atrasos.
Além disso, ele assegura que cada colaborador cumpra sua jornada conforme as políticas da empresa e a legislação trabalhista, contribuindo para a segurança jurídica da organização e ainda promovendo um ambiente de trabalho mais organizado e produtivo.
Principais benefícios de um sistema de gestão de escalas
A adoção de um bom sistema de gestão de escalas impacta positivamente a empresa e os colaboradores, já que oferece várias vantagens. Confira a seguir os principais benefícios de usar essa ferramenta.
Redução de erros e custos operacionais
Uma das principais vantagens desse tipo de software é a redução de erros, como sobreposições de turnos, cálculos incorretos de horas extras e falhas na cobertura de horários.
Além de evitar conflitos relacionados ao controle de jornada e ao cumprimento das leis trabalhistas, ele reduz custos associados a retrabalhos, pagamentos indevidos de horas adicionais e até processos judiciais.
Otimização de tempo das equipes
Como esse sistema automatiza a criação e gestão de escalas, seu uso reduz o tempo gasto por gestores e profissionais do RH nesse processo. As escalas ainda podem ser atualizadas em tempo real, o que permite o ajuste rápido a eventos inesperados, como faltas ou pedidos de troca de turnos.
Tudo isso garante uma gestão mais ágil e eficaz. Assim, em vez de lidar com planilhas manuais ou ajustes frequentes, os gestores podem se concentrar em outras tarefas estratégicas.
Maior satisfação e produtividade dos colaboradores
Uma escala bem planejada também contribui para a satisfação e a produtividade dos funcionários. Afinal, ela evita problemas como sobrecarga de trabalho, horários mal distribuídos e erros na folha de ponto. Essas questões, quando não resolvidas, geram estresse e afetam negativamente a reputação da empresa.
O que diz a CLT sobre escala de trabalho?
A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) não possui um capítulo específico para tratar sobre escalas de trabalho. Apesar disso, ela estabelece regras claras sobre a duração das jornadas e os períodos de descanso dos colaboradores, informações que orientam a criação das escalas adotadas nas empresas.
Segundo o artigo 58 da CLT, a jornada padrão dos trabalhadores celetistas é de 8 horas diárias, com um limite máximo de 44 horas semanais. Essa carga horária pode ser acrescida de até 2 horas extras por dia, que devem ser remuneradas com o respectivo adicional de hora extra.
Já o artigo 66 determina que deve haver um intervalo interjornada de, no mínimo, 11 horas consecutivas entre o término de uma jornada e o início da próxima. Além disso, o artigo 67 garante aos colaboradores um descanso semanal remunerado (DSR) de 24 horas, preferencialmente aos domingos.
Quando não for possível conceder a folga nesse dia, a legislação prevê a adoção de uma escala de revezamento mensal, para que todos tenham direito ao descanso aos domingos de forma alternada.
Além dessas regras, a Reforma Trabalhista regulamentou a jornada 12×36 no artigo 59-A. Antes da reforma, esse modelo só poderia ser adotado por meio de acordos ou convenções coletivas. Agora, ele pode ser implementado mediante acordo individual por escrito entre a empresa e o colaborador.
Quais os tipos de escalas de trabalho?
As escalas de trabalho podem ser organizadas de diferentes formas, dependendo das necessidades da empresa e das características do trabalho. Conheça a seguir os principais tipos de escalas adotadas no Brasil e suas vantagens:
- 5×1: o colaborador trabalha 5 dias e folga 1, com jornadas diárias de 7 horas e 20 minutos para cumprir o limite de 44 horas semanais. Ela permite distribuição equilibrada do trabalho ao longo da semana;
- 5×2: o funcionário trabalha 5 dias e folga 2, geralmente no sábado e domingo, com jornadas diárias de 8 horas e 48 minutos. Ela favorece o equilíbrio entre trabalho e vida pessoal;
- 6×1: o colaborador trabalha 6 dias e folga 1, sendo que a folga pode ser fixa ou variável. Nesse caso, é obrigatório um domingo de descanso a cada 7 semanas. Essa escala é indicada para empresas que operam em turnos contínuos;
- 4×2: o profissional trabalha por 4 dias e tem 2 dias de folga. Apesar de exigir jornadas diárias de até 11 horas, ela garante períodos de descanso prolongados;
- 12×36: o funcionário trabalha por 12 horas seguidas e descansa por 36 horas. Ela é muito utilizada por empresas que atuam em setores essenciais, como saúde e segurança. Ela garante maior equilíbrio entre trabalho e descanso, fator importante para a execução de atividades que exigem atenção contínua;
- 18×36: o profissional trabalha 18 horas e descansa 36 horas. Ela é indicada para operações de emergência ou atividades que exigem longos períodos de atenção;
- 24×48: o colaborador trabalha por 24 horas seguidas e descansa por 48 horas. Ela é muito utilizada em profissões como policiais ou cobradores de pedágios, garantindo um descanso prolongado após turnos intensos.
Como montar uma escala de trabalho?
Para montar uma escala de trabalho eficiente, equilibrada e bem elaborada, os profissionais do RH precisam fazer um planejamento cuidadoso. O primeiro passo para isso é definir os horários de trabalho, garantindo que cada turno ou departamento tenha suas jornadas organizadas em planilhas, ou sistemas automatizados.
Essas informações devem ser comunicadas internamente para reforçar a importância do controle rigoroso do tempo. Isso reforça o compromisso da empresa com a organização e a valorização do trabalho em equipe.
O próximo passo é digitalizar e automatizar os processos de gestão. Isso exige o investimento em um sistema de escalas, ferramenta que pode estar associada a uma plataforma de controle de ponto eletrônico. Ela permite o monitoramento da jornada dos colaboradores em tempo real, facilitando a criação e o ajuste de escalas.
Como funciona um sistema de controle de escalas de trabalho?
O sistema de escalas integra diversos dados relacionados à jornada dos funcionários, como horários de trabalho, turnos, folgas, intervalos obrigatórios e regras trabalhistas. Isso permite que o gestor ou profissional do RH crie escalas personalizadas que atendam às demandas do negócio.
Para facilitar a organização, a automação e a análise dessas escalas, esse tipo de software tem várias funcionalidades específicas. Conheça as principais funções desse sistema a seguir.
Principais funcionalidades
Um bom software de controle de escalas de trabalho conta com várias funcionalidades que facilitam a gestão de horários e turnos dos colaboradores. Conheça algumas delas a seguir:
Criação de escalas automatizadas
Uma das funções mais importantes desse tipo de sistema é a criação de escalas automatizadas. A automação permite a gestão e o planejamento de qualquer tipo de escala em poucos minutos e de forma precisa. Isso elimina a necessidade de inserções de dados de modo manual, reduzindo erros durante o processo.
Controle de turnos e horários personalizados
Esse software também permite a configuração de turnos e horários de trabalho personalizados. Os gestores podem ajustar as escalas conforme as demandas de cada departamento ou função, considerando as necessidades da empresa. Além disso, é possível realizar ajustes rápidos para lidar com imprevistos.
Gestão de ausências e folgas
O sistema também facilita a gestão de ausências e folgas dos funcionários. Isso porque ele é capaz de registrar e analisar faltas, licenças e períodos de descanso. Com base nessa análise, o software consegue identificar padrões e alterações, informações que permitem o ajuste e o melhoramento das escalas de trabalho.
Integração com folha de pagamento e controle de ponto
Outra função importante é a possibilidade de integração com o sistema de folha de pagamento e o software de controle de ponto. Essa integração automatiza o cálculo de horas trabalhadas, extras e adicionais, fatores que influenciam no cálculo correto da remuneração do funcionário.
Software de escalas vs. controle manual
O software automatiza o processo de criação e gerenciamento das escalas de trabalho, permitindo que os gestores organizem turnos e horários com apenas alguns cliques. Conforme explicado, isso reduz erros e diminui o tempo gasto em tarefas manuais, como contagem de dias e programação de folgas.
Além disso, esse sistema permite o monitoramento em tempo real das escalas e facilita a realização de ajustes rápidos por conta de imprevistos, como faltas ou alterações de turnos. Ele ainda pode ser integrado a outros sistemas, centralizando informações importantes para melhorar a gestão de pessoas do negócio.
Já o controle manual depende do registro e da organização realizados manualmente. Apesar de ser mais econômico, ele pode gerar custos indiretos com retrabalho, multas trabalhistas ou insatisfação da equipe.
Isso ocorre porque o controle manual está mais propenso a falhas humanas. Por esse motivo, seu uso pode causar problemas que impactam negativamente o ambiente de trabalho e expõem a empresa a riscos legais. Ele também exige mais tempo do pessoal do RH, período que poderia ser usado em outras atividades estratégicas.
Qual o melhor sistema de controle de escalas?
A Pontotel tem uma das melhores soluções de controle de escalas de trabalho do mercado! Com a nossa plataforma, é possível consegue criar escalas automatizadas, que podem ser vinculadas facilmente a cada colaborador.
Isso garante que os dias trabalhados e as folgas sejam registrados automaticamente, reduzindo erros e economizando o tempo de trabalho. Além disso, o sistema é simples e fácil de usar. Em uma única tela, você tem um panorama mensal de todas as escalas, consegue identificar ausências e ainda ajustar ou mover jornadas com poucos cliques.
E tem mais: o sistema da Pontotel gera relatórios detalhados sobre as escalas praticadas, entregando dados importantes para que o RH faça uma gestão muito mais estratégica e eficiente. Por conta dessas facilidades, empresas como a LEV escolheram a Pontotel para agilizar o trabalho de gestão de pessoas.
“A ferramenta otimizou nosso tempo, permitindo que a gente dedique mais atenção a outras prioridades, ao invés de perder tempo com várias planilhas e informações dispersas”, explica Mario Jorge, analista de RH/DP da LEV.
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Conclusão
O sistema de controle de escalas é uma solução desenvolvida para simplificar a gestão de horários e turnos nas empresas. Ele automatiza a criação e o monitoramento das escalas de trabalho, além de facilitar ajustes e personalizações conforme as necessidades da organização.
Por conta disso, essa ferramenta elimina a necessidade de processos manuais, economizando o tempo do RH e diminuindo o risco de falhas humanas. O sistema também gera relatórios detalhados sobre a rotina dos colaboradores, fornecendo dados estratégicos para ajustes nas escalas e melhorias na produtividade.
Graças a essas vantagens, esse software é considerado um importante aliado na gestão de qualquer tipo de escala adotado nas empresas, garantindo sua adequação às políticas do negócio e à legislação trabalhista.
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