Gerenciar uma empresa envolve várias responsabilidades, sendo que uma das mais importantes é cumprir todas as obrigações trabalhistas e previdenciárias. Para facilitar esse processo, o empregador pode utilizar ferramentas como o SEFIP.
Desenvolvido pela Caixa Econômica Federal, esse sistema reúne todas as informações necessárias para o cálculo e recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), e envia dados à Previdência Social.
Apesar da sua importância, o uso dessa ferramenta ainda gera muitas dúvidas, conforme indica o manual elaborado pela Caixa. Para simplificar as respostas a essas perguntas, este artigo abordará os seguintes tópicos:
- O que é o SEFIP?
- Para que serve esse sistema?
- Quem deve utilizar?
- Qual a diferença entre SEFIP e GFIP?
- Como acessar o SEFIP?
- Como transmitir os arquivos SEFIP?
- Qual o tempo de armazenamento da documentação?
- Quais são as penalidades do SEFIP?
Boa leitura!
O que é o SEFIP?
O SEFIP (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social) é um aplicativo gratuito desenvolvido pela Caixa para empresas. Conforme explicado, essa ferramenta facilita o processo de recolhimento do FGTS e a prestação de informações à Previdência Social.
Para que serve esse sistema?
O SEFIP facilita o cumprimento das obrigações trabalhistas e previdenciárias, tornando os processos mais ágeis, seguros e eficientes, e simplificando a rotina das empresas, especialmente do setor de Recursos Humanos (RH). Confira a seguir mais detalhes sobre três aplicações importantes dessa ferramenta:
Geração da Guia de Recolhimento do FGTS (GRF)
As empresas podem utilizar o SEFIP para gerar a Guia de Recolhimento do FGTS (GRF), documento essencial para o recolhimento mensal do FGTS. O sistema agiliza o processo de cálculo e a geração desse documento, evitando erros e auxiliando as empresas a cumprirem suas obrigações trabalhistas.
Prestação de informações à Previdência Social
O SEFIP também é utilizado pelas empresas para enviar informações essenciais à Previdência Social. Esses dados incluem a folha de pagamento dos funcionários, o cálculo das contribuições previdenciárias e informações sobre eventuais afastamentos, como licença-maternidade ou por motivo de doenças.
Facilitar obrigações fiscais e previdenciárias
Por concentrar diversas informações e funcionalidades em um único sistema, o SEFIP também simplifica a rotina das empresas. O sistema permite a geração de relatórios detalhados e possibilita o acompanhamento do histórico de recolhimentos e da situação das obrigações da empresa, identificando se elas já foram cumpridas ou não.
Quem deve utilizar?
O SEFIP deve ser utilizado por todas as pessoas físicas, jurídicas e contribuintes equiparadas a empresas que estão sujeitas ao recolhimento do FGTS, conforme previsto na Lei n.º 8.036/1990 e na Lei n.º 8.212/1991.
Dessa forma, o sistema é destinado a diversos tipos de empregadores, incluindo produtores rurais, cooperativas de trabalho, entidades sem fins lucrativos, sindicatos, contribuintes individuais, entre outros grupos.
Qual a diferença entre SEFIP e GFIP?
Embora ambos estejam relacionados ao recolhimento do FGTS, SEFIP e GFIP são diferentes. De forma resumida, o SEFIP é o programa utilizado para gerar a Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP).
A GFIP serve para comprovar o pagamento do FGTS e das contribuições sociais dos trabalhadores. Além disso, ela contém informações importantes para a concessão de benefícios previdenciários pelo Instituto Nacional do Seguro Social (INSS).
Para obter essa guia, a empresa deve registrar e organizar as informações sobre o fundo de garantia e as contribuições previdenciárias dos funcionários no SEFIP. Após a transmissão desses dados, a GFIP pode ser gerada. Confira a seguir quais informações devem ser fornecidas para gerar esse documento.
Dados que devem constar na GFIP
A GFIP deve conter informações que permitam o recolhimento correto do FGTS e das contribuições previdenciárias para cada funcionário da empresa. Por isso, a guia precisa incluir dados específicos sobre os trabalhadores e o negócio. Essas informações incluem:
- Identificação dos colaboradores, como dados pessoais e cadastrais dos empregados;
- Identificação do empregador, do contribuinte e dos tomadores/obras, como CNPJ, razão social, entre outras informações;
- Bases de incidência do FGTS e das contribuições previdenciárias, como a remuneração dos funcionários e as receitas provenientes da comercialização da produção;
- Informações adicionais, como registros de afastamentos e retornos ao trabalho, pagamento de salário-família e salário-maternidade, compensações, retenções sobre notas fiscais/faturas, entre outros dados.
Como acessar o SEFIP?
Para acessar o SEFIP, é necessário fazer o download da versão mais recente do sistema no site da Caixa. Após concluir o download, basta executar o arquivo e instalar o programa no computador. Também é importante atualizar as tabelas do sistema para garantir que as informações estejam corretas.
Vale lembrar que quem utiliza uma versão desatualizada do sistema precisa desinstalar o programa antes de baixar a nova versão. Em seguida, é essencial executar o SCRIPT de atualização, que também está disponível no site da Caixa.
E como baixar o SEFIP?
O processo de download e instalação do SEFIP é simples. O primeiro passo é acessar o site da Caixa. No final da página, na seção de Downloads, o usuário deve clicar em Instalador SEFIP 8.4. Após baixar o programa, é necessário executá-lo no computador e concluir a instalação.
Uma vez concluída a instalação, o Manual Operacional do Sistema estará disponível para consulta. O upload das tabelas do sistema é feito de maneira automática, mas é sempre recomendado verificar se a atualização foi realizada corretamente.
Caso necessário, as tabelas podem ser carregadas de modo manual. Para isso, é necessário acessar o menu Iniciar > SEFIP > Manual Operacional. Em seguida, basta atualizar as tabelas a partir do download. Com o sistema instalado e as tabelas atualizadas, o SEFIP estará pronto para transmitir os arquivos do FGTS.
Como transmitir os arquivos SEFIP?
Os arquivos gerados pelo SEFIP devem ser transmitidos pelo Conectividade Social ICP V2. O ideal é que a transmissão seja feita com pelo menos dois dias de antecedência em relação à data final de recolhimento.
Além disso, a GRF deve ser paga até o dia 7 do mês seguinte ao mês de pagamento ou vencimento da remuneração do trabalhador. Vale lembrar que também é importante ter um certificado digital válido e instalado no computador.
Qual o tempo de armazenamento da documentação?
A legislação determina que as empresas são obrigadas a guardar diversos documentos relacionados ao FGTS e à previdência social por períodos específicos. Documentos como a GRF, a Relação de Estabelecimentos Centralizados (REC) e a Relação de Tomadores/Obras (RET) devem ser armazenados por 30 anos.
O Comprovante de Confissão de Não Recolhimento de Valores de FGTS e de Contribuição Social, o arquivo SEFIPCR.SFP e as retificações e os protocolos relacionados ao FGTS também devem ser guardados por igual período. Já o Comprovante de Declaração à Previdência deve ser armazenado por 10 anos.
Quais são as penalidades do SEFIP?
O empregador que não cumpre corretamente suas obrigações relacionadas ao SEFIP pode ser penalizado. As penalidades estão previstas na Lei n.º 8.036/1990, na Lei n.º 8.212/1991 e na Portaria Interministerial MPS/MTE n.º 227/2005, e podem ser aplicadas em diferentes situações.
A empresa pode sofrer sanções ou ser multada se não transmitir o arquivo SEFIP, se transmitir dados incorretos, incompletos ou que não condizem com a realidade, ou ainda se houver erros no preenchimento.
Além disso, o empregador pode ser impedido de obter a Certidão Negativa de Débito, documento necessário para provar que a empresa não possui dívidas pendentes. Sem esse documento, a empresa fica impossibilitada de participar de licitações públicas.
Essas penalidades reforçam a importância de as empresas investirem em boas práticas de gestão fiscal, incluindo o uso de tecnologias que auxiliem a garantir a conformidade com as obrigações legais. Uma dessas ferramentas é o sistema de ponto eletrônico, como o da Pontotel.
A Navecunha é uma das empresas que transformaram sua gestão com a plataforma da Pontotel. Segundo Fernanda, analista de RH da empresa, a Pontotel oferece todas as ferramentas e informações necessárias sobre a jornada dos funcionários em tempo real, melhorando a gestão do negócio.
“Antes, usávamos sistemas separados para o ponto e a folha de pagamento. Agora, com a integração entre Sankhya e Pontotel, tudo é feito em um único sistema, simplificando o processo”, completa Fernanda.
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Conclusão
O SEFIP é um aplicativo desenvolvido pela Caixa para facilitar o recolhimento do FGTS e o cumprimento das obrigações previdenciárias dos empregadores. Ele permite a geração da GFIP, que comprova o pagamento do FGTS e das contribuições sociais dos trabalhadores.
Esse sistema é destinado a pessoas físicas e jurídicas que estão sujeitas ao recolhimento do FGTS, como empresas, produtores rurais, cooperativas, sindicatos e órgãos públicos. A transmissão dos arquivos gerados pelo SEFIP é feita por meio do Conectividade Social ICP e deve ocorrer preferencialmente dois dias antes do vencimento da GRF.
Caso o empregador não transmita o arquivo SEFIP ou envie informações incorretas ou incompletas, poderá ser penalizado. Por isso, é fundamental adotar boas práticas de gestão fiscal e utilizar tecnologia para evitar erros e garantir o cumprimento adequado das obrigações legais.
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