Os últimos meses do ano são sempre muito desgastantes para o Departamento Pessoal em função de uma série de responsabilidades administrativas. No entanto, se administradas corretamente, as rotinas de final de ano do DP podem ser realizadas de forma eficaz.
As rotinas de final de ano do DP influenciarão os planos da empresa para o ano seguinte, como reajustes salariais e de benefícios, além do planejamento orçamentário, decisivo para a empresa saber quando pode investir e em que atividades precisa fazer um corte de custos.
Contudo, estratégias precisam ser tomadas para que as rotinas de final de ano do DP sejam geridas de forma estratégica.
Segundo um estudo da Gallagher, mais de 54% das empresas desejam automatizar as tarefas do DP até 2025. Isso contribui com as atividades que levam mais tempo, como as de final de ano.
Conhecendo a importância do DP para a empresa, este artigo mostrará como otimizar as rotinas de final de ano do setor. Serão abordados os seguintes tópicos:
- Por que o fim de ano é importante para o Departamento Pessoal?
- Principais rotinas do DP no final do ano
- Principais prazos no final do ano para o DP
- Como otimizar as rotinas de final de ano no departamento pessoal?
Boa leitura!
Por que o fim de ano é importante para o Departamento Pessoal?
O fim de ano é importante para o Departamento Pessoal, pois carrega uma série de responsabilidades administrativas e legais para a empresa, como os cálculos e o pagamento do 13° salário.
É nesse período que o DP planeja reajustes salariais e desenha estratégias para o ano seguinte, que podem prever a necessidade de novas contratações ou o corte de custos. Relatórios financeiros e de gestão pessoal também integram as atividades de fim de ano.
Principais rotinas do DP no final do ano
Conhecendo a importância do fim de ano na rotina do Departamento Pessoal, é essencial saber quais as rotinas básicas que o setor costuma administrar neste período para organizá-las corretamente. Saiba, a seguir, quais as principais.
Revisão das documentações e dos contratos
Nas rotinas de final de ano do DP, a revisão de documentações e contratos é uma etapa essencial para prevenir problemas futuros e garantir que as empresas se preparem de forma estratégica para o ano seguinte.
É nesta etapa que a organização irá revisar valores e verificar possíveis atualizações em contratos, reajustes salariais, benefícios, jornadas de trabalho e tudo o que compreende os registros trabalhistas.
Outro ponto importante é a revisão das documentações, como comprovantes de pagamentos, registros de férias, acordos trabalhistas, aposentadorias, rescisões contratuais e tudo o que envolve o vínculo empregatício.
Fechamento anual da folha de pagamento
O processo de fechamento da folha de pagamento no final de ano pode ser composto por uma série de acréscimos e mudanças, que vão do 13° salário às rescisões contratuais.
Diferentemente de meses em que muitas vezes a folha se repete em valores e descontos, no final de ano os cálculos podem ser diferentes, devido à segunda parcela do 13° salário, participação nos lucros e até mesmo de reajustes salariais.
Portanto, essa é uma das principais rotinas de final de ano do DP. Dentro do fechamento anual da folha de pagamento, destacam-se os pontos a seguir.
Cálculos de 13º salário, rescisões e reajustes salariais
O pagamento do 13° pode ser dividido em duas parcelas, sendo a primeira a ser paga até 30 de novembro e a segunda, até 20 de dezembro. Pelo período, as folhas sofrem alterações e mudam as bases de cálculo para o Departamento Pessoal.
Outro ponto são os reajustes salariais, que muitas vezes são previstos pelas convenções da classe no final de ano e devem ser planejados pelo DP já no mês de novembro e dezembro.
Ainda, no fim de ano, boa parte das empresas faz o planejamento do ano seguinte, podendo, entre novembro e dezembro, ter custos com rescisões contratuais. Isso causa mudanças em cálculos específicos relacionados às rotinas de final de ano do DP.
Gestão de férias, folgas acumuladas e banco de horas
Nas rotinas de final de ano do DP, a gestão de férias, as folgas acumuladas e o banco de horas exigem atenção especial deste setor para que os processos sejam bem alinhados entre empresa e empregados.
É fundamental gerir as folgas e férias de final de ano de forma responsável e estratégica, atuando junto aos coordenadores, gestores de setor e próprios colaboradores para evitar frustrações ou sobrecarga das equipes.
Se a empresa definir tirar férias coletivas, é importante comunicar seus profissionais com antecedência, para que todos saibam as datas previamente e conheçam os direitos adquiridos neste período em que estarão ausentes.
Declarações e obrigações fiscais
A cada final de ano, o DP precisa se preocupar com declarações importantes para manter em dia suas obrigações fiscais e trabalhistas. Esses documentos garantem segurança jurídica à organização.
Entre eessas declarações e obrigações, destacam-se:
- Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
- Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);
- Informes de rendimento dos colaboradores;
- Atualização do eSocial, com contratações, demissões ou reajustes salariais.
Atualização e regularização de benefícios
O final de ano é um bom período para que a empresa faça uma avaliação do ano e da satisfação dos funcionários, medindo taxas de rotatividade, absenteísmo e outros.
Essa análise é importante principalmente para atualizar e regularizar benefícios que serão oferecidos no ano seguinte, visando aumentar o bem-estar físico e mental dos colaboradores.
Comunicações internas e externas sobre procedimentos de fim de ano
Entre as rotinas de final de ano do DP, estão as comunicações internas e externas sobre procedimentos de fim de ano. Essa questão é importante para que funcionários e clientes estejam devidamente informados sobre o funcionamento da empresa neste período.
Nesses informes, é necessário que estejam bem detalhados os períodos de férias coletivas e recessos, as possíveis alterações nos prazos de entregas de produtos, entre outras informações importantes. Isso garante o alinhamento das partes e sana qualquer dúvida quanto ao trabalho no final de ano.
Planejamento orçamentário para o ano seguinte
O planejamento orçamentário também é uma das rotinas de final de ano do DP. Essa atividade garante maior assertividade à empresa nas suas tomadas de decisões quanto a investimentos ou cortes de custos.
Com esse planejamento, fica mais fácil ter uma visão ampla do que a empresa precisa fazer no ano seguinte e quais os recursos disponíveis para manter o seu funcionamento e até investir em melhorias.
O planejamento orçamentário é uma garantia de segurança financeira para a organização.
Principais prazos no final do ano para o DP
Seguir os prazos nas relações de trabalho é determinante para a empresa manter relações de trabalho mais justas e transparentes, seguindo as normas da legislação trabalhista.
Nas rotinas de final de ano do DP, existe uma sucessão de prazos a serem seguidos. Entre os principais estão:
- Pagamento do 13° salário: primeira parcela deve ser paga até 30 de novembro e 20 de dezembro;
- Férias coletivas: a empresa precisa comunicar os colaboradores com no mínimo 15 dias de antecedência;
- Fechamento da folha de dezembro: a empresa tem até o último dia do mês para fechar a folha e garantir o pagamento dos colaboradores;
- Recolhimento do FGTS de dezembro: deve ser realizado até o dia 20 de janeiro;
- Recolhimento do INSS de dezembro: deve ser realizado até o dia 20 de janeiro;
- Relatório de rendimentos: a empresa tem até o final de fevereiro para fornecer o relatório de rendimentos para os colaboradores fazerem a declaração.
Como otimizar as rotinas de final de ano no Departamento Pessoal?
Diante de tantas rotinas de final de ano do DP, a empresa precisa se antecipar, utilizando estratégias que a ajudem a eliminar atividades burocráticas, agilizar processos e, principalmente, ser eficiente para assegurar o cumprimento das leis trabalhistas.
A psicóloga organizacional e recrutadora, Lara Avelino, cita a automatização como uma importante ferramenta para otimizar as rotinas do DP:
“Falando como o RH para mim, a tecnologia otimiza demais, porque tenho acesso a inúmeros relatórios que facilitam muito a minha vida. Assim, já extraio o relatório necessário, que me traz as informações na ordem que quero, na hora que preciso, ou enfim, consigo acessá-lo de qualquer lugar do mundo.”
Confira abaixo algumas dicas para melhorar o fluxo das rotinas de final de ano do DP.
Faça um planejamento antecipado e delegue tarefas
O planejamento antecipado faz toda a diferença para que as rotinas de final de ano do DP sejam eficientes e estratégicas. Afinal, quando a empresa se organiza, ela consegue antever resultados e problemas e se planejar para realidades distintas.
Essa antecipação é importante ainda para que as tomadas de decisões se tornem mais estratégicas, uma vez que os gestores terão uma base melhor do que precisará ser feito nos períodos seguintes.
Contudo, para que tudo seja realizado de forma organizada, é essencial delegar tarefas corretamente, para que cada setor saiba quais suas responsabilidades e todos atuem para que os resultados das rotinas de final de ano do DP sejam positivos.
Implemente ferramentas digitais para aumentar a eficiência
As ferramentas digitais são um importante apoio para otimizar as rotinas de final de ano do DP. Elas podem elevar a eficiência dos processos, diminuir os erros de rotinas manuais e transformar rotinas burocráticas em estratégicas.
Nesse sentido, a plataforma de controle de ponto da Pontotel é um excelente apoio para as rotinas de final de ano do DP. Nosso sistema centraliza tudo o que envolve a jornada de trabalho e realiza cálculos da folha de forma automática, agilizando esse trabalho.
Além disso, ele centraliza os dados em uma mesma plataforma, facilitando a gestão de dados, além de contar com medidas antifraude que garantem a autenticidade das informações.
Nossa plataforma oferece ainda mais de 30 tipos de relatórios para consulta relacionados a jornadas de trabalho para que o DP tome decisões mais estratégicas, com base em dados.
Quer ser eficiente nas rotinas de final de ano do DP? Contate um dos especialistas Pontotel, pelo formulário abaixo, e saiba como nossa plataforma pode te ajudar.
Conclusão
As rotinas de final de ano do DP, como visto, são carregadas de diversas responsabilidades administrativas obrigatórias em torno da relação trabalhista. Cada tarefa exige organização, planejamento e transparência do departamento.
Quanto mais organizada for a gestão das rotinas de final de ano do DP, melhor para que os gestores sejam assertivos em tomadas de decisões que irão influenciar o ano seguinte.
Este conteúdo mostrou as principais rotinas de final de ano do DP e as estratégias para otimizar as tarefas neste período. Muitas destas atividades podem ser agilizadas com a implementação de ferramentas digitais, que otimizam os processos.
Por fim, foi apresentada a plataforma Pontotel, que tem todos os recursos para que o DP consiga gerenciar com rapidez e assertividade as rotinas de final de ano, sem erros.
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