Quando um time está fazendo um projeto, seja ele complexo ou não, é importante existir uma forma de assegurar que tudo está indo conforme o planejamento estratégico. As reuniões de acompanhamento mostram sua relevância justamente diante desse contexto.
Segundo o Relatório de Reuniões Doodle 2019, constatou-se que as reuniões pouco organizadas afetam seriamente a entrega final. Em termos práticos, isso quer dizer que tanto dinheiro quanto tempo são perdidos.
Quando perguntados sobre o que faz uma reunião ser boa, o relatório aponta que 72% dos entrevistados responderam que é a definição dos objetivos claros. Este aspecto, que será melhor explicado neste conteúdo, está alinhado ao que disse Sankalp Chaturved, professor de comportamento organizacional e liderança no Imperial College London:
“O segredo de uma reunião bem sucedida e eficiente em termos de tempo é a preparação”.
Diante disso, para detalhar o tema, destacando os benefícios das reuniões de acompanhamento e como fazê-las estrategicamente, este texto focará os pontos abaixo:
- O que são reuniões de acompanhamento?
- Quais são os tipos de reuniões de acompanhamento?
- Qual a importância de uma reunião de alinhamento?
- Dicas para uma boa reunião de acompanhamento
Tenha uma excelente leitura!
O que são reuniões de acompanhamento?
As reuniões de acompanhamento, presentes em todos os modelos de trabalho, são encontros regulares que acontecem para monitorar o andamento de uma tarefa, projeto ou até mesmo para acompanhar como está o desempenho dos funcionários.
A exemplo disso, considerando um projeto para desenvolver um aplicativo, nas reuniões de acompanhamento, cada membro do time de TI compartilha o que fez, o que pretende fazer no dia em questão, se teve problemas que o impediu de avançar em uma atividade, etc.
Quais são os tipos de reuniões de acompanhamento?
A essência das reuniões de acompanhamento está em assegurar o progresso de algo, seja uma tarefa, projeto ou funcionário. Nesse sentido, tais reuniões, a depender dos seus objetivos, são caracterizadas de modos distintos, embora sempre visando o monitoramento. Entenda os principais tipos a seguir.
Reunião de revisão de progresso
Como recomendam as boas práticas de gestão de projetos, qualquer tipo de projeto empresarial precisa, necessariamente, estar pautado em um cronograma e ser guiado por metas. Esse é o seu planejamento estratégico.
Nesse cenário, as reuniões de acompanhamento servem para verificar se esses aspectos estão sendo cumpridos. Caso não estejam, torna-se necessário tomar medidas em prol do progresso. Se isso não for feito, as metas não serão alcançadas, atrasando o cronograma.
Reunião de desempenho individual
Enquanto isso, as reuniões de desempenho individual também têm a finalidade de acompanhar o progresso, porém, nesse caso, dos funcionários. Em linhas gerais, esse tipo de reunião ocorre entre um colaborador e o seu supervisor — como um gerente de vendas e um vendedor.
Durante esse encontro, diversos pontos podem ser conversados, como metas de vendas no mês, responsabilidades, dificuldades, feedback construtivo, pontos de melhoria, elogios profissionais, entre outros fatores.
Reunião de avaliação pós-projeto
Entre as reuniões de acompanhamento também estão aquelas voltadas para avaliar o desempenho de um projeto após ele ser entregue: lançamento de um produto, campanha de marketing, desenvolvimento de um aplicativo, entre outros tipos de projeto.
Nesse tipo de reunião, o objetivo é revisar um projeto finalizado, verificando o que funcionou e não funcionou, quais os pontos de melhoria, quais elementos foram assertivos para serem replicados, o que poderia ter sido feito diferente, entre outros detalhes similares.
Qual a importância de uma reunião de acompanhamento?
As reuniões de acompanhamento são importantes por inúmeras razões. Uma das principais é que elas são uma maneira de garantir que todos os membros de um time, por exemplo, estejam cientes das metas a serem conquistadas.
Tal fato, inclusive, já evidencia outro motivo para se fazer essas reuniões: o de facilitar a gestão de atividades. Isso fica ainda mais claro quando se trata de projetos complexos que envolvem mais de uma equipe.
Outros pontos que ressaltam a importância das reuniões de acompanhamento são:
- Resolver desafios em tempo real antes que se tornem grandes obstáculos;
- Aumentar a produtividade do time, sobretudo quando se adota a escuta ativa;
- Facilitar a comunicação, especialmente quando envolve o trabalho remoto.
Dicas para uma boa reunião de acompanhamento
Como foi possível entender, para as reuniões de acompanhamento serem promissoras, é importante colocar algumas práticas em ação. Confira as principais dicas a seguir.
Defina objetivos claros para a reunião
Defina o porquê da reunião: revisar um projeto já entregue, monitorar o andamento de uma atividade, pontuar os aspectos positivos e a serem melhorados em um funcionário.
Em outras palavras, antes de fazer a reunião, determine objetivos claros que devem ser tratados ao longo dela. É um meio de tornar o encontro mais produtivo.
Prepare uma pauta estruturada
Seguindo a mesma lógica da definição de objetivos claros, organize todos os tópicos que serão abordados na reunião de acompanhamento. Isso também envolve estipular um tempo para todo o encontro e, especificamente, para cada pauta que será discutida.
Essa etapa é vital por vários motivos, pois serve para a reunião não tomar mais tempo do que o necessário do time, bem como para o gestor não esquecer de falar assuntos cruciais. Deve-se, ainda, ter em mente que a pauta é um guia, então pode ser ajustada, desde que isso faça sentido.
Incentive a participação ativa
Em todos os tipos de reunião, sobretudo nas reuniões de acompanhamento, incentivar a participação ativa de todos é primordial. Isso auxilia no sucesso do encontro, pois os colaboradores poderão compartilhar opiniões e falar de coisas que os têm preocupado.
Lara Avelino, analista de RH, psicóloga organizacional e recrutadora, fala algo interessante que se encaixa nesse ato de promover uma reunião na qual todos participam ativamente:
“Que cada vez mais tenhamos um ambiente confortável, seguro e inclusivo, e que cada vez mais trabalhemos para isso”.
Nesse sentido, vale adotar na reunião técnicas que corroborem com isso, como fazer perguntas abertas — em uma reunião de acompanhamento de performance individual, por exemplo — e que gerem reflexão.
Documente e acompanhe as decisões
Tomando como exemplo uma reunião para acompanhar como está o progresso de um projeto, é indispensável documentar todas as decisões tomadas ao longo dela. Especificamente, o que será feito, os encarregados disso, quando deve ser entregue, etc.
Quando a reunião acabar, é importante compartilhar o que foi documentado. Isso é fundamental para continuar monitorando o andamento do projeto até que ele seja entregue.
Conclusão
As reuniões de acompanhamento, independentemente do tipo, são essenciais para o sucesso de uma empresa. Isso porque, em última análise, elas resultam em times mais produtivos, entregando projetos e atividades no prazo determinado e com qualidade desejada.
Para tais reuniões alcançarem esse nível de assertividade, no entanto, é importante fazer a implementação de boas práticas, como definir uma pauta para usar de guia durante a reunião e incentivar a participação de todos ao longo dela.
Afinal, como destaca Gabriele Ottino, CEO da Doodle: “Se você não está procurando melhorar a eficiência das reuniões em sua organização, você está desperdiçando uma enorme quantidade de dinheiro e tempo”.
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