Quando um time está fazendo um projeto, seja ele complexo ou não, é importante existir uma forma de assegurar que tudo está indo conforme o planejamento estratégico. As reuniões de acompanhamento mostram sua relevância justamente diante desse contexto.

Segundo o Relatório de Reuniões Doodle 2019, constatou-se que as reuniões pouco organizadas afetam seriamente a entrega  final. Em termos práticos, isso quer dizer que tanto dinheiro quanto tempo são perdidos.

Quando perguntados sobre o que faz uma reunião ser boa, o relatório aponta que 72% dos entrevistados responderam que é a definição dos objetivos claros. Este aspecto, que será melhor explicado neste conteúdo, está alinhado ao que disse Sankalp Chaturved, professor de comportamento organizacional e liderança no Imperial College London:

“O segredo de uma reunião bem sucedida e eficiente em termos de tempo é a preparação”.

Diante disso, para detalhar o tema, destacando os benefícios das reuniões de acompanhamento e como fazê-las estrategicamente, este texto focará os pontos abaixo:

• O que são reuniões de acompanhamento?
• Quais são os tipos de reuniões de acompanhamento?
• Qual a importância de uma reunião de alinhamento?
• Dicas para uma boa reunião de acompanhamento

Tenha uma excelente leitura!

O que são reuniões de acompanhamento?

As reuniões de acompanhamento, presentes em todos os modelos de trabalho, são encontros regulares que acontecem para monitorar o andamento de uma tarefa, projeto ou até mesmo para acompanhar como está o desempenho dos funcionários.

A exemplo disso, considerando um projeto para desenvolver um aplicativo, nas reuniões de acompanhamento, cada membro do time de TI compartilha o que fez, o que pretende fazer no dia em questão, se teve problemas que o impediu de avançar em uma atividade, etc.

Quais são os tipos de reuniões de acompanhamento?

A essência das reuniões de acompanhamento está em assegurar o progresso de algo, seja uma tarefa, projeto ou funcionário. Nesse sentido, tais reuniões, a depender dos seus objetivos, são caracterizadas de modos distintos, embora sempre visando o monitoramento. Entenda os principais tipos a seguir. 

Reunião de revisão de progresso

Como recomendam as boas práticas de gestão de projetos, qualquer tipo de projeto empresarial precisa, necessariamente, estar pautado em um cronograma e ser guiado por metas. Esse é o seu planejamento estratégico. 

Nesse cenário, as reuniões de acompanhamento servem para verificar se esses aspectos estão sendo cumpridos. Caso não estejam, torna-se necessário tomar medidas em prol do progresso. Se isso não for feito, as metas não serão alcançadas, atrasando o cronograma.

Reunião de desempenho individual

Enquanto isso, as reuniões de desempenho individual também têm a finalidade de acompanhar o progresso, porém, nesse caso, dos funcionários. Em linhas gerais, esse tipo de reunião ocorre entre um colaborador e o seu supervisor — como um gerente de vendas e um vendedor.

Durante esse encontro, diversos pontos podem ser conversados, como metas de vendas no mês, responsabilidades, dificuldades, feedback construtivo, pontos de melhoria, elogios profissionais, entre outros fatores.

Reunião de avaliação pós-projeto

Entre as reuniões de acompanhamento também estão aquelas voltadas para avaliar o desempenho de um projeto após ele ser entregue: lançamento de um produto, campanha de marketing, desenvolvimento de um aplicativo, entre outros tipos de projeto.

Nesse tipo de reunião, o objetivo é revisar um projeto finalizado, verificando o que funcionou e não funcionou, quais os pontos de melhoria, quais elementos foram assertivos para serem replicados, o que poderia ter sido feito diferente, entre outros detalhes similares.

Qual a importância de uma reunião de acompanhamento?

As reuniões de acompanhamento são importantes por inúmeras razões. Uma das principais é que elas são uma maneira de garantir que todos os membros de um time, por exemplo, estejam cientes das metas a serem conquistadas.

Tal fato, inclusive, já evidencia outro motivo para se fazer essas reuniões: o de facilitar a gestão de atividades. Isso fica ainda mais claro quando se trata de projetos complexos que envolvem mais de uma equipe.

Outros pontos que ressaltam a importância das reuniões de acompanhamento são:

• Resolver desafios em tempo real antes que se tornem grandes obstáculos;
• Aumentar a produtividade do time, sobretudo quando se adota a escuta ativa;
• Facilitar a comunicação, especialmente quando envolve o trabalho remoto.

Dicas para uma boa reunião de acompanhamento

Como foi possível entender, para as reuniões de acompanhamento serem promissoras, é importante colocar algumas práticas em ação. Confira as principais dicas a seguir.

Defina objetivos claros para a reunião

Defina o porquê da reunião: revisar um projeto já entregue, monitorar o andamento de uma atividade, pontuar os aspectos positivos e a serem melhorados em um funcionário.

Em outras palavras, antes de fazer a reunião, determine objetivos claros que devem ser tratados ao longo dela. É um meio de tornar o encontro mais produtivo.

Prepare uma pauta estruturada

Seguindo a mesma lógica da definição de objetivos claros, organize todos os tópicos que serão abordados na reunião de acompanhamento. Isso também envolve estipular um tempo para todo o encontro e, especificamente, para cada pauta que será discutida.

Essa etapa é vital por vários motivos, pois serve para a reunião não tomar mais tempo do que o necessário do time, bem como para o gestor não esquecer de falar assuntos cruciais. Deve-se, ainda, ter em mente que a pauta é um guia, então pode ser ajustada, desde que isso faça sentido.

Incentive a participação ativa

Em todos os tipos de reunião, sobretudo nas reuniões de acompanhamento, incentivar a participação ativa de todos é primordial. Isso auxilia no sucesso do encontro, pois os colaboradores poderão compartilhar opiniões e falar de coisas que os têm preocupado. 

Lara Avelino, analista de RH, psicóloga organizacional e recrutadora, fala algo interessante que se encaixa nesse ato de promover uma reunião na qual todos participam ativamente: 

“Que cada vez mais tenhamos um ambiente confortável, seguro e inclusivo, e que cada vez mais trabalhemos para isso”. 

Nesse sentido, vale adotar na reunião técnicas que corroborem com isso, como fazer perguntas abertas — em uma reunião de acompanhamento de performance individual, por exemplo — e que gerem reflexão.

Documente e acompanhe as decisões

Tomando como exemplo uma reunião para acompanhar como está o progresso de um projeto, é indispensável documentar todas as decisões tomadas ao longo dela. Especificamente, o que será feito, os encarregados disso, quando deve ser entregue, etc.

Quando a reunião acabar, é importante compartilhar o que foi documentado. Isso é fundamental para continuar monitorando o andamento do projeto até que ele seja entregue.

Conclusão

As reuniões de acompanhamento, independentemente do tipo, são essenciais para o sucesso de uma empresa. Isso porque, em última análise, elas resultam em times mais produtivos, entregando projetos e atividades no prazo determinado e com qualidade desejada.

Para tais reuniões alcançarem esse nível de assertividade, no entanto, é importante fazer a implementação de boas práticas, como definir uma pauta para usar de guia durante a reunião e incentivar a participação de todos ao longo dela.

Afinal, como destaca Gabriele Ottino, CEO da Doodle: “Se você não está procurando melhorar a eficiência das reuniões em sua organização, você está desperdiçando uma enorme quantidade de dinheiro e tempo”.

Gostou deste conteúdo? Continue por dentro de outros assuntos corporativos interessantes conferindo o blog Pontotel.