Tudo sobre reuniões remotas: vantagens, ferramentas e como fazer uma reunião produtiva!

A reunião remota faz parte do fluxo normal de trabalho em muitas empresas. Mas, embora já tenha um papel indispensável na comunicação interna, nem sempre é fácil maximizar a produtividade e a eficácia desse modelo de encontro.

Uma pesquisa descobriu que 71% dos gestores seniores acreditam que as reuniões são ineficientes. Outra pesquisa descobriu que quase 40% dos funcionários consideram as reuniões improdutivas o custo mais alto para suas organizações. Esses números ficam ainda mais preocupantes quando se trata de reuniões remotas.

Para gestores de RH e demais lideranças das empresas, algumas estratégias podem ajudar a reverter essa tendência. Este artigo traz um guia sobre como estruturar uma reunião remota do início ao fim. Veja um breve resumo do que será explicado daqui por diante:

• O que é uma reunião remota?
• Quais os tipos de reuniões remotas?
• Reuniões remotas x híbridas x presenciais
• Quais as vantagens das reuniões remotas?
• Como fazer uma reunião remota produtiva?

Aprenda como organizar encontros eficientes e produtivos para todos os envolvidos!

O que é uma reunião remota?

Uma reunião remota é um encontro entre membros de uma equipe que não estão no mesmo local físico. Essas reuniões são geralmente realizadas por meio de plataformas de videoconferência.

Embora o uso da tecnologia deixe o encontro diferente de uma reunião presencial, o objetivo fundamental permanece o mesmo: alcançar um resultado específico por meio de discussões, colaboração e tomada de decisões.

É como explica Lara Avelino, analista de RH, psicóloga organizacional e recrutadora: “A tecnologia é o meio para que a gente crie relações muito mais humanas, muito mais empáticas, muito mais harmoniosas”.

Quais os tipos de reuniões remotas?

Os principais tipos de reuniões remotas incluem a reunião virtual básica, o webinar e o evento. Cada um desses formatos é adequado para diferentes formas de interação e colaboração à distância. Confira abaixo as características de cada modelo.

Reunião virtual

Uma reunião virtual simples é aquela na qual os membros da equipe se encontram digitalmente, em vez de se reunirem pessoalmente em um local físico. Funciona como uma reunião presencial, mas cada pessoa está no seu próprio espaço, seja em casa, no escritório ou até mesmo em um café. 

Esses encontros são ótimos para discutir projetos e fazer atualizações de equipe, sem precisar que os participantes estejam no mesmo ambiente físico.

Webinar

Um webinar é como uma aula ou apresentação online. É quando uma pessoa ou grupo de pessoas transmite ao vivo para uma audiência virtual, geralmente sobre um tema específico. A audiência pode interagir fazendo perguntas e recebendo respostas ao vivo.

A principal diferença em relação às reuniões virtuais é que um webinar tem um foco maior na apresentação de conteúdo e menos na interação direta entre os participantes.

Eventos

Os eventos online são como conferências ou feiras, mas realizados pela internet. Eles podem incluir palestras, workshops, estandes virtuais e até mesmo oportunidades de networking. A principal diferença em relação aos webinars e às reuniões virtuais é que os eventos online geralmente são mais abrangentes e podem durar vários dias.

Reuniões remotas x híbridas x presenciais

Ainda há muitas dúvidas sobre qual o melhor formato de reunião de trabalho: remoto, híbrido e presencial. Cada um tem seus prós e contras, e escolher o modelo certo pode fazer uma grande diferença na eficácia da comunicação e colaboração da equipe.

Às vezes, é mais fácil expressar ideias e resolver problemas quando todos estão na mesma sala. No entanto, as reuniões presenciais podem ser menos práticas, especialmente se a equipe estiver espalhada por diferentes locais ou se envolver viagens.

Já as reuniões remotas podem, por um lado, garantir mais flexibilidade e reduzir custos de deslocamento da equipe, mas muitas vezes também acabam apresentando desafios de conexão e interação face a face.

Na reunião híbrida, que é o melhor formato para empresas que têm funcionários trabalhando de forma presencial e remota, os desafios também existem. Afinal, pode ser difícil garantir que todos se sintam igualmente incluídos na conversa.

No final das contas, não há uma resposta única para a pergunta “Qual é o melhor formato de reunião?”. Tudo depende das necessidades da equipe, da natureza do trabalho e das preferências individuais. O importante é estar aberto a experimentar diferentes formatos e adaptar-se às circunstâncias em constante mudança.

Quais as vantagens das reuniões remotas?

Reuniões remotas têm sido mais comuns nos últimos tempos, e não é à toa. Elas oferecem uma série de vantagens que podem tornar a vida profissional muito mais fácil, como:

• Participantes podem se conectar de qualquer lugar, seja de casa, de um café ou até mesmo de outro país;
• Sem distrações comuns do ambiente de trabalho, como conversas ao redor da mesa ou interrupções, essas reuniões tendem a ser mais focadas e produtivas;
• Muitas plataformas de videoconferência permitem gravar os encontros, o que pode ser útil para referência futura ou para aqueles que não puderam comparecer;
• Com menos viagens e deslocamentos, as reuniões remotas contribuem para a redução da pegada de carbono e do impacto ambiental.

Com tantos benefícios, não é de se admirar que cada vez mais empresas estejam adotando esse modelo de trabalho.

E as desvantagens?

Embora as reuniões remotas ofereçam muitas vantagens, elas também apresentam alguns desafios que precisam ser considerados:

• Participar de muitas videoconferências leva à “fadiga de zoom”, um fenômeno em que os participantes se sentem mentalmente esgotados após longos períodos de interação virtual;
• Passar horas na frente do computador pode aumentar o risco de problemas de saúde relacionados ao uso excessivo de telas, como dores de cabeça e visão embaçada;
• Trabalhar remotamente pode limitar a mobilidade e o movimento, já que os participantes ficam restritos a um espaço físico, como suas casas ou escritórios.

Ainda que reuniões remotas ofereçam muitos benefícios para as empresas, é importante reconhecer e abordar esses desafios para garantir o bem-estar dos colaboradores.

Como fazer uma reunião remota produtiva?

Não basta só entrar na chamada e começar a falar. Para garantir que todos saiam da reunião sentindo que foi um tempo bem gasto, é preciso planejamento e organização. Aqui estão algumas dicas para reuniões remotas.

Estruture a reunião

Sem um “esqueleto”, a reunião remota pode facilmente se transformar em uma conversa desorganizada e sem foco. Então, antes de enviar o convite para o e-mail dos participantes, dedique alguns minutos para estruturar o roteiro da reunião.

Comece definindo um objetivo para o encontro: afinal, o que se espera alcançar com a reunião? Pode ser tomar uma decisão, resolver um problema ou simplesmente fazer uma atualização de status. Ter um objetivo claro ajuda a garantir que o tempo seja bem utilizado.

Depois, será mais fácil criar um pequeno roteiro para guiar a reunião. Liste os tópicos que precisam ser discutidos e, se achar necessário, o tempo que será dedicado a cada um. Caso o tema da reunião não seja um segredo, a equipe responsável pelo encontro ainda pode compartilhar essa agenda com os participantes.

No início da reunião é uma boa ideia fazer uma revisão rápida do que será discutido. Algo como: “Oi pessoal, vamos revisar rapidamente o que vamos discutir hoje. Primeiro, vamos falar sobre o andamento do projeto X, depois vamos discutir o orçamento para o próximo trimestre, e por último, vamos definir os próximos passos para a campanha.”.

Planeje pausas

Sabendo que as reuniões online podem ser mais cansativas do que as presenciais, vale a pena planejar pausas estratégicas durante os encontros. Recomenda-se uma pausa de 10 a 15 minutos a cada hora de reunião, para os participantes poderem se alongar, ir ao banheiro ou simplesmente descansar os olhos.

Durante essas pausas, incentive os participantes a se levantar, alongar-se e fazer algo diferente da tela do computador.

Envie os convites e forneça os acessos

Um dos aspectos mais importantes para uma reunião remota bem-sucedida é garantir que todos os participantes recebam os convites com antecedência e tenham acesso fácil à plataforma de videoconferência que será utilizada.

É recomendável enviar os convites com pelo menos 1 dia de antecedência, para os participantes terem tempo suficiente para se preparar e testar as ferramentas. Verifique se todos têm os aplicativos ou plugins necessários instalados e atualizados.

Compartilhe anotações e informações após a reunião

Depois que a reunião terminar, é engano pensar que o trabalho acabou. Na verdade, uma parte importante ainda está por vir: compartilhar as anotações e informações discutidas. Pense nisso como uma forma de manter o time alinhado e evitar mal-entendidos.

As anotações devem incluir os pontos discutidos, as decisões tomadas e qualquer ação ou tarefa atribuída, com prazos e responsáveis. A ideia é auxiliar a todos a lembrar exatamente o que foi decidido e quem está encarregado de quê.

Dicas de ferramentas para reuniões online

Existem várias ferramentas excelentes disponíveis para facilitar reuniões online produtivas. Aqui estão algumas das mais populares:

• Zoom: ideal para videoconferências com múltiplos participantes, compartilhamento de tela e gravação de reuniões;
• Microsoft Teams: integrado ao Office 365, oferece chat, videoconferência, colaboração em documentos e armazenamento na nuvem;
• Google Meet: integração perfeita com o Google Agenda e o G Suite, permite videochamadas e compartilhamento de tela;
• Skype: ferramenta clássica para chamadas de voz e videoconferências, agora integrada ao Microsoft Teams;
• Slack: ótimo para comunicação entre equipes, chat em grupo e compartilhamento de arquivos durante reuniões.

Escolha a ferramenta que atenda às necessidades empresariais específicas e garanta que todos os participantes estejam confortáveis com o uso dela. A familiaridade com a plataforma ajuda a minimizar problemas técnicos e permite que a reunião flua sem interrupções.

Conclusão

Em suma, reuniões remotas produtivas começam muito antes de os primeiros participantes entrarem na call e terminam muito tempo depois de todos se desligarem. 

Como foi visto neste artigo, desde o planejamento e a definição de metas até o envio de um resumo e das ações após a reunião, há muito o que pode ser feito para maximizar a eficiência e a utilidade desses encontros.

Então, para a próxima reunião remota, é importante se planejar para fazer dessa reunião algo produtivo para todos. Com organização e um pouco de trabalho em equipe, é possível transformar os encontros remotos em ferramentas de produtividade.

Para mais estratégias de gestão de pessoas e dicas sobre tecnologias para a rotina corporativa, aproveite para conferir as novidades do blog Pontotel.